10 características ocultas de Google Sheets que no sabías que existían

Si usa Hojas de cálculo de Google con regularidad, probablemente esté familiarizado con las herramientas que usa con frecuencia. Sin embargo, hay muchas características de esta aplicación de hoja de cálculo que pasan desapercibidas e infrautilizadas.

Aquí, veremos varias características geniales de Hojas de cálculo de Google que podrían convertirse en sus favoritas rápidamente. Dirígete a Hojas de cálculo de Google, inicia sesión con tu cuenta de Google y prueba algunas de estas gemas ocultas.

1. Extraer datos de un chip inteligente

Si ha aprovechado los chips inteligentes en las aplicaciones de Google, le alegrará saber que puede hacer aún más con ellos. Después de insertar un chip inteligente, puede extraer datos de él y colocarlos en su hoja, lo que hace que los chips sean aún más útiles.

Actualmente puede extraer datos de Smart Chips de personas, archivos y eventos de calendario. Esto incluye el nombre y el correo electrónico, el propietario y el nombre del archivo, y el resumen y la ubicación.

1. Después de insertar un chip inteligente, desplace el cursor sobre él, selecciónelo o haga clic con el botón derecho. Luego, elija Extracción de datos .

2. Cuando se abra la barra lateral, use la pestaña Extraer para marcar las casillas de verificación de los elementos que desea extraer.

3. Use el campo Extraer a para ingresar o seleccionar la ubicación de la hoja donde desea los datos.

4. Elija Extraer y verá la pantalla de datos en la ubicación seleccionada.

Si necesita actualizar los datos extraídos, puede usar la pestaña Actualizar y administrar en la barra lateral.

2. Crea un Código QR

Los códigos QR son formas populares de compartir información, dirigir a las personas a su sitio web e incluso ofrecer descuentos. Al crear su propio código QR en Hojas de cálculo de Google sin complementos ni herramientas de terceros, usted o sus colaboradores pueden tomar medidas rápidamente.

Para crear el código QR, utilizará la función IMAGE de Google Sheets y un enlace a la URL raíz de Google: https://chart.googleapis.com/chart? .

Aquí, vincularemos al sitio web en la celda A1 usando la fórmula a continuación. Coloque la fórmula en la celda donde desea el código QR.

=IMAGEN(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=”&ENCODEURL(A1))

Use los siguientes argumentos para construir su fórmula:

• Argumento CHS : Define las dimensiones del código QR en píxeles (chs=500×500).
• Argumento CHT : Especifique un código QR (cht=qr).
• Argumento CHL : Elija los datos de la URL (chl=”&ENCODEURL(A1)).

Luego, use el operador ampersand (&) para conectar los argumentos.

Una vez que vea el código, es posible que deba cambiar el tamaño de la fila y/o columna para ver su tamaño completo. Luego, escanea el código QR para asegurarte de que funciona como esperas.

También puede usar argumentos opcionales para codificar los datos de una manera particular o asignar un nivel de corrección. Para obtener más información sobre estos argumentos, consulte la página de referencia de Google Charts Infographics para códigos QR.

3. Insertar una lista desplegable

Las listas desplegables son excelentes herramientas para la entrada de datos. Al seleccionar un elemento de una lista, puede asegurarse de que está ingresando los datos que desea y puede reducir los errores al mismo tiempo.

Desde la introducción de las listas desplegables en Hojas de cálculo, la función se ha mejorado para ofrecerle una forma más sencilla de crear y administrar estas útiles listas.

1. Inserte una lista desplegable realizando una de las siguientes acciones:
2. Seleccione Insertar > Desplegable en el menú.
3. Haga clic con el botón derecho y seleccione Desplegable .
4. Escriba el símbolo @ (arroba) y elija Menús desplegables en la sección Componentes.

5. Luego verá que se abre la barra lateral Reglas de validación de datos. Ingrese la ubicación de la lista en el cuadro Aplicar a rango y confirme que Desplegable esté seleccionado en el menú desplegable Criterios.

6. Luego, agregue los elementos de su lista en los cuadros de opciones y, opcionalmente, seleccione colores para ellos a la izquierda.

7. Para mostrar el texto de ayuda, elija la acción para datos no válidos o elija el estilo de visualización, expanda la sección Opciones avanzadas.

8. Cuando termines, selecciona Listo . Luego, use su nueva lista desplegable para ingresar datos en su hoja.

4. Validar una dirección de correo electrónico

Cuando tiene una hoja de cálculo que contiene direcciones de correo electrónico, ya sea Gmail, Outlook o cualquier otra cosa, es posible que desee asegurarse de que sean válidas. Si bien Hojas de cálculo no le muestra si una dirección es legítima, sí le muestra si tiene el formato correcto con el símbolo @ (arroba) y un dominio.

1. Seleccione las celdas que desea verificar y vaya a Datos > Validación de datos en el menú.

2. Cuando se abra la barra lateral Reglas de validación de datos, seleccione Agregar regla , confirme o ajuste las celdas en el campo Aplicar al rango y elija El texto es correo electrónico válido en el cuadro desplegable Criterios.

3. Opcionalmente, seleccione las Opciones avanzadas, como mostrar texto de ayuda, mostrar una advertencia o rechazar la entrada. Elija Listo para guardar y aplicar la regla de validación.

Luego puede probar la validación y las opciones ingresando una dirección de correo electrónico no válida.

5. Haz una función personalizada

¿Eres fanático del uso de funciones y fórmulas en Hojas de cálculo de Google? Si es así, ¿por qué no crear el tuyo propio? Con la función de función personalizada, puede configurar su propia función y reutilizarla cuando lo desee.

1. Seleccione Datos > Funciones con nombre en el menú.

2. En la barra lateral Funciones con nombre que se abre, use Agregar nueva función en la parte inferior para crear su función personalizada. También puede ver un ejemplo, ver la demostración u obtener más información sobre la función.

3. Ingrese el nombre de la función, la descripción y, opcionalmente, los marcadores de posición del argumento. Ingrese la fórmula que desea usar para definir la función y seleccione Siguiente .

4. Consulte la vista previa de la función y seleccione Atrás para realizar cambios o Crear para guardar la nueva función. Tenga en cuenta que también puede agregar argumentos opcionales si es necesario.

5. Luego verá la función en la lista de la barra lateral. Ingréselo en una celda de su hoja para probarlo.

Si necesita realizar ediciones, vuelva a abrir la barra lateral de funciones con nombre, seleccione los tres puntos a la derecha de la función y seleccione Editar .

6. Use una cortadora para filtrar un gráfico

Los gráficos le brindan formas prácticas y efectivas de mostrar sus datos. Con una segmentación, puede filtrar los datos que se muestran en el gráfico. Esto es conveniente para revisar partes específicas de los datos del gráfico cuando sea necesario.

Insertar una cortadora

Después de insertar su gráfico, selecciónelo y vaya a Datos > Agregar una segmentación en el menú.

Cuando se abra la barra lateral, abra la pestaña Datos , confirme el Rango de datos en la parte superior y luego elija la Columna que usará para el filtro.

Verás que la cortadora aparece como un rectángulo redondeado negro que puedes mover o cambiar de tamaño como quieras.

usar una cortadora

Una vez que tenga su cortadora, seleccione el botón Filtro a la izquierda o la flecha desplegable a la derecha. Luego, seleccione los datos que desea ver en el gráfico que coloca marcas de verificación junto a esos elementos.

Seleccione Aceptar y verá la actualización de su gráfico de inmediato.

Para devolver su gráfico a la vista original que muestra todos los datos, abra el filtro y seleccione Seleccionar todo > Aceptar .

7. Calcular datos rápidamente

A veces desea ver un cálculo rápido sin agregar una fórmula a su hoja. En Hojas de cálculo de Google, simplemente puede seleccionar los valores y luego elegir un cálculo para verlo sin ningún trabajo adicional.

1. Seleccione los datos que desea calcular y luego mire en la parte inferior derecha de la fila de pestañas. Verá el menú de cálculo en verde que contiene la Suma de sus datos.

2. Abra ese menú y elija el cálculo que desea realizar. Verás el nuevo resultado en ese menú.

3. También puede simplemente abrir el menú para ver todos los cálculos disponibles en tiempo real.

Si decide incluir el cálculo en su hoja, mantenga la celda seleccionada y elija Explorar a la derecha de las pestañas de la hoja.

Cuando se abra la barra lateral, arrastre el cálculo que desea usar a una celda de su hoja.

8. Explore formas de presentar sus datos

Tal vez tenga datos en su hoja de cálculo pero no esté seguro de cuál es la mejor manera de mostrarlos o analizarlos. Con la función Explorar, puede ver varias formas rápidas de presentar sus datos, revisar los detalles y hacer preguntas.

Seleccione sus datos y elija Explorar en la parte inferior derecha.

Cuando se abra la barra lateral Explorar, verá opciones para sus datos. Escriba una pregunta en la sección Respuestas, aplique color usando la sección Formato o inserte un gráfico desde la sección Análisis.

Después de terminar, simplemente use la X en la parte superior derecha de la barra lateral para cerrarla.

9. Aprobaciones de hojas de solicitud

Si usa una cuenta de Google Workspace para negocios o educación, consulte la función Aprobaciones. Con él, puede solicitar aprobaciones de otros y realizar un seguimiento de lo que se aprueba y lo que no.

Vaya a Archivo y seleccione Aprobaciones .

Cuando se abra la barra lateral Aprobaciones, elija Hacer una solicitud .

En la ventana emergente, agregue aquellos que desea aprobar su solicitud y, opcionalmente, un mensaje. También puede incluir una fecha de vencimiento, permitir que los aprobadores editen la hoja o bloquear el archivo antes de enviar su solicitud de aprobación. Elija Enviar solicitud cuando termine.

Si aún no ha compartido el documento con los aprobadores, se le pedirá que lo haga y asigne los permisos.

A continuación, puede ver el estado volviendo a la barra lateral Aprobaciones.

10. Configure un formato personalizado de fecha y hora

Si bien Google Sheets ofrece muchas formas diferentes de formatear sus fechas y horas, tal vez desee algo en particular. Puede crear su propio formato de fecha y hora con la estructura, los colores y el estilo que desee.

1. Seleccione las celdas que contienen la fecha o la hora y vaya a Formato > Número > Fecha y hora personalizadas . Como alternativa, puede seleccionar la opción Más formatos en la barra de herramientas y elegir Fecha y hora personalizadas .

2. Cuando se abra la ventana, verá el formato actual para su fecha y/u hora. Seleccione un elemento existente en la parte superior para cambiar el formato o eliminarlo.

3. Para agregar un elemento diferente, seleccione la flecha en el lado derecho y elija uno de la lista. Luego puede formatear ese elemento usando su flecha.

4. Cuando termine, seleccione Aplicar para usar el formato personalizado de fecha y hora y debería ver la actualización de su hoja.

Con estas funciones de Hojas de cálculo de Google, puede hacer aún más con sus datos. Asegúrese de probar uno o más y ver cuál le resulta útil.

Para obtener tutoriales relacionados, vea cómo encontrar duplicados en Hojas de cálculo de Google usando las opciones de formato condicional.