10 consejos para un evento exitoso: cómo hacer que su próximo evento transcurra sin problemas
Publicado: 2022-01-31Los eventos son una parte integral de la estrategia de cualquier empresa. Ayudan a generar rumores, aumentar las ventas y crear excelentes oportunidades para establecer contactos.
Pero sabes muy bien que no todo sale según lo planeado. Por eso es esencial estar preparado para cualquier cosa. Los siguientes consejos lo ayudarán a planificar su próximo evento para que funcione sin problemas.
Define tu propósito para el evento.
Los dueños de negocios pueden usar los eventos para generar entusiasmo en torno a su empresa, aumentar las ventas o crear oportunidades para establecer contactos.
El primer paso en la planificación de un evento es identificar sus objetivos para el evento. Una vez que decida cuáles son sus objetivos para el evento, puede usarlos como guía para ayudarlo a planificar el resto del evento.
¿Qué salida esperas?
Antes de comenzar a planificar su evento, es esencial decidir la participación deseada. Esto le ayudará a planificar en consecuencia y saber lo que puede esperar.
Por ejemplo, si su objetivo es tener una reunión pequeña con la asistencia de 50 personas, esto no requerirá tanta comida y bebida como un evento donde se esperan 200 personas.
Establecer un presupuesto
El primer paso para prepararse para su próximo evento es establecer un presupuesto. Este es el proceso de determinar cuánto espera gastar en la ocasión.
Esto incluye costos fijos y variables. Los gastos fijos son más predecibles, mientras que los costos variables pueden ser más impredecibles.
Sea cual sea su presupuesto, es importante que no acabe gastando más de lo previsto en su evento.
Independientemente de lo que suceda en su evento, siempre debe saber cuánto costará de antemano.
El presupuesto también lo ayuda a decidir cuánto debe gastar en componentes específicos del evento, como comida o decoraciones, lo que ayuda a asegurarse de mantenerse dentro del presupuesto.
Una forma de ahorrar dinero es negociar con los proveedores con anticipación. Puedes negociar con proveedores comparando precios y negociando tratos antes de que se acerque la fecha de la fiesta.
Y si está buscando consejos sobre cómo obtener acuerdos exitosos, consulte este artículo de Entrepreneur Magazine .
Considere cuidadosamente los lugares y las ubicaciones .
Primero, debes pensar en tu lugar. Desea un área que sea visible y lo suficientemente grande para todas las personas que asistirán al evento. También es importante tener en cuenta los requisitos de accesibilidad por adelantado.
En segundo lugar, debe pensar en la ubicación. Considere qué tipo de visitantes asistirán al evento y cómo pueden llegar rápidamente.
Por ejemplo, suponga que su evento es en una zona rural. En ese caso, es posible que desee ofrecer servicios de transporte u oportunidades de viajes compartidos para que las personas puedan disfrutar sin preocuparse por su viaje a casa.
Por último, es importante tener en cuenta el tiempo: asegúrese de que su evento no coincida con un feriado u otro día en el que muchas personas viajen o trabajen horas extra.
Si esto es inevitable, debe ofrecer incentivos para los asistentes que viajan largas distancias.
¿Presencial, híbrido o virtual?
Debe determinar qué tipo de evento está organizando. ¿Será todo presencial? Todo virtual? ¿O una combinación de los dos?
Si está organizando un evento en persona, hay algunas cosas que debe hacer primero. Asegúrese de que su espacio para eventos esté configurado correctamente.
Cree una agenda que se alinee con sus objetivos para la reunión o conferencia. Asegúrese de tener suficientes refrigerios y refrigerios disponibles para sus invitados.
Y proporcione indicaciones para llegar a la ubicación en su sitio web y materiales promocionales para que las personas puedan encontrarlo fácilmente.
Si está organizando un evento híbrido, asegúrese de usar herramientas como Skype o Google Hangouts para crear una experiencia combinada.
Puede comenzar organizando la sesión de apertura como una discusión en vivo y luego cambiar a sesiones grabadas para más conversaciones individuales. Desea asegurarse de que todos los asistentes obtengan el mismo valor de la reunión sin importar dónde participen.
Finalmente, si está organizando un evento virtual, asegúrese de que tenga un componente interactivo para que las personas se sientan conectadas con sus compañeros aunque no estén físicamente juntos.
Puede comenzar con una presentación educativa a través de una grabación de video antes de iniciar una conversación informal entre los participantes a través de Skype o Google Hangouts.
Reserva en la mejor tecnología
La tecnología adecuada puede diferenciar entre un evento promedio y uno asombroso. No desea decepcionar a sus asistentes con una mala calidad de sonido o pantallas que no funcionan correctamente.
La buena noticia es que tiene muchas opciones para la tecnología de eventos, lo que hace que el proceso de decisión sea mucho más manejable. Cuando se trata de puesta en escena, debe considerar alquilar proyectores y pantallas, así como pantallas que se instalan en las paredes para señalización digital.
Para la iluminación, según el tipo de evento que celebres, necesitarás algo diferente, desde iluminación para bodas hasta luces LED para eventos corporativos, para crear un ambiente perfecto para tus invitados.
También querrá invertir en sistemas de altavoces que brinden un sonido nítido, incluso si su lugar está lleno de gente. Esto ayudará a garantizar que los asistentes puedan escuchar todo con claridad para que no se pierdan nada importante.
Y, por supuesto, está el tema de las redes: asegúrese de que todos sus invitados tengan Wi-Fi confiable. El alquiler de un punto de acceso es ideal para esta situación, por lo que no tendrán problemas para usar sus teléfonos o tabletas.
Considere la accesibilidad
Es fundamental tener en cuenta que no todos los asistentes pueden tener el mismo acceso que los demás. Esto incluye a personas con discapacidades, personas con problemas de audición, ciegas o aquellas que usan un animal de servicio. ]
Considere cualquier adaptación posible que pueda hacer para estas personas y cómo les informará sobre cualquier adaptación específica.
Muchos organizadores de eventos planifican esto comprando servicios especiales o brindando información en el sitio web del evento.
Por ejemplo, si un asistente necesita un intérprete de lenguaje de señas, querrá acceder a una transmisión de video del evento a través de una transmisión en vivo. También puede ofrecer una opción de subtítulos remotos para personas sordas o proporcionar un intérprete de ASL en el evento mismo.
Tener planes de respaldo
Debe tener un plan de respaldo para cualquier cosa que pueda salir mal. Por ejemplo, si va a tener un orador en su evento, es una buena idea tener un orador de respaldo alineado.
Nunca se sabe cuándo alguien podría cancelar en el último minuto o si el orador que reservó se retrasará debido al clima u otro evento imprevisto. También es esencial asegurarse de tener suficientes alimentos y bebidas a mano en caso de que la gente tenga hambre o sed.
Sería prudente que las empresas invirtieran en una aplicación de eventos para ver rápidamente qué eventos están sucediendo en el lugar del evento. De esta manera, no pierden ninguna oportunidad allí.
Márketing
La comercialización de su evento garantiza que las personas lo conozcan y asistan. Al comercializar un evento, desea generar expectación y emoción. Sin embargo, no olvide mencionar los beneficios para los asistentes.
¿Por qué deberían venir? ¿Qué aprenderán? ¿Qué sacarán de ello? La comercialización de su evento es importante porque ayuda a garantizar que las personas lo conozcan y asistan.
Puede usar publicaciones en redes sociales, tarjetas de presentación, volantes o páginas de eventos en un sitio web para ayudar a generar expectación y emoción.
Por ejemplo, suponga que está organizando un taller sobre cómo aumentar su seguimiento de Facebook de forma orgánica. En ese caso, podrías publicar una foto de un joven con un gran cabello usando su teléfono en un café con el título:
“¡Aprenda cómo hacer crecer su seguimiento de Facebook de forma orgánica con los expertos Steph & John en solo una hora! Regístrate gratis aquí. #growfacebookfollowers #evento”
Asegúrese de que todos estén en sintonía con respecto a sus deberes .
Antes de su evento, asegúrese de que todos conozcan sus deberes y responsabilidades. Sus tareas deben estar claramente definidas y asignadas.
Luego, establezca una persona de contacto para cada trabajo para que todo funcione sin problemas durante todo el evento. Esto le ayudará a evitar percances o malentendidos.
¿Tiene alguna idea sobre esto? Háganos saber a continuación en los comentarios o lleve la discusión a nuestro Twitter o Facebook.