10 formas de organizar documentos en Google Docs

La organización efectiva de documentos, especialmente los extensos, puede ser un desafío. Con las funciones integradas en Google Docs, tiene varias formas de redactar informes, artículos, ensayos, propuestas, documentos de equipo y más de manera eficiente.

Debe estructurar el documento para que sea fácil mostrar información y escanear en busca de detalles. Entonces, echemos un vistazo a varias características clave para organizar su próximo Google Doc.

1. Escanea el documento con un resumen y un esquema

Una de las formas más sencillas de crear una descripción general de los detalles de su documento es con las funciones de resumen y esquema. Estas útiles herramientas se ubican fuera del contenido para que no distraigan y se pueden mostrar u ocultar con un clic.

Estas características organizativas le permiten resumir el contenido de su documento y saltar a la sección que necesita con el esquema generado automáticamente.

Mostrar y cerrar el resumen y el esquema

Para mostrar el resumen y el esquema, diríjase a la pestaña Ver y seleccione Mostrar esquema .

Luego verá el ícono Mostrar esquema del documento en la parte superior izquierda del espacio del documento. Selecciónelo para expandirlo.

Cuando termine con el resumen y el esquema, use la flecha Cerrar esquema del documento para ocultarlo y vuelva a mostrar el icono Mostrar esquema del documento .

Agregar un resumen y un esquema

Para agregar un resumen, use el signo más para abrir el cuadro e ingrese su texto.

Para cambiarlo más tarde, simplemente seleccione el icono Editar (lápiz).

Para usar el esquema, agregue encabezados a su documento (se explica a continuación) y aparecerán en el esquema automáticamente. A continuación, puede seleccionar un encabezado para saltar a esa sección del documento.

Puede eliminar un título en particular del esquema si es necesario seleccionando la X a la derecha en el esquema.

2. Incluya y personalice una tabla de contenido

Si desea algo dentro del contenido que sus lectores puedan usar para navegar por su documento, puede insertar una tabla de contenido en Google Docs. Esta función era básica, pero Google la ha mejorado con el tiempo para que sea personalizable y atractiva.

Insertar una tabla de contenido

Para crear una tabla de contenido, estructura la sección de tu documento con encabezados. Ingrese texto para un título, selecciónelo y luego elija un nivel de título del cuadro desplegable Estilos en la barra de herramientas. Estos encabezados aparecen automáticamente en la tabla para usted.

Cuando esté listo para insertar la tabla, coloque el cursor en el documento donde lo desee. Luego, abra el menú Insertar , vaya a Tabla de contenido y elija un estilo de Texto sin formato, Punteado y Vinculado.

Elija el diseño que desea utilizar y verá aparecer la tabla.

Personalizar una tabla de contenido

Puede ajustar el aspecto y el funcionamiento de su tabla de contenido en Google Docs, lo cual es una buena característica.

Para abrir las herramientas de edición, seleccione la tabla para mostrar la barra de herramientas pequeña. Luego, use los tres puntos en la barra de herramientas para elegir Más opciones .

Cuando se abra la barra lateral, verá dos secciones para Formato y Niveles de título.

• Formato : elija un estilo de tabla diferente, muestre u oculte los números de página y, opcionalmente, use un encabezado de tabulación como puntos, guiones o líneas.
• Niveles de encabezado : elija los encabezados que desea mostrar en la tabla y, opcionalmente, ajuste las sangrías.

Debería ver la actualización de sus ajustes en tiempo real.

3. Trabaje de manera eficiente con encabezados plegables

Google agregó una función muy útil a Docs a principios de 2023 que le permite trabajar con documentos extensos un poco más fácilmente. Puede colapsar y expandir los encabezados. Esto es excelente para centrarse en las secciones del documento que está utilizando mientras contrae las que no.

En el momento de escribir este artículo, los encabezados contraíbles solo funcionan cuando utiliza el diseño sin página. No está claro si la característica eventualmente se transferirá al diseño de Pages.

Para usar el diseño sin página en un documento nuevo o existente, vaya a Archivo y seleccione Configuración de página . Luego, elija Sin página en la parte superior y Aceptar en la parte inferior.

Debería ver flechas a la izquierda de los encabezados en su documento. Simplemente use esas flechas o haga clic con el botón derecho para colapsar y expandir los encabezados.

4. Rastree información fácilmente con Building Blocks

Building Blocks en Google Docs le brinda formas rápidas y convenientes de mostrar información usando tablas, entradas de texto y listas desplegables. Simplemente inserte uno de estos bloques preempaquetados e ingrese sus datos en un solo lugar.

Actualmente puede elegir entre cuatro bloques prefabricados, que incluyen una hoja de ruta del producto, un rastreador de revisiones, activos del proyecto y un rastreador de contenido de lanzamiento. Puede usar el Building Block tal como está o personalizarlo para que se ajuste a sus necesidades.

Para insertar un Building Block, seleccione una ubicación en su documento y vaya a Insertar > Building blocks . Elija el tipo que desea usar en el menú emergente.

Verá que el bloque aparece en su documento, listo para que lo use. Si desea cambiar los encabezados para que coincidan con su contenido, puede editarlos como cualquier otro texto.

5. Crear y reutilizar bloques personalizados

Si tiene una cuenta de Google profesional o educativa compatible, puede configurar Building Blocks personalizados en Docs. Esto le permite crear un bloque, guardarlo y reutilizarlo. El bloque se guarda en su Google Drive como un tipo de archivo de Google Docs, por lo que también puede usarlo en nuevos documentos en el futuro.

1. Vaya a Insertar > Bloques de creación y elija Bloque de creación personalizado en el menú emergente.

2. Cuando aparezca el mensaje emergente en su documento, elija Nuevo bloque de creación personalizado .

3. Seleccione el contenido que desea usar como bloque personalizado y elija Guardar en la barra azul en la parte superior.

4. Introduzca el nombre de su bloque y, opcionalmente, una descripción. Luego, selecciona Crear . Recibirás una confirmación de que tu bloque ha sido guardado.

Para usar su nuevo bloque, escriba el símbolo @ (arroba) seguido del nombre del bloque y selecciónelo de la lista que aparece.

6. Ingrese fragmentos de programación con bloques de código

Si su documento contiene código de programación como Java, JavaScript o Python, puede aprovechar el Building Block del código. Esto le permite estructurar su código ordenadamente en su documento.

Vaya a Insertar > Bloques de creación , vaya a Bloque de código y elija el idioma en el menú emergente.

Cuando aparezca su bloque, simplemente ingrese su fragmento. Si desea cambiar el lenguaje de programación, use el cuadro desplegable en la parte superior izquierda. Para actualizar los colores, use el ícono Actualizar en la parte superior derecha.

7. Colabore en correos electrónicos, invitaciones de calendario y notas de reuniones

Otra herramienta genial para organizar elementos en Google Docs es un bloque de plantilla integrado. Estos son especialmente útiles si colaboran en correos electrónicos, invitaciones de calendario y notas de reuniones.

Para los correos electrónicos, puede completar los destinatarios, el asunto y el mensaje. Luego, seleccione el icono de Gmail para crear el borrador directamente en Gmail.

Para las invitaciones de calendario, ingrese el título, los invitados, las horas de inicio y finalización, la ubicación y la descripción. Utilice el icono de Calendario para abrir el evento en Google Calendar.

Para las notas de la reunión, elija un evento de la lista desplegable y recibirá un bloque con el título, la fecha y los asistentes con viñetas para las notas y casillas de verificación para los elementos de acción. Utilice el icono de correo electrónico para crear un borrador con las notas de la reunión en Gmail.

IMAGEN FALTANTE

Para usar una de estas plantillas, vaya a Insertar > Building Blocks y elija una opción del menú emergente.

8. Ingrese los detalles usando una lista desplegable

Usando los Building Blocks anteriores para la información de seguimiento, puede aprovechar las listas desplegables prefabricadas de Google Docs. Sin embargo, puede crear una lista desplegable propia como en Hojas de cálculo de Google. Esto es útil para que usted, sus lectores o sus colaboradores ingresen los detalles que necesita fácilmente.

Coloque el cursor donde desee la lista, abra el menú Insertar y elija Menú desplegable .

Para usar una lista desplegable prefabricada, elija una de la sección inferior.

Para crear uno propio, seleccione Nuevo menú desplegable . Luego, ingrese el nombre y la lista de opciones. Puede elegir un color junto a cada elemento de la lista, agregar más elementos y reorganizar el orden arrastrando y soltando. Cuando termines, selecciona Guardar .

Luego verá su nueva lista desplegable, que puede reutilizar repetidamente. Simplemente selecciónelo del menú Insertar > Desplegable .

Para realizar cambios más adelante, abra la lista desplegable y elija Agregar/Editar opciones .

9. Introduzca información con chips inteligentes

Para enumerar y ver contactos, eventos, archivos, ubicaciones y fechas claramente, puede insertar chips inteligentes en sus documentos. Estas ingeniosas herramientas permanecen condensadas pero se expanden para mostrar los detalles y permitirle realizar acciones con un clic.

Puede insertar un chip inteligente escribiendo el símbolo @ seguido del nombre del elemento o yendo a Insertar > Chips inteligentes y eligiendo uno del menú emergente.

Una vez que inserte el chip, desplace el cursor sobre él o selecciónelo para ver una vista previa. Cada chip contiene diferentes detalles y acciones según el tipo de chip. Por ejemplo, con un File Smart Chip, puede obtener una vista previa del archivo, copiar un enlace o abrirlo.

Si tiene una cuenta de Google Workspace compatible, tiene acceso a chips inteligentes adicionales, incluidos un cronómetro, un temporizador y variables reutilizables.

Aproveche estos Smart Chips para incluir la información que necesita mientras mantiene su contenido breve y atractivo.

10. Inserta ecuaciones con facilidad

Otra buena herramienta que ofrece Google Docs es para ecuaciones. Ya sea estudiante o profesor, puede dejar de buscar los símbolos correctos y luego formatearlos para que se ajusten a su documento. Solo usa el editor de ecuaciones.

Para abrir el editor, vaya a Ver > Mostrar barra de herramientas de ecuación . También puede seleccionar Insertar > Ecuación . Verás que la barra de herramientas de edición aparece en la parte superior de tu documento.

Use los cuadros desplegables dentro de la barra de herramientas para agregar sus símbolos. Puede usar letras griegas, operadores matemáticos, símbolos de relación y flechas.

Luego verá que su ecuación aparece en un cuadro de texto agradable y ordenado dentro de su documento.

Desde un resumen a una tabla de seguimiento a una lista desplegable a un chip detallado, puede organizar sus documentos de Google en una variedad de formas para satisfacer sus necesidades. ¿Cuál de estas características se convertirá en tu favorito rápido?

Para obtener tutoriales relacionados con otras aplicaciones de Google, vea cómo establecer una fecha de vencimiento en sus archivos de Google Drive.