El mejor software de reuniones en línea que debe conocer

Si bien las empresas en la era digital siempre han utilizado medios para conectarse y comunicarse con empleados y clientes remotos, la pandemia de Covid-19 ha sido un gran catalizador para el aumento en el uso de plataformas de reuniones virtuales. En una época de distanciamiento social, las empresas confían en estas plataformas para mantenerse conectadas, intercambiar información y trabajar juntas para mantener las operaciones funcionando sin problemas y de manera constante durante este tiempo incierto.

• Definición de reunión en línea
• Lista de las principales plataformas de reuniones virtuales
• Cómo seleccionar el software adecuado para reuniones en línea
• Ventajas y desventajas
• Consejos para llevar a cabo una reunión en línea exitosa

¿Qué es una reunión en línea?

Una reunión en línea, también llamada conferencia virtual, es un método de comunicación que permite que varias partes se reúnan e interactúen en el mismo espacio sin estar físicamente presentes. A través de canales de dispositivos electrónicos como servicio de Internet, proyectores (para equipos grandes), fuentes confiables de audio, computadoras portátiles, tabletas, cámaras web, etc., los empleados comerciales y los superiores pueden comunicarse entre sí utilizando varias plataformas de reuniones virtuales.

Las mejores plataformas de reuniones virtuales

1. skype

   Una aplicación fácil de usar que te permite conectarte con una sola persona o un grupo de personas. Es una plataforma bien conocida en la que muchos participantes de la reunión probablemente ya tengan cuentas personales para el uso del servicio. La aplicación de Skype viene sin costos de larga distancia, pero es propensa a problemas de visualización de audio y visuales, retrasos en el almacenamiento en búfer y caídas de llamadas.

2. Flojo

   Slack ayuda a conectar a los miembros del equipo entre sí a través de herramientas de mensajería, notificaciones ajustables y está optimizado con una multitud de funciones de oficina. Con sus funciones de mensajería confiables para los empleados, se reduce el tráfico de correo electrónico entre los trabajadores. Usar este servicio cuesta $8 por persona o $15 por mes.

3. Hangouts de Google

   Una plataforma sin costo que ofrece herramientas para realizar llamadas telefónicas, usar mensajería instantánea que conecta hasta 10 personas y videoconferencias. Si usas Google, que es prácticamente todo el mundo, esta plataforma ya viene instalada en herramientas de Google como Gmail. Otra característica interesante de Google Hangouts es que las videollamadas se pueden transmitir en tiempo real en YouTube.

4. reunión de zoom

   Las empresas no solo pueden realizar reuniones virtuales en esta plataforma, sino que también pueden realizar seminarios de capacitación, seminarios web, etc. Durante las reuniones de Zoom, los usuarios pueden compartir simultáneamente mensajes y documentos entre sí a través de la herramienta de chat de Zoom. Un plan básico con una reunión de Zoom es de uso gratuito por tiempo ilimitado y ofrece reuniones ilimitadas con un límite de tiempo de 40 minutos para cada una.

5. Ir a la reunión

   Esta plataforma ofrece herramientas que incluyen mensajes entre miembros del equipo, transcripciones de diálogos para video y configuraciones de equipo ajustables. Con GoToMeeting, las empresas pueden realizar reuniones con hasta 100 personas, incluida la participación y celebración de reuniones con un teléfono inteligente. Esta plataforma se ofrece a los usuarios a través de una prueba gratuita de 14 días con planes desde $ 12 por mes.

6. Equipos de Microsoft

   Microsoft Teams es una subfunción de la plataforma Microsoft Office 365. Esta subfunción puede realizar reuniones con hasta 300 participantes junto con acceso para invitados, video de persona a persona y de equipo, llamadas telefónicas, archivos compartibles con 2 gigabytes por persona y 10 gigabytes por grupo, uso compartido de escritorio para facilitar la colaboración y organización de archivos a través de la coloración. Este servicio es gratuito si se registra utilizando una dirección de correo electrónico.

7. cara a cara

   Esta conocida plataforma no solo se usa para conectarse con amigos y familiares, sino que también se puede usar con fines comerciales. Aunque Facetime solo es compatible con dispositivos Apple, las características incluyen chats grupales que pueden albergar hasta 32 participantes, herramientas para saber quién está hablando actualmente y la capacidad de elegir a quién desea ver en la pantalla. Este servicio es de uso gratuito.

8. Reunión de Google

   Esta versión actualizada y mejorada de Google Hangout está integrada en el servicio de productividad de oficina de G Suite. Google Meet proporciona al usuario un número de marcación asignado para que las reuniones virtuales puedan permanecer privadas dentro del equipo, una línea de acceso despejada sin llamadas caídas y compatibilidad con dispositivos Apple y Android. Este servicio ofrece 3 planes: G suite Basic ($6 por mes), G suite business ($12 por mes) y G suite empresarial ($25 por mes).

9. FreeConferenceCall

   Como bien dice su nombre, este servicio es totalmente gratuito. FreeConferenceCall ofrece herramientas para colaborar y realizar llamadas con miembros del grupo para compartir escritorio, dibujar y enviar mensajes para uso público y privado. No solo es gratis, sino que también es fácil de usar.

10. intermedio

    Originalmente llamada AnyMeeting, Intermedia sincroniza herramientas de videoconferencia, mensajería y uso compartido de escritorio en un servicio basado en la nube. Vienen en 2 planes de pago de servicio: Lite ($10 por mes) y Pro ($13 por mes). Si actualiza al Plan Pro, puede transcribir y grabar reuniones en tiempo real, además de recibir una cantidad infinita de espacio en la nube.

11. Conexión de Adobe

    Adobe Connect va más allá cuando se trata de ser una plataforma de reunión virtual. Este servicio no solo ofrece funciones de uso compartido de escritorio, mensajería y chat de video, sino que también puede crear sitios más pequeños, organizar correos electrónicos y personalizar salas digitales para que coincidan con la marca de la empresa. Para realizar reuniones en esta plataforma, le costará un precio inicial de $ 50 por mes, mientras que los seminarios web tienen un precio inicial de $ 130 por mes.

12. campanilla de Amazon

    Como era de esperar, este servicio se sincroniza con Alexa, un servicio de asistente de inteligencia artificial creado por Amazon, para reuniones de negocios virtuales. Amazon Chime ofrece llamadas, mensajes, reuniones digitales y videoconferencias. El costo de este servicio es gratuito si solo usa las funciones básicas de la plataforma, pero los precios de las funciones profesionales oscilan entre $ 3 por persona / por día y $ 15 por persona / por mes, según las funciones que se utilicen.

13. Únete a mi

    El costo de usar esta plataforma de reunión virtual es de $0.00. Join.Me tiene herramientas que permiten a los usuarios cambiar los enlaces URL a su gusto y la posibilidad de elegir el fondo que deseen para la pantalla que se muestra durante las reuniones virtuales. También se sincroniza con otras herramientas de trabajo como Outlook, Office 365 y Google Calendar.

14. De tamaño natural

    Lifesize ofrece video de alta resolución 4k para imágenes claras, interfaz de pantalla táctil interactiva para teléfonos de salas de conferencias y herramientas para compartir videos almacenadas en la nube. Lifesize Go, una versión de navegador de esta plataforma, es gratuita para todos los usuarios. Lifesize Standard para grupos pequeños cuesta $16,95 por host/por mes, Lifesize Plus para pequeñas y medianas empresas cuesta $14,95 por host/por mes, y Lifesize Enterprise cuesta $12,95 por mes con la capacidad de transportar un mínimo de 50 hosts.

15. Reuniones de RingCentral

    Esta plataforma de reunión virtual tiene un plan gratuito para los usuarios, atención al cliente para todos los demás planes de pago, incluido el plan gratuito, y puede operar en todas las plataformas principales. Sin embargo, RingCentral Meetings no tiene capacidades para compartir con usuarios externos y solo ofrece grabaciones locales. El plan de pagos para este servicio tiene un precio inicial tan bajo como $14.99 al mes.

16. Cinco altos

    Una característica única que tiene HighFive en su plataforma es que no requiere contraseñas ni números PIN para acceder a las reuniones. Los usuarios deben esperar en una sala de reuniones digital hasta que un administrador o anfitrión les permita ingresar a una reunión. Las videoconferencias para la sala de reuniones tienen un costo de $99 por mes/por sala anualmente.

17. ON24

    ON24 brinda la oportunidad para que los especialistas en marketing creen seminarios web interactivos basados ​​en información, aprendizaje de contenido e interpretación del comportamiento de la audiencia a través de sondeos, encuestas, monitoreo de participación y conversaciones y análisis de recursos. También puede grabar seminarios web o reuniones en múltiples tomas y alternar entre presentaciones en tiempo real y ya grabadas. Este servicio ofrece un período de prueba gratuito de hasta 30 días.

18. granbotonazul

    Esta plataforma está dirigida a instructores que enseñan a niños en línea, pero también puede ser utilizada por empresas como seminarios de aprendizaje y seminarios web. BigBlueButton ofrece la capacidad de compartir facilitación, escritorio, video y audio mientras trabaja simultáneamente con otros usuarios a través de mensajes, notas y encuestas. Aunque es difícil de configurar, la plataforma es de uso gratuito y tiene la interfaz de un costoso software de reuniones virtuales de aprendizaje digital.

19. reunión de zoho

    Esta conocida plataforma de reuniones virtuales permite a los usuarios realizar y participar en reuniones en línea desde cualquier lugar. Sus herramientas de visualización y uso compartido de escritorio aseguran que los grupos puedan colaborar de manera efectiva entre sí. Las reuniones virtuales basadas en cámaras de Zoho's Meeting garantizan que las llamadas en línea se realicen sin problemas. Hay una versión gratuita y planes de pago que van desde $12 hasta $980 dependiendo del número de anfitriones y participantes.

20. Haga clic en Reunión

    ClickMeeting es una plataforma fácil de usar que ofrece varias funciones. Las salas de reuniones personalizables y una variedad de herramientas de colaboración (uso compartido de escritorio y facilitación) son características clave de esta plataforma. Los planes de pago van desde $25 al mes para 25 participantes hasta $165 al mes para hasta 5000 participantes.

21. intradós

    Esta prestigiosa plataforma lleva a cabo más de 40 000 eventos digitales y webcasts cada año utilizando tecnología basada en la nube y asociaciones globales. Intrado ofrece servicios en países como América del Sur, América Latina, Asia Pacífico, Medio Oriente, Canadá y, por supuesto, Estados Unidos. Intrado ofrece un servicio de prueba gratuito que dura 30 días.

22. Pexip

    Considerada una de las mejores plataformas de reuniones virtuales actualmente en la industria, Pexip permite a los usuarios realizar reuniones en línea de forma individual. Pexip también permite a los usuarios realizar reuniones en varios servicios en la nube como Google Cloud, Amazon Web Services y Microsoft Azure con la capacidad de ajustar el tamaño y las funciones del servicio para sincronizar con las operaciones de video tradicionales. El costo de usar este servicio depende del tamaño de las reuniones que desea realizar, pero hay disponible una opción de prueba gratuita.

23. Centro de reuniones de Cisco WebEx

    Al igual que con la mayoría de las plataformas de reuniones virtuales, Cisco WebEx Meeting Center ofrece a sus usuarios una opción gratuita para utilizar su servicio. Las características de esta plataforma incluyen tecnología mejorada para retraso de audio y video y puede mostrar 25 fuentes al mismo tiempo. Sin embargo, el servicio solo permite un host por licencia y el plan “Llámame” tiene costos adicionales.

24. digitell

    Esta organización de creación de multimedia digital atiende a las empresas que necesitan ayuda para aprovechar su contenido digital. Digitell también brinda servicios para captar la atención de sus usuarios con interfaces digitales mejoradas que les permiten acceder a transmisiones en vivo, facilitación educativa y seminarios web. Si su conferencia o reunión necesita ser digitalizada, esta es la plataforma para usted. El costo de usar este servicio no se menciona en el sitio web principal. Póngase en contacto con el proveedor para obtener más detalles.

25. Conferencia infinita

    Infinite Conferencing es una plataforma de reunión virtual que busca agilizar el proceso de realización de reuniones virtuales. El uso de este servicio brinda a los usuarios herramientas de resolución de problemas para conferencias web y telefónicas, además, Infinite Conferencing se basa en un navegador. El costo de usar este servicio es de $100.

26. Reunión en la nube ezTalks

    El uso de este servicio es gratuito para un máximo de 100 usuarios. ezTalks Cloud Meeting se especializa en herramientas de mensajería, video y audio. Con funciones para compartir escritorio y documentos, esta plataforma también brinda a los usuarios una función de pizarra que puede compartir resaltados, escritos, dibujos y capturas de pantalla con otros miembros del grupo. ezTalks Cloud Meeting es compatible con todos los dispositivos móviles y de escritorio.

27. Seminario web en vivo

    Aunque "webinar" es parte del nombre de LiveWebinar, esta plataforma versátil también es excelente para organizar reuniones, cumbres virtuales, clases en línea y más. Sin necesidad de descargas ni complementos, ¡puede comenzar inmediatamente con su evento! Disfrute de más de 50 funciones, desde pizarras hasta salas de reuniones, encuestas y pruebas para compartir pantalla, incluso personalice la sala de reuniones con sus colores y logotipo. Comience con una prueba gratuita de dos semanas, desde allí puede seleccionar uno de los tres paquetes o elegir una opción empresarial totalmente personalizable.

¿Cuándo debo realizar una reunión virtual?

Al realizar reuniones de negocios, el tiempo es clave. Aunque las reuniones virtuales son muy convenientes para usar en cualquier momento y en cualquier lugar, eso no significa que sea bueno para la productividad. Según CNBC, el martes por la tarde alrededor de las 2:30 p. m. es el momento perfecto para tener una conferencia/reunión virtual. No es demasiado temprano ni demasiado tarde durante el día. Además, el martes no está muy lejos de la semana laboral anterior para revisiones breves y repasar lo que se espera para la semana laboral actual.

¿Qué buscar en el software de reuniones en línea?

• Información : asegúrese de que la plataforma de reunión virtual que elija usar tenga características que puedan adaptarse a necesidades futuras

• Confiable y superior : el servicio de calidad constante y las imágenes de alta resolución garantizan que las reuniones en línea se desarrollen sin problemas, lo que puede conducir a un aumento en la productividad de una empresa.

• Uso compartido de escritorio : un aspecto importante de la colaboración en equipo no es solo poder ver trabajar a los miembros del equipo, sino tener la capacidad de interactuar y editar el trabajo en tiempo real.

• Videoconferencia : Esta es la característica principal que debe tener una plataforma de reunión virtual para que se lleven a cabo las reuniones en línea.

• Mensajería instantánea optimizada : las herramientas para la comunicación entre los miembros del equipo deben ser fáciles de usar, se pueden usar en varias plataformas y se pueden sincronizar con dispositivos populares

• Botón de inicio de sesión : ¿Es fácil para un nuevo usuario crear una cuenta y volver a iniciar sesión para usar el servicio?

Beneficios de las plataformas de reuniones virtuales

• Sin pérdida de tiempo : para mantener a los miembros del equipo comprometidos, se recomienda que los anfitriones tengan reuniones virtuales de no más de 30 minutos. Las características de las plataformas de reuniones virtuales ayudan a aliviar el tiempo potencial que se podría perder

• Comunicaciones mejoradas : las interacciones cara a cara ayudan a mejorar la forma en que se dan, toman e interpretan los mensajes, incluso si es detrás de la pantalla de la computadora.

• Disminuye los costos y el tiempo de viaje : no hay necesidad de viajar a través de la ciudad, el estado o incluso las fronteras del país cuando un usuario puede hablar con cualquier persona desde cualquier parte del mundo con solo tocar un botón.

• Eficiencia mejorada : la productividad aumenta cuando la comunicación es clara, se conocen los objetivos y todos tienen voz

• Difundir el conocimiento : el software de reuniones virtuales ayuda a una empresa (tanto a los empleados como a los superiores) a saber qué sucede con las operaciones cuando todos trabajan de forma remota.

• Dar invitaciones infinitas : no importa cuántos miembros tenga la empresa, siempre que el anfitrión tenga la capacidad de dar acceso a reuniones virtuales a través de sus funciones.

• Diferentes horarios de reuniones : a pesar del consejo anterior de tener reuniones virtuales los martes por la tarde, las actualizaciones de trabajo de última hora y las emergencias pueden requerir reuniones emergentes que se pueden programar y realizar utilizando varias funciones de la plataforma.

• Interfaz fácil de usar : el nivel de usabilidad de una plataforma de reunión virtual es esencial para determinar si una reunión fue productiva o desordenada.

• Reunión grabada en vivo : aunque tomar notas es útil durante una reunión, poder registrar no solo exactamente lo que se dijo, sino también quién lo dijo y cómo lo dijo es una bendición para los empleados y supervisores que ya están increíblemente ocupados.

• Aumentos generales de la productividad : Reuniones cortas, poder permanecer en un solo lugar, registrar todo lo que sucede y la fácil colaboración entre empleados y supervisores garantiza un aumento garantizado en el trabajo que se puede realizar.

Desventajas de las plataformas de reuniones virtuales

• Interacción menos directa : aunque las plataformas de reuniones virtuales permiten que los usuarios estén técnicamente cara a cara, el entorno de trabajo físico no se puede replicar.

• Conexión inestable : no importa cuán avanzada sea una plataforma tecnológica, todavía existe la posibilidad de que ocurran dificultades técnicas

• Menos contacto humano : los empleados que interactúan entre sí en línea no se comparan con las relaciones personales que se pueden formar al estar físicamente presentes en un espacio

• Hackeo : los trolls no solo están en las plataformas de redes sociales. Zoom recientemente tuvo un incidente en el que personas piratearon sesiones de aprendizaje en línea y arrojaron comentarios racialmente insensibles hacia sus usuarios, muchos de los cuales eran niños.

Cómo ejecutar una reunión en línea exitosa

• Comparta enlaces URL con los participantes el día anterior a la fecha oficial de la reunión para darles la oportunidad de familiarizarse con la interfaz y las funciones de la plataforma.

• Comience y sea puntual. La cortesía no termina solo porque ahora se trabaja desde casa

• Comunique a los participantes qué comportamientos se espera de ellos durante la reunión

• Fomente la participación mediante el uso de funciones que permitan que las personas se destaquen al hablar

• Asegúrese de que todos presten atención a lo que está sucediendo. Estar en casa puede permitir que los usuarios se distraigan fácilmente

• Revisar y dar seguimiento a los principales objetivos y metas que se discutieron durante la reunión para garantizar que todos estén en sintonía

Pensamientos finales

Las plataformas de reuniones virtuales han sido una salvación para muchas empresas durante este tiempo de distanciamiento social. La comunicación, la participación y el compromiso son los pilares para ejecutar con éxito las operaciones de una empresa. Estos tiempos difíciles han dado luz a diferentes formas en que las empresas pueden mantenerse conectadas con los empleados y gerentes.

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Kierra Benson es alumna de la Universidad del Norte de Texas en Dallas con una licenciatura en Comunicación y Tecnología. Anteriormente completó una pasantía en un periódico local y trabajó como creadora de contenido para una pequeña empresa en línea. Su objetivo es trabajar en la industria de los medios en redacción/edición y publicidad. Siempre le ha fascinado cómo se comercializan los mensajes en los medios para influir en las masas y vender productos. Conéctate con ella en LinkedIn.

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