Tres mejores prácticas para la automatización de cuentas por cobrar

Un negocio exitoso es aquel en el que la escala de crecimiento es holística, en la que todas las partes interesadas contribuyen como se espera y son recompensados ​​de manera equívoca. Los inversores que aportan capital a la empresa deben recibir sus dividendos a tiempo con la apreciación del capital de su participación. Asimismo, se debe pagar a los proveedores a tiempo para que puedan continuar suministrando cuando sea necesario.

Los clientes, protagonistas estrella de la compra de productos de una marca, se benefician de propuestas de valor y descuentos por su puntualidad en el pago. El monto adeudado por las cuentas de clientes por cobrar, también conocido como deudas restantes. Suele ser una cantidad que queda después de restar el descuento y las devoluciones, si las hubiera. A medida que la empresa crece y aumenta el número de ventas, se vuelve tedioso supervisar la facturación manual y comprobar si se reciben todas las cuotas o no. Hay varios otros problemas que retrasan el proceso y que pueden superarse si una empresa comienza a utilizar servicios administrados de cuentas por cobrar.

Los clientes pueden retrasarse por varios motivos. Los más comunes son olvidar las fechas de vencimiento, no tener fondos suficientes, recibir facturas tardías o incorrectas y la insatisfacción del cliente por un artículo facturado. A pesar de algunas dificultades genuinas, se debe alentar a los clientes a pagar. Si los gerentes no son asertivos a la hora de cobrar las cuotas, la empresa encontrará un desequilibrio en el flujo de caja y no quedará suficiente dinero en el registro ni en reservas para pagar a los proveedores.

En un mundo donde las personas enfrentan desafíos a la hora de administrar su tiempo, es posible olvidar los cronogramas y las fechas límite. Pero las habilidades de gestión del tiempo de nuestros clientes no deberían afectar nuestras entradas. Enviarles recordatorios frecuentes desde múltiples canales como correo electrónico, llamadas telefónicas automatizadas con mensajes grabados y mensajes cortos como alertas no solo atraerá a los clientes, sino que también garantizará que no dejen de pagar lo que nos deben. Curiosamente, no es posible recordar manualmente a todos los clientes que deben dinero sin omitir algunos. Aquí es donde interviene la automatización de las cuentas por cobrar para asumir la carga del proceso de los hombros humanos y sincronizarlo con un sistema impulsado por inteligencia artificial que correlaciona todos los datos y envía las alertas automáticamente.

Automatización de cuentas por cobrar: un punto de inflexión

Los desafíos que enfrenta el procesamiento manual de RA son tediosos, requieren mucha mano de obra, consumen mucho tiempo y son susceptibles a errores humanos debido a la fatiga o la supervisión. No es posible completar facturas de gran volumen sin incurrir en algún tipo de error o inconsistencia en un proceso manual. La automatización del proceso aliviará los desafíos que causan retrasos en la recepción de las cuotas de los clientes. Todo el ciclo se agiliza con la empresa existente y los datos de realización de pedidos, detalles de avance, datos de existencias y pasos de entrega se comparan para garantizar que no haya errores en las facturas. A continuación se muestra un desglose de cómo la RA automatizada puede solucionar los problemas existentes:

• Alertas oportunas

La automatización se encargará del envío de recordatorios por correo electrónico y mensajes a los clientes. También habrá mensajes de seguimiento para que los clientes tengan tiempo suficiente para liquidar sus cuotas. Es un hecho conocido que la mayoría de los clientes que pagan pierden una cita por falta de gestión del tiempo o por olvido. Un recordatorio les ayuda a mantenerse al tanto de su calendario de pagos.

• Facturación adecuada

La automatización reduce los errores en la facturación con detalles relacionados con la copia del pedido, devoluciones, anticipos pagados, información del cliente como nombre y dirección, etc. No hay demoras en el procesamiento de cualquier número de facturas, ya que el proceso se basa en el trabajo de integración de KPI y Aprendizaje automático con semántica y procesamiento del lenguaje neuronal.

• Reconocimiento de patrones

Los clientes que pagan a tiempo con regularidad pueden recibir incentivos con descuentos por fidelidad o puntos brownie que pueden canjearse como premios en efectivo o descuentos. Habrá otros que suelen pagar tarde pero intentan mantener su compromiso. Los datos pueden señalar algunas dificultades financieras que enfrenta el cliente. Ofrecer una estructura de pago para dichos clientes los ayudará y la empresa se ganará la confianza del cliente a largo plazo.

Mejores prácticas para implementar AR automatizada

Después de convencer a su equipo de finanzas y cuentas sobre los beneficios de utilizar AR automatizado, es hora de implementarlo y optimizar el sistema para obtener mejores resultados. Aquí hay algunos consejos para lograrlo:

• Requisitos de calibre

La automatización de AR es BPA y está disponible en formato suite, infraestructura en la nube, modelo de suscripción o integración empresarial. Dependiendo de las necesidades de la empresa, las características del paquete difieren. Las herramientas integrales son más caras que las versiones básicas. Se debe optar por AR específica según sus necesidades y presupuesto. Una empresa sólo debería invertir en una versión superior si se alinea con las necesidades del negocio, no sólo porque se lo puede permitir.

• Integración fluida

Incluso si su equipo es bueno en bricolaje, busque la ayuda de un profesional para integrar la plataforma AR con los sistemas empresariales o CRM actuales. Trabajar en silos complicará aún más el asunto en lugar de resolver un problema existente. El proceso será fluido sólo cuando no haya silos de datos, interrupciones en el flujo de trabajo, requisitos de entrada manual ni conocimientos limitados. La integración fluida garantizará que los datos se limpien antes de automatizarlos.

• Equipos capacitados

La automatización no exime completamente de un proceso la influencia humana. Capacitar a los equipos para que utilicen herramientas de automatización ayudará a solucionar problemas durante los tiempos de inactividad. Los equipos también maximizan el uso de una herramienta cuando están capacitados para usarla. Cualquier retraso se puede identificar e informar al equipo técnico para cursos correctivos inmediatos cuando el personal esté capacitado para usar AR automatizado.

Conclusión:

La gestión del dinero es un componente crítico de un ciclo operativo. Si los fondos se agotan antes de que llegue la entrada de dinero, habrá una pérdida considerable de tiempo, reputación y dinero. El primero no se puede recuperar, el segundo se agita durante un período prolongado y el tercero no puede reparar completamente la pérdida a menos que se recupere el segundo. Entonces, si una herramienta le facilita las tareas, es hora de automatizar la RA.