3 nuevos desarrollos en el espacio del software de gestión de proyectos

Hay una cita famosa de la autora Joy Gumz sobre la gestión de proyectos que puede ser una fuente de inspiración. Gumz habla sobre cómo "las operaciones mantienen las luces encendidas" y "la estrategia proporciona luz al final del túnel". Sin embargo, la gestión de proyectos “es el motor del tren que hace avanzar a la organización”.

La realización del dicho de Gumz parece estar ocurriendo en tiempo real a medida que cambia la gestión del proyecto. Las organizaciones, los gerentes de proyectos y los equipos ahora se enfrentan a dinámicas de trabajo y herramientas y capacidades tecnológicas que cambian rápidamente. Afortunadamente, el software de administración de proyectos proporciona las capacidades que los administradores de proyectos necesitan para mantener el tren en marcha.

Muchos desarrollos nuevos en el espacio del software de gestión de proyectos se adaptan a los cambios de metodología y rol de la práctica. Sin embargo, estos desarrollos también están impulsando simultáneamente esos cambios. Este artículo analiza tres de los avances más destacados e impactantes.

1. Recursos y características robustos

El software de gestión de proyectos ya no se limita a las funciones de seguimiento de hojas de cálculo y pizarras. Las aplicaciones actuales pueden manejar todo, desde proyectos simples que involucran equipos muy unidos hasta tareas complejas con empleados distribuidos en distintas zonas horarias. Además de adaptarse a diferentes ámbitos, el software de gestión de proyectos puede orientarse hacia ciertas funciones y disciplinas.

Por ejemplo, una herramienta de gestión de proyectos de desarrollo de software puede estar centrada en el desarrollador o el ingeniero de software. Funciones como el seguimiento de errores ayudan a los equipos de ingenieros de software a identificar y trabajar en problemas con las aplicaciones que están creando. Estas capacidades de seguimiento permiten a los desarrolladores hacer una referencia cruzada de problemas similares que han ocurrido en el pasado.

Además, todos los miembros del equipo pueden ver los detalles y la documentación de un problema y pueden participar con su experiencia. Los equipos de ingeniería pueden potencialmente resolver errores más rápido y tener un repositorio central para consultar. Los gerentes y aquellos encargados de la siguiente etapa de un proyecto sabrán instantáneamente por qué se está retrasando una aplicación.

Algunas herramientas de gestión de proyectos también están orientadas a industrias como la construcción o están diseñadas para un uso multifuncional. Las aplicaciones de gestión de proyectos rastrean datos que benefician a organizaciones enteras, independientemente de la industria o disciplina con la que se alineen las funciones de una herramienta. Esto incluye el tiempo dedicado a tareas individuales y proyectos en su conjunto, gastos y asignaciones presupuestarias, y disponibilidad de recursos internos.

2. Automatización a través de Inteligencia Artificial

Las capacidades de inteligencia artificial y automatización se están integrando en más aplicaciones de software y procesos de trabajo. Las aplicaciones de gestión de proyectos no son una excepción, ya que los gerentes y las organizaciones dependen cada vez más de la IA para manejar tareas repetitivas. Los gerentes de proyecto también dependen de la IA para mejorar los resultados finales y tomar decisiones estratégicas.

En un estudio del Project Management Institute, el 81% de los profesionales encuestados dijeron que sus organizaciones están influenciadas por la inteligencia artificial. La adopción de tecnologías de IA es una alta prioridad para el 37 % de las organizaciones de los encuestados. Y la expectativa entre los profesionales es que más proyectos utilicen inteligencia artificial.

Además de la automatización de tareas rutinarias de AI, tiene la capacidad de predecir resultados y realizar estimaciones. Usando datos históricos y actuales, la tecnología puede evaluar rápidamente si un proyecto se completará a tiempo y dentro del presupuesto. La IA puede revelar si tiene sentido que una organización asuma o apruebe un proyecto en particular.

Para los proyectos en los que se embarca una empresa, la inteligencia artificial mostrará cómo optimizar los recursos. Esto puede incluir la identificación de empleados y contratistas con las habilidades adecuadas, además de los recursos no humanos, como los materiales. Los gerentes de proyecto y el liderazgo ejecutivo también ven el análisis de riesgos y los informes de datos de desempeño dentro de la aplicación. Ya no es necesario recopilar y sincronizar información de varios jefes de departamento.

3. Alojamiento para trabajadores remotos y temporales

El aumento del trabajo por contrato remoto e independiente está afectando tanto a las organizaciones como a los equipos de gestión de proyectos. Incluso antes de la COVID-19, la investigación de Gallup reveló que el 36 % de los trabajadores de EE. UU. participaban en la economía informal, ya sea como su trabajo principal o como actividad secundaria. Con la llegada de la pandemia, estos números no han hecho más que crecer. En consecuencia, existe una mayor probabilidad de que un miembro del equipo del proyecto trabaje para más de una organización.

Un equipo de proyecto solo puede contener unos pocos empleados a tiempo completo de la empresa que encabeza el proyecto. Los trabajadores independientes y los contratistas independientes no están sujetos a las mismas condiciones de trabajo que los empleados de tiempo completo. A menudo trabajan de forma remota o desde diferentes lugares que los miembros del personal W-2 de una empresa. Los contratistas independientes también tienen más flexibilidad en cómo y cuándo producen los entregables acordados.

Si bien es posible que los gerentes de proyecto trabajen con los mismos trabajadores independientes en varios proyectos, los contratistas también pueden cambiar entre asignaciones. Los gerentes pueden tener equipos parcialmente remotos de empleados a tiempo completo además de contratistas independientes. Las disparidades en las zonas horarias, las ubicaciones físicas de trabajo y las horas de trabajo hacen que las soluciones basadas en la nube y las funciones de comunicación sean imprescindibles.

El software de gestión de proyectos se está volviendo cada vez más colaborativo para adaptarse al aumento de equipos remotos. Esto y la interdependencia entre los trabajadores internos y externos han cambiado las aplicaciones hacia un modelo de software como servicio. Los contratistas y empleados internos pueden iniciar sesión en la misma aplicación desde cualquier lugar con conexión a Internet. Tienen acceso a la misma información y herramientas y tienen varias formas de comunicarse con otros miembros del equipo.

Los trabajadores no tienen que esperar para comunicarse con mensajes de texto, videollamadas o correos electrónicos. Pueden tomar notas dentro de las tareas asignadas y cargar maquetas y otros documentos que representan hitos dentro de la línea de tiempo de un proyecto. Todos los involucrados en el proyecto ven lo que sucede dentro de una herramienta centralizada y conocen los próximos pasos que deben tomar. Como resultado, los equipos experimentan menos instancias de cadenas de correo electrónico desorganizadas y silos de datos.

Conclusión

Los avances en tecnología y las capacidades del software de gestión de proyectos han cambiado los roles de los gerentes y equipos. La escala de las características de las aplicaciones ya no se inclina hacia equipos pequeños que trabajan horas similares desde la misma ubicación. El software de gestión de proyectos ahora está diseñado para manejar tareas especializadas y multifuncionales, automatizar el trabajo repetitivo y acomodar equipos remotos.

Lo que es más importante, estos nuevos desarrollos están ayudando a las empresas a evaluar mejor sus recursos y procesos de toma de decisiones. En resumen, guían las mejoras que las organizaciones pueden hacer para mantenerse relevantes y ágiles.