10 cosas que debe saber antes de firmar un contrato de 3 años con un proveedor de VoIP

No es fácil comprometerse con un contrato con un proveedor de VoIP empresarial. Y es comprensible que le preocupe encerrarse en un contrato de tres años con un proveedor de VoIP empresarial. Tres años pueden ser mucho tiempo si no está recibiendo el servicio de calidad para el que se inscribió.

Para asegurarnos de eso, vamos a desglosar diez cosas cruciales a tener en cuenta antes de firmar un contrato de tres años con un proveedor de VoIP empresarial o PBX virtual para aprovechar al máximo su sistema telefónico y mejorar la experiencia general del usuario y del cliente.

Como acabamos de decir, tres años pueden ser mucho tiempo si el servicio que contrató no cumple con sus expectativas. También pueden ser costosos tres años si no hay forma de rescindir un contrato. Algunos proveedores pueden cobrarle tarifas de cancelación, como las compañías de telefonía celular, por lo que es imperativo comprender cuánto cuesta cancelar si es necesario.

Conocer la póliza también es clave para determinar cuándo es el mejor momento para dejar un contrato. Si está a un par de meses de renovar su contrato actual, pero no está seguro de si es mejor esperar el tiempo restante o cancelar de inmediato, esto es lo que hace que saber para qué se está registrando sea tan importante. Dependiendo de su situación actual, podría ser mejor esperar o cancelar y ahorrar algo de dinero.

• Si un agente parece dudar en revisar la política de cancelación, eso debe tomarse como una señal de que es posible que desee reconsiderar sus opciones. Sin embargo, la mayoría de los proveedores son transparentes sobre los precios y estarán encantados de compartir esa información.

Los proveedores de VoIP basados ​​en la nube tienen la ventaja de actualizar fácilmente sus funciones de forma regular para seguir siendo competitivos. Esto es particularmente útil cuando hablamos de seguridad. Las soluciones de VoIP empresarial alojadas en la nube deben adherirse a protocolos específicos que garanticen que su servicio ofrezca las mejores funciones de seguridad posibles para evitar violaciones de seguridad y robo de datos. Vonage, por ejemplo, describe claramente esto en sus preguntas frecuentes.

La razón para analizar la frecuencia con la que un proveedor de VoIP empresarial actualiza su servicio es porque indica cuánto priorizan la experiencia del usuario. Las empresas de hoy se diferencian de su competencia ofreciendo una mejor experiencia. Si no destacan la frecuencia con la que actualizan su servicio, podría ser un indicador de que sus mejores intereses no son la máxima prioridad. Y si está considerando un contrato de tres años con ese proveedor, la falta de usabilidad será un detrimento significativo para su empresa.

• Siempre asegúrese de ir al sitio web del proveedor y consultar su blog. Incluso pueden tener notas de desarrollador que mencionen las últimas actualizaciones de software.

También es imperativo entender cuánto cuesta el plan al que te vas a suscribir. A veces se necesita bastante investigación para descubrir esto. Por ejemplo, eche un vistazo a esta inmersión profunda que hicimos en los precios de Dialpad. Aún mejor, debe saber si va a quedar bloqueado en ese precio inicial. Tres años es mucho tiempo en la industria tecnológica. Las tendencias, características y funcionalidades están cambiando rápidamente junto con el esfuerzo por mejorar la experiencia del cliente.

Si es una empresa nueva y predice que su negocio necesitará más para seguir siendo competitivo, debe quedar claro que puede actualizar su plan en cualquier momento. O, al menos, hay complementos que puede comprar para personalizar la experiencia del usuario. Las prioridades cambian a medida que su negocio crece. El plan en el que se encierra no debería impedirle satisfacer las necesidades específicas de sus clientes.

• Nuestro cuadro de comparación de los mejores proveedores de VoIP empresarial es un excelente lugar para comenzar antes de firmar un contrato de tres años.

Si tiene el contrato de tres años frente a usted, una de las cosas más importantes que debe buscar es un acuerdo de nivel de servicio (SLA). Las soluciones Business VoIP, SaaS y UCaaS se venden a sí mismas por el servicio que ofrecen a través de su software. Sabemos que VoIP funciona a través de Internet en lugar de líneas telefónicas estándar, por lo que es importante asegurarse, por escrito, de que se debe proporcionar un nivel de servicio acordado.

Los dueños de negocios entienden que las interrupciones ocurren de vez en cuando, o que su sistema telefónico VoIP comercial solo puede ser tan bueno como la infraestructura en la que han invertido. Sin embargo, si una empresa nota que no está obteniendo el nivel de servicio acordado inicialmente después, tienen todo el derecho de acudir al SLA y exigir la devolución de su dinero u obtener el servicio por el que pagaron.

• Si no recibe el nivel de servicio de su contrato y su proveedor no es útil, puede comunicarse con la FCC y mostrarles su SLA. A partir de ahí, podrían decidir que su caso es suficiente para legitimar su denuncia.

Los servicios a los que se suscribe generalmente provienen de las funciones disponibles para usted. Nuevamente, si desea obtener más información sobre lo que ofrece cada proveedor, todo lo que tiene que hacer es ir a su página de características. A partir de ahí, verá lo que se ofrece con cada plan de precios. Por lo general, hay una gran diferencia entre el plan más barato o gratuito y el plan más alto. Es por eso que los planes de precios escalables son tan importantes.

Las características y funcionalidades no solo deben ser escalables con el precio, sino que también deben actualizarse con frecuencia para garantizar una experiencia de usuario de la más alta calidad. Algunas características y funcionalidades que no se deben sacrificar en 2019 son las comunicaciones y el análisis basados ​​en IA, el chat en vivo, las integraciones de software de CRM y las API.

• Si ya usa el software CRM y no planea cambiar a otro proveedor, busque un proveedor de VoIP comercial que se integre sin problemas con lo que ya usa.

No se sienta obligado a apresurarse a firmar un contrato de tres años sin saber lo que podría obtener por el dinero que está dispuesto a gastar. Puede haber otro proveedor que ofrezca tantas funciones por un precio significativamente más bajo o sin necesidad de firmar un contrato. Por otra parte, tener un contrato garantiza que las empresas se mantengan fieles a su palabra.

Cuando sabes lo que ofrece la competencia, te das la oportunidad de negociar antes de firmar el contrato. No es una garantía, pero los proveedores generalmente quieren su dinero y harán todo lo posible para garantizar que se le ofrezca una experiencia personalizada. Si están dispuestos a ponerlo por escrito, no tiene que preocuparse por la legitimidad de su oferta. ¿Y quien sabe? Si realmente te encanta tu solución de teléfono VoIP debido a esa característica, siempre puedes ampliarla.

• No se limite a buscar el precio más bajo. Lo más importante que debe recordar es que cuando elige un proveedor de VoIP comercial, debe encajar con las metas y estrategias actuales de su empresa.

A medida que las empresas buscan recuperar la confianza perdida de sus clientes, ofrecen más opciones de soporte para que la experiencia sea más fluida y transparente. Esto significa que van a ofrecer múltiples canales para conectarse con ellos. También podría significar que, aunque todavía no es el estándar de la industria, ofrecen soporte las 24 horas, los 7 días de la semana. En general, cuanto más ofrezcan, mejor. Si ve algo sobre omnicanal, asegúrese de preguntar al respecto.

La atención al cliente omnicanal es una tendencia comercial importante en 2019, lo que significa que las empresas están ofreciendo a sus clientes la capacidad de usar múltiples canales simultáneamente para ofrecer una experiencia de cliente más personalizada. Los proveedores de VoIP empresarial ofrecen lo mismo a sus clientes. Si, por ejemplo, es dueño de un negocio y tiene problemas con la aplicación, debería poder abrir la aplicación mientras habla con un agente de soporte al mismo tiempo para que puedan solucionar el problema en tiempo real.

• Los proveedores de VoIP suelen tener una página de soporte en su sitio web. Desde allí, puede acceder a las preguntas frecuentes, su base de conocimientos, un blog y más. Elija un plan con atención al cliente de calidad antes de firmar ese contrato de tres años.

Los costos iniciales suelen ser un factor determinante para determinar si un proveedor de VoIP comercial es adecuado para una empresa o no. Antes de firmar un contrato de tres años con un proveedor de VoIP comercial, debe comprender cuáles son los costos iniciales. Si no lee la letra pequeña, o si no le hace ninguna pregunta al agente de ventas con respecto a estos costos, puede encerrarse en un contrato de tres años en el que está pagando demasiado.

Esto no quiere decir que los proveedores de VoIP estén buscando estafarlo. Cuanto más fácil sea para usted ver el costo de registrarse en un sistema VoIP comercial, más probable es que el proveedor confíe en su capacidad para ofrecer una experiencia de usuario poderosa. Incluso si hubo una sorpresa que no esperaba, un buen proveedor desglosará lo que sucedió y por qué mientras intenta encontrar una solución.

• También asegúrese de que su empresa esté lista para cambiar a una solución de VoIP empresarial. Esto significa que tiene o está comprando sistemas telefónicos VoIP, tiene una buena conexión a Internet y tiene una computadora.

No hace falta decir que necesita una conexión a Internet estable para utilizar con éxito un sistema VoIP empresarial. Pero, ¿qué significa eso? Como probablemente estés esperando, depende. Pero es bastante sencillo. Su proveedor de Internet podría marcar la diferencia, así como la cantidad de dispositivos que usan wifi en su oficina.

Para empezar, desea saber cuánto ancho de banda funcional obtiene su empresa. A algunas empresas les gusta decir "Hasta 200 mbps", mientras que otras dicen "200 mbps", lo cual es una gran diferencia. Solo se necesitan 500 kbps para admitir 1 llamada telefónica simultánea. 30 mbps pueden manejar hasta 67 llamadas telefónicas simultáneas teniendo en cuenta otro uso de Internet. Para chats de video y llamadas de conferencia, puede usar múltiples mbps. Nuevamente, todo esto depende del tipo de negocio que opere. Los equipos más pequeños y las nuevas empresas pueden salirse con la suya con menos, pero las empresas más grandes necesitan mucho más para evitar cualquier problema.

• Utilice nuestra prueba de velocidad de Internet para obtener una lectura precisa. Haga esto con frecuencia para asegurarse de obtener lo que pagó. Si aún no ha asegurado un proveedor de Internet, pídales orientación y dígales sus intenciones.

También es posible que el hardware que reciba con la compra de un sistema de VoIP comercial se dañe al llegar o se rompa. Si está pagando una buena cantidad de dinero por un servicio y necesita que el hardware funcione correctamente, tiene todo el derecho de preguntar cuál es su política de garantía.

Habrá, por supuesto, letra pequeña, que debe pedir hablar con un agente para que entienda exactamente lo que obtiene. Algunas garantías pueden cubrir todo dentro del primer año, mientras que otras solo pueden cubrir cosas que están fuera del control del usuario, como un cableado defectuoso. Entonces, primero, preste atención a la duración de la garantía, luego mire de cerca qué cubre exactamente.

• El sitio web de Cisco permite a los clientes buscar qué tipo de garantía les cubre según el producto que compraron. Puede buscar por número de SKU o familia de productos. Su política también se enumera claramente para que usted la revise en cualquier momento. Trate de encontrar proveedores que sean transparentes acerca de sus políticas.

La última palabra

Es posible que aún se pregunte por qué necesita un contrato en primer lugar. La razón principal es que le garantiza las características y funcionalidades anunciadas en el sitio web de un proveedor. Algunas ofertas parecen demasiado buenas para ser verdad y, en la mayoría de los casos, lo son. Sin embargo, recibe responsabilidad legal al obtener las funciones anunciadas por escrito cuando firma un contrato.

Tres años pueden ser mucho tiempo en la industria de la tecnología si firma un contrato sin considerar ninguna de las variables que enumeramos anteriormente. Estas diez cosas cruciales a considerar antes de firmar un contrato de tres años con un proveedor de VoIP comercial asegurarán que mantenga las necesidades de su negocio al frente y al centro. Un buen contrato le dará a su empresa la capacidad de escalar y adaptarse a los nuevos tiempos. Nuestro último consejo es ser escéptico con cualquier proveedor de VoIP comercial que no ofrezca ninguna de las características, funcionalidades o políticas que enumeramos anteriormente.