5 formas efectivas de delegar tareas en la gestión de proyectos

“Los directores ejecutivos con alto talento para delegar generaron un 33 % más de ingresos, es decir, $8 millones, que aquellos con niveles bajos o limitados de talento”. – Gallup

La estadística anterior indica cuán vital es la delegación para que las empresas logren resultados comerciales positivos. Cuando un gerente delega tareas a los miembros del equipo, estos son responsables de mantener la calidad del proyecto. Infunde un sentido de propiedad y los inspira a trabajar más duro y con más sinceridad, reduciendo la posibilidad de errores.

Además, delegar trabajo libera la carga de trabajo de un gerente para actividades más estratégicas al tiempo que brinda oportunidades de crecimiento y aprendizaje para los miembros del equipo. Por lo tanto, dominar el arte de delegar es la necesidad del momento, ya que sentará las bases para un liderazgo efectivo y una mejor eficiencia organizacional.

Este blog analiza las estrategias efectivas para delegar tareas y cómo la solución de gestión de recursos de SAVIOM puede ayudar en su implementación.

Pero primero, comencemos con lo básico.

1. ¿Qué es la delegación y sus diversos elementos?

La delegación se refiere a la transferencia de responsabilidades o la asignación de tareas a miembros del equipo capacitados o subordinados adecuados para realizarlas. Esto aumenta su productividad y eficiencia, lo que a su vez garantizará la entrega oportuna de los proyectos.
Hay tres elementos principales que encapsulan la delegación:

1.1. Autoridad: la autoridad se refiere al poder de un gerente para instruir a los empleados para que realicen tareas específicas dentro del alcance de sus responsabilidades. Esto incluye los poderes de toma de decisiones, la asignación de recursos y la responsabilidad de los resultados de las tareas delegadas.

1.2. Responsabilidad: los empleados a los que se les ha asignado la tarea tienen la 'responsabilidad' de cumplirla dentro del plazo y la calidad. Esto incluye la responsabilidad por el éxito o el fracaso de la tarea.

1.3. Confianza: La confianza es un elemento crítico de la delegación. El delegante debe confiar en que el recurso puede completar la tarea de manera responsable y confiable.

1.4 Comunicación: el gerente debe comunicar la tarea, incluidos sus objetivos, cronograma y expectativas, para garantizar una entrega exitosa.

Al considerar estos elementos de delegación, las personas y las organizaciones pueden delegar tareas y responsabilidades a otros de manera efectiva, lo que resulta en un mejor desempeño y una mayor productividad.

Ahora que conocemos el meollo de la delegación, comprendamos las diferentes formas de delegar trabajo de manera efectiva a los empleados.

2. Formas de delegar responsabilidades en la plantilla

Según una estadística, “solo el 30% de los gerentes creen que son buenos para delegar”.
Sin embargo, al implementar las estrategias que se mencionan a continuación, los gerentes pueden mejorar sus habilidades de delegación y lograr mejores resultados.

2.1. Dar de alta las tareas/subtareas en un proyecto

Antes de comenzar el proceso de delegación, los gerentes primero deben crear un plan de proyecto bien definido y enumerar las tareas/subtareas que deben completarse. Esta hoja de ruta permite a los administradores identificar las tareas correctas que se pueden delegar entre los recursos.

Por ejemplo, las actividades estratégicas se pueden delegar a expertos calificados que pueden entregar proyectos sin comprometer la calidad, mientras que las tareas administrativas se pueden asignar a recursos junior. Por otro lado, las tareas urgentes que requieren atención inmediata se pueden dar a recursos con capacidad extra. Este desglose claro hace que el proceso de delegación sea más organizado, lo que conduce a una mayor eficiencia y éxito.

2.2. Identificar y asignar recursos competentes.

Cuando los gerentes no delegan la tarea correcta a las personas adecuadas, puede conducir a la desconexión, una menor productividad y dificultar la entrega del proyecto. Por lo tanto, se vuelve imperativo que los gerentes identifiquen los recursos en función de sus atributos, como el conjunto de habilidades, el conocimiento, la experiencia, etc., y luego realicen la asignación de recursos.

Sin embargo, si los recursos requeridos no están disponibles, las organizaciones pueden tomar varios pasos para adquirir las habilidades y competencias necesarias. En primer lugar, pueden aprovechar los canales internos, como la realización de programas de formación/mejora. Alternativamente, las empresas también pueden optar por la contratación planificada. De esta manera, los recursos correctos estarán disponibles antes del inicio del proyecto, lo que garantiza la ejecución exitosa de los proyectos.

2.3. Resuma el nivel de autoridad de todos los miembros del equipo

Definir el nivel de autoridad de todos los miembros del equipo es una parte integral del proceso de delegación. Ayuda a que todos entiendan sus responsabilidades y el alcance y los límites de su autoridad. Al delegar autoridad y poder vinculados directamente a su trabajo, los gerentes pueden empoderar a sus subordinados para que realicen sus tareas con mayor independencia.

Por ejemplo, en un proyecto AEC, el supervisor delega a un arquitecto senior para que revise los diseños presentados por los arquitectos junior antes de la aprobación final. Esto no solo agiliza el proceso de revisión, sino que también empodera al arquitecto senior para que asuma un papel más activo en el proceso de toma de decisiones. Además, como tienen autonomía, los motiva a trabajar y les da un sentido de propósito en la empresa.

2.4. Proporcionar orientación clara y apoyo cuando sea necesario

Al delegar tareas, es vital que los gerentes transmitan el alcance, los objetivos y los entregables del proyecto a los miembros del equipo. Esto ayuda a los subordinados a comprender las interdependencias del proyecto y sus respectivas responsabilidades. Además, los gerentes deben brindar la capacitación y las herramientas necesarias para apoyar a los miembros del equipo durante la ejecución.

También deben fomentar un canal de comunicación transparente para una colaboración eficaz. Esto ayudará a resolver riesgos inesperados y obtener actualizaciones en tiempo real sobre el progreso del proyecto. Además, pueden crear una política de puertas abiertas para abordar cualquier idea o problema relacionado con el trabajo. Esto fortalecerá las relaciones entre empleados y empleadores, fomentará debates saludables y hará que el lugar de trabajo sea más productivo.

2.5. Monitorear el desempeño de la fuerza laboral y ofrecer retroalimentación constructiva

Los gerentes de proyecto juegan un papel crucial para garantizar que el objetivo final del proyecto cumpla con las expectativas del cliente. Para lograr eso, incluso después de la delegación, deben monitorear el progreso del proyecto y rastrear los niveles de utilización de los empleados para garantizar que no estén subutilizados o sobreutilizados.

Además, también deben proporcionar comentarios constructivos a los empleados con regularidad. Esto ayudará a los miembros del equipo a identificar áreas de mejora y desarrollar estrategias para mejorar su desempeño. Por lo tanto, asegurando la finalización exitosa del proyecto y la satisfacción del cliente.

Ahora, comprendamos cómo una herramienta de administración de recursos puede ser útil para implementar las estrategias anteriores.

3. ¿Cómo puede el software de gestión avanzada de recursos ayudar a delegar tareas?

Con la adopción de organizaciones matriciales y el aumento de la complejidad de los proyectos debido a los avances tecnológicos, se ha convertido en un desafío para los gerentes delegar tareas correctamente. Aquí es donde entra en escena un software ERM moderno.

• La función de visibilidad de 360 ​​grados y los filtros avanzados de la herramienta ayudan a las organizaciones a obtener una vista panorámica de las habilidades, la ubicación, la disponibilidad y otros atributos de la fuerza laboral, lo que permite a los gerentes identificar los recursos más adecuados y delegar el trabajo en consecuencia.
• Además, las capacidades de pronóstico del software y el informe de capacidad frente a demanda ayudan a los gerentes a identificar la brecha de demanda y tomar las medidas necesarias con anticipación para mitigarla.
• Además, el informe de previsión frente a real y los informes de utilización obtenidos en tiempo real ayudan a optimizar el proceso de delegación al proporcionar información valiosa sobre los niveles de utilización de la fuerza laboral.
• Aparte de esto, el escenario hipotético permite a los administradores crear y comparar varios escenarios de proyectos y determinar el plan de recursos más adecuado. Esto permite a los gerentes seleccionar el plan de recursos ideal y tomar decisiones informadas relacionadas con la delegación.

Conclusión

La delegación efectiva es la clave para las operaciones fluidas en un negocio. Con las prácticas mencionadas anteriormente, junto con la herramienta de administración de recursos adecuada, los gerentes pueden delegar responsabilidades entre los empleados de manera efectiva. Esto también ayudará a completar las tareas con éxito y sin cuellos de botella, aumentando la rentabilidad y la sostenibilidad de la empresa.