5 pasos para implementar con éxito la automatización en su organización
Publicado: 2021-06-17El 40% de las grandes empresas automatizan por completo al menos un proceso comercial, y tú también deberías hacerlo. Las empresas modernas buscan continuamente formas de mejorar el rendimiento y obtener una ventaja competitiva. Quieren aprovechar al máximo sus recursos.
La automatización marca la diferencia.
Permite a las empresas aprovechar el poder de la tecnología. Es por eso que cada vez más organizaciones están automatizando sus procesos comerciales. La automatización reduce los costos, reduce el margen de error humano, hace que las empresas sean más productivas, permite que los empleados sean más creativos y agiliza los flujos de trabajo.
El mundo de los negocios ha recorrido un largo camino. Ahora existen mejores formas de hacer negocios y hacerlo de manera más eficiente. Un sistema de gestión de procesos empresariales se ha convertido en uno de los facilitadores de la agilidad empresarial, la productividad, la rentabilidad y el control. Si está pensando en adoptar la automatización, siga estos 5 pasos para implementarla de manera efectiva.
- Identifique las tareas y los procesos que deben automatizarse
La automatización de procesos comerciales es vital en los negocios modernos, ya que conduce a una mayor eficiencia y productividad. También ayuda a las organizaciones a atender a los clientes de manera rápida y organizada. A los clientes les encanta un servicio excelente, es lo que determina si hacen negocios con una empresa.
El software de automatización empresarial permite a las organizaciones reducir el costo de los procesos de trabajo automatizados en un 30-40 % y mejorar su eficiencia. Pero si desea adoptar la automatización y hacer que funcione, debe automatizar las tareas y los procesos correctos.
Algunos procesos comerciales que se pueden automatizar incluyen:
- Proceso de contratación
- Incorporación de empleados
- Análisis y retención de empleados
- Revisión de cuentas
- tickets de soporte de TI
- Solicitudes y procesamiento de expedientes académicos (en colegios y universidades)
- Procesamiento de reclamos
- Cuentas por cobrar
- Ordenes de compra
- Atención al cliente
- Logística y gestión de la cadena de suministro
- Jefe de operaciones
Pebble automatizó su sistema de facturación porque quería ahorrar dinero. La empresa ahora ahorra más de $8,000 en papel cada año porque casi todas sus facturas se manejan electrónicamente. Sepa qué está automatizando y por qué lo está automatizando.
- Defina sus objetivos comerciales
Establecer objetivos comerciales es importante por muchas razones. Proporciona una forma de medir el éxito y garantiza que todos los empleados estén en sintonía. La mayoría de las empresas tienen estos objetivos comunes.
- Para brindar un excelente servicio al cliente
- Para garantizar que los empleados y los recursos sean productivos
- Para contratar a los mejores talentos y retenerlos
- Tener valores fundamentales impulsados por la misión
- Para disfrutar de un crecimiento sostenible
Los objetivos definen lo que su empresa realmente quiere lograr. Al delinearlos, te aseguras de que la empresa está en el camino correcto y te enfocas en los pasos que te ayudarán a lograr los objetivos.
Mire los objetivos actuales de su empresa y descubra cómo puede ayudar la automatización. Deben alinearse con los cuellos de botella que la organización busca eliminar. También debe idear un método para medir el éxito para ver si se han logrado los objetivos.
- Encuentre el software de automatización adecuado
Cada empresa tiene muchos flujos de trabajo operativos que toman demasiado tiempo o involucran a muchas personas: procesamiento de facturas, envío de correos electrónicos de marketing, actualización de cuentas de clientes y lanzamiento de operaciones internas en los departamentos. Estas tareas repetitivas son agotadoras para los empleados y no requieren habilidades técnicas avanzadas.
El software de automatización empresarial ayuda a simplificar la progresión de tareas complicadas. Hace que la transferencia de información sea más fluida, agiliza diferentes procesos y supervisa el progreso de las tareas en tiempo real. También reduce los costos al asignar los recursos de manera eficiente. Con el software adecuado, la posibilidad de errores se elimina o se reduce al mínimo. La automatización permite a los empleados ser más creativos y examinar los análisis comerciales para aumentar los ingresos comerciales.
Las máquinas pueden trabajar más rápido y durante más tiempo que los humanos, y esto aumenta la tasa de producción. El software de automatización mejora la calidad del producto y la confiabilidad del trabajo. Todos los productos se fabrican con las mismas especificaciones y las reparaciones son pocas y esporádicas.
Cuando las organizaciones utilizan los recursos de manera eficiente, el resultado es una mayor productividad: mejor calidad del producto, mayor seguridad de los trabajadores, uso eficiente de los materiales, plazos de entrega de fábrica reducidos y semanas laborales más cortas para la mano de obra. Las operaciones industriales automatizadas aumentan la seguridad de los trabajadores. La seguridad de los trabajadores es buena para los negocios porque los trabajadores felices se desempeñan mejor.
- Prepare a sus empleados y la cultura de la empresa
Hay una cosa que las empresas a menudo no entienden cuando se trata de automatización: hacer un cambio comercial es fácil, pero hacer que los empleados acepten el cambio y lo implementen es difícil. Recuerde, son sus empleados quienes determinarán si la automatización funciona o no.
Una organización no puede adoptar la automatización sin incorporar a su equipo. Después de obtener un sistema de gestión de procesos comerciales, pruébelo e impleméntelo, luego capacite a sus empleados. Para que la automatización tenga éxito, todos deben adoptar el proceso y la organización debe tener una cultura de comunicación.
Además, vale la pena mencionar que la automatización a veces falla debido a la falta de supervisión. Algunas empresas pierden el control de sus procesos automatizados porque creen que el software de automatización hará todo el trabajo. Pero este error puede hacer que lo que hubiera sido una ventaja competitiva se convierta en el mayor fracaso de su negocio.
Después de adoptar la automatización, no despida empleados. Formarlos para supervisar y controlar las herramientas de automatización. De esa manera, podrán arreglar la herramienta cuando no funcione correctamente.
- Cuidado con el hipo
Una cosa que algunas empresas hacen mal es automatizar grandes tareas y procesos independientes. Cuando se automatizan muchos procesos independientes, se vuelven demasiado difíciles de integrar en una etapa posterior. Sí, Amazon y Domino's pueden darse el lujo de automatizar todos sus servicios de entrega, pero las grandes empresas tienen muchos recursos a su disposición. No intentes copiarlos.
Lo que debe hacer es automatizar primero las pequeñas tareas repetitivas, aquellas que no son críticas para sus operaciones comerciales, como el marketing por correo electrónico. Puede automatizar el marketing por correo electrónico y seguir controlando su estrategia de marketing.
También puede decidir automatizar un proceso a la vez. Por ejemplo, puede comenzar con el marketing por correo electrónico, luego pasar a la facturación, luego al proceso de contratación, y así sucesivamente. Resuelva un problema específico antes de pasar al siguiente. Además, pueden surgir contratiempos cuando comience a implementar la automatización. Esté atento a ellos y esté preparado para manejarlos.
Comience a automatizar sus procesos comerciales
Según la investigación, el 74% de las organizaciones están buscando nuevos casos de uso para la automatización. Quieren aumentar la eficiencia, reducir costos y optimizar sus procesos. La automatización agiliza los flujos de trabajo y los procesos comerciales redundantes y complejos. Tiene un gran impacto en las operaciones comerciales y la velocidad de entrega. Las tareas monótonas y de bajo nivel consumen tiempo y esfuerzo indebidos. Obtenga un software de automatización y haga que su empresa sea más rentable.
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