5 consejos para mantener la productividad de su equipo cuando regresan a la oficina

Con casi la mitad de los estadounidenses ahora completamente vacunados, las empresas están presionando para volver a la normalidad. Las oficinas están reabriendo lentamente y las autopistas de todo el país están nuevamente obstruidas por los viajeros. Si bien algunas empresas optan por permanecer remotas indefinidamente, muchas están llamando a los trabajadores.

Si su equipo regresa pronto a la oficina, debe hacer un plan. Algunos miembros de su equipo no estarán encantados de renunciar a la flexibilidad de la vida de la FMH. E incluso los trabajadores que están entusiasmados con volver a la oficina pueden tener dificultades para hacer esa transición. Aquí hay cinco pasos que puede seguir para un retorno más fluido y productivo:

1. Establezca una agenda para todas las reuniones.

A medida que los empleados regresan a la oficina, debe esperar un poco más de emoción y desorden. Todo su equipo no ha estado en la misma habitación por un tiempo y estarán ansiosos por socializar. Esto seguramente conducirá a muchas charlas y reuniones que generalmente están menos enfocadas. Crear una agenda de reuniones es clave para mantener a su equipo concentrado en la tarea.

Como mínimo, la agenda de su reunión debe incluir una lista de puntos de discusión y elementos de acción. También puede anotar quién es responsable de liderar cada área de discusión. Para reuniones más grandes, anotar cuánto tiempo se asigna para cada parte de la discusión hará que las cosas avancen. Envíe la agenda de su reunión con anticipación para que los participantes puedan prepararse.

2. Ofrezca a los empleados flexibilidad en horarios de oficina sincrónicos.

El trabajo remoto no funciona para todos, pero los empleados aún aprecian la libertad y la flexibilidad de establecer sus propios horarios. Las investigaciones muestran que los empleados son más felices cuando tienen flexibilidad en el trabajo, y la felicidad hace que las personas sean un 12 % más productivas.

Durante el confinamiento, muchos se acostumbraron a completar su trabajo cuando estaban en su mejor momento. Podrían comenzar a trabajar temprano cuando se sintieran frescos o hacer ejercicio cuando su concentración comenzara a decaer. Esta libertad también permitió un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, lo que ayuda a prevenir el agotamiento entre los trabajadores.

Por supuesto, puede ser difícil hacer algo en un entorno de trabajo completamente asincrónico. Esta es la razón por la que algunos empleadores establecen períodos específicos en los que se espera que los empleados estén en la oficina. Durante el resto de la jornada laboral, los empleados son libres de entrar y salir cuando les plazca. A medida que su equipo se aleja del trabajo remoto, podría considerar ofrecer un horario más flexible.

3.Presione el botón de reinicio en el correo electrónico y la mensajería instantánea.

Incluso antes del cierre, los trabajadores pasaban gran parte de la jornada laboral pegados a sus bandejas de entrada. Cuando los equipos se volvieron remotos, lidiar con el flujo constante de correos electrónicos y mensajes se volvió aún más oneroso. El treinta por ciento de los trabajadores mencionan los correos electrónicos y los mensajes de Slack de sus compañeros de trabajo como su principal distracción. (Más de una quinta parte dice que el volumen de correo electrónico que reciben les da ganas de dejar sus trabajos).

Con los trabajadores regresando a la oficina, considere usar esta transición para restablecer la cultura de la oficina en torno al correo electrónico y la mensajería instantánea. A menudo es mucho más rápido resolver las cosas cara a cara que por escrito. Una reunión diaria de 10 minutos puede ayudar a que todos estén en sintonía y evitar perder tiempo en la bandeja de entrada.

Otra forma de alejar la cultura del correo electrónico es sacar tiempo para un trabajo profundo. Puede hacer esto estableciendo una hora cada día para que su equipo "se apague". Alternativamente, puede alentar a los empleados a que activen la función "No molestar" de Slack cuando necesiten concentrarse.

4. Llene la sala de descanso con refrigerios saludables.

Todo el mundo sabe que puede ser difícil concentrarse cuando tiene hambre, incluso más difícil cuando su estómago comienza a gruñir en una reunión. Una ventaja inesperada de la vida de la FMH fue el fácil acceso a la cocina. Los trabajadores no tenían que subsistir con café malo en la sala de descanso y donas rancias o salir de la oficina para comprar comida rápida. Podían buscar un refrigerio saludable o preparar una comida cada vez que sintieran hambre.

Mantener a los trabajadores bien alimentados e hidratados probablemente no sea algo en lo que haya pensado nunca, pero juega un papel importante en la productividad. El azúcar y la cafeína pueden parecer una panacea para el bajón de las tres en punto, pero solo brindan un impulso de corta duración. Beber mucha agua y buscar refrigerios saludables es más probable que mantenga a sus empleados trabajando al máximo rendimiento.

Mientras planifica su regreso a la oficina, considere abastecer la sala de descanso con refrigerios saludables. O, si el presupuesto lo permite, trate de servir el almuerzo una o dos veces por semana. Al elegir refrigerios, busque fuentes de proteínas de calidad como nueces, semillas, yogur y queso en tiras. Las frutas, las verduras y los refrigerios que contienen carbohidratos complejos también son una excelente opción. Finalmente, renuncie a los refrescos y las bebidas energéticas, y llene el refrigerador con agua embotellada, té y bebidas que contengan electrolitos.

5. Fomente el ejercicio y el movimiento.

Todos sabemos que un estilo de vida sedentario es malo para nuestra salud. Declaraciones como “sentarse es el nuevo fumar” son suficientes para que todos queramos movernos más a lo largo del día. Pero el movimiento no solo es bueno para nuestra salud. Estudio tras estudio ha encontrado que los trabajadores que hacen ejercicio son más productivos. Incluso caminar durante 30 minutos durante el almuerzo hace que las personas estén más alerta.

Desafortunadamente, el entrenamiento diario de los miembros de su equipo puede ser lo primero que deben hacer cuando regresan a la oficina. El tiempo que normalmente se dedica a hacer ejercicio puede ser consumido por los desplazamientos diarios de los trabajadores. La presión de estar de vuelta en la oficina también puede hacer que dejen su rutina de ejercicios en un segundo plano. Es posible que descubran que no es tan fácil escabullirse para correr. O pueden sentirse culpables por ausentarse un poco antes de tiempo para llegar al gimnasio.

Como líder, puede tomar medidas para ayudar a frenar este retroceso poco saludable. Lo más efectivo que puede hacer es predicar con el ejemplo. Asegúrese de salir a la misma hora todos los días y anuncie que se dirige al gimnasio. O saque tiempo en su calendario para hacer ejercicio a media tarde cuatro veces por semana.

Si el presupuesto lo permite, podría considerar convertir una sala de conferencias sin usar en un área de entrenamiento. Puede organizar una carrera divertida en toda la oficina, iniciar un grupo de caminatas u ofrecer yoga a la hora del almuerzo. Incluso puede pagar membresías de gimnasio para empleados como un beneficio adicional.

El regreso a la oficina puede ser recibido con pavor o entusiasmo, pero seguramente cambiará las rutinas de los empleados. Cada vez que los trabajadores se enfrentan a una gran agitación, su productividad está destinada a sufrir. Como líder, su trabajo es tomar medidas para que la transición sea más fluida. Manteniéndose organizado, mejorando la comunicación y promoviendo hábitos saludables, puede mantener a los trabajadores enfocados y con energía.