Las 6 mejores herramientas de comunicación en equipo para empresas en 2023 [Guía definitiva]

Como gerente de una startup tecnológica en América del Norte, disfruté el beneficio de encontrar el mejor talento de todas partes. Para descomponerlo; Dirijo un equipo de 18 personas y más de la mitad están en diferentes zonas horarias. De los 6 desarrolladores, 2 están en diferentes estados de los EE. UU., 1 en África, 1 en Asia y el 1 restante está constantemente en movimiento, disfrutando de la vida nómada digital.

Tengo un asistente administrativo y un equipo dinámico de 6 especialistas en marketing que trabajan en la misma ciudad. Básicamente, solíamos trabajar desde nuestro edificio de oficinas hasta que ocurrió la pandemia y todos se mudaron a trabajar desde casa.

Ahora, considerando la dinámica geográfica involucrada, solo puedo lograr sincronizar al equipo a través de una comunicación clara y manteniendo un mínimo de cultura organizacional. Ha sido una lucha enviar correos electrónicos de un lado a otro, organizar conferencias telefónicas solo para encontrar fallas con diferentes productos e incluso hacer llamadas directas, lo que ha demostrado ser costoso.

Trabajar de forma remota es una de las mejores cosas que suceden en el mercado laboral. Por un lado, los trabajadores disfrutan de la comodidad de trabajar desde cualquier parte del mundo, mientras que los empleadores se benefician de la amplia y rica reserva de mano de obra calificada y experimentada en todo el mundo.

Entonces, para tratar de ahorrarme la molestia de dirigir mi equipo, opté por la mejor herramienta de comunicación. Me tomé mi tiempo para probar diferentes productos e incluso involucré a mi equipo en las pruebas. A continuación se muestra un desglose de mis hallazgos. Con suerte, le ayudará a identificar un producto que coincida con las necesidades de comunicación de su equipo. Las herramientas que revisé son:

• GoBrunch
  
• Flojo
  
• ásana
  
• hacer clic
  
• Sra. equipos
  
• Lunes
  

Aquí hay una revisión completa del mejor software de comunicación de equipo en 2023:

GoBrunch

gobrunch.com

Encabezando mi lista de las mejores herramientas de colaboración en equipo para empresas está GoBrunch. Lo primero que noté sobre la plataforma es su interfaz simple y fácil de usar. Está basado en la web, así que no tuve que descargar nada. El registro es sencillo y solo toma unos minutos.

La configuración es aún mejor, ya que imita salas virtuales para diferentes reuniones, lo cual es muy inmersivo. Disfruto de la personalización y la marca de las habitaciones para darles un toque personal. Esto me da el control de la apariencia desde el principio, lo que inicialmente me tomó un tiempo para decorar de la manera que quería.

Después de crear la sala, obtuve el enlace y se lo envié a mi equipo. Todos se unieron de forma remota utilizando diferentes dispositivos. No tuvieron que crear cuentas GoBrunch adicionales. Somos un equipo de 18 personas, así que opté por la capacidad de la habitación para 32 personas. Hay muchas opciones para diferentes números de personas, llegando hasta más de 400 personas. Todos podríamos hacer videoconferencias y compartir nuestras pantallas al mismo tiempo.

Ahora puedo reutilizar las salas y tengo acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que me beneficia teniendo en cuenta que los miembros del equipo se encuentran en diferentes zonas horarias. Actualmente, he realizado 3 reuniones de equipo para discutir diferentes temas y todos están contentos con la experiencia.

Esta fue la única plataforma que mi equipo dijo “guau”, porque es muy visual (como una oficina virtual), y cada uno de ellos disfrutó saltando a diferentes ambientes como el área del café y la terraza de la playa.

Las mejores características incluyen compartir pantalla simultáneamente (muy útil para ciertas reuniones), tener control de la cámara y el micrófono de cada asistente, transmitir a diferentes salas y personalización. Además, no hay límites de tiempo y mi equipo puede permanecer en las salas todo el tiempo que quiera.

Disfruto el hecho de que recibo comentarios instantáneos, los miembros pueden colaborar en cualquier documento compartido y la sesión continúa incluso cuando me desconecto.

La calidad de video y sonido es excepcional, lo que permite comunicarse con claridad. Sin mencionar que ocupa un ancho de banda muy bajo. Planeo crear más salas para enseñar y capacitar a los pasantes, y organizar reuniones de clientes y juntas directivas.

Debo felicitar al equipo de soporte de GoBrunch porque fueron rápidos y respondieron a todas mis consultas cuando estaba tratando de orientarme. El único inconveniente de la plataforma es la falta de un mejor sistema de notificación, pero dijeron que ya están trabajando en ello.

ventajas

• Fácil de navegar.
• No hay límites de tiempo para las reuniones.
• Acceso 24/7 a las habitaciones.
• Súper inmersivo, sientes que estás dentro de una oficina física.
• Excelente calidad de video y sonido.
• Múltiples pantallas compartidas por miembros al mismo tiempo.
• Alto nivel de personalización.
• Un equipo de apoyo notable.

Contras

• Hay espacio para mejorar el sistema de mensajería.
• No hay integraciones disponibles.

Precios

• Plan Gratis: Cuesta $0.00
• Gourmet: Cuesta $9.99 por mes, facturado anualmente.
• Prime chef: Cuesta 29,99 mensuales, facturado anualmente.
• Enterprise: precios personalizados, por lo que debe comunicarse con el equipo.

Flojo

Slack.com

Slack ofrece una amplia gama de funciones para la comunicación y colaboración en equipo. Me gusta cómo reúne a la perfección a equipos y clientes remotos. Es muy utilizado tanto por pequeñas empresas como por grandes organizaciones. ¿Cómo y por qué es especial? Déjame darte un desglose de mis descubrimientos.

Primero, registrarse es fácil ya que solo necesita una dirección de correo electrónico válida. Empecé usando la versión del navegador web antes de descargar la aplicación de escritorio para mi PC y la aplicación móvil en mi teléfono. Encontré el navegador demasiado lento para usarlo a diario. Luego, envié invitaciones a través de la plataforma a los correos electrónicos de los miembros del equipo. Luego, a medida que todos se unieron, logré crear mi espacio de trabajo, seguido de diferentes canales para varios equipos y temas. Hice algunos de los canales públicos y otros privados.

La mensajería directa facilitó el contacto directo con los miembros del equipo y me encanta la capacidad de arrastrar archivos, pero desearía que hubiera algún tipo de depósito para ver la biblioteca completa. Ahora, además de enviar por mensaje de texto la información de los canales, puedo hacer llamadas de audio y video y compartir archivos y carpetas de proyectos, enlaces y archivos de audio y video. Como resultado, es útil monitorear el progreso, obtener comentarios y dar instrucciones a los equipos. Lo que a la gente le encanta de Slack es la función integrada para compartir archivos. Simplemente suelte su archivo y Slack se encargará de mostrar los medios enriquecidos, incluidos videos, gráficos y aplicaciones de terceros.

Otra cosa que me gusta de Slack es su interfaz de usuario intuitiva y receptiva. no se necesita mucho para resolver las cosas y utilizar todas las funciones. Sin mencionar que puede integrar hasta 1,500 aplicaciones.

ventajas

• Fácil, simple y directo.
• Perfecta integración con diferentes aplicaciones.
• Puede tener diferentes grupos de trabajo para diferentes equipos.
• Puede usarlo convenientemente en diferentes dispositivos.

Contras

• La versión del navegador es lenta y consume muchos recursos.
• Las llamadas de video y audio pueden ser inestables a veces.

Precios

Los paquetes de precios incluyen:

• Freemium: ofrece un máximo de 10k de historial de mensajes, 2 miembros en una videollamada, 5 GB de almacenamiento y 10 integraciones.
• Plan Pro: Cuesta $6.67 por usuario por mes cuando se factura anualmente y $8 por usuario por mes cuando se factura mensualmente. Este paquete ofrece un máximo de 10 GB de almacenamiento por usuario y 15 miembros en una llamada de videoconferencia.
• Business Plus: Cuesta $12.5 por usuario mensualmente cuando se factura anualmente y $15 por usuario mensualmente cuando se factura cada mes. El paquete proporciona un máximo de 20 GB de almacenamiento por usuario y 15 miembros en una llamada de videoconferencia.

ásana

Asana.com

Asana es un servicio basado en la nube que está disponible como aplicación web y móvil. Para comenzar, creé una cuenta y agregué a los miembros de mi equipo. Más tarde, configuré los proyectos y asigné a los miembros del equipo en consecuencia.

La herramienta me permite establecer plazos y dejar instrucciones y comentarios específicos para los miembros. Por otro lado, los miembros pueden hacer preguntas y dar actualizaciones sobre su progreso. En general, es un sistema muy fluido.

Si tienes proyectos en otras plataformas, puedes transferirlos fácilmente a Asana. Además, la herramienta ofrece más de 100 integraciones gratuitas con otras aplicaciones de productividad, herramientas de seguimiento del tiempo y herramientas de comunicación, incluido Google Drive.

Con la versión básica, puedo colaborar con un máximo de 15 miembros del equipo, crear infinitos proyectos y tareas y enviar mensajes ilimitados sin preocuparme por el almacenamiento de archivos o los registros de actividad. Además de la colaboración, puede usarlo para la gestión de proyectos.

El centro de ayuda proporciona guías prácticas detalladas e incluso tiene un foro comunitario y una academia para brindar información y capacitar a los usuarios. Eso es realmente importante, porque para que lo domines, requiere una curva de aprendizaje. Además, hay un chatbot para responder preguntas básicas. Los problemas complejos generalmente se dirigen a su atención al cliente con prontitud.

ventajas

• Fácil de configurar.
• Vistas de panel personalizables.
• Integraciones de software y aplicaciones de terceros.
• Un equipo de atención al cliente fiable.
• Plan básico rico en características.
• Ofrece una colaboración fluida entre diferentes equipos.

Contras

• Las características pueden ser abrumadoras y llevar tiempo acostumbrarse.
• Es caro en comparación con otras herramientas.

Precios

• La prima ofrece todo en el plan básico y más. Pero le costará $10.99 por usuario mensualmente cuando se facture anualmente y $13.49 cuando se facture mensualmente.
• El plan de negocios incluye todo lo relacionado con la prima y más. Cuesta $ 24.99 por usuario mensualmente cuando se cobra anualmente y $ 30.49 si paga mensualmente.

hacer clic

clickup.com

Me tomó un tiempo acostumbrarme a usar ClickUp. Pero, una vez que lo hice, fue nada menos que una gran experiencia. Al principio, me interesó la estética web y móvil de la plataforma y la interfaz de usuario. Aproveché sus tutoriales para configurar las cosas y conocer las interesantes funciones de la plataforma. Además, el servicio de atención al cliente estaba disponible cada vez que tenía algún problema. Al igual que Asana, ClickUp no es solo una herramienta de comunicación, sino que también puede utilizarse como una herramienta de gestión de proyectos.

Gracias a su versatilidad, pude personalizar los diseños web y móvil para adaptarlos a mis preferencias. Afortunadamente, a mi equipo le encantó. La herramienta ofrecía un canal de comunicación y colaboración fluido. Las notificaciones se envían instantáneamente en ClickUp y por correo electrónico, por lo que es difícil perderse información y puede sincronizar sus tareas con Google Calendar.

Los usuarios pueden dejar comentarios/notas sobre los proyectos para saber dónde se detuvieron, @mencionar a otro usuario para hablar y establecer niveles de prioridad, fechas de vencimiento y etiquetas en los proyectos. También pueden modificar la forma en que ven su tablero.

Estaba emocionado de agregar trabajadores externos para colaboraciones de proyectos especiales y no preocuparme por la intrusión porque podría limitar su acceso. Además, la integración con otras herramientas es sencilla. Por lo tanto, fue un alivio tener todas mis herramientas favoritas a bordo. Excel, Gmail, GitHub, One drive, zoom, lo que sea.

ClickUp es un tesoro de muchas funciones excelentes, y siguen agregando otras con frecuencia. Proporciona un espacio interesante para que los miembros del equipo colaboren y se comuniquen de manera efectiva.

ventajas

• Ofrece muchas funciones útiles de gestión de equipos.
• Permite el seguimiento de tareas y proporciona actualizaciones de estado.
• Tableros personalizables.
• Notificaciones oportunas y actualizaciones por correo electrónico sobre todas las tareas.
• Fácil integración con otras aplicaciones útiles.

Contras

• Puede ser abrumador para los nuevos usuarios.
• A veces, las pizarras se cargan lentamente.

Precios

• Gratis: Cuesta $0.00 para siempre.
• Ilimitado: Cuesta $5.00
• Negocios: Cuesta $12.00
• Negocios Plus: Cuesta $19.00
• Enterprise: precios personalizados, por lo que debe comunicarse con ventas.

Sra. equipos

https://www.microsoft.com/en/microsoft-teams/group-chat-software/

Microsoft dio en el blanco al popularizar Teams al comienzo de la pandemia. Debo decir que estaban en el momento adecuado y en el lugar adecuado. El viejo y defectuoso Skype no podía competir con las herramientas de videoconferencia emergentes, pero los equipos robustos se convirtieron en el estándar para las organizaciones medianas y grandes.

Es fácil configurar llamadas de conferencia de audio, video o web para 10 a 10,000 miembros del equipo. Además, puedo unirme o iniciar chats grupales con todos o algunos de los miembros. El rendimiento de las funciones de audio, video e incluso mensajería es encomiable.

Para colaboraciones, los usuarios comparten archivos a través de Sharepoint, que es bastante decente. La plataforma admite varios formatos de archivo, lo que facilita la edición en línea. Probé su función de pantalla compartida para proyectos de colaboración y debo decir que es una de las mejores. Además, logré grabar algunas sesiones y enviárselas a los miembros que no asistieron a la reunión.

El pastel de cereza del equipo es la integración con Outlook y Microsoft Office 365, lo que realmente marca la diferencia, pero al mismo tiempo lo hace más dependiente del uso del marco de trabajo de Microsoft. Hablando de reuniones que faltan, los miembros pueden integrar calendarios en sus equipos de MS y programar las reuniones para asegurarse de unirse a tiempo con un solo clic.

Desafortunadamente, la versión de escritorio consume muchos recursos y ralentiza el sistema. Además, no puede eliminar mensajes. Por lo tanto, siempre debe verificar su mensaje antes de presionar enviar.

Si bien Teams tiene un excelente mercado de aplicaciones, nunca he visto a nadie usándolo y no puedo señalar esto como un beneficio valioso.

ventajas

• Integración con Outlook
• Interfaz simple que es fácil de navegar.
• Manera segura de compartir archivos y documentos.
• Admite muchos formatos de archivo.
• Programe y únase a las reuniones a tiempo.

Contras

• Toma una gran cantidad de recursos, lo que hace que el sistema se ralentice.
• No puedes borrar mensajes.

Precios

• Paquete gratis: Cuesta $0 para siempre.
• Microsoft Teams Essentials: Cuesta $4.00 por usuario mensualmente para la suscripción anual.
• Microsoft 365 Business Basic: Cuesta $6.00 por usuario mensual para la suscripción anual.
• Microsoft 365 Business Standard: Cuesta $12.50 por usuario mensual para la suscripción anual.

lunes.com

lunes.com

Para concluir mi lista para ayudar a los equipos a tener éxito, exploremos monday.com. Una plataforma de gestión de tareas y comunicación interna que está disponible como servicio web y aplicación móvil. Al igual que los otros productos, es fácil de configurar.

Mi primera acción fue crear tableros y etiquetarlos según los proyectos a asignar y el estado. La herramienta presenta una interfaz de usuario simple, diseñada de tal manera que me permite personalizar el tablero a mi gusto. Hay varias plantillas para elegir, y debo decir que fue una experiencia agradable probarlas.

Envié invitaciones a un equipo con el que estábamos trabajando en un proyecto, pero seguía comunicándome por correo electrónico. Decidí reunirlos a todos en un espacio donde todos pudiéramos seguir el progreso del proyecto, proporcionar informes de estado e interactuar libremente. Era mi forma de eliminar los correos electrónicos de ida y vuelta. Además, la integración de más de 40 plataformas ayudó a crear una herramienta de administración y colaboración todo en uno.

En el corto período de uso de la versión de prueba gratuita, noté una mejora significativa en la productividad. Hubiera sido genial si el período de prueba fuera un poco más largo. O, mejor aún, si algunas de las mejores funciones estuvieran disponibles en el plan básico.

ventajas

• Ofrece diferentes vistas del proyecto.
• Plantillas personalizables.
• Admite la integración de muchas aplicaciones y software.
• Ofrece automatización en la aplicación.
• Presenta una interfaz de usuario moderna e intuitiva.

Contras

• Funciones limitadas de la aplicación móvil
• Las muchas características pueden ser abrumadoras para algunos usuarios.
• Muchas de las mejores características están limitadas a usuarios profesionales.

Precios

• El paquete Gratis para siempre: Cuesta $0 para siempre e incluye 3 tableros, registros de actividad durante una semana y una vista kanban.
• El paquete Básico: Cuesta $8.00 por asiento mensual, totalizando $24.00 por mes (facturado anualmente). Incluye tableros ilimitados, espectadores gratuitos ilimitados, almacenamiento de 5GB y soporte 24/7.
• El paquete Estándar: Cuesta $10.00 por asiento mensual, totalizando $30.00 por mes (facturado anualmente). Incluye todo en Basic. Además de vistas de mapas, registros de actividad de hasta 6 meses, automatización e integración, calendario y cronograma. El almacenamiento aumenta a 50 GB.
• El paquete Pro: Cuesta $16.00 por asiento mensual, totalizando $48.00 por mes (facturado anualmente). Incluye almacenamiento ilimitado, seguimiento de tiempo, vista de gráfico, columna de fórmula y todo lo que se encuentra en los otros paquetes.

El paquete Enterprise: ofrece precios personalizados. Por lo tanto, debe ponerse en contacto con el proveedor.

Qué buscar al probar herramientas populares de comunicación en equipo

Seleccionar la mejor herramienta puede ser un desafío y llevar mucho tiempo (lo fue para mí). Hay muchos factores diferentes a tener en cuenta. Por ejemplo, la dinámica del equipo es diferente, las necesidades de comunicación son diversas y los proyectos también varían. Sin embargo, los siguientes consejos realmente me ayudaron a elegir los productos adecuados para mi equipo.

1. Facilidad de uso

Cuanto más rápido usted y su equipo descubran cómo usar la herramienta de comunicación, mejor. Necesita ponerse en marcha y continuar con los proyectos en cuestión de inmediato. Por lo tanto, es imperativo que busque una herramienta de comunicación con una interfaz intuitiva y fácil de usar.

2. Privacidad y seguridad de la comunicación de su equipo

Dependiendo de la confidencialidad de la información y los datos compartidos entre usted y el equipo, debe determinar el nivel de privacidad y seguridad necesario en una herramienta de comunicación. Asegúrese de leer la política de privacidad de la herramienta y verifique las funciones de seguridad disponibles. Aún mejor, hable con su equipo de atención al cliente y busque una aclaración.

Si todo se alinea con los requisitos de privacidad de su empresa o del proyecto, puede continuar y usar la herramienta.

3. La velocidad es importante

La comunicación rápida conduce a una pronta toma de decisiones y agiliza la productividad del grupo. No desea esperar años para recibir comentarios de uno de los miembros del equipo o viceversa porque eso ralentizará las cosas. Sin embargo, antes de echar toda la culpa a la herramienta de comunicación, asegúrese de que su conexión a Internet esté bien.

4. Ir por la exclusividad

Una herramienta de comunicación de equipo debe ser exclusiva para el equipo para evitar distracciones de chats personales. Un ejemplo de ello es cuando utiliza una aplicación de mensajería como WhatsApp para la comunicación del equipo. Lo más probable es que cada notificación te active, pensando que está relacionado con el trabajo cuando son tus amigos los que envían memes aleatorios.

5. Debería tener un poderoso chat de equipo

Ya sea que le gusten los mensajes de texto o no, un chat poderoso es invaluable en una herramienta de comunicación de equipo. Le permite adjuntar y compartir archivos, anclar conversaciones importantes, reenviar mensajes y buscar información específica.

6. Audio y video de alta calidad

Si la mayor parte de la comunicación de su equipo serán llamadas de conferencia, pruebe la calidad del audio y video de la herramienta de comunicación durante la prueba gratuita. Nuevamente, asegúrese de que haya una conexión a Internet estable en ambos extremos de la llamada.

7. Basado en la nube es lo mejor

El almacenamiento en la nube le permite sincronizar su herramienta de comunicación en varios dispositivos y acceder a todos sus mensajes y archivos de forma remota. Esto proporciona mucha comodidad para todos los empleados. Difícilmente te perderás ninguna información. Especialmente cuando consideras algunas herramientas que incluso tienen versiones de reloj inteligente. Por lo tanto, siempre recibirá el mensaje, incluso mientras corre por la mañana o camina por la noche.

8. Integración con otras herramientas

Cuantas más integraciones pueda acomodar una herramienta, mejor. Más aún si son herramientas que utilizas a diario para comunicarte y gestionar equipos. Proporcionan una plataforma todo en uno, lo que le ahorra la molestia de moverse de un lado a otro entre las pestañas para buscar un mensaje, un archivo y varias otras cosas.

9. Atención al cliente

Necesita probar la capacidad de respuesta de su atención al cliente. Será tranquilizador saber que siempre habrá ayuda cuando algo salga mal con la herramienta. Comuníquese con su equipo de soporte e involúcrelos en diferentes aspectos de su producto. Si está satisfecho con la interacción, no dude en utilizar su herramienta de comunicación.

10. inmersividad

No pude encontrar una palabra mejor para describirlo, pero si estás trabajando 100% de forma remota como yo, es importante encontrar una herramienta que haga que tu equipo sienta que está trabajando en una oficina física. En lugar de pasar el día intercambiando mensajes de texto y haciendo videollamadas breves, piense en cómo puede ampliar su cultura en un entorno que les resulte lo suficientemente cómodo para trabajar todos los días sin cansarse ni estresarse.

¿Cómo las herramientas de colaboración mejoran la comunicación del equipo?

Las herramientas de colaboración son esenciales para que los equipos se comuniquen de manera efectiva y eficiente. Permiten a los usuarios colaborar en tiempo real, en diferentes ubicaciones y sin tener que reunirse físicamente. Estas herramientas proporcionan una plataforma organizada donde los empleados pueden compartir documentos, ideas y tareas entre ellos. También permiten a los usuarios tener reuniones virtuales y sesiones de intercambio de ideas. Conectarse constantemente con su equipo ayuda a crear una cultura de comunicación abierta al romper los silos entre departamentos y permitir una mayor transparencia. Además, estas herramientas ahorran tiempo al eliminar la necesidad de largas cadenas de correo electrónico o llamadas telefónicas, ya que se puede acceder rápida y fácilmente a la información. En última instancia, con el auge del trabajo remoto, el software de colaboración puede ayudar a que el entorno virtual sea más productivo y al mismo tiempo liberar la creatividad de los colaboradores.

Conclusión

La comunicación siempre estará en el centro de nuestra vida cotidiana, personal y profesional. Para estos últimos, la comunicación efectiva determina el estilo de gestión de la organización. ¿Por qué? Porque los gerentes hacen planes y decisiones con base en información diferente que se les comunica.

Por lo tanto, los equipos remotos no tienen más opción que invertir en una buena herramienta de comunicación desde el principio. Es lo único que lo ayuda a trabajar en sincronía, crear una relación para una mejor colaboración, mantenerlo actualizado y, en última instancia, conducir al éxito del proyecto.

Dennis Peter es un entusiasta de la tecnología y bloguero.