7 formas infalibles de administrar mejor a sus deudores

Al administrar los flujos de efectivo para pequeñas y medianas empresas, es importante contar con un sistema de administración simple pero integral para realizar un seguimiento de sus deudores. De hecho, para las empresas individuales, es posiblemente una de las cosas más importantes que una empresa puede hacer para evitar pagos atrasados, datos financieros mal mantenidos e innumerables otros problemas futuros.

Desde crédito comercial (empresas que se prestan fondos entre sí) y verificaciones exhaustivas de antecedentes hasta pagos de clientes mal monitoreados, mantenerse al tanto de sus deudas comerciales internas y externas puede ayudar a reducir las cargas financieras, aumentar sus cuentas por cobrar y ayudar a su empresa a pagar las suyas. acreedores de una manera más oportuna.

1 Implementando claridad en medio del caos de facturas

Suena fácil en principio. Después de todo, ¿qué negocio no comienza con un plan para administrar sus transacciones financieras con cuidado? Pero cuando está en medio de todo, y múltiples tarifas, préstamos y facturas entran y salen rápidamente de su departamento de contabilidad, ¿cómo se asegurará de evitar problemas innecesarios?

Bueno, todo es cuestión de preparación, comunicación y autorreflexión que se puede resumir en 7 pasos efectivos. Siga estos consejos para asegurarse de que su PYME esté un paso por delante de sus pagos y reciba los fondos necesarios a tiempo.

2 Aproveche los beneficios de las facturas electrónicas

Las facturas electrónicas son una forma simple y sostenible de garantizar que un cliente o deudor reciba una factura de inmediato con más capacidad de seguimiento para su negocio también. La facturación digital se ha vuelto popular a lo largo de los años, y con actualizaciones automáticas y recordatorios para que los clientes paguen dentro del plazo acordado, no es difícil ver por qué.

Con carácter general, la factura electrónica puede presentarse de las siguientes formas:

• Un correo electrónico directamente desde una plataforma de software de cuentas
• Una factura enviada directamente a un portal de clientes
• Una factura que se integra con tu sistema contable

De cualquier manera, la plataforma de contabilidad envía notificaciones al cliente en nombre de su empresa, lo que le brinda actualizaciones constantes sobre el estado de una factura y más detalles sobre el historial de pago de los clientes habituales.

3 ¿Ofrecen descuento por pronto pago?

Como una forma de persuadir a las personas para que usen sus servicios nuevamente y paguen a tiempo, muchas empresas ahora ofrecerán algún tipo de incentivo para ayudar a recibir un pago más rápido de un cliente. En particular, los descuentos en una factura o bienes a cambio del pago en una determinada fecha temprana han demostrado ser extremadamente efectivos.

Sin embargo, este incentivo depende completamente de muchos factores diferentes, incluido el tipo de industria en la que opera, la necesidad de pago puntual de su empresa y su disposición a reducir los precios en aras de una resolución más rápida.

4 Confirme las condiciones de pago antes de seguir adelante

Si un nuevo cliente tiene la impresión de que está perfectamente bien tomar más tiempo que el límite estándar de 30 días para pagar sus facturas, entonces es probable que lo haga. Para evitar este problema, aceptar los términos de pago antes de seguir adelante es una excelente manera de reducir problemas innecesarios más adelante.

Su negocio no debería tener que preocuparse por mantenerse a flote hasta que se haya pagado una factura. Es importante recordar que está proporcionando bienes o servicios con el entendimiento de pago puntual por ellos. Simplemente aceptar un nuevo cliente o carga de trabajo y no concretar fechas de pago específicas nunca conducirá a un resultado mutuamente satisfactorio.

5 Hazle seguimiento y recuérdales las fechas acordadas

Después de enviar su factura, espere unos días y comuníquese para preguntar cortésmente sobre su estado. Incluso si tiene actualizaciones digitales, no hay nada de malo en una buena llamada telefónica a la antigua para confirmar que lo han recibido y que están al tanto de la fecha límite para el pago.

Si no se siente cómodo siendo tan directo, puede usar una actualización como excusa para llamar al cliente en cuestión. De hecho, incluso puede llamar para informarles que está en su portal de facturas como un recordatorio cortés, en lugar de preguntar cuándo se le pagará.

Para cada uno de estos escenarios, lo más importante es que anote y registre los siguientes aspectos de su llamada telefónica:

• El tiempo que llamaste
• La persona con la que hablaste
• Lo que se dijo durante la llamada.
• Lo que te confirmaron con respecto al pago

Con suerte, no llegará a una situación en la que necesite contactarlos nuevamente y quejarse, o solicitar actualizaciones continuamente. Sin embargo, si este es el caso, la información anterior ayudará a reforzar su caso para que un cliente cumpla con su parte del trato y le brindará la información necesaria para escalar su queja.

Está dentro de sus derechos legales para insistir en el pago dentro de los 60 días posteriores a una transacción comercial, por lo que si no se acordó previamente un período de pago más largo, hágales saber las posibles consecuencias y los intereses adicionales sobre el monto en el que pueden incurrir.

Realizar verificaciones de crédito exhaustivas

Nadie quiere sentir que no puede confiar en la palabra de un cliente, pero para una pequeña o mediana empresa, a veces ese lujo simplemente no es viable. Si un deudor experimenta insolvencia, no se cumplirá con la emisión de una nota de crédito por meses de arduo trabajo, y sus finanzas incurrirán en la ira de un problema que podría haberse evitado fácilmente con una simple verificación de antecedentes.

¿La lección aquí? Un poco de administración al comienzo de una posible relación comercial puede ahorrarle muchos meses de problemas en el futuro. Solo está protegiendo los intereses de su negocio, así que no tenga miedo de investigar algunos antecedentes antes de tomar una decisión final sobre un cliente.

6 Analice su flexibilidad de pago y la compatibilidad del sistema

El análisis de la flexibilidad de pago que ofrece puede presentarse de dos formas principales: flexibilidad digital y flexibilidad comercial. Ambos ayudan a definir lo que su empresa puede y no puede permitir cuando se trata de pagos de clientes.

Por un lado, es importante tener un sistema que sea compatible con otros sistemas y pueda integrarse sin problemas para garantizar que su empresa reciba esos fondos a tiempo. ¡Después de todo, no tiene sentido ofrecer un descuento de factura electrónica por pago rápido solo para que un nuevo cliente descubra que sus portales de pago no pueden acomodarlo!

Por otro lado, también es vital que sea claro y abierto sobre cómo puede recibir pagos antes de aceptar un contrato. Si no puede ofrecer un plan de pago que brinde a los clientes la oportunidad de realizar pagos mensuales más pequeños, o si su empresa vive y muere en un período de 60 días entre la entrega de los servicios y el pago, es esencial comunicarlo desde el principio.

7 Haga su parte para asegurar el pago puntual

Tener esa capacidad de desafiar sus propios procesos internos es vital para el método final de administrar mejor a sus deudores: hacer su parte para facilitar pagos más rápidos. De lo contrario, los clientes pueden recibir y procesar otras facturas que llegaron a tiempo y dejar la suya en un segundo plano.

Esperar hasta fin de mes para enviar todas sus facturas es una receta para el desastre. En su lugar, convierta en una rutina generar facturas dentro de un marco de tiempo estricto de finalización del trabajo. Asegúrese de mantener las facturas precisas y verifique dos veces cada detalle antes de enviarlas.

Si puede mostrarles a los clientes que es una máquina financiera rápida, meticulosa y bien engrasada, los motivará a responder de la misma manera y pagar lo antes posible. Como empresa, está dando el primer paso al entregar una factura, establece el tono de cómo se desarrollará el resto de las relaciones.