7 consejos sobre cómo conseguir patrocinios para un evento
Publicado: 2021-08-19Conseguir patrocinadores sigue siendo una de las opciones de financiación más populares para eventos, especialmente para los organizadores de eventos más pequeños que no pueden depender de su propio presupuesto de eventos y marketing.
Sin embargo, encontrar y asegurar patrocinadores puede ser más fácil decirlo que hacerlo. Para aquellos que han intentado conseguir patrocinadores en el pasado, deben conocer la frustración de que su propuesta de patrocinio sea rechazada o, lo que es peor, no obtener ninguna respuesta.
¿Necesitas patrocinadores en este momento pero no sabes por dónde empezar? Has venido al lugar correcto. Aquí compartiremos algunos consejos y estrategias efectivos que puede utilizar para atraer, convencer y construir relaciones a largo plazo con sus patrocinadores.
- Elija los patrocinadores objetivo correctos
Uno de los factores más importantes para asegurar patrocinadores es asegurarse de que se dirige a los patrocinadores más ideales en primer lugar.
Las mejores ofertas de patrocinio son aquellas en las que ambas partes pueden obtener el mismo valor de la otra, por lo que es importante comprender primero cómo su evento proporcionará valor a los patrocinadores potenciales y, al mismo tiempo, evaluar cuidadosamente cómo se beneficiará su evento (incluidos los beneficios monetarios). beneficio) de un acuerdo de patrocinio.
En general, debe dirigirse a patrocinadores potenciales que:
- Tiene un perfil de audiencia relativamente similar al suyo, tanto en términos demográficos como de intereses. No tiene que ser un ajuste 100% perfecto, pero cuanto más similares sean sus clientes objetivo con los de su patrocinador, más valiosa será la asociación.
- Comprender objetivamente el valor del patrocinio. En general, dirigirse a marcas que han patrocinado eventos en el pasado le dará una mayor tasa de éxito.
- Alinéelo bien con los valores de su evento. Por ejemplo, si su evento se centra en los deportes, no tendría sentido obtener patrocinios de una marca de cigarrillos.
Una excelente manera de identificar a sus patrocinadores objetivo es dirigirse a las marcas que les encantan a sus asistentes objetivo, y puede hacerlo a través de una investigación de mercado adecuada y el monitoreo de las redes sociales.
- Desarrollar una propuesta de patrocinio eficaz
Obviamente, uno de los factores clave para determinar su éxito en la obtención de patrocinadores es qué tan buena es su propuesta de evento.
Recuerde que sus patrocinadores objetivo probablemente recibirán muchas propuestas de eventos como la suya todos los días. Si su propuesta es genérica y no es interesante, podría ir directamente a la papelera.
Asegúrate de que tu propuesta se destaque y esté bien diseñada. La primera impresión sí importa.
Su propuesta de evento debe incluir:
- Quien eres. Las marcas solo patrocinarán a los organizadores de eventos y a las empresas que consideren creíbles y confiables. Cuente su historia y, si es posible, establezca una conexión emocional. Describa lo que hace su empresa y su declaración de misión.
- Elogios pasados. Si ha organizado con éxito eventos anteriores, muéstrelos en la propuesta. Esto es importante para establecer su credibilidad como organizador.
- Datos demográficos de la audiencia. Describa su audiencia objetivo para que el patrocinador objetivo pueda evaluar si puede llegar a la audiencia adecuada al patrocinar su evento.
- Fondos. Sea específico y directo al punto sobre la cantidad de fondos que necesita. Proporcione detalles sobre a qué se destinará la financiación.
- Investigue a fondo a sus patrocinadores objetivo
Antes de ponerse en contacto con patrocinadores potenciales, investigue qué están haciendo, por ejemplo:
- Si han patrocinado algún evento reciente.
- Cómo las tendencias/eventos recientes afectan su negocio
- Ya sea que estén lanzando un nuevo producto o servicio
- Si ha habido algún cambio en la gestión/liderazgo
Conocer esta información puede ayudarlo a personalizar sus ofertas para mejorar las posibilidades de obtener acuerdos de patrocinio.
- Comunique cómo puede proporcionar valor
Una vez más, los patrocinios deben ser una relación bidireccional en la que ambas partes se beneficien del trato. Necesitará financiación para ellos, pero ¿qué obtendrán al patrocinar su evento?
Estos son algunos ejemplos de valores e incentivos que puede ofrecer a sus patrocinadores:
- Colocación de logotipos y marcas en materiales promocionales de eventos
- Para exposiciones o ferias comerciales, la práctica habitual es dar a los patrocinadores un stand gratuito.
- Mencione a los patrocinadores (y las ubicaciones de los logotipos) en sus publicaciones en las redes sociales, boletines informativos por correo electrónico, publicaciones en blogs y otro contenido
- Ofrezca descuentos en boletos y obsequios relacionados con eventos a aquellos que compren el producto o servicio del patrocinador
- Haga que sea obligatorio para aquellos que se unen a concursos o sorteos relacionados con eventos que les guste la publicación en las redes sociales del patrocinador y/o sigan el perfil de las redes sociales.
- Use datos para respaldar sus ofertas
Si ha organizado eventos similares en el pasado, puede compartir los datos del evento para ayudar a demostrar el ROI potencial de su evento para su inversión de patrocinio.
Puedes compartir:
- Tasa de asistencia (porcentaje de inscritos que realmente se presentan)
- Ingresos brutos de promociones
- El número de miembros activos de la comunidad que tiene actualmente
- Datos demográficos de su asistencia
- Tasa de conversión de visita a compra
- Métricas de participación en las redes sociales
Y otra información relevante en función de tus patrocinadores objetivo.
- Identifique al tomador de decisiones clave
Puede haber más de un tomador de decisiones para los patrocinios de eventos en sus empresas objetivo, y aquí hay algunos consejos para asegurarse de que está llegando a las personas adecuadas:
- Si ya conoce a alguien en la empresa objetivo, comience allí. Pregúntele quién es la persona ideal para contactar si no lo es.
- Si se dirige a empresas más pequeñas, es mejor dirigirse a la persona a cargo del presupuesto. Es probable que sean los responsables de controlar el fondo de patrocinio del evento.
- Si es posible, comuníquese con el equipo de marca o el gerente/director de marca. El equipo de marca tiende a valorar más el patrocinio de eventos.
- Si la empresa tiene un gerente de patrocinio (o un título similar), podría ser la opción más ideal pero, al mismo tiempo, probablemente reciba muchas otras ofertas en este momento. Busque otras opciones como su plan B, como se mencionó anteriormente.
- El tiempo es clave
En general, cuanto antes se acerque a un patrocinador objetivo, mejor.
Aunque dependerá de la industria/sector del patrocinador, mayo, junio y septiembre suelen ser los mejores momentos para acercarse a los patrocinadores, ya que estos son los meses típicos de temporada alta con las ventas más altas. Los meses de vacaciones (julio, agosto, noviembre, diciembre) suelen ser el momento menos ideal.
¿Cómo puede una plataforma de gestión de eventos ayudarlo a asegurar sus patrocinadores?
Una plataforma de gestión de eventos fiable que ofrece todas las funciones que necesita para planificar, gestionar y ejecutar un evento con éxito. Como se discutió, la clave para asegurar los patrocinios es comunicar el valor de su evento a los patrocinadores potenciales, y asegurarse de que su evento se desarrolle de acuerdo con el plan es una de las mejores formas de mostrar su valor.
De Eventtia obtendrá una gran cantidad de funciones útiles de gestión de eventos, como registro/emisión de entradas, seguimiento y gestión de asistentes, colaboración centralizada, gestión de tareas y más.
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