8 características que debe buscar en un sistema de gestión de empleados

Las empresas solían depender de hojas de cálculo toscas para gestionar los datos y procesos de los empleados. Pero ese ya no es el caso. El mercado del talento se ha vuelto muy competitivo y las organizaciones no tienen más remedio que optimizar los recursos humanos o los flujos de trabajo de recursos humanos. Aquí es donde los sistemas de gestión de empleados (EMS) vienen al rescate y ofrecen asistencia.

La tecnología de recursos humanos ha evolucionado enormemente y las aplicaciones de gestión de empleados ahora pueden automatizar tareas tediosas y proporcionar información valiosa. Estas características agilizan los procesos de recursos humanos, aumentando la eficiencia.

El software de gestión de empleados aumenta el compromiso y la satisfacción de los empleados, por lo que no sorprende que al menos tres millones de empresas utilicen ahora software de gestión de personal. (1)

Las ventajas de utilizar sistemas de recursos humanos frente a hojas de cálculo

Las hojas de cálculo han cumplido su propósito para la gestión de datos. Pero simplemente no pueden competir con las sólidas funcionalidades de un sistema eficaz de gestión de empleados. Existen varias áreas clave en las que EMS supera a las hojas de cálculo en la racionalización de la gestión de recursos humanos. Exploremos estas ventajas.

Gestión y recuperación de datos más eficiente

Las hojas de cálculo rápidamente se vuelven difíciles de manejar a medida que crece su fuerza laboral. Encontrar información específica consume tiempo. Requiere clasificación y filtrado manual.

El software HRIS ofrece una base de datos centralizada, lo que permite un acceso rápido y sencillo a la información de los empleados a través de funciones de búsqueda intuitivas.

Precisión mejorada y error humano reducido

La entrada manual de datos en hojas de cálculo también es propensa a errores tipográficos e inconsistencias. Sin embargo, el software de gestión de empleados automatiza muchas tareas de entrada de datos. Minimizan los errores y garantizan la precisión de la base de datos de sus empleados. Esto ahorra tiempo dedicado a corregir errores y el incumplimiento de las regulaciones también deja de ser una preocupación.

Funciones de seguridad mejoradas para datos confidenciales

Las filtraciones de datos expusieron más de ocho millones de registros en todo el mundo en el cuarto trimestre de 2023. El problema es que las hojas de cálculo a menudo carecen de medidas de seguridad sólidas. Deja los datos confidenciales de los empleados vulnerables a violaciones. Por lo tanto, otro beneficio de un sistema de gestión de la fuerza laboral es priorizar la seguridad de los datos con funciones como controles de acceso, cifrado y pistas de auditoría. Te da tranquilidad. Eso es porque sabes que la información de tus empleados está protegida. (2)

Escalabilidad más sencilla y análisis en tiempo real

Admitelo; Las hojas de cálculo se vuelven engorrosas a medida que su empresa se expande. Una aplicación de gestión de empleados está diseñada para adaptarse a su negocio. Puede adaptarse a su creciente fuerza laboral y a sus necesidades cambiantes.

Además, el software de gestión de la fuerza laboral proporciona datos y análisis en tiempo real. Imagine tener toda la información que necesita sobre los miembros de su personal al alcance de su mano. ¿No le ayudaría a tomar las mejores decisiones para sus empleados? ¿No mantendría todo funcionando sin problemas? Dado que las organizaciones invierten billones solo para centrarse más en los datos, la respuesta a esas preguntas debería ser muy clara. (3)

De hecho, reemplazar las hojas de cálculo con el mejor software de gestión de empleados ofrece multitud de ventajas. Considérelos a medida que avanza en su búsqueda de la solución de gestión de recursos humanos adecuada.

Características principales de un sistema de gestión de empleados

Salvapantallas con muchos perfiles de personas diversas. Grupo de personas multirraciales y de múltiples generaciones que usan una aplicación para videoconferencias en línea, lluvia de ideas, muchos empleados tienen videollamadas juntas

Elegir la aplicación de gestión de empleados adecuada depende de comprender las funciones clave que ofrece. Deben alinearse con sus necesidades específicas de recursos humanos. Aquí hay un desglose de algunas funcionalidades esenciales categorizadas para su conveniencia:

Usabilidad

1. Interfaz intuitiva

Una interfaz de usuario amigable ayudará tanto a los administradores de recursos humanos como a los empleados. Busque un sistema con un diseño limpio y una navegación clara. También debe tener requisitos mínimos de formación. Esto garantiza una adopción fluida y agiliza los flujos de trabajo de recursos humanos.

2. Accesibilidad móvil

La capacidad de acceder al sistema de forma remota permite a los empleados gestionar tareas sobre la marcha. Busque un EMS con una aplicación móvil que ofrezca funcionalidades básicas como presentar solicitudes de licencia, ver recibos de sueldo o acceder a las políticas de la empresa.

Capacidades de integración

3. Integración perfecta de la nómina

La integración de su sistema de recursos humanos con el software de nómina elimina la entrada manual de datos y garantiza un procesamiento de nómina preciso y oportuno. Esto ahorra tiempo y recursos de RR.HH. y reduce los errores.

4. Integraciones de aplicaciones de terceros

¿Utiliza software de contabilidad? ¿Qué tal las herramientas de gestión del desempeño? Considere un EMS que permita la integración con otras aplicaciones comerciales que utilice. Esto fomenta un ecosistema de datos unificado y simplifica el intercambio de datos entre departamentos.

Análisis e informes

5. Datos e informes en tiempo real

Las sólidas funciones de generación de informes desbloquean información valiosa sobre su fuerza laboral. Busque un sistema que proporcione informes personalizables sobre métricas clave como rotación de empleados, tendencias de tiempo libre y datos de desempeño. Los datos en tiempo real hacen posibles las decisiones basadas en datos. También conduce a estrategias proactivas de recursos humanos que benefician a su fuerza laboral.

Autoservicio para los empleados

6. Portal de autoservicio

Un portal de autoservicio para empleados permite a los miembros del personal gestionar su propia información de recursos humanos, solicitar tiempo libre, actualizar datos personales y acceder a documentos de la empresa. Aligera la carga de trabajo de RR.HH. y al mismo tiempo fomenta un sentido de propiedad entre los empleados.

Consideraciones adicionales

7. Flexibilidad de precios

Los sistemas de recursos humanos vienen en varios modelos de precios. Explore opciones que se adapten al tamaño y presupuesto de su empresa. Busque soluciones escalables que puedan crecer con las necesidades de su negocio.

8. Medidas de seguridad de datos

Asegúrese de que el sistema dé prioridad a la seguridad de los datos con funciones como controles de acceso, cifrado y copias de seguridad periódicas. El cumplimiento de las normas pertinentes sobre privacidad de datos también es crucial.

Recuerde, esta no es una lista exhaustiva. Además, las características más importantes variarán según las necesidades únicas de su organización. Sin embargo, considere estas funcionalidades principales y cómo abordan sus puntos débiles. Hacerlo debería ayudarle a tomar una decisión informada al seleccionar el EMS adecuado para su negocio.

Conclusión

Los EMS son potentes soluciones de software que agilizan los procesos de recursos humanos, aumentan el compromiso de los empleados y generan información valiosa para ayudarle a crear una fuerza laboral más sólida.

Tenga en cuenta que encontrar la mejor herramienta de gestión de empleados para su empresa es como encontrar el equipo adecuado: ¡debe adaptarse a sus necesidades! Sí, las características son importantes. Pero no olvide considerar si el sistema puede crecer con usted.

¿La empresa detrás de la herramienta le ayudará a configurar el sistema? ¿Con qué facilidad puede mover sus datos existentes? Responda estas preguntas también.

Sopese todos esos aspectos junto con sus necesidades específicas y planes de crecimiento futuros. Así es como puede elegir un EMS que le proporcione un retorno de la inversión positivo.

Referencias :

1. “Informe de mercado de sistemas de gestión de recursos humanos para pequeñas empresas”, Fuente: https://www.business.com/hr/management-market-report/

2. “Número de cuentas de usuarios expuestas en todo el mundo desde el primer trimestre de 2020 hasta el cuarto trimestre de 2023 (en millones)”, Fuente: https://www.statista.com/statistics/1307426/number-of-data-breaches-worldwide/

3. “Cinco formas de aumentar el valor empresarial a través del análisis”, Fuente: https://www.forbes.com/sites/tableau/2022/03/10/5-ways-to-grow-business-value-through-analytics /?sh=67bb582721d9