Una guía de inicio para el trabajo remoto

El brote de COVID-19 y sus posteriores períodos de cuarentena obligaron a las empresas que trabajan en oficinas a adoptar un estilo de trabajo remoto. Sin embargo, las nuevas empresas no sintieron el pellizco, ya que en su mayoría ya habían optado por una cultura de prioridad remota.

Sin embargo, el trabajo remoto es mucho más amplio que el sentido habitual en el que se describe: salir de la oficina para trabajar desde la comodidad de su hogar .

El trabajo remoto también implica trasladar todos sus procesos y operaciones físicos a procesos digitales o remotos. Desafortunadamente, esto puede no solo interrumpir algunos flujos de trabajo, sino también abrir su negocio a fugas financieras, falta de visibilidad y comunicación, y más problemas de este tipo. Por lo tanto, los propietarios de nuevas empresas deben considerar la creación de un plan a prueba de balas para abordar el trabajo remoto en su totalidad.

Pero, ¿por dónde empieza uno? Hemos elaborado este artículo para ayudarlo a encontrar nuevas formas de abordar y hacer que el trabajo remoto tenga éxito para su inicio. ¡Entonces empecemos!

¿Cómo puede tu startup adoptar un mejor enfoque para el trabajo remoto?

1. Anime a los gerentes y equipos a realizar reuniones individuales y de pie todos los días

Asegúrese de que los equipos actualicen regularmente el progreso de su trabajo, los plazos y los obstáculos que podrían enfrentar.

La comunicación excesiva es necesaria con el trabajo remoto para garantizar que todos tengan claras sus responsabilidades y objetivos. Siempre es mejor recordar a los empleados más de una vez lo que ya saben en lugar de desarrollar malentendidos que conduzcan a una pérdida de tiempo.

Una palabra de precaución, mientras trata de hacer cumplir esto, informe a los gerentes que no deben llegar al extremo de distraer a los empleados con estos enfrentamientos diarios. En su lugar, permítales apegarse a sus sesiones diarias de standup o sincronización para asegurarse de que los empleados estén encaminados y enfocados en lograr sus objetivos.

2. Aprovecha los beneficios de las videoconferencias

No se puede negar que todas las empresas tienen que usar herramientas de videoconferencia para moverse en el trabajo hoy.

Anime a los empleados a que siempre enciendan sus cámaras durante las reuniones como regla general. Tener videos te asegurará que captes todos los factores de comunicación no verbal como movimientos faciales, emociones y otros gestos. Esto lo ayudará a comprender si están de acuerdo con su plan, si tienen alguna duda o si parecen nerviosos al respecto. Además, esto acercará a sus equipos entre sí, dándoles la apariencia de trabajar desde la oficina.

Herramientas recomendadas para videoconferencias:

• Reunión de Google
• Zoom
• Por lo cual
• Haga clic en Reunión

3. Asegúrese de que todos sepan lo que se debe hacer

El trabajo remoto solo es efectivo cuando todos los miembros del equipo conocen sus responsabilidades específicas.

Para facilitar esto, asegúrese de que sus gerentes establezcan objetivos e hitos clave con sus equipos. Si un objetivo parece demasiado grande para abordarlo, divídalo en objetivos más pequeños y más accesibles: peldaños que se conviertan en los pasos esenciales para el plan más grande.

Existen herramientas de gestión de proyectos para ayudarlo a establecer estos pequeños hitos para lograr sus objetivos.

Recomendar herramientas de gestión de proyectos:

• Trello
• ásana

4. Documente minuciosamente cualquier trabajo realizado

Si bien enviar mensajes de texto o correos electrónicos sería una forma de mantener informados a todos los miembros del equipo sobre los últimos desarrollos en el trabajo, escribir cosas en un documento compartido puede garantizar que todos en la organización puedan estar informados sobre el progreso. Además, esto construye una cultura de inclusión dentro de su empresa.

Herramientas recomendadas para la documentación:

• Documentos de Google
• Noción

5. Proteja sus finanzas automatizando su gestión de gastos

“Cuidado con los pequeños gastos; una pequeña fuga puede hundir un gran barco” – Benjamin Franklin.

No sorprende que un equipo de Finanzas eficiente esté presente en el corazón de cada startup exitosa. Sin embargo, el trabajo remoto ha dejado las finanzas de las empresas emergentes en un estado vulnerable al agregar distancias físicas entre los empleados, lo que llevó a procesos rotos. Esto ha hecho que los equipos de Finanzas trabajen horas interminables para obtener una imagen completa de los gastos comerciales.

El trabajo remoto rompe la gestión manual de gastos y deja a su organización vulnerable a numerosas fugas financieras a través de registros rotos, fraude de gastos y más. Como resultado, las empresas de todo el mundo han comenzado lentamente a adoptar un software de gestión de gastos para garantizar unas finanzas sólidas.

El software de reembolso de gastos tapa sin esfuerzo todas sus fugas financieras y libera tiempo para tareas más urgentes. Garantiza que solo se envíen los gastos conformes mediante la automatización de los controles previos a la presentación; por lo tanto, manteniendo a raya el fraude. Además, un software de informe de gastos viene con tecnología OCR que extrae automáticamente los datos de los recibos y completa automáticamente todas las columnas esenciales de un informe de gastos. Esto asegura que no se dependa del trabajo manual y evita errores en la entrada de datos mientras mantiene seguras las finanzas de su empresa.

6. Contrata a las personas adecuadas

Mientras contrata, busque señales que le permitan saber si el candidato encajará en la cultura de trabajo remoto de su organización. Haga preguntas como "¿Ha trabajado de forma remota antes?" o “¿Alguna vez has trabajado por cuenta propia?”. Las personas con tales experiencias suelen tener una mejor disciplina y están motivadas para “hacer cosas” por naturaleza.

Al mismo tiempo, dedique tiempo a comprender cómo puede equipar a sus empleados existentes para quienes este cambio podría ser nuevo. Bríndeles los recursos y las herramientas adecuados para ayudarlos a cerrar la brecha y hacer el mejor uso del trabajo remoto, de manera inteligente y de otra manera.

7. Confía en tus empleados

A menudo es más fácil decirlo que hacerlo, los gerentes tienen dudas inminentes sobre si los miembros de su equipo realmente están trabajando. Entonces, una regla general aquí es que si desea que el trabajo remoto tenga éxito, la confianza debe ser una calle de doble sentido. ¡Empieza primero!

La microgestión y el control excesivo no van bien en un entorno remoto. Al darles a las personas la libertad que necesitan, notará que comienzan a tomar más responsabilidad sobre sus proyectos. Establecer lineamientos claros sobre el tipo de desempeño que se espera y los mecanismos de reporte.

PD: algo que se vería como una dictadura límite es pedirle a sus equipos que graben las pantallas mientras trabajan o tomen capturas de pantalla para informar regularmente. Esto destruye su moral a largo plazo.

8. Tenga conversaciones virtuales sobre enfriadores de agua

Cree canales separados donde sus empleados puedan socializar y tomar los descansos del trabajo que tanto necesitan. Los empleados pueden usar estos espacios para compartir intereses personales y momentos divertidos para simplemente reírse con los miembros del equipo. No tenga demasiados de estos canales, ya que pueden saturar su espacio de trabajo y actuar como una distracción.

Además, puede mantener estos canales en silencio y dedicar una cierta cantidad de tiempo cada día para controlarlos cuando necesite una distracción. De esta manera, no interrumpirán a sus empleados mientras intentan concentrarse en el trabajo.

Pensamientos de despedida

Las herramientas y estrategias mencionadas aquí pueden ayudarlo a cambiar de manera eficiente a un modo de trabajo 100% remoto al facilitar el proceso. Con nuestros retornos a un espacio de oficina mirando más lejos, es el momento adecuado para asegurarse de que su puesta en marcha esté lista para el largo plazo.