Ventajas respaldadas por datos de los sistemas telefónicos VoIP

Ha oído rumores sobre los sistemas telefónicos virtuales, pero antes de deshacerse de su teléfono de oficina tradicional, quiere ver los datos detrás de por qué cambiar a VoIP es la idea correcta.

VoIP (Voice Over Internet Protocol) puede ser el más conocido por reducir drásticamente los costos de comunicación empresarial, pero también puede aumentar la productividad de los empleados, brindar más flexibilidad a los equipos remotos, ofrecer una mayor calidad de llamadas y mucho más.

A continuación, le mostraremos los números que constituyen un caso convincente de los beneficios de VoIP y le informaremos sobre las funciones que reducen los errores de comunicación y mejoran la experiencia general del cliente.

Costos operativos reducidos

Cambiar a telefonía VoIP desde un teléfono comercial fijo tradicional les ahorra a las empresas un promedio de 49-69% en costos de comunicación mensuales. (Fuente)

Dado que la tabla anterior muestra cómo VoIP reduce los costos de comunicación, mantenimiento y hardware, no es difícil creer que un estudio reciente de Microsoft demostró que el 82 % de las empresas experimentaron un ahorro de costos significativo al cambiar a las opciones de bajo costo de VoIP. .

La comunicación a través de Internet, a diferencia del sistema telefónico tradicional, PSTN, también puede ahorrarle:

• Hasta el 40% de los costos mensuales de llamadas telefónicas locales y costos reducidos de llamadas de larga distancia
• Hasta el 90% de los costos mensuales de llamadas internacionales
• Hasta el 90% de los costos de comunicación de inicio para nuevos negocios
• Hasta el 30 % de los costos de las teleconferencias (cuando se usan capacidades de voz y video)

Si bien es posible que desee comprar equipos básicos de VoIP, como teléfonos IP y auriculares, lo único que realmente necesitará para operar con éxito un sistema telefónico virtual es una conexión a Internet de banda ancha confiable, que cuesta un promedio de $ 50- $ 75 por mes.

Además, incluso si elige comprar teléfonos y equipos VoIP compatibles, una pequeña empresa con 30 empleados o menos aún ahorrará hasta $ 1200 / mes al cambiarse a VoIP. ¿Y si utiliza las funciones de softphone de VoIP con su equipo actual? Puede ver ahorros de hasta $ 1727 / mes.

(Fuentes: Documento técnico de Virtual PBX, Microsoft, MightyCall, OnSIP, Harbor Networks)

Amplia gama de características y planes

Las funciones avanzadas de VoIP pueden ahorrarle al usuario promedio 29 minutos de llamadas todos los días. (Fuente)

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Los teléfonos analógicos y las líneas telefónicas tradicionales tienen funciones básicas como correo de voz, identificador de llamadas y opciones limitadas de desvío de llamadas.

Pero las funciones de VoIP son mucho más avanzadas, lo que permite a los usuarios llevar la comunicación empresarial al siguiente nivel.

Las características a buscar incluyen:

• Grabacion de llamada
• Distribución automática de llamadas y sistemas IVR
• Operador automático
• Enrutamiento de llamadas, transferencia de llamadas, estacionamiento de llamadas y llamada en espera
• Encuéntrame/Sígueme
• Integraciones de CRM de terceros
• Videoconferencia
• Cola de llamadas
• Correo de voz a texto
• Grupos de llamada
• Supervisión de llamadas, barcaza de llamadas, susurro de llamadas
• Análisis de llamadas y datos avanzados

Estas características pueden:

• Aumentar las tasas de resolución en la primera llamada, lo que puede disminuir la rotación de clientes en un 80 % y aumentar la aceptación de ventas cruzadas en un 20 %
• Reduzca la necesidad de que las personas que llaman hablen con un agente en vivo confiando en el IVR de autoservicio (que cuesta 100 veces menos que una llamada de agente en vivo) en su lugar
• Reduzca los tiempos de espera de los clientes, lo que reduce la tasa de abandono de llamadas, ahorrando hasta un 40 % en ingresos perdidos
• Disminuya el potencial de falta de comunicación comercial, que puede costar anualmente a las empresas entre $ 4000 y $ 6000 por empleado
• Aumente las tasas de retención de llamadas hasta en un 98 % gracias a la música y los mensajes en espera

Como veremos más adelante en esta publicación, las funcionalidades de VoIP también aumentan la productividad de los empleados y ofrecen un mayor nivel de flexibilidad para los equipos remotos.

Esto es especialmente cierto para las funciones de videoconferencia, que

Los servicios de VoIP también ofrecen varios planes diferentes por producto, no solo haciéndole mucho más fácil disfrutar de la escalabilidad con su servicio telefónico en el futuro, sino que también lo ayudan a evitar pagar por funciones avanzadas que quizás no necesite.

Además de las funciones incluidas en los planes, muchos proveedores ofrecen funciones adicionales como la transcripción de grabaciones de llamadas, espacio adicional de almacenamiento en la nube y correo de voz a correo electrónico. A medida que crece su negocio, puede agregar canales de comunicación adicionales y nuevas funciones para mantenerse al día con sus necesidades en expansión.

(Fuentes: Pointillist, Twilio, SHRM, Business2Community, OnHoldInc)

Calidad de llamada mejorada

La mala calidad de las llamadas les cuesta a las empresas aproximadamente $550 por empleado por año. (Fuente)

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Los problemas como el ruido de fondo del teléfono de escritorio, las llamadas perdidas, las notificaciones de correo de voz perdidas y la estática no solo son molestos, sino que también cuestan los ingresos de su empresa en términos de llamadas abandonadas y disminución de la productividad de los empleados.

De hecho, el empleado promedio pierde alrededor de media hora cada semana debido a problemas con la calidad del audio de las llamadas.

Además, la mala calidad de audio es una pesadilla cuando se trata de una audioconferencia o videollamada grupal exitosa. Más del 80% de los equipos dicen que el audio de alta calidad es uno de los factores más importantes para que una conferencia grupal sea un éxito o no.

Los proveedores de servicios de VoIP pueden ofrecer llamadas HD de alta calidad utilizando funciones como supresión de ruido de fondo, códecs de audio de banda ancha y actualizaciones automáticas de calidad de llamadas al optimizar el uso del ancho de banda.

Para obtener más información sobre cómo manejar problemas comunes de calidad de llamadas, como la latencia y la pérdida de paquetes de datos, consulte nuestra publicación sobre problemas y soluciones de VoIP.

(Fuentes: EPOS, UCToday)

Mayor productividad del equipo

La telefonía VoIP puede aumentar la productividad del equipo hasta en un 20%. (Fuente)

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La tecnología VoIP no solo aumenta la productividad del equipo al ahorrar el tiempo que antes se perdía debido a la mala calidad del audio y las funciones avanzadas.

Funciones como los marcadores automáticos hacen que la penetración de la lista de llamadas sea mucho más efectiva, ya que marcan los números de los agentes, saltan los números que están ocupados o desconectados y limpian automáticamente las listas de llamadas. Además, solo transfieren agentes a una llamada cuando la persona que llama está hablando por teléfono y lista para hablar.

Los agentes que marcan números manualmente solo tienen entre 10 y 15 minutos de tiempo de conversación por hora, mientras que las ofertas de ahorro de tiempo de VoIP pueden aumentar ese tiempo de conversación en un 200-300%.

Además, las capacidades de IVR (Respuesta de voz interactiva) permiten un alto nivel de autoservicio del cliente sin necesidad de hablar con un agente en vivo. Esto no solo libera a sus agentes para atender asuntos más urgentes, sino que también significa que su empresa está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Además, ningún empleado quiere repetir las mismas respuestas a las mismas preguntas día tras día. Al permitir que los sistemas IVR manejen las partes más mundanas del trabajo, los miembros de su equipo podrán concentrarse en las cosas que disfrutan, y los empleados más felices son al menos un 13 % más productivos que los infelices.

Finalmente, como veremos a continuación, VoIP aumenta la capacidad de los miembros del equipo para trabajar de forma remota, lo cual es esencial para la productividad. Más del 75 % de los trabajadores remotos reportan un mayor nivel de productividad que en un espacio de oficina tradicional, mientras que casi 1/4 de los trabajadores remotos dicen que trabajan más horas gracias a la mayor flexibilidad y la falta de desplazamientos.

(Fuentes: Call Center Helper, Harbor Networks, Personnel Today, CoSo Cloud)

Amigable con el trabajo remoto

Casi el 60% de los empleados dicen que VoIP ha aumentado su capacidad para trabajar de forma remota sin sacrificar la calidad. (Fuente)

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Es seguro decir que el trabajo remoto es la nueva normalidad.

Un informe reciente de Nextiva muestra que, incluso antes de la COVID-19, 1 de cada 3 empresas tenía al menos algunos empleados que trabajaban de forma remota, mientras que una encuesta de Gartner muestra que el 74 % de las empresas tendrá algún tipo de trabajo remoto permanente para finales de 2021.

Las aplicaciones móviles de VoIP significan que los miembros de su equipo están accesibles dondequiera que vayan. De hecho, una encuesta reciente de Gallup encontró que estas aplicaciones pueden aumentar la productividad de los empleados en un 20 %.

No es de extrañar que más del 75% de los dueños de negocios digan que la mayor movilidad que VoIP proporciona a los miembros del equipo ha sido una de las mejores cosas de hacer el cambio.

El desvío de llamadas y el acceso remoto al correo de voz son dos de las características más importantes que ayudan a los trabajadores remotos. Cerca del 30 % de los empleados dice que su mayor necesidad de trabajo remoto era poder desviar llamadas a sus dispositivos personales, mientras que el 25 % necesitaba un sistema de correo de voz flexible.

Las características adicionales, como la sincronización de múltiples dispositivos, la mensajería de chat del equipo, el enrutamiento avanzado de llamadas, las notificaciones de llamadas perdidas y de correo de voz, los softphones y las integraciones de CRM también facilitan que los miembros del equipo lleven su trabajo a cualquier lugar con la portabilidad de un sistema telefónico VoIP.

(Fuentes: Gartner, Gallup, Nextiva, MightyCall)

Descubra usted mismo las ventajas de VoIP

Ahora que puede ver lo que VoIP ha hecho por otras empresas, es hora de que su negocio experimente los mismos beneficios.

Por supuesto, el verdadero éxito de su sistema telefónico virtual depende del proveedor que elija.

Tendrá que considerar las funciones que ofrece cada plan si el servicio es compatible con su software comercial de terceros o con los teléfonos fijos existentes, y los costos generales de un nuevo sistema telefónico comercial.

Nuestra tabla interactiva compara las funciones, los precios, los planes disponibles y las opiniones de los usuarios de los principales proveedores de VoIP para empresas, como Nextiva, Vonage, RingCentral y GoToConnect.

Preguntas frecuentes sobre el servicio telefónico VoIP

A continuación, hemos compilado una lista de las preguntas más frecuentes sobre el servicio telefónico VoIP.