10 excelentes maneras de usar Amazon Alexa para empresas [Guía]

Los asistentes personales virtuales se están convirtiendo rápidamente en la moda dentro de las comunicaciones unificadas. Hemos visto a Cisco presentar su asistente Spark (ahora WebEx) y, más recientemente, Vonage lanzó Vee, un asistente personal diseñado para ayudarlo a aprovechar al máximo su servicio. Pero los asistentes virtuales no solo están apareciendo en las empresas: también hay un gran mercado de consumo para ellos. Si no ha oído hablar de los dispositivos Alexa y Echo de Amazon, Google Home o Apple HomePod, entonces debe estar viviendo bajo una roca.

Muchos de los que tenemos estos dispositivos en casa probablemente ya nos demos cuenta de lo útiles que pueden ser en la oficina. Resulta que Amazon también se dio cuenta de esto y lanzó una plataforma completa de Alexa for Business, lo que permite a los usuarios aprovechar Alexa en su lugar de trabajo. Probablemente uno de los asistentes virtuales más populares disponibles, queríamos analizar más de cerca qué es exactamente Alexa for Business y cómo puede utilizar mejor un dispositivo Amazon Echo para aumentar su productividad en la oficina y su solución de conferencia web.

Alexa para empresas

Lanzado originalmente en noviembre de 2017, Alexa for Business presenta una nueva forma de aprovechar el poder de los dispositivos Echo de Amazon. Ya sea que tenga un Echo Dot simple o un Echo Show más complejo habilitado para video, también puede utilizar Alexa en su día laboral diario.

Imagínese si simplemente puede entrar a su oficina y, en lugar de leer correos electrónicos o mensajes de Slack, simplemente le pide a Alexa un resumen rápido o un resumen rápido del día que tiene por delante. Alexa for Business trae un nuevo conjunto de funcionalidades al asistente virtual, lo que podría proporcionar un gran impulso a su productividad.

Más importante aún, Alexa for Business también brinda a las organizaciones las herramientas y los recursos necesarios para configurar y administrar múltiples dispositivos Alexa, incluso a gran escala, utilizar las habilidades públicas y privadas de Alexa y, por supuesto, incorporar usuarios a la plataforma.

En pocas palabras, "Alexa for Business trae la Alexa que conoce y ama al lugar de trabajo para ayudar a todo tipo de trabajadores a ser más productivos y organizados en dispositivos Echo personales y compartidos". Con los comandos de voz, Alexa brinda a los trabajadores un gran impulso de productividad, lo que permite un nuevo nivel de multitarea.

Solo pídele información a Alexa sin tener que cambiar de aplicación, o tómate tu tiempo para buscar lo que necesitas. Alternativamente, los usuarios también pueden pedirle a Alexa que escriba una nota rápidamente o actualice una lista de tareas pendientes, sin obligarlos a cambiar su enfoque de su tarea.

Dispositivos compartidos vs. personales

Un detalle interesante que creo que vale la pena echar un vistazo rápido es cómo se puede implementar Alexa en su oficina. Amazon explica que los usuarios pueden utilizar los dispositivos Echo como "dispositivos compartidos o dispositivos personales". Los dispositivos compartidos se pueden colocar simplemente en áreas comunes de la oficina, como salas de conferencias o salas de reunión, lo que permite que cualquiera pueda utilizar Alexa.

Por otro lado, los trabajadores también pueden usar sus dispositivos, lo que les permite conectarse tanto en el trabajo como en el hogar. Hay algunas distinciones bastante interesantes entre estos dos que Amazon señala.

Los dispositivos compartidos se pueden utilizar para:

• Únase a reuniones en salas de conferencias. Simplemente diga "Alexa, comience la reunión", y Alexa encenderá todos los equipos de videoconferencia, marcará la llamada y ayudará a que todo funcione en su sala de reuniones virtual.
• Proporcionar ayuda en la oficina. Los usuarios pueden acceder a habilidades personalizadas para ayudar con las direcciones en la oficina, o tal vez encontrar una sala de conferencias abierta, informar sobre un problema de equipo dentro de la oficina o incluso pedir nuevos suministros.
• Convierta su dispositivo Amazon Echo en una herramienta de programación de salas de conferencias.

Los dispositivos personales se pueden utilizar para:

• Llamadas y mensajes: Alexa puede ayudar a realizar llamadas telefónicas e incluso enviar mensajes a través de simples comandos de voz.
• Marque automáticamente en llamadas de conferencia. Alexa puede unirse a cualquier reunión con un número de llamada de conferencia, ya sea que esté en la oficina, en casa o mientras viaja.
• Alexa puede actuar como un asistente inteligente y revisar rápidamente los calendarios, ayudar a programar reuniones, administrar listas de tareas pendientes y establecer recordatorios.
• Alexa también se puede utilizar para ayudarlo a encontrar información rápidamente y se puede integrar específicamente con aplicaciones populares como Salesforce, Concur y Splunk.

Habilidades privadas vs públicas de Alexa

Para que Alexa sea lo más útil posible, debe aprender un conjunto de habilidades. Estas habilidades amplían la funcionalidad de Alexa más allá de lo estándar y realmente permiten que Alexa brinde una experiencia de asistente virtual. Según Amazon, Skills son como aplicaciones para Alexa, permiten que el asistente brinde funciones completamente nuevas e interactúe con diferentes plataformas y otras aplicaciones.

Los usuarios pueden descargar de una lista de Habilidades que ya existen en la Tienda de Habilidades, o incluso seguir adelante y crear sus habilidades. Las habilidades que se pueden encontrar dentro de la tienda se consideran habilidades públicas, todos tienen acceso a ellas. Pero con Alexa for Business, los usuarios pueden seguir adelante y crear sus habilidades privadas únicas y publicar estas habilidades de forma privada solo para su empresa.

Estas habilidades se pueden alojar a través de Amazon Web Services para mantener todo el sistema integrado. Conectar su Amazon Alexa a AWS hace que las transferencias de datos sean perfectas. Encontrará todo su Alexa Skills Kit disponible en su consola Alexa for Business.

Las habilidades privadas serían geniales para usar si su empresa desea desarrollar sus habilidades patentadas para Alexa, como tal vez una interacción directa con su herramienta de programación de salas de conferencias existente o su solución actual de colaboración en equipo.

Habilidades públicas de Alexa a tener en cuenta

Si bien Amazon tiene un sitio web completo dedicado al desarrollo de sus habilidades privadas, el proceso puede llevar demasiado tiempo para muchos. Afortunadamente, ya existe una tienda de habilidades masiva con una lista bastante impresionante de integraciones y habilidades disponibles para que elijas. Queríamos armar una lista rápida de algunas de las mejores habilidades públicas para ayudarlo a comenzar con Alexa for Business en su sala de conferencias.

1. Anillo por nombre

Si bien esta es una Habilidad un poco exclusiva, sigue siendo un gran ejemplo de lo que Alexa es capaz de hacer cuando se trata de aumentar su productividad. Si su empresa utiliza el servicio de RingByName, entonces esta habilidad de Alexa es imprescindible. La integración de su servicio VoIP con su dispositivo Echo permite a los usuarios realizar llamadas con manos libres con los comandos de voz de Alexa. Esta habilidad permite a los usuarios llamar a cualquier número de teléfono o extensión, o incluso llamar a un contacto almacenado en el directorio por su nombre.

2. Astrobot

Si necesita ayuda para clasificar esos miles de correos electrónicos, Astrobot está aquí para ayudarlo. Un asistente de correo electrónico inteligente, Astrobot ayuda a los usuarios a administrar su correo electrónico de Gmail u Office 365 con comandos de voz desde cualquier dispositivo habilitado para Alexa. Los usuarios pueden ponerse al día con sus correos electrónicos más importantes gracias a la clasificación por prioridad de Astrobot, que utiliza IA para categorizar los correos electrónicos en una bandeja de entrada prioritaria. Astrobot también puede ayudar a clasificar los correos electrónicos al eliminarlos y archivarlos, o incluso enviar respuestas rápidas como "llegando tarde" o "fuera de la oficina".

3. Eventos rápidos

Deja que Alexa organice tu calendario por ti con la habilidad Quick Events. Esta habilidad le permite a Alexa buscar conflictos de programación en su calendario y ayuda a los usuarios a asegurarse de que haya espacio disponible cuando intentan programar un nuevo evento. Esta es una habilidad simple que no proporciona demasiada funcionalidad, pero lo que proporciona puede ser increíblemente útil. Simplemente dígale a Alexa que agregue un nuevo evento a su calendario, especifique la hora y la fecha; si hay un conflicto, Alexa informará al usuario de inmediato, lo que le permitirá reprogramarlo.

4. Administrador de conferencias de Vonage

Conference Manager de Vonage es nuevamente un gran ejemplo de lo poderosas que pueden ser las habilidades de Alexa. Con el administrador de conferencias, los usuarios pueden vincularse directamente a su calendario de Google para identificar la próxima llamada de conferencia programada y marcar automáticamente. Compatible con Cisco WebEx, Goto Meeting, BlueJeans y, por supuesto, la solución de conferencias Vonage Business, está disponible para una amplia gama de usuarios. Ahórrese la molestia de marcar una conferencia y deje que Alexa se encargue del proceso por usted. Alexa extraerá toda la información necesaria de la conferencia, marcará el número de puente, el número de reunión, el código de participante y luego llamará a su número para conectarlo a la conferencia.

5. Telefono.com

Similar a la habilidad RingByName para Alexa, esta habilidad es exclusiva para los usuarios de Phone.com. Esta habilidad le permite a Alexa realizar llamadas telefónicas usando su servicio Phone.com, directamente desde su dispositivo Echo con simples comandos de voz. Esta habilidad puede incluso realizar llamadas desde su softphone, por lo que ni siquiera necesita usar un teclado numérico; en su lugar, simplemente dígale a Alexa a quién llamar.

6. Métricas de voz

Voice Metrics permite a los usuarios pedirle a Alexa una actualización rápida sobre cómo va su negocio. Esta habilidad se integra directamente con Microsoft Excel, Google Sheets o Slack Board, o cualquier otra solución propia con una API REST, para proporcionar a los usuarios una actualización de varias métricas y datos comerciales, que van desde ventas, pedidos, clientes, estado de inventario a diferentes actualizaciones del departamento. Dependiendo de lo que cargue en Métricas de voz, esta habilidad le permite a Alexa brindarle varias actualizaciones. Por ejemplo, simplemente pídale a Alexa que "pregunte Voice Metrics for Sales" y reciba una actualización rápida sobre las últimas ventas.

7. Cualquier.hacer

Si está buscando reemplazar la funcionalidad básica de la lista de tareas pendientes de Alexa, Any.do es una excelente alternativa. Combina una lista de tareas pendientes, un calendario y una funcionalidad de recordatorio en una sola habilidad que agiliza su día. Use Alexa para realizar un seguimiento de sus tareas actuales, próximas tareas, eventos del calendario y establezca recordatorios a lo largo del día para mantenerse enfocado.

8. Editar documentos

¿Alguna vez se te pasó por la cabeza un pensamiento rápido, así que lo anotaste rápidamente, pero luego perdiste por completo el enfoque en tu tarea actual? Saltar de una aplicación a otra, o pensar en ello, puede dejarnos distraídos y perder un tiempo precioso. Con Edit Docs, en lugar de tener que saltar a ese Google Doc para escribir una nota rápida, simplemente dile a Alexa que lo haga por ti. Simplemente dígale a Alexa que agregue una nota rápida o realice una edición en un documento de Google, para que no tenga que cambiar de aplicación y perder la concentración. Esta Skill también le permite a Alexa enumerar los últimos diez archivos usados, o incluso crear un nuevo documento, hoja o presentación.

9. Rastreador de tiempo de trabajo

¿Necesita realizar un seguimiento del tiempo que dedica a una tarea? ¿Necesitas un temporizador para ayudar a mantener la concentración? Work Time Tracker es una gran habilidad que le permite a Alexa hacer ambas cosas: simplemente dile a Alexa que controle el tiempo y dile que se detenga cuando hayas terminado. Esta simple habilidad puede ser de gran ayuda para que los usuarios tomen el control de su productividad, y es excelente para cualquier persona que desee obtener una comprensión más profunda de cuánto tiempo lleva completar las tareas para permitir una mejor planificación.

10. Chatbot para Slack

Slack es probablemente la aplicación de mensajería y colaboración en equipo más popular, y por una buena razón. Esta sencilla aplicación permite una comunicación rápida, lo que permite a los equipos tomar decisiones rápidas y colaborar en un tiempo récord. Y ahora puedes comunicarte en Slack sin tener que mover un dedo. El Chatbot para Slack Skill para Alexa permite a los usuarios enviar mensajes en Slack, directamente a través de los comandos de voz de Alexa. Simplemente indique el canal y el mensaje que desea enviar y deje que Alexa haga el trabajo por usted.

Alexa For Business mejora la productividad de las pymes

Los asistentes virtuales se están abriendo paso rápidamente en nuestros hogares, entonces, ¿por qué no deberían hacerlo también en nuestras oficinas? Los casos de uso de los asistentes de voz están demostrando que los dispositivos IoT son más importantes como dispositivos de oficina inteligentes que los dispositivos domésticos inteligentes.

puede ayudarnos a mantenernos enfocados en lo que es importante al tiempo que permite niveles completamente nuevos de productividad y multitarea. Gracias a la iniciativa Alexa for Business de Amazon y la capacidad de crear nuestras habilidades, podemos transformar a Alexa en nuestro propio asistente comercial.

En lugar de perder el tiempo cambiando a una aplicación diferente o levantando su teléfono, deje que Alexa haga el trabajo por usted. Con estas habilidades simples pero poderosas, podemos llevar a Alexa a la oficina y transformar estos pequeños dispositivos en nuestros propios asistentes personales. Consulte nuestra guía para encontrar soluciones de colaboración en equipo para asegurarse de elegir las habilidades adecuadas para su equipo.