Una guía definitiva sobre cómo planificar y organizar un evento exitoso

Los eventos son una de las formas más comunes de celebrar, conmemorar y construir una comunidad. Pueden servir como una forma de unir a las personas en una celebración, o simplemente promover la conciencia sobre algo importante. La clave para planificar un evento es primero comprender qué tipo de evento está organizando: si es estrictamente para divertirse (o para recaudar fondos), mantenga las cosas simples. Pero si su objetivo también es el desarrollo educativo o profesional, y desea que los asistentes obtengan algo de la experiencia, entonces considere incluir algún tipo de agenda formal con objetivos de aprendizaje junto con cualquier otra cosa que suceda en su evento.

Establecer la agenda

¿Qué es una agenda?

Una agenda es una lista de temas que se discutirán en una reunión o evento. Ayuda a las personas a prepararse para la reunión, para que sepan de qué van a hablar y cuándo sucederá.

¿Por qué es importante establecer una agenda?

Las agendas ayudan a garantizar que todos los que necesitan hablar durante una reunión tengan la oportunidad, así como también aseguran que no se pase por alto ningún tema importante durante la discusión. Si hay varios oradores programados para un horario (por ejemplo, dos oradores a las 3 p. m.), tener una agenda también garantiza que cada orador tenga suficiente tiempo para su presentación antes de continuar con el siguiente tema de su lista.

Planificación y organización del lugar

Elegir un lugar es una parte importante de la planificación del evento. Desea asegurarse de que el espacio de su evento se ajuste al tipo de evento que está planeando, así como a la cantidad de personas que asistirán y cualquier otro requisito.

• Elija un lugar que esté en línea con su evento: si está organizando un pequeño cóctel en casa, entonces elegir un gran salón de baile puede no ser necesario ni práctico. Por otro lado, si va a celebrar una ceremonia de boda al aire libre con la asistencia de 500 invitados de todo el mundo (y quiere que todos quepan cómodamente), ¡entonces podría ser necesario alquilar un estadio deportivo completo!
• Elija un lugar que sea accesible para todos los involucrados: si es difícil para las personas que viajan largas distancias o aquellas que no tienen automóviles (como los usuarios del transporte público), considere hacer arreglos con anticipación para que puedan llegar fácilmente sin preocuparse por el tiempo de conducción. /problemas de distancia además de todo lo demás que sucede durante eventos como bodas, etcétera.
• Elija opciones asequibles siempre que sea posible, ya que la mayoría de los presupuestos son ajustados en estos días debido a las condiciones económicas en todo el mundo”.

Incorporar a las personas y los socios adecuados

El primer paso para planificar un evento exitoso es conseguir que participen las personas y los socios adecuados. Es importante elegir personas apasionadas por su causa y que puedan aportar su propio conjunto de habilidades únicas para ayudar a que esto suceda.

Es posible que desee comenzar preguntándose: ¿A quién conozco que podría estar interesado en ayudarme con mi proyecto? Luego considere cómo cada persona podría ser útil durante su ejecución: ¿qué tipo de habilidades tiene él o ella? ¿Tienen conexiones dentro de nuestra industria que nos beneficiarían?

Una vez que haya identificado a los posibles miembros del equipo, comuníquese con ellos. Asegúrese de no solo explicar por qué este proyecto es tan importante para ellos (y por qué será divertido), sino también brindarles opciones sobre cómo pueden contribuir con su tiempo y energía, ya sea como voluntarios en un evento o donando dinero para su creación. costos

Creación de un sitio web de eventos

Puede crear un sitio web para su evento utilizando una plataforma como Wix o Squarespace. También puedes contratar a alguien para que te haga uno, si prefieres no hacerlo tú mismo. Una vez que tenga su sitio web en funcionamiento, asegúrese de incluir todo lo siguiente:

• Una descripción de lo que tendrá lugar en el evento (p. ej., "Únase a nosotros en nuestra conferencia anual donde discutiremos cómo han cambiado las mejores prácticas en recursos humanos con el tiempo").
• Una descripción general de quién debe asistir (p. ej., "Esta conferencia está abierta solo para los empleados de nuestra empresa").
• La(s) fecha(s) y la(s) hora(s) en que se abre y se cierra el registro (p. ej., “El registro se abrirá el 1 de enero a las 9 a. m. EST y cerrará el 1 de marzo a las 5 p. m. EST”). ¡Asegúrese de que todos los inscritos tengan una oportunidad antes de esa fecha!

Comercialización de su evento

Además de las redes sociales, el marketing por correo electrónico y la publicidad impresa también son métodos efectivos para promocionar su evento. Las redes sociales ofrecen la ventaja de llegar a una gran audiencia en un instante, pero es importante recordar que muchas personas prefieren no ser bombardeadas con anuncios en sus noticias o líneas de tiempo. El marketing por correo electrónico le brinda más control sobre quién ve su mensaje y también permite una mayor personalización al diseñar la plantilla de correo electrónico en sí (por ejemplo, agregar enlaces directamente desde una hoja de cálculo). La publicidad impresa podría incluir volantes o carteles en negocios locales donde la gente pueda verlos mientras compran o comen en restaurantes cerca del lugar donde se llevará a cabo el evento. También puede valer la pena considerar los anuncios de radio y televisión, ya que generalmente son más baratos que otras formas de publicidad debido a los costos de producción más bajos.

Utilice el software de gestión de eventos

El uso de software de gestión de eventos como las alternativas y competidores de Cvent es una excelente manera de mantenerse organizado y al día con su planificación. El software le permitirá realizar un seguimiento de todos los detalles que deben tenerse en cuenta para un evento, como el presupuesto, la programación e incluso la emisión de boletos.

También puede usarlo como un centro para compartir información con otras personas involucradas en el proceso de planificación. Esto permite que todos los involucrados en el proyecto (incluidos patrocinadores, proveedores y voluntarios) accedan desde cualquier lugar y en cualquier momento para que puedan contribuir con sus ideas o comentarios sobre lo que creen que debería suceder a continuación.

Punto clave

Puede organizar un evento exitoso creando un plan, consiguiendo las personas y los socios adecuados, creando un sitio web y comercializando su evento.

En primer lugar, debe decidir quién participará en la planificación del evento. Asegúrese de que todos tengan sus propias funciones y responsabilidades específicas para cada etapa de su proyecto. Además de esto, es aconsejable incluir a alguien que tenga experiencia en la organización de eventos, ya que podrá guiarlo a través de cualquier problema que surja durante el proceso de planificación u organización de un evento.

Cuando busque lugares, considere si hay suficiente espacio disponible para todos los asistentes al mismo tiempo; también considere si existen o no restricciones sobre qué tipo de alimentos/bebidas se pueden servir en este lugar (es decir, no se permite el alcohol). Si es posible, intente reservar espacios más juntos en lugar de más alejados para que las personas no tengan grandes distancias entre ellos cuando viajen de un lugar a otro durante los descansos entre sesiones, etcétera... esto también ahorra tiempo que, de lo contrario, podría gastarse esperando a otros antes de regresar. ¿después del almuerzo quizás?

Conclusión

En conclusión, es importante recordar que no existe un enfoque único para planificar un evento. Depende del tipo de evento que esté organizando y cuáles sean sus objetivos. ¡Esperamos que esta guía lo haya ayudado a comprender los entresijos de la planificación de eventos para que pueda crear una experiencia inolvidable para sus invitados!