Las 10 mejores alternativas de Basecamp para la gestión de proyectos

Es difícil mantenerse productivo cuando su equipo está por todas partes. Sin una solución que ayude a concretar una lista sólida de tareas y establecer prioridades, nadie sabrá quién se supone que debe trabajar en qué y cuándo. Los equipos que se mantienen organizados pueden mantenerse productivos. Por supuesto, dado que existía un problema, la necesidad de una herramienta de gestión de proyectos digital o colaboración en equipo, nació la solución.

Durante años, Basecamp se ha mantenido como una opción increíblemente popular para muchos equipos. La solución ha pasado por una serie de actualizaciones y cambios, pero en general el concepto sigue siendo el mismo. Lo que hace Basecamp, lo hace bien, proporcionando a los equipos una solución fácil y sencilla para realizar un seguimiento de sus tareas y nada más. La simplicidad y el enfoque láser pueden ser algo bueno, ya que permiten que la solución resuelva un problema y lo resuelva bien.

Pero, llega un punto en el que los equipos superan las soluciones simples, o solo algunas características adicionales para hacer el trabajo. Y así, donde falta Basecamp, han surgido muchas soluciones alternativas para brillar. Queríamos echar un vistazo a esas alternativas y ayudar a determinar qué alternativa de Basecamp ofrecería la mejor solución para su equipo. Y aunque no es una parte importante de las tendencias de colaboración en equipo que predijimos para 2017, la gestión de proyectos es probablemente una de las primeras herramientas que su equipo debería adoptar.

¿Qué hace bien Basecamp?

Al comparar otras soluciones, es importante comenzar desde el principio: necesitamos una base para comparar. Entonces, dado que Basecamp es el estándar en el que construiremos, queríamos resaltar las funciones y características clave que los usuarios han llegado a amar. Debido a que Basecamp hace bien su trabajo y ayuda a muchos equipos a mantenerse organizados y productivos, no piense en Basecamp como una alternativa de Slack, sino como una nueva solución que puede complementar una aplicación de mensajería como Slack.

Esencialmente, todo lo que Basecamp realmente hace es proporcionar a los usuarios una lista organizable de "cosas por hacer". Basecamp se puede dividir en diferentes secciones, y puedes tener diferentes equipos viviendo en estas diferentes secciones. Luego, dentro de cada sección, los usuarios pueden crear múltiples temas o secciones de la lista de tareas. A partir de ahí, invite a su equipo, llene sus listas de tareas con tareas y póngase a trabajar. Los usuarios pueden abrir cada tarea y encontrar una sección de comentarios en línea para compartir pensamientos, actualizaciones, imágenes o archivos. Aparte de eso, Basecamp solo incorpora algunas características adicionales en torno a su enfoque de lista.

Basecamp tuvo tanto éxito porque se centró en aspectos clave:

• Un diseño simplista, minimalista y básico y un enfoque de experiencia de usuario.
• Una plataforma para crear una gestión de tareas basada en listas simple y fácil sin mucho esfuerzo.

Pero en general, Basecamp permite a los usuarios hacer un poco más:

• Basecamp permite a los usuarios realizar un seguimiento de todos sus proyectos, crear diferentes listas de tareas, organizar según la prioridad e incluso establecer fechas de vencimiento
• Los usuarios pueden utilizar secciones de comentarios en línea en cada tarea para colaborar y compartir archivos
• Los usuarios pueden asignar tareas y fechas de vencimiento a las tareas.

¿Qué le falta a Basecamp?

Entonces, si Basecamp hace bien su trabajo, ¿por qué es necesario un reemplazo? Bueno, como dije antes, Basecamp es un enfoque muy simple. Lo simple es bueno cuando lo simple es todo lo que necesitas. Pero lo simple tampoco es suficiente cuando su equipo se encuentra con paredes de ladrillo, o la plataforma simplemente carece de características que de otro modo debería tener.

Al final del día, este es el caso de Basecamp. Incluso después de cierta madurez, a la plataforma le faltan algunas funciones y características básicas que los usuarios han llegado a necesitar. Claro, puede utilizar integraciones para crear la herramienta específica que necesita, pero eso puede verse como una curita para solucionar el problema para muchos.

Pero las desventajas de Basecamp se pueden resumir de la siguiente manera:

• Si bien es simple, Basecamp ofrece un enfoque limitado. La plataforma solo utiliza listas de tareas simples y comentarios en línea. Esto puede abarrotarse rápidamente.
• Basecamp carece de soporte para agregar subtareas. Esto puede ser importante porque, a veces, una tarea grande debe dividirse en muchas tareas más pequeñas para ayudar a mantenerse organizado y realizar un seguimiento adecuado del progreso.
• Falta de características esperadas para una solución más profunda. Por ejemplo, a Basecamp le faltan análisis, puede ser difícil buscar tareas anteriores o filtrar específicamente lo que se completó en períodos de tiempo específicos.
• Basecamp no tiene una manera simple y fácil de realizar un seguimiento del tiempo dedicado a una tarea específica, ni proporciona estimaciones para comparar el tiempo real de finalización.
• Comunicaciones en tiempo real. El chat de Basecamp es solo otro silo de comunicación, con comentarios en línea al estilo de correo electrónico, todo está separado de sus otras comunicaciones.

Las alternativas

No hay una solución perfecta. En lo que sobresale una solución o aplicación, otra fallará fácilmente. Y sería casi imposible desarrollar una solución única que abarque todos los puntos para todos los equipos. Dado que cada equipo es diferente, funciona de manera diferente y necesita una solución diferente, siempre encontrará inconvenientes con cualquier solución. Por un lado, es por eso que existen las integraciones, y probablemente pueda crear la solución "adecuada" para su equipo. Pero, en realidad, eso no es plausible para la mayoría de los equipos: aquellos que solo necesitan una solución, la necesitan lo antes posible y no quieren desembolsar pagos mensuales masivos por ella.

Comenzando con uno de los nombres más importantes, echamos un vistazo a Trello. La solución fue arrebatada recientemente por otro gigante de la colaboración, Atlassian. Según la adquisición, Atlassian dijo que Trello tiene alrededor de 19 millones de usuarios, por lo que deben haber estado haciendo algo bien. Echando un vistazo más de cerca a la solución, ofrece una versión diferente de Basecamp.

En lugar de un formato de lista basado en texto, Trello es primero visual. Los equipos pueden organizar sus tareas y proyectos en su "Tablero", en el que los usuarios pueden fijar diferentes "tarjetas" para cada tarea. Estas tarjetas rastrean toda la información importante que su equipo necesita saber sobre cada tarea en un solo lugar: en su tablero. Los usuarios pueden desglosar tarjetas con listas de verificación, subtareas, archivos adjuntos ilimitados para archivos

Trello incluso cuenta con un poderoso sistema de notificación que le permite saber cuándo vence algo pronto, se agregó o se completó. En comparación, Basecamp se basa en los correos electrónicos de la vieja escuela para las notificaciones. Desde que Atlassian compró Trello, la plataforma se ha ampliado recientemente para integrarse profundamente con soluciones como JIRA y la alternativa de Slack del proveedor, HipChat (aunque HipChat fue primero) entre otras integraciones de terceros, incluido Slack. Pero el verdadero poder de Trello es el formato visual primero que permite una organización más fácil y más profunda más allá de una simple lista de tareas pendientes basada en texto.

Aún centrándose en los nombres más importantes, Asana es otra alternativa ampliamente utilizada. Asana parece combinar un enfoque visual y basado en listas para el problema de la organización. Con la capacidad de iniciar grandes proyectos o tareas simples, Asana ayuda a los usuarios a organizarse según el tamaño y la prioridad. Se pueden usar listas de tareas simples, como Basecamp, para asignar tareas rápidas a los compañeros de equipo.

Pero yendo un paso más allá, las listas de tareas también se pueden organizar en Proyectos donde los usuarios pueden compartir aún más información como listas, archivos, reuniones o lo que sea. Esto resuelve de inmediato el problema que permite a los usuarios crear subtareas y organizarlas más allá de simples listas, aunque Asana también tiene específicamente una función de subtareas para dividir las tareas en partes más pequeñas para dividir el trabajo.

Pero Asana incluye aún más funciones, como secciones y columnas para personalizar la plataforma para que coincida con los flujos de trabajo específicos de sus equipos y agregue más estructura a su organización. Más allá de eso, los usuarios también pueden asignar fechas de vencimiento y realizar un seguimiento del progreso en función del tiempo o compartir archivos adjuntos. Pero más allá de la organización, Asana permite una comunicación más profunda con conversaciones de tareas, conversaciones de proyectos e incluso páginas de equipo.

Otras características únicas incluyen paneles para verificar el progreso de los proyectos con guías visuales como tablas y gráficos, o la capacidad de seguir y recibir notificaciones solo de los proyectos que son importantes para usted y su equipo. En general, Asana ofrece una organización profunda tanto en formato visual como basado en texto, con las potentes funciones necesarias, como análisis y comunicación profunda, para ir más allá de la simplicidad de Basecamp.

Si su equipo necesita todo bajo un mismo techo, Zoho Projects podría ser lo que necesita. Zoho se las arregla para alcanzar varios puntos, desde la simple lista de tareas hasta algunas características realmente intensas como una lista de errores para desarrolladores. En general, la plataforma no solo incluye nuevas características, incluye categorías de productos y soluciones completamente nuevas en la misma aplicación. Comenzando con el Portal, la sección completa de su equipo, los usuarios pueden crear Proyectos y tareas dentro de esos proyectos.

La creación de un proyecto le permite ver el tablero, que informa la información más actualizada sobre ese proyecto, por ejemplo, en qué tareas se está trabajando, completando o agregando en su equipo. Pero también hay una sección de Feed para descubrir todo lo que necesita saber tan pronto como inicie sesión en Zoho. También puede publicar directamente en el feed para obtener comentarios de su equipo, que puede comentar directamente en su feed.

Más allá de los proyectos y tareas simples, los equipos también pueden configurar hitos para sus proyectos para realizar un seguimiento del progreso y establecer esos aspectos cruciales en el desarrollo del proyecto. Zoho también incluye algunas funciones realmente poderosas que van más allá de la simple administración de proyectos. Los usuarios pueden acceder a una sección de Tareas para esa lista de tareas estándar, pero también a otras secciones, como Calendario, Documentos, Hoja de tiempo, Foros, Páginas, Chat e incluso una Lista de errores.

Estas secciones dedicadas, por supuesto, ayudan a los usuarios a mantenerse organizados en algo más que la gestión de tareas, e incluso pueden eliminar la necesidad de una aplicación de chat de terceros. Zoho también incluye algunas características poderosas para mantenerse organizado, como herramientas de informes, diagramas de Gantt, funciones de coordinador y administrador de proyectos, software de registro de horas y una solución de seguimiento de errores. En general, Zoho está casi exactamente en el extremo opuesto del espectro de Basecamp. Zoho tiene ese enfoque multiusos en oposición al simple enfoque láser de Basecamp.

Hay un gran cruce entre la gestión de proyectos y la colaboración. Wrike se enfoca en ese cruce en su solución, con el objetivo de eliminar la barrera tecnológica para que los equipos puedan concentrarse en sus proyectos, tareas y colaboración. El principal beneficio de Wrike parece ser su barrera de entrada muy fácil y pequeña. Al igual que Basecamp, que es simple y fácil de entender, Wrike también proporciona una configuración simple que puede estar lista y funcionando en minutos.

Excepto, donde Basecamp simplemente lo deja como una lista básica con otras herramientas que tendría que traer, Wrike hace más desde el principio. Por lo tanto, si bien Wrike permite una gestión intensa de tareas, también permite la gestión continua de proyectos y trabajos para que los usuarios puedan volver a un proyecto o recurso sin tener que tacharlo o saturar su lista de tareas. Al igual que otros soluciones, Wrike te permite iniciar un proyecto y filtrar todas tus tareas y asignar esas tareas con plazos al equipo adecuado.

Wrike también permite compartir comentarios y archivos en las tareas. Pero como dije antes con la gestión de proyectos a largo plazo, Wrike también permite a los usuarios configurar carpetas que también pueden tener subcarpetas. Estos pueden albergar sus objetivos a muy largo plazo o trabajo general, como plantillas de publicación en redes sociales.

Las funciones más potentes de Wrike incluyen estimaciones de tiempo de finalización de tareas junto con el seguimiento del tiempo, y los usuarios también pueden establecer dependencias para vincular varias tareas. Todos sus resultados se pueden rastrear y organizar en diagramas de Gantt para ese impulso analítico adicional. Hablando de todos los resultados, los usuarios también pueden tener su propia sección dedicada "Mis proyectos", o echar un vistazo a su flujo de actividad para ver quién está haciendo qué. En general, la experiencia todavía se centra en las listas y las fuentes de actividades, pero las características de la organización son mucho más potentes que las que puede ofrecer Basecamp.

Creado originalmente como una herramienta de colaboración basada en conversaciones, Glip hace todo lo que necesita para su trabajo y colaboración en una sola aplicación. Originalmente, pusimos manos a la obra y comparamos Glip con Slack, y terminé disfrutando mucho de la solución. Glip no utiliza un flujo de actividad o un tablero, sino que se centra principalmente en el aspecto conversacional, con todas las herramientas adicionales que necesitaría para mantenerse organizado y productivo. Esto significa que la mensajería instantánea persistente, basada en la nube y con capacidad de búsqueda es un hecho.

Pero cuando se trata de nuestro enfoque, Glip también proporciona su propia herramienta de gestión de tareas que se integrará directamente con un calendario compartido entre su equipo. Glip tiene que ver con el contexto que rodea sus conversaciones. Esto proporciona la capacidad de colaborar en documentos con un "pista de auditoría" para realizar un seguimiento de cada cambio realizado. Además, un espacio independiente para archivos compartidos ayuda a realizar un seguimiento de cada documento que se carga, descarga, cambia y mueve.

Aunque primero se centra en la conversación, Glip aún contiene las herramientas que necesita para administrar proyectos y tareas, y logra incluir más que Basecamp. Dentro de Glip, los usuarios pueden crear equipos y luego, dentro de los equipos, crear proyectos para realizar un seguimiento del progreso duradero con subtareas, o simplemente asignar tareas en un formato basado en listas a medida que aparecen. Pero las tareas no son tan básicas, los usuarios pueden asignar tareas, establecer fechas de inicio, fechas u horas de vencimiento, adjuntar archivos, asignar colores para la organización e incluso especificar cómo y cuándo se marcará la tarea como completa. Glip incluso te permite crear notas para trabajar y editar proyectos dentro de la aplicación.

Pero volvamos a la gestión de tareas: los usuarios pueden incluso marcar las tareas como un % completado para ayudar a realizar un seguimiento del progreso a lo largo del tiempo. Los proyectos son los objetivos generales que se deben lograr, mientras que las tareas pueden actuar como puntos de trabajo específicos en ese proyecto u otras tareas que surjan de forma independiente. Glip ofrece el nivel intenso de organización, con las potentes funciones que necesitan los equipos, todo ello envuelto en una potente plataforma de chat y colaboración.

Si bien ProofHub no es tan conocido como otros nombres en nuestra lista, la solución sigue siendo un fuerte competidor. Con un enfoque de colaboración y administración, ProofHub tiene que ver con las herramientas necesarias para realizar el trabajo y comprender dónde aparecieron los obstáculos. Por supuesto, los usuarios pueden realizar un seguimiento de sus tareas, pero lo que es más importante, las tareas se pueden dividir en subtareas y los usuarios pueden realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas. Proofhub incluso permite a los usuarios establecer estimaciones de tiempo en sus tareas, por lo que hasta ahora, uno grande por encima de Basecamp para las características cruciales que faltan.

Por supuesto, ProofHub también incluye las funciones de generación de informes más potentes, así como el seguimiento del tiempo de retraso. Los diagramas de Gantt y otros registros se incluyen como ayuda visual, pero los gerentes también pueden configurar o solicitar informes para mostrar el estado de un proyecto y cómo se utilizan los recursos para ese proyecto.

Esto lleva a algunas características de administración poderosas para que los gerentes tomen las medidas necesarias para ayudar a que la tarea se mantenga enfocada. Otras funciones útiles, como la inclusión de un calendario, ayudan a realizar un seguimiento de todo visual y cronológicamente, y las notas permiten a los usuarios guardar cualquier artículo, comunicado de prensa o simplemente notas que necesiten tomar durante una reunión.

Algunas herramientas de colaboración más potentes, como las opciones de revisión, ayudan a agilizar el proceso de aprobación y revisión de los documentos. Proofhub también tiene algunas características únicas como el chat en tiempo real, pero también opciones de correo electrónico para contribuir directamente a través del correo electrónico. Incluso se incluyen plantillas de proyectos para ayudar a que su equipo comience

Si su equipo está buscando una solución simple, pero no algo tan simple como Basecamp, Active.Collab al menos se posiciona como una solución simple. Pero cuando se trata de eso, la solución es realmente simple: en todo caso, Active.Collab puede verse como una versión reforzada e independiente de Basecamp. La administración de tareas se realiza principalmente a través de un formato de tareas pendientes basado en texto como en Basecamp, pero más allá de eso, los usuarios pueden filtrar sus tareas para encontrar lo que desean, u organizar listas y filtrarlas por equipos asignados o fechas de vencimiento.

Sin embargo, Active.Collab es capaz de "adaptarse a su flujo de trabajo", como ellos mismos lo expresan. Más allá de una lista simple, puede optar por utilizar líneas de tiempo de Gantt o tarjetas Kanban organizadas en columnas. Entonces, donde Basecamp se detiene en una lista, Active.Collab agrega algunas de las mismas características que hemos visto en otras soluciones y brinda a los usuarios la opción de elegir.

Las funciones de colaboración en equipo se manejan a través del calendario de equipo todo en uno y el chat persistente basado en la nube. De hecho, Active.Collab también admite la escritura colaborativa, lo que permite a los usuarios crear notas y luego abrir permisos para que su equipo participe y ayude a editar o reescribir. Todo se guarda en tiempo real y, al igual que los potentes informes de gestión de tareas, puede ver un registro de auditoría completo de los cambios. Oh y Active.Collab también incluye una opción de facturación para ayudar a rastrear los pagos.

Esto podría ser útil para realizar un seguimiento de los gastos de cada proyecto. Entonces, si bien Active.Collab se posiciona como la solución simple, eso puede no ser tan cierto en comparación con BaseCamp. Pero Active.Collab puede verse fácilmente como la alternativa más simple de nuestra lista, una que agrega las funciones adicionales que necesitan los equipos sin abarrotar.

Con un enfoque tan fuerte en el aspecto fiscal, Mavenlink tiene un sólido conjunto de herramientas para la gestión de recursos y costos. Mavenlink ayuda a proporcionar a los equipos una imagen completa con una vista en tiempo real de en qué está trabajando todo su equipo en un momento dado. Esta vista macro, lo que Mavenlink llama Administración de recursos, se puede enfocar en una vista micro para observar tareas específicas, pero el poder proviene de comprender dónde están sus recursos, dónde podrían ir y dónde deben ir.

Esto ayuda a los equipos a planificar más allá de las tareas individuales, pero también si necesitan crecer y expandirse, o tal vez incluso reducir y reagrupar su enfoque. Pero cuando se trata de gestión de proyectos, Mavenlink tiene un enfoque un poco más complicado. Eso no quiere decir que sea malo, porque para algunos equipos esto podría ser el santo grial. Pero diré que hace que Mavenlink sea más denso y poderoso que otras soluciones.

Los equipos pueden crear planes de proyectos masivos con más diagramas de Gantt para visualizar y programar. Pero los usuarios también pueden crear asignaciones, tareas, hitos y entregables. Esto se puede organizar en una estructura de desglose, algo así como una lista pero con indicadores claros de estado, cesionario y hora de inicio y finalización.

Si trabajar desde cero parece demasiado complejo, Mavenlink también le permite crear plantillas de proyectos para reutilizar. Más allá de su gestión intensa, Mavenlink también alberga algunas funciones de colaboración en equipo con un tablero central dedicado para sus proyectos, tareas pendientes, fuente de actividad y directorio de la empresa. Los usuarios pueden compartir archivos, comunicarse y coeditar documentos directamente en la aplicación.

Tomando un enfoque diferente, Podio parece enfocarse en la lente social y transparente para colaborar y administrar nuestros proyectos. La idea de Podio es hacer que todo sea fácil de encontrar, fácil de leer, fácil de compartir y fácil de actuar. Podio permite a los usuarios crear proyectos grandes y dividir esos proyectos en tareas y flujos de trabajo individuales.

Por supuesto, los usuarios pueden asignarse tareas entre sí, compartir archivos y discutir en los comentarios sobre la tarea. Pero algo realmente único, esos flujos de trabajo que mencionamos. Las tareas de Podio están diseñadas para "integrarse con todo el trabajo en Podio", e incluso se pueden automatizar directamente en Podio.

El ejemplo que proporciona Podio es el de la gestión de un proyecto de diseño. Agregar un flujo de trabajo de Podio a este proyecto creará una tarea para que el gerente apruebe los diseños tan pronto como su equipo los haya cargado. El objetivo general es fomentar el intercambio y la colaboración, más allá de los simples comentarios en línea o una marca al finalizar.

Toda la plataforma es flexible y los flujos de trabajo o las plantillas se pueden cambiar sobre la marcha para adaptarse a la forma en que trabaja su equipo. Cuando se trata de informes, Podio también lo tiene cubierto: los equipos pueden visualizar el trabajo en tablas o tarjetas para esa ventaja visual. Los usuarios pueden mostrar informes de su flujo de ventas, presupuestos de proyectos o el tiempo restante en proyectos abiertos, por nombrar algunos.

Pero, ¿qué sucede si ha superado toda nuestra lista y aún no ha encontrado una solución que parezca adecuada para su equipo? Después de todo, el beneficio de Basecamp es su simplicidad y su enfoque láser en eliminar el desorden. Es completamente posible que su equipo no quiera todos esos calendarios flash, funciones de chat, herramientas de edición y colaboración, y tablas o gráficos complejos.

Si todo lo que su equipo necesita es una mejor versión de Basecamp y no todas las campanas y silbidos, entonces Teamwork Projects podría hacer el trabajo. Marca las casillas correctas, con una interfaz simple enfocada en tareas. Todo sigue estando basado en listas, pero con potentes opciones de permisos puede limitar quién ve qué, las tareas se pueden dividir en subtareas o vincularse en dependencias.

Por ejemplo, la tarea A depende de otras tareas B y C, A no se puede completar hasta que B y C lo estén. Además de eso, Teamwork Projects tiene la estimación de tiempo y las herramientas de seguimiento que faltan en Basecamp, y un tablero principal general proporciona toda esta información de un vistazo. Hay una vista de gráfico de Gantt incluida, pero es una alternativa, aunque es interesante que funcione en tiempo real, edite algo en el gráfico y su lista también se editará.

También hay una función de calendario para mantenerse organizado, como la mayoría de las otras soluciones, así que otro punto sobre Basecamp allí. La mensajería también existe, pero parece tener un estilo en línea como Basecamp. En general, Teamwork Projects se expande en la plataforma basada en la web de Basecamp, agrega algunas funciones más si las desea, pero proporciona una solución básica con las funciones correctas.