Beneficios de implementar la automatización del flujo de trabajo
Publicado: 2021-07-09Prácticamente todos los negocios siempre se esfuerzan por ser más eficientes que antes para reducir los gastos operativos y maximizar la rentabilidad. En el mundo empresarial saturado y muy competitivo de hoy, las empresas necesitan utilizar sus recursos disponibles para lograr sus objetivos de manera eficiente.
De lo contrario, no pueden mantenerse por delante de su competencia.
Una de las opciones más viables para mejorar la eficiencia empresarial es la automatización del flujo de trabajo .
La automatización del flujo de trabajo mediante el uso de las tecnologías adecuadas ha surgido como una forma para que las empresas eliminen la participación humana y la supervisión de la ejecución de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. Como resultado, las empresas pueden reducir los gastos operativos para realizar estas tareas y, al mismo tiempo, eliminar los errores humanos.
Con varios avances tecnológicos en los últimos años, existen tantos procesos comerciales y elementos para implementar la automatización del flujo de trabajo.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo se refiere a cómo usamos herramientas y tecnologías para automatizar flujos de trabajo o procesos comerciales para:
- Reducir o eliminar los costos laborales asociados con la contratación de empleados internos
- Liberar el valioso tiempo de los empleados de la ejecución de tareas administrativas repetitivas
- Mejorar la productividad organizacional
- Reducción de gastos operativos
No todos los flujos de trabajo pueden y deben automatizarse, algunos son imposibles de automatizar debido a la falta de tecnologías y algunos pueden ser demasiado costosos de automatizar.
En general, debemos automatizar los flujos de trabajo que son:
- Repetitivo y/o lento de ejecutar
- No requiere una toma de decisiones avanzada para completar
- Es propenso a errores, y la precisión y la consistencia son esenciales para este flujo de trabajo.
Principios para realizar la automatización del flujo de trabajo
Si bien la implementación real de la automatización del flujo de trabajo puede variar según el proceso en sí, aquí hay algunos principios esenciales a seguir:
- Asegúrese de haber entendido el flujo de trabajo correctamente
Antes de implementar la automatización, debe comprender a fondo el flujo de trabajo y el sistema existente a su alrededor.
Es importante comprender que solo vale la pena automatizar un flujo de trabajo cuando ya es eficiente . La automatización del flujo de trabajo ineficiente también amplificará sus ineficiencias, lo que podría ser contraproducente a largo plazo.
Es imperativo mapear primero el flujo de trabajo con el software de mapeo de flujo de trabajo para que pueda tener una vista panorámica de todo el proceso. Con una visualización adecuada a través del mapeo del flujo de trabajo, puede identificar rápidamente los cuellos de botella y las redundancias para optimizar el flujo de trabajo tanto como sea posible.
- Comprobar la consistencia
El flujo de trabajo automatizado sería consistente con los procesos comerciales circundantes.
Recuerde que todos los flujos de trabajo en su empresa son únicos entre sí, por lo que al automatizar un flujo de trabajo, debe asegurarse de que no interrumpa otros procesos y sus entradas y salidas correspondientes.
- Concéntrese en los pasos más pequeños, un paso a la vez
Es importante comprender que no tiene que automatizar todos los pasos del flujo de trabajo a la vez. Hacerlo podría resultar en que el proceso de automatización sea demasiado costoso. Puede automatizar parcialmente los flujos de trabajo y, si es necesario, puede dividir el proyecto de automatización en varias fases.
- Flujo de trabajo automatizado = flujo de trabajo más simple
Concéntrese en la simplicidad: la automatización del flujo de trabajo tiene como objetivo hacerlo más simple, no más complejo que antes. Evalúe el flujo de trabajo después de que esté automatizado. Si requiere más supervisión humana que intervención, entonces algo anda mal.
- Asegúrate de que sea escalable y ágil
Sus flujos de trabajo y procesos comerciales evolucionarán, así que asegúrese de que la tecnología de automatización sea lo suficientemente versátil para adaptarse y seguir la evolución de su negocio.
- Inducción
Un flujo de trabajo automatizado solo alcanzará su valor máximo una vez que su equipo comprenda cómo usarlo correctamente. Cuanto mejor comprenda su equipo un proceso empresarial, mejor funcionará la automatización y se integrará con otros procesos. Nuevamente, el mapeo del flujo de trabajo es esencial para que todos en su equipo puedan comprender adecuadamente de qué se trata el flujo de trabajo.
Beneficios de la automatización del flujo de trabajo
¿Su negocio necesita automatización del flujo de trabajo? Aquí, discutiremos algunos beneficios clave que la automatización del flujo de trabajo puede aportar a su negocio:
Eficiencia de costos mejorada
Probablemente, el beneficio más importante de implementar la automatización del flujo de trabajo es la reducción de costos. La automatización del flujo de trabajo puede ayudar significativamente a reducir sus gastos operativos (especialmente los costos de mano de obra humana) y mejorar la rentabilidad.
Por ejemplo, probablemente sea mucho más económico ejecutar un software automatizado las 24 horas del día, los 7 días de la semana, que contratar a tres empleados para cumplir con tres turnos diferentes. Además, no es ningún secreto que los empleados humanos están obligados a cometer errores, lo que puede costar mucho a largo plazo. La eliminación de estos errores puede terminar ahorrando mucho dinero a su empresa.
Productividad mejorada
La automatización puede liberar a sus empleados clave de tareas administrativas redundantes como la facturación y facturación. Si podemos automatizar estas tareas, podemos permitir que estos empleados se concentren en sus competencias y contribuyan más al logro de sus objetivos organizacionales.
Más control sobre sus flujos de trabajo
La automatización es una excelente manera de establecer el control a lo largo de sus procesos comerciales. ¿Por qué? Cualquier flujo de trabajo que haya sido automatizado está esencialmente siempre bajo su control y siempre documentado. Obtendrá registros claros que le indicarán lo que se realizó.
Mejore la moral y la productividad de los empleados
Un problema común en la implementación de la automatización es que los empleados y gerentes temen que la automatización pueda hacerse cargo de los roles de los empleados. Sin embargo, si bien la automatización puede reducir los turnos de los empleados e incluso eliminar algunos roles, puede ayudar a mejorar la moral de los empleados existentes al brindarles más oportunidades para utilizar sus competencias básicas y desarrollar un sentido de propósito.
Palabras finales
La automatización del flujo de trabajo puede contribuir significativamente al éxito de una organización en muchos niveles diferentes. Además, mientras que en el pasado la automatización de los procesos comerciales solía ser muy costosa cuando las empresas debían invertir en la costosa instalación de soluciones de automatización en el sitio, hoy en día, varias soluciones en la nube son asequibles y accesibles.
Sin embargo, la clave es asegurarse de que su flujo de trabajo ya sea eficiente antes de automatizarlos. Tener una solución avanzada de gestión de flujos de trabajo puede ayudar a garantizar la eficiencia y la transparencia de todos sus flujos de trabajo.
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