Los 10 mejores sistemas telefónicos de operadora automática en 2020

Una de las estadísticas de servicio al cliente más críticas de Bain and Company establece que las empresas que brindan una excelente experiencia de servicio al cliente verán crecer sus ingresos entre un 4 y un 8 %. Business VoIP brinda oportunidades únicas para enrutar llamadas y crea mejores experiencias al llevar a las personas que llaman al lugar correcto. Recuerde, solo tiene unos siete segundos para causar una buena impresión, así que haga que cuente.

Los mejores sistemas telefónicos de operador automático son una forma útil de presentar su marca rápidamente a las personas que llaman y, al mismo tiempo, agilizar las interacciones iniciales con los clientes.

¿Qué es un asistente automático?

Los asistentes automáticos son herramientas de software que utiliza una empresa para responder a las llamadas telefónicas entrantes. A veces, estos se denominan recepcionistas virtuales o auto-recepcionistas. Estos sistemas evitan que los clientes cuelguen al enrutar a la persona que llama de manera más eficiente. Además de transferir llamadas, un asistente automático brinda a las personas que llaman información como el horario y la ubicación del negocio.

Un operador automático multinivel es cuando el mensaje pregrabado le da a la persona que llama opciones adicionales después de seleccionar un departamento. Estos también tienen la opción de enviar clientes a la empresa oa los mensajes de voz de un agente.

Cómo configurar una operadora automática

El proceso de configuración del mejor sistema telefónico de asistente automático variará según su proveedor: algunos tienen opciones de texto a voz listas para usar y otros requieren que cree sus guiones y archivos de audio. Por ejemplo, aprender a configurar su operador automático Dialpad utilizando su tutorial es un proceso completamente diferente al de la interfaz de arrastrar y soltar de Jive para diseñar un recorrido del cliente.

Aquí hay un breve tutorial sobre cómo configurar su software de operadora automática a través de un panel de control:

1. Decida el método de administración de llamadas para su operador automático: ¿deberían enrutarse las llamadas al operador automático al que la recepcionista no puede responder? ¿O deberían ser todas las llamadas?
2. Asigne el número de teléfono a la operadora y agregue cualquier número adicional que usará la operadora.
3. Cree saludos y opciones de menú escribiéndolos para los asistentes de texto a voz o grábelos para cargarlos en el futuro en el sistema.
4. Grabe guiones de respuesta de correo de voz del operador automático.
5. Agregue grupos de recepcionistas si es necesario. Estos reenvían las llamadas entrantes a usuarios específicos antes de aterrizar en el operador automático.
6. Decida si habrá una opción de operador. Esto configurará el sistema para aceptar "0" u otro número en el teclado como forma predeterminada de comunicarse con la recepcionista o el servicio de contestador.
7. Configurar el horario comercial.
8. Configure un horario para el modo día y noche.
9. Configure saludos y horarios para días festivos.
10. Configure el ajuste de tiempo de espera. Esto repetirá el saludo o enrutará la llamada a la recepcionista si la persona que llama no responde a las indicaciones.
11. Guarde su configuración.

En general, el sistema suele incluir la configuración de un flujo de llamadas a través de un portal o un número de acceso telefónico utilizando uno de los puntos finales que se encuentran en el sistema de llamadas. La mayoría de los sistemas le piden que ingrese o grabe un saludo inicial, así como saludos para el horario comercial, días festivos y cada departamento. También se le pedirá que ingrese los números de teléfono o extensiones específicas para cada departamento. Algunos sistemas incorporan marcación de extensiones de primer nivel, lo que permite a los usuarios marcar una extensión inmediatamente sin tener que pasar por todo el menú.

Así es como se ve la configuración de Dialpad:

Así es como se ve la configuración de arrastrar y soltar de Jive:

La diferencia entre un asistente automático y un IVR

Al tratar de entender la diferencia, es mejor mirar a los asistentes automáticos como un sistema automatizado simplificado y los sistemas de respuesta de voz interactivos (IVR) como un método configurable y con mayor capacidad de respuesta para el enrutamiento de llamadas. Esto no es para restarle valor a los asistentes automáticos: son beneficiosos para enrutar llamadas al departamento correcto. Los asistentes automáticos son una forma más sencilla de automatizar el enrutamiento de llamadas: incluso los mejores sistemas telefónicos de asistente automático no ofrecen opciones de autoservicio o administración de encuestas como un sistema IVR.

Un buen sistema de operadora automática es la base para muchos proveedores de VoIP. Funciona bien para aquellas empresas que no necesitan reconocimiento de voz ni opciones de pago de facturas. Si bien es menos sofisticado, un asistente automático tiene funciones como el modo diurno y nocturno. Al configurar el modo diurno y nocturno, su empresa puede hacer que todas las llamadas suenen el número cuatro veces y luego enviar la llamada al operador automático. Cuando el modo nocturno se activa después de un cierto tiempo, las llamadas se enviarán automáticamente a la operadora automática porque no hay agentes disponibles.

Al igual que con IVR, sus scripts de operador automático son su medio de comunicarse con el cliente; lo último que desea es tener un flujo de operador automático deficiente que frustre a un cliente a medida que se enruta.

Los mejores sistemas telefónicos de operadora automática

¿Qué asistente automático es mejor para su organización? Casi todos los proveedores de VoIP ofrecen algún tipo de asistente automático que se incluye con su servicio telefónico, pero aquí está nuestra lista de sistemas que son fáciles de configurar o se destacan para las pequeñas empresas.

RingCentral

RingCentral tiene un operador automático multinivel que las empresas con un gran volumen de llamadas entrantes pueden encontrar valiosas. Esta función de operador automático está disponible con todos los planes, e incluso es posible probarla durante la prueba gratuita de 15 días de RingCentral. Los planes varían en precio desde $ 24.99 a $ 44.99 por mes, y hay varias alternativas de RingCentral para considerar si a estos planes les faltan las funciones que su empresa necesita.

Otras características importantes de RingCentral:

• Atención al cliente 24/7
• Grabación automática de llamadas en Office Premium y superior
• Integración de Salesforce en Office Premium y superior

Nextiva

Nextiva es un proveedor de soluciones de comunicación empresarial diseñadas para emprendedores independientes y equipos más pequeños. Los planes que ofrecen son por usuario por mes y van desde $35 a $55. Cada plan tiene una opción de asistente automático, pero el saludo grabado profesionalmente comienza en el plan Pro. Este es un valor ideal para las empresas que cambian a comunicaciones basadas en la nube, pero si falta una función específica, busque alternativas de Nextiva.

Otras características importantes de Nextiva:

• SMS ilimitados en Pro y superior
• Aplicaciones para teléfonos móviles disponibles en Pro y superior
• Integraciones CRM con Salesforce y Zendesk

Saltamontes

Grasshopper es otro proveedor que brinda soluciones de VoIP a emprendedores independientes y empresas más pequeñas. .Grasshopper tiene un asistente automático que proporciona secuencias de comandos grabadas para responder a sus llamadas entrantes. La compañía también cuenta con un estudio de voz profesional por una tarifa adicional. Si prefiere que una persona en vivo tome las llamadas, Grasshopper también tiene una opción de recepcionista virtual en vivo. Los planes de precios de Grasshopper oscilan entre $29 y $89 al mes.

Otras características importantes de Grasshopper:

• Aplicaciones de escritorio y móviles con todos los planes
• Integración de Gmail disponible
• Transcripción de mensajes de voz incluida en todos los planes

Vonage

Vonage ofrece planes competitivos para pequeñas empresas o empresas. La compañía se compara bien con la competencia al ofrecer planes de tres niveles, así como características a la carta para satisfacer mejor sus necesidades. El precio de Vonage Business Cloud está entre $19.99 y $39.99, y todos los planes vienen con un asistente automático. Sin embargo, si está buscando un asistente automático de varios niveles, deberá tener el plan premium o uno superior.

Otras características importantes de Vonage:

• Integración con Salesforce y Microsoft Dynamics
• Escudo de spam para todas las llamadas entrantes
• Grabación de llamadas en toda la empresa disponible

8×8

8×8 es para empresas con un alto número de llamadas internacionales entrantes. El precio de los planes 8×8 oscila entre $25 y $55 por usuario cada mes. Cada plan viene con un asistente automático, así como aplicaciones móviles y de escritorio. Sin embargo, el asistente automático no informa a las personas que llaman sobre el tiempo de espera actual, lo que lo hace ideal para empresas con un volumen bajo de llamadas. Creamos un video hace unos años que detalla el proceso de configuración de la asignación de teclas de la operadora automática para 8×8.

Otras características importantes de 8×8:

• Hasta 10 GB de almacenamiento multimedia (grabaciones de llamadas o reuniones)
• Llamadas ilimitadas en hasta 47 países
• Acceso al directorio de marcación por nombre

3CX

El sistema telefónico comercial de 3CX incluye una recepcionista digital y se destaca porque permite grabar en múltiples formatos de archivos de audio como WAV, PCM, 8 kHz, 16 bits y mono. Sus opciones de menú y submenú para configurar el asistente son bastante extensas con selecciones como "conectar a la cola", "transferir al correo de voz" y "enviar llamadas a aplicaciones de flujo de llamadas". En total, al configurar este aspecto de su enrutamiento, tiene 10 opciones para dirigir a las personas que llaman.

Otras características importantes de 3CX:

• Soporte de videoconferencia HD
• Compatibilidad con varios modelos de teléfonos de oficina
• Identificador de llamadas, desvío de llamadas remoto y cobro basado en el número de llamadas simultáneas.

Ooma

Ooma proporciona un asistente automático al configurar una cuenta. De forma predeterminada, el asistente automático de Ooma, al que llaman recepcionista virtual, está configurado con texto a voz habilitado. Esto significa que usted selecciona el saludo y una voz generada por computadora se lo lee a la persona que llama. El panel de control también le permite grabar sus archivos de audio, por lo que si tiene una recepcionista que es su primer punto de contacto típico, esta es una buena opción.

El asistente automático de Ooma brinda a los miembros del equipo un medio para revisar los correos de voz de forma remota en un teléfono celular. Consulte nuestra guía sobre los precios de las oficinas de Ooma para obtener más información.

Otras características importantes de Ooma:

• Multi-anillo para hacer sonar varios dispositivos simultáneamente
• Bloqueo de llamadas mejorado
• La estación base de Ooma Office conecta los teléfonos analógicos existentes a la red VoIP

teléfono.com

Phone.com se destaca en la industria de VoIP porque incluye un número local o gratuito con varios planes comerciales. También se incluye un asistente automático con sus planes Base, Plus y Pro, y su plan más bajo es de solo $ 12.99 por mes. Phone.com ha organizado seminarios web dedicados para aquellos que buscan configurar sus asistentes automáticos. Su precio lo coloca en un nicho similar al de Grasshopper, razón por la cual apareció en nuestro enfrentamiento entre Grasshopper y Phone.com.

Otras características importantes de Phone.com:

• Números de teléfono de vanidad
• Mensajería SMS incluida
• Extensiones de usuario ilimitadas

Jerga

Recientemente cubrimos el Jive PBX y el sistema telefónico comercial, y hablamos sobre su Dial Plan Editor para enrutar a las personas que llaman. El editor de Jive utiliza un sistema de arrastrar y soltar que se extiende a las funciones de la operadora automática. Con el sistema telefónico VoIP, usted decide rápidamente qué sucede cuando una persona que llama llega a su operador automático, lo que disminuye el tiempo de atención y reduce la posibilidad de errores de ruta accidentales.

Otras características importantes de Jive:

• Enrutamiento de llamadas basado en horarios y funciones de centro de contacto
• Encuéntrame/Sígueme
• Compatibilidad con teléfonos inteligentes para Android, iOS y Windows Mobile

teclado

Recientemente, ha habido varios desarrollos nuevos en Dialpad que ayudan a ilustrar su dedicación para brindar funciones sólidas a sus clientes. El operador automático de Dialpad se puede configurar a través de un navegador, por lo que se pueden realizar cambios mínimos en la mayoría de los dispositivos. La operadora automática está disponible en todos los niveles de Dialpad.

Otras características importantes de Dialpad:

• Características del centro de llamadas
• Grabación de llamadas en el nivel Pro y superior
• Números de teléfono virtuales en hasta 50 países

¿Son los sistemas telefónicos de operadora automática alternativas IVR?

Antes de seleccionar un proveedor de operadora automática de nuestra lista, comprenda que no lo hacen todo. Una solución IVR es mejor para su organización si necesita:

• Opciones de autoservicio para los clientes
• CSAT (encuestas de satisfacción del cliente)
• Menús a los que se puede acceder mediante respuesta de voz

Los asistentes automáticos se destacan porque son fáciles de implementar en cualquier entorno de oficina: acortan los tiempos de espera y ayudan a los clientes a llegar al departamento correcto. También son algo a tener en cuenta para las pequeñas empresas que no necesitan menús demasiado complejos para sus clientes.

Si necesita una forma más detallada de enrutamiento de llamadas, obtenga más información sobre los sistemas IVR: tenemos listas detalladas y preguntas frecuentes para los principales proveedores, así como información sobre funciones críticas.