Manténgase organizado, manténgase productivo: cómo encontrar la mejor solución de colaboración en equipo

En este punto, las soluciones de gestión de proyectos y colaboración se encuentran en un barco muy similar a las soluciones de mensajería en equipo. Si su equipo no está aprovechando uno, es posible que se esté perdiendo un gran aumento de la productividad, pero las opciones también son muy abundantes. Solo echando un breve vistazo a nuestra lista de alternativas de Basecamp, es posible que su cabeza ya esté dando vueltas con preguntas, y tuvimos que recortar nuestra lista para centrarnos en nuestras opciones favoritas.

Ahora, cuando hablamos de herramientas de colaboración no necesariamente nos referimos solo a mensajes de equipo. Más en la línea de gestión de proyectos, tareas y archivos, estas soluciones de colaboración generalmente combinan las mismas prácticas antiguas con una presentación moderna.

Entre las aplicaciones basadas en listas o las opciones de estilo tablón de anuncios y enfocadas en lo visual, con tantas soluciones disponibles, es fácil perderse en las opciones. Y eso incluso después de reconocer que una aplicación de colaboración es la herramienta adecuada para su equipo. Algunos de los que lean esto podrían incluso preguntarse si la inversión aún vale la pena. Entonces, averigüemos: ¿por qué su equipo debería usar una solución de colaboración y luego cómo elige cuál es la mejor?

¿Por qué su equipo debería siquiera molestarse?

La primera pregunta que estoy seguro de que todos hacen es por qué su equipo se molestaría con una de estas aplicaciones de administración y colaboración. Después de todo, las empresas han estado funcionando durante décadas sin computadoras, e incluso con computadoras no necesitábamos ninguna "aplicación" para administrar nuestros proyectos. Podemos usar pizarras para realizar un seguimiento de los proyectos y tareas en curso, podemos usar directorios para administrar nuestros equipos, podemos usar notas adhesivas en nuestros monitores para recordarnos las tareas, o simplemente programar todo en un calendario.

Claro, tenemos lápiz y papel, o al menos alguna metodología detrás de nuestra organización. Al igual que los mensajes de equipo, antes había teléfonos y correos electrónicos, o simplemente interacción humana básica y conversación en persona. Excepto que todavía vemos una razón para aprovechar estas aplicaciones de mensajería en nuestro trabajo diario e incluso en nuestra vida personal.

Las soluciones de colaboración son las mismas: reemplazan nuestros métodos antiguos, con una aplicación centralizada que nos ayuda a administrarlo todo. Estas aplicaciones pueden ayudarnos a transformar la forma en que trabajamos con un nuevo nivel de eficiencia: ya sea una simple lista de tareas en curso y a quién están asignadas; o un tablero para todo el equipo para seguir el progreso continuo de un proyecto de un mes, o incluso un espacio de trabajo colaborativo para compartir y editar documentos en vivo.

La forma en que trabajamos está cambiando, todos son remotos, los equipos están dispersos, los documentos y archivos siempre se comparten y los proyectos evolucionan con el tiempo. ¿No deberíamos tener una metodología para nuestra locura que sea tan flexible como nuestra nueva vida laboral?

Beneficios sobre los métodos tradicionales

Por lo tanto, la idea básica es contratar una solución, generalmente una aplicación web basada en la nube, que ayude a su equipo a mantenerse organizado, estar al tanto de la información más reciente y colaborar en proyectos para hacer el trabajo mejor, más rápido e incluso más fácil.

Suena genial, pero ¿cómo te ayuda exactamente una aplicación basada en la web a hacer esto mejor que un calendario, un bolígrafo y papel? Bueno, casi todas las soluciones difieren ligeramente en la forma en que organizan su equipo y su colaboración, pero todas se basan en los mismos conceptos básicos.

• Potente colaboración sobre la marcha

Uno de los mayores beneficios aquí es la información instantánea, accesible en cualquier lugar y en cualquier momento. Dado que estas soluciones están integradas en la nube y alrededor de ella, al igual que sus otras aplicaciones comerciales, puede usarlas en cualquier lugar. Las aplicaciones móviles, las aplicaciones de escritorio o incluso el acceso web son accesibles en cualquier lugar donde tenga una computadora y una conexión a Internet, y todo permanece exactamente como estaba la última vez que lo dejó.

En lugar de dejar su libro de planificación en la oficina o dibujar todo en esa pizarra que no puede llevar consigo, toda la planificación, la gestión de tareas, la programación y la colaboración de su organización se almacenan en la nube; y la plataforma va donde tú vayas. Manténgase siempre al día con lo que está haciendo su equipo, su progreso e incluso colabore o delegue en tiempo real.

• Mejore la agilidad empresarial

Con una suite de colaboración siempre actualizada disponible sobre la marcha, su equipo siempre puede estar listo para abordar un problema o un obstáculo a medida que aparecen. En lugar de simplemente dejar ese borrador en el escritorio de su jefe, o enviar un correo electrónico y esperar una respuesta, las aplicaciones de colaboración le permiten compartir archivos o actualizaciones al instante, con alertas y notificaciones instantáneas para el destinatario.

Esto solo debería ayudar a mejorar el tiempo de respuesta y la agilidad de su negocio con una plataforma concisa mediante la cual compartir actualizaciones, enviar e incluso editar borradores, o responder a desarrollos críticos en proyectos. Todo está disponible en plataformas móviles, lo que solo ayuda aún más a solidificar esta agilidad y flexibilidad.

• Consolidar Soluciones

Sería completamente posible que su equipo creara una metodología para rastrear el progreso y colaborar que no dependa de una aplicación en la nube. Las hojas de cálculo de Excel pueden rastrear proyectos, las hojas de Google compartidas incluso se pueden usar para rastrear proyectos para múltiples equipos con consistencia. Pero luego, todos tienen que actualizar sus calendarios individualmente, o utilizar el correo electrónico o incluso una aplicación de mensajería de equipo para compartir archivos y borradores, o colocarlos en una carpeta desplegable.

Pero luego necesita enviar un correo electrónico a alguien para preguntar sobre una actualización o una corrección, y el correo electrónico se entierra y el archivo se eliminó del buzón. El punto es que, con tantas soluciones diferentes, es difícil estar al tanto de todo, y se pierde tiempo tratando de saltar a través de los aros. ¿No sería mucho más fácil con una sola solución, haciendo un seguimiento de todo en un solo lugar, con la comunicación integrada?

• Mejore el proceso, ahorre tiempo

Al final, todo esto funciona en conjunto para ayudarlo a ahorrar tiempo en su negocio. Al mejorar todo su proceso de colaboración y gestión de tareas, se debe dedicar menos tiempo a la microgestión. Con una solución de colaboración, todos los miembros del equipo pueden recibir notificaciones a la vez, el calendario de todos se actualiza instantánea y simultáneamente, todos los involucrados en un proyecto específico pueden recibir las mismas actualizaciones o notificaciones al mismo tiempo, y los archivos permanecerán consolidados y de fácil acceso. .

El objetivo es ahorrar tiempo, y esto se puede lograr mejorando la forma en que su equipo colabora y completa el trabajo con los procesos que estas soluciones ayudan a establecer.

En qué confía ya su equipo

Si ha decidido que una de estas soluciones es adecuada para usted, entonces genial. Ahora, solo necesita comprender cómo encontrar la solución adecuada que funcione mejor para su equipo. Al igual que en nuestra guía para la transición a la UC, el mejor lugar para comenzar es echar un vistazo a lo que ya tiene. Lo más probable es que su equipo ya esté usando una combinación de correo electrónico o incluso mensajes de equipo para comunicarse, y la colaboración se maneja durante reuniones informales en salas de reunión, o un correo electrónico rápido o chat en línea.

Al final, esto variará según la industria en la que se encuentre su negocio y el tipo de trabajo que se esté realizando. Pero, en general, debería echar un vistazo a lo que su equipo ya utiliza:

• ¿Cómo saben los equipos en qué están trabajando?
• ¿Cómo saben todos qué tareas se les asignan?
• ¿Cuál es el proceso existente para rastrear y completar el trabajo?
• ¿Cuál es el proceso para colaborar y compartir borradores o ideas?
• ¿Cómo se transfieren, comparten y editan los archivos?
• ¿Cómo se gestionan los calendarios y se programan las reuniones?

A partir de aquí, los responsables de la toma de decisiones deben intentar hacer un inventario del hardware o software existente utilizado para la colaboración, ya sea correo electrónico, mensajería, llamadas telefónicas, videoconferencias o soluciones específicas como Drop Box para compartir archivos o Google Docs para editar documentos. Comprender qué herramientas deben reemplazarse ayudará a enmarcar la decisión final.

Entiende lo que tu equipo necesita

La colaboración en equipo para una gran empresa se verá bastante diferente a la de una pyme. Si está buscando una solución empresarial, un buen lugar para comenzar sería nuestro artículo comparativo comparando WebEx Teams de Cisco con Microsoft Teams, los dos nombres más importantes en el software de colaboración de equipos empresariales. Para empresas de todos los tamaños, no todos funcionan de la misma manera, y no todas las soluciones manejan su colaboración y administración de proyectos de la misma manera. Según las soluciones, los procesos o las aplicaciones que su equipo ya utiliza para colaborar, la solución elegida para cada equipo puede diferir.

Desarrollar un inventario, o una idea general, de cómo su equipo ya trabaja ayudará a enfocar la decisión hacia una solución que se ajuste mejor a lo que su equipo ya hace o necesita hacer. Desde aquí, los responsables de la toma de decisiones pueden priorizar diferentes enfoques, o incluso diferentes características que ofrecen las soluciones; esta lista de prioridades puede ayudar a filtrar esa lista de compras.

Para un desglose rápido, las funciones de gestión de proyectos y colaboración más comunes incluyen:

• Gestión de proyectos basada en listas y texto. Basecamp es conocido por su enfoque "basado en listas", que permite a los usuarios generar listas de proyectos y tareas basadas en texto. A veces más simple es mejor.
• O una gestión de proyectos visual y enfocada en el "tablero". Esto está más en la línea de lo que hace Trello, organizando proyectos y tareas en "tarjetas" visuales que ofrecen mucha información con solo un vistazo rápido.
• Un feed de actividad para ver quién está trabajando en qué.
• Notificaciones automáticas por correo electrónico para actualizaciones
• Crea y comparte calendarios personalizados que se pueden sincronizar simultáneamente.
• Gestión de proyectos en profundidad: diferenciación entre proyectos grandes, tareas más pequeñas e incluso subtareas más pequeñas. Algunas soluciones no profundizan tanto en la organización.
• Tableros personalizables: "Tableros" diarios, semanales o enfocados en proyectos que brindan una vista panorámica del proyecto y el progreso.
• Uso compartido y edición de archivos en vivo para la colaboración

Una vez que comprenda lo que su equipo ya está usando y qué nuevas características o funciones podrían usar para mejorar, puede comenzar a buscar la solución adecuada.

Comparando sus opciones

Saber lo que su equipo necesita es solo la mitad del proceso. La segunda mitad es tomar esa información y buscar la mejor solución. Con tantos en el mercado, y sin una cantidad increíble de diferenciación, puede llevar mucho tiempo y ser abrumador mirarlos todos. Cuando intentamos recopilar nuestra lista de soluciones favoritas, generalmente nos enfocamos en algunos aspectos clave. El precio es importante, pero no la única pieza del rompecabezas.

• Características y funciones incluidas

Mencioné esto anteriormente, pero vale la pena mencionarlo nuevamente. No todas las aplicaciones se crean de la misma manera, y la principal diferencia que verá está en el enfoque y la presentación. Por ejemplo, Basecamp se basa principalmente en texto y listas, mientras que Trello utiliza "Tarjetas" para ayudar a organizar visualmente sus proyectos y colaboración. Basecamp se queda corto y no permite a los usuarios agregar "subtareas", mientras que Asana permite a los usuarios profundizar y agregar tantas subtareas como necesiten.

Algunas soluciones incluirán un calendario, o incluso mensajes de equipo incorporados, y otras no. Por eso es importante saber en qué confía su equipo, para encontrar una solución que no tenga lagunas en las funciones y que sea familiar para el equipo.

• Integraciones y Flexibilidad

Más allá de las características y funciones integradas, otro aspecto igualmente importante es la capacidad de desarrollar la solución. Las integraciones, que funcionan con el acrónimo más importante de 2017, consisten en agregar características y funciones completamente nuevas.

Por lo general, las integraciones nos permiten conectar una solución existente con otra, para la colaboración en equipo y la gestión de proyectos, eso podría significar agregar su CRM para mantener la información relevante a mano, o integrar, digamos, Basecamp en Slack, para que todas las actualizaciones de su proyecto se coloquen en una sala de Slack, en lugar de correos electrónicos que saturan su bandeja de entrada.

• Experiencia de usuario y facilidad de uso

Al final del día, si la solución es complicada, confusa, compleja o simplemente difícil de usar, su equipo no querrá cambiar. Lo último que necesita es gastar todo este tiempo y dinero investigando, investigando y comprando una solución solo para que nadie se moleste. Para evitar los gritos de que "la forma anterior era mucho más fácil", la experiencia del usuario debe tener una prioridad muy alta.

Si su equipo está acostumbrado a las listas, quédese con una solución basada en listas, ¿por qué agregar las imágenes y los paneles con los que nadie se molesta de todos modos? Comprender cómo trabaja actualmente su equipo y qué herramientas ya utilizan, combinado con un período de prueba, ayudará a determinar la mejor solución. Estas aplicaciones suelen tener pruebas o garantías de devolución de dinero, así que úsalas.

• Precios y limitaciones

Al igual que con cualquier decisión comercial importante, el costo es una preocupación absolutamente importante. Si la solución es demasiado costosa y su equipo no puede justificar la inclusión, no se molestan. Sin embargo, lo más importante es la forma en que se venden las aplicaciones y las soluciones. Con los modelos basados ​​en suscripción, es increíblemente común "nivelar" diferentes paquetes para diferentes tamaños de equipo o puntos de precio. El aspecto importante aquí es que los diferentes niveles generalmente tendrán diferentes limitaciones.

Entonces, el plan básico podría permitir 10 usuarios, pero limita sus "equipos" a 2 y sus "proyectos" a 5, para un ejemplo hipotético. Preste atención al costo, pero también exactamente qué es lo que está obteniendo por ese costo.

Poniendolo todo junto

Después de recopilar toda la información necesaria y comprender cómo funciona su equipo, es hora de comenzar la búsqueda. Por supuesto, el método más obvio es simplemente buscar en Google las mejores soluciones. Un documento de Word básico o una hoja de cálculo de Excel puede ayudar a rastrear todas las opciones relevantes que encuentre o ayudar a organizar diferentes prioridades.

Esto es similar a lo que hacemos en GetVoIP cuando organizamos nuestras páginas de proveedores, como nuestra lista de soluciones de colaboración, o incluso algunas de nuestras publicaciones como las principales alternativas de Basecamp a las que me referí al principio.

Pruebe antes de comprar

Sería útil comenzar una lista actualizada de las funciones que su equipo necesita o desea, y usarla para formar una lista de verificación para ejecutar cada solución diferente; esto también puede ayudar a realizar un seguimiento de las diferentes limitaciones de precios en las diferentes funciones.

Sin embargo, al final del día, la verdadera prueba es poner a prueba la solución. Pruebe diferentes soluciones durante una semana o dos a la vez, o ponga a dos equipos en dos soluciones diferentes y escuche sus opiniones después de un período de prueba. Es posible que se sorprenda de cuánto más logran en tan poco tiempo.