Las mejores prácticas para organizar reuniones en línea

Muchas empresas están adoptando las reuniones en línea como una solución rentable para realizar seminarios web, realizar capacitaciones y organizar conferencias. Las empresas están optando por este tipo de reuniones gracias en parte a la facilidad de adopción y conveniencia. Además, el mercado está repleto de herramientas diseñadas para satisfacer las necesidades de las pequeñas, medianas y grandes empresas.

Las reuniones virtuales brindan una forma viable de mejorar la productividad de una entidad y seguir las reglas de distanciamiento social asociadas con la pandemia de COVID-19. Para garantizar una comunicación sin fallas, debe seleccionar las tecnologías y el software ideales. La elección correcta de la herramienta está determinada por el tipo de información compartida y la audiencia participante.

Los expertos recomiendan diseñar la presentación, incluyendo datos basados ​​en el entorno de la oficina. La presentación de datos o información a una audiencia en vivo difiere de la presentación a una audiencia virtual. Por esta razón, debe evitar usar material de una reunión en vivo en un monitor de video para una reunión en línea.

La reunión virtual limita el alcance de la interacción con la audiencia. Las reuniones realizadas en un lugar físico le permiten adoptar un enfoque más informal sobre la agenda y el uso de los materiales. Por otro lado, las reuniones virtuales requieren una preparación adecuada. Por lo tanto, la necesidad de planificar el evento con mucha antelación.

Debe entregar la agenda a los participantes con anticipación. Además, considere crear materiales visuales poderosos para que su mensaje sea más atractivo. Asegúrese de que las imágenes y los materiales lleguen a los participantes antes del evento. Los destinatarios deben tener credenciales de inicio de sesión, URL y números de llamada al menos 24 horas antes de la reunión.

Al hacerlo, los participantes pueden verificar que todo funciona según lo planeado o descargar el software requerido. Para evitar fallas, también asegúrese de que los participantes inicien sesión entre 10 y 15 minutos antes de que comience la reunión. Esto le permite probar la conectividad.

Los expertos recomiendan pasar lista para verificar el sistema y revisar la línea de tiempo. También es vital proporcionar detalles de contacto fuera de línea para que el panelista se comunique con usted en caso de problemas técnicos.

Cuando un presentador transmite la reunión a una gran audiencia, debe asignar el rol de facilitador a un colega. El facilitador proporciona la asistencia que tanto necesita el presentador.

Reuniones en línea durante COVID-19

A medida que el coronavirus se propaga a más países del mundo, las reuniones en línea se han convertido en una solución fundamental para empresas y gobiernos. Las reuniones virtuales permiten a los participantes realizar negocios mientras siguen las reglas de distanciamiento social provocadas por la pandemia.

Muchos profesionales están trabajando desde casa; de ahí la necesidad de realizar reuniones de manera virtual. Esta nueva realidad impulsa a las organizaciones a explorar formas de utilizar las herramientas de conferencia de manera más efectiva. Las herramientas de reuniones en línea facilitan la organización de conferencias sin interrupciones.

Compromiso

Para impulsar el compromiso durante una reunión en línea, debe resistir la tentación de lanzarse directamente a la tarea. Hacerlo compromete la construcción de relaciones. En su lugar, debe romper el hielo solicitando a los participantes que se presenten y compartan brevemente cualquier información interesante.

Este enfoque aumenta los niveles de participación al agregar un elemento social a la reunión. Cuando los participantes comparten algo personal, los procedimientos virtuales simulan la interacción en persona. Por otro lado, debe invitar a las preguntas del panel antes de que comience la reunión.

Estas medidas proporcionan una forma segura de mantener el panel enganchado. Además, considere realizar una encuesta y pedir respuestas a través del chat para recibir comentarios sobre problemas específicos. Hacer preguntas con frecuencia hace que sea más fácil mantener una conexión personal con los participantes. Sin embargo, evite hacer preguntas abiertas que a menudo conducen al fenómeno del aire muerto.

mantente enfocado

Las reuniones en línea brindan una amplia variedad de ventajas, incluida la capacidad de conectarse desde cualquier lugar. Sin embargo, los participantes no deben asistir a espacios públicos para evitar distracciones. Los lugares como las salas VIP de los aeropuertos y los cafés pueden dificultar que un participante se mantenga concentrado. El ruido ambiental puede ser problemático incluso en las oficinas domésticas.

En otro nivel, los expertos desaconsejan amontonar demasiados temas o agendas en una sola reunión virtual. Trate de concentrarse en uno o dos temas y dé un descanso al panel antes de presentar un tema nuevo. Cada segmento debe ser corto (máximo 30 minutos) para garantizar que los participantes puedan permanecer atentos durante las discusiones.

Reserve siempre tiempo para rompehielos a fin de derribar cualquier barrera social y crear una atmósfera de grupo óptima. Romper el hielo también permite que las personas se familiaricen entre sí, lo que fomenta la confianza.

La mayoría de los rompehielos en persona son posibles virtualmente. Es posible hacer que el compromiso sea divertido compartiendo fotos o usando fondos virtuales llamativos para Zoom.

Lluvia de ideas virtual

Actividades como la lluvia de ideas y la votación contribuyen a una mayor participación. Puede embarcarse en estas actividades utilizando una amplia variedad de herramientas especializadas. Mantenga siempre los procedimientos interesantes para evitar que los participantes se cansen o se aburran. Siempre puede pedirles que tomen un descanso y refresquen sus mentes antes de continuar con la conferencia.

Establecer una forma efectiva de llamar al panel es una parte esencial del manejo de las reuniones en línea. El método apropiado depende de la plataforma de conferencias que esté utilizando. Si su reunión utiliza una plataforma de solo audio, considere recurrir a la técnica del reloj. Este método consiste en asignar a los participantes números en el reloj, que utilizará para realizar las presentaciones.

Cuando trabaje con una plataforma de videoconferencia, puede llamar a los participantes por orden en la pantalla. Alternativamente, puede optar por introducir el panel utilizando el orden alfabético.

Es importante monitorear el movimiento de los ojos de los panelistas durante una reunión de videoconferencia. El movimiento rápido de los ojos puede ser una señal de que un participante está leyendo y el movimiento del brazo podría deberse a que está escribiendo. Además, tenga cuidado con las expresiones de aburrimiento y los signos de fatiga mental.

Cuando note que una persona está distraída, debe llamar la atención de todo el panel. Al final de la reunión, reserve tiempo para evaluar la productividad de la conferencia. Resalte cualquier área de preocupación y encuentre formas de corregir las deficiencias.

Reuniones híbridas

Si planea organizar reuniones híbridas que involucren participantes tanto virtuales como en vivo, considere contratar a un moderador puente. Este rol puede ser manejado por un colega que asiste a una reunión física. El moderador monitorea la conexión entre el panel en vivo y el virtual.

Es importante asegurarse de que los panelistas en línea puedan ver, escuchar y contribuir con los procedimientos. Por otro lado, el moderador debe mantener a los panelistas físicos al tanto del grupo virtual. La forma más fácil de lograr este objetivo es mostrar las caras de los participantes remotos en una pantalla grande.

Muchos panelistas no leen las actas de las reuniones. Puede asegurarse de que todos lean los documentos minuciosos haciéndolos breves y concisos. Muchos panelistas no leen las actas de las reuniones. Puede asegurarse de que todos lean los documentos minuciosos haciéndolos breves y concisos con esta muestra. Esto permite que sus colegas aprendan sobre temas que pueden haberse perdido durante la reunión en línea.

En algunos casos, los profesionales no confían en la información obtenida verbalmente, ya que puede dar lugar a una falta de comunicación. Por esta razón, considere enviar un correo electrónico de seguimiento breve y conciso que enumere los detalles clave de la conferencia.

Consideraciones adicionales

Si los asistentes no se conocen entre sí, debe romper el hielo permitiendo que todos se presenten. Hacerlo hace que sea más fácil para los participantes sentirse cómodos entre sí. A su vez, el ambiente agradable mejora los niveles de productividad de la reunión.

Anime a los líderes de equipo a romper el hielo compartiendo algunos momentos más ligeros con el grupo. Además, promueva la resolución de problemas de colaboración durante la reunión en línea. Estos tipos de sesiones pueden proporcionar una forma más fácil de reemplazar los informes estándar que comprometen el progreso sin problemas de los procedimientos.

La resolución de problemas en colaboración implica que el líder seleccione un tema para que los panelistas lo discutan. El grupo trabaja en conjunto para descubrir puntos de vista e información vital. Como resultado, se vuelve más fácil formular soluciones innovadoras que aborden desafíos comerciales específicos.

Todos los participantes deben tener tiempo para concentrarse en la agenda. Al hacerlo, ayuda a aumentar la productividad durante las sesiones de resolución de problemas.

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