Las 7 mejores aplicaciones de videoconferencia de uso gratuito para 2022

Actualizado el 30-06-2022

Las reuniones están siendo reemplazadas cada vez más por videoconferencias. Los colegas no se sientan en la misma habitación, sino que se reúnen en una mesa digital: algunos de la oficina en casa, otros en movimiento y otros del extranjero.

Esto ahorra tiempo y costos. Para que el intercambio, la planificación y el trabajo colaborativo funcionen, una conferencia digital necesita las herramientas de videoconferencia adecuadas. Le presentaremos la mejor aplicación de videoconferencia de uso gratuito y le daremos consejos para mejorar sus reuniones digitales...

¿Cómo funciona una videoconferencia?

Las reuniones en las que las imágenes y los sonidos se transmiten sincrónicamente se denominan videoconferencias. El servidor de videoconferencia primero recopila imágenes y sonido de los participantes y los mezcla en un video general con ventanas de los participantes individuales.

Esto crea un espacio virtual. Esto se hace utilizando dispositivos apropiados como computadoras portátiles, micrófonos, parlantes, cámaras y software especial, las llamadas herramientas de videoconferencia. A diferencia de la reunión clásica, los acuerdos y la colaboración son posibles independientemente del lugar.

Aplicaciones de videoconferencia de uso gratuito

Una videoconferencia necesita algunos requisitos: computadoras portátiles, teléfonos inteligentes, tabletas, todos ellos tienen cámaras y micrófonos incorporados. La calidad es lo suficientemente buena. Lo único que falta son las herramientas de videoconferencia apropiadas. Además de los programas de pago, ahora existen numerosas soluciones de software gratuitas. Aquí están las siete mejores aplicaciones gratuitas de videoconferencia que puede usar de forma gratuita:

ZOOM

En tiempos de Corona, había mucha publicidad sobre el proveedor Zoom. La empresa estadounidense es muy popular con sus servicios de videoconferencia. Todo lo que necesita es una cuenta y luego puede iniciar videoconferencias o unirse a una reunión en curso con una ID de reunión. Es fácil de usar y se pueden realizar videoconferencias con unos pocos clics.

La única desventaja: la versión gratuita está limitada a 40 minutos para conferencias grupales. Suficiente para videoconferencias cortas, uno de los modelos de suscripción se puede utilizar para reuniones largas.

Beneficios del zoom

➠ Hasta 100 participantes en la videoconferencia gratis

➠ Gratis, pero con límite de tiempo

➠ Fácil de usar

skype

Uno de los nombres más famosos para videoconferencias es Skype. Originalmente desarrollado para conversaciones privadas, ahora también se usa a menudo para videoconferencias en el trabajo. El programa de Microsoft no solo admite la comunicación entre dos personas, sino que también se puede usar en grupos más grandes.

Hasta 50 participantes pueden participar en una de las videollamadas gratuitas. La versión empresarial de Skype ya no se vende, se ha integrado en el sucesor Microsoft Teams (en la siguiente sección).

Ventajas de Skype

➠ Uso gratuito con una cuenta de Microsoft

➠ Versión web posible sin instalación

➠ Sin límite de tiempo

➠ Fácil transferencia de datos

Equipos de Microsoft

Además de la opción de videoconferencia, Microsoft Teams se anuncia como un paquete integral para la colaboración digital y descentralizada. Además de las conferencias digitales, se pueden utilizar otras funciones relacionadas con todo el paquete ofimático. Los datos se pueden guardar y los documentos se pueden editar juntos al mismo tiempo.

Incluso en la versión gratuita, Microsoft Teams puntúa con una amplia gama de funciones. Debido a las medidas actuales contra Corona y las numerosas soluciones de oficina en casa, Microsoft también permite a las empresas utilizar el paquete premium de forma gratuita. Lo mejor que puede hacer es ponerse en contacto directamente con un socio de ventas de Microsoft.

Beneficios de los equipos de Microsoft

➠ Muchas funciones

➠ Hasta 250 participantes

➠ Colaboración descentralizada más allá de la videoconferencia

webex

Webex es un clásico cuando se trata de videoconferencias y es uno de los primeros en ofrecerlo. El servicio ahora ha sido asumido por Cisco. Las funciones se pueden controlar fácil y claramente. Se pueden crear y enviar citas y se puede invitar a los participantes a la videoconferencia a través de un enlace.

La tarifa básica gratuita de Webex se puede utilizar para realizar videoconferencias con hasta 100 participantes. Sin embargo, hay un límite de tiempo de 50 minutos. Las funciones adicionales están disponibles a través de varias tarifas basadas en tarifas.

Beneficios de Webex

➠ Fácil creación e invitación

➠ Hasta 100 participantes, pero limitado en el tiempo

➠ Fácil de usar

Bitrix24

Bitrix24 no solo brinda la opción de videoconferencias, sino que también ofrece una amplia gama de funciones de gestión de proyectos. Hay una intranet para los empleados, un calendario compartido, la posibilidad de formar grupos de trabajo, almacenar documentos en el almacenamiento en la nube, pero también realizar videoconferencias.

La versión gratuita es especialmente adecuada para pequeñas empresas, ya que hasta 12 usuarios pueden utilizar el paquete básico. Debido a Corona, actualmente se aplica lo siguiente en Bitrix24: el límite de usuarios de 12 se eliminó en la versión gratuita, independientemente de la cantidad de usuarios, las empresas actualmente pueden usar el paquete funcional gratuito.

Beneficios de Bitrix24

➠ Amplia gama de funciones

➠ Almacenamiento en línea de documentos

➠ Sin límite de tiempo

➠ Uso gratuito para 12 usuarios (actualmente ilimitado)

Ir a la reunión

Otro nombre muy conocido en las mejores aplicaciones o herramientas de videoconferencia es GoToMeeting. Puede usar una versión de navegador o descargar e instalar el software. Lamentablemente, en la versión gratuita de GoToMeeting Free, las conferencias con hasta 4 participantes solo son posibles. Bueno para equipos pequeños, pero inadecuado para los más grandes.

Además, el tiempo de reunión está limitado a 40 minutos si usa la versión gratuita. Si la forma gratuita no es suficiente, puede probar la versión Pro durante 14 días de forma gratuita. Para un uso posterior, se incurre en costos de suscripción según la gama de funciones.

Beneficios de GoToMeeting

➠ Versión de escritorio sencilla

➠ Pizarra en la videoconferencia

➠ Integración de Office o Google Calendar posible

Intermedia Cualquier reunión

Intermedia Cualquier reunión permite videoconferencias y seminarios web. Después de registrarse, las reuniones digitales se pueden iniciar de inmediato o planificar para el futuro. El servicio proviene de EE. UU. y actualmente solo se ofrece íntegramente en inglés. Las habilidades básicas del idioma son suficientes para su uso.

Desafortunadamente, no hay una versión gratuita en curso. Solo puede configurar videoconferencias gratuitas para cuatro participantes como un mes de prueba durante los primeros 30 días, después de lo cual paga según la función y la cantidad de usuarios.

Beneficios de cualquier reunión

➠ Opción de compartir pantalla

➠ Acceso rápido después del registro

➠ Posibilidad de integración de Outlook y otros programas

Hardware de videoconferencia

Con las herramientas y soluciones de software mencionadas anteriormente, las funciones y opciones más importantes de una videoconferencia están cubiertas para casi todos los equipos. Algunas empresas, por otro lado, no confían en el software, sino en el hardware, por ejemplo, para equipar salas enteras en varios lugares para participar en videoconferencias.

Esto es concebible si los equipos en diferentes ubicaciones se reúnen regularmente para videoconferencias, aunque, por supuesto, se pierde una gran parte de la flexibilidad. Si la solución de hardware se usa en la oficina, los empleados deben estar nuevamente en el sitio y no pueden conectarse desde ninguna ubicación.

Además, pueden surgir costos elevados, incluso si no necesariamente tiene que comprar el hardware para videoconferencia: los proveedores se especializan en el alquiler y ofrecen soluciones a medida junto con el software correspondiente.

Al final, se debe decidir si una solución de hardware es la elección correcta en función de la situación y el uso individuales. Dependiendo de tus necesidades, existen diferentes soluciones para videoconferencias, los proveedores más conocidos son:

• policom
• Cisco (Tandberg)
• De tamaño natural
• sony
• Revisión

Ventajas de la videoconferencia

El triunfo de la videoconferencia no es casualidad. La situación actual, en la que un gran número de empleados trabajan desde casa, lo ha acelerado, pero en muchas empresas la reunión digital ya ha superado a la reunión a la antigua. Las ventajas de una videoconferencia frente a reuniones con asistencia obligatoria son demasiado grandes:

• Los equipos descentralizados se unen. Los empleados no siempre se sientan juntos en la oficina. La oficina en casa y la colaboración a larga distancia dificultan la presencia física en las reuniones. Cualquiera puede unirse a la videoconferencia, sin importar dónde se encuentre.
• Las citas se encuentran más rápido. Es más fácil encontrar un momento para una videoconferencia a la que todos puedan asistir. El esfuerzo organizativo es menor y la participación más fácil. Hay que posponer menos citas hasta que todos se reúnan.
• Se reducen los costos. Sin costos de viaje o vuelo y sin salas separadas, las videoconferencias son una opción rentable. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet estable. Las herramientas que necesita a menudo son gratuitas; más sobre esto a continuación en el artículo.

Ver también: ¿Cuánto cuesta crear una aplicación de videoconferencia en 2021?

Consejos para una videoconferencia exitosa

Una vez aclarada la implementación técnica de una videoconferencia, el siguiente paso es hacerla lo más productiva y exitosa posible. Las reuniones a menudo resultan ser una pérdida de tiempo.

Este peligro también amenaza las videoconferencias. Para que tus reuniones digitales sean exitosas, hemos recopilado numerosos consejos para la preparación, implementación y seguimiento de la videoconferencia:

Antes de la videoconferencia

• Hacer un plan

Haga una agenda para todos: ¿cuál será el resultado de la reunión? ¿Qué se debe discutir? ¿Quién tiene que ser cambiado por esto? ¿Cuándo comienza la conferencia? ¿Cuándo termina definitivamente? De esta forma, todos los participantes pueden prepararse y saber de qué se trata.

• Limitar el número de participantes

Las videoconferencias grandes pueden parecer particularmente productivas y comunicativas, pero tienden a terminar en caos. Por lo tanto, mantenga el número de participantes lo más pequeño posible. Los investigadores de la comunicación dicen: que una reunión con más de ocho miembros difícilmente funciona de manera eficiente. Evite colegas que no tienen nada que ver con el contenido de la conferencia.

• Designar un moderador

Designe un moderador para que dirija la videoconferencia y otorgue derechos de voz. Mientras que el más alto prevalece en las reuniones en las que todos están físicamente presentes, las videoconferencias suelen experimentar retrasos en la transmisión (especialmente en transcontinentales).

Esto crea conversaciones ligeramente extrañas y retrasadas. Luego, a más tardar, necesita que alguien determine quién hablará a continuación y cuándo.

• Crea un ambiente tranquilo

Es imprescindible apagar las fuentes de interferencia antes de la videoconferencia. Es molesto y poco profesional si hay un zumbido constante de fondo o el teléfono móvil suena en el medio.

La mayoría de los sistemas de videoconferencia están equipados con micrófonos omnidireccionales. A diferencia de los micrófonos direccionales, estos captan todos los ruidos a su alrededor por igual, incluido el ruido de la calle de las ventanas abiertas, las campanas de los teléfonos y los colegas que irrumpen.

• Vestir apropiadamente

En una videoconferencia, otros asistentes pueden verlo, así que asegúrese de vestirse apropiadamente. Oriéntese por el código de vestimenta que también usaría en el trabajo, independientemente de si está sentado en su escritorio en casa. Pero tenga cuidado con la ropa con estampados llamativos. Verifique los patrones en las camisas, blusas o corbatas para que la imagen parpadee.

• Gana puntos con puntualidad

Al igual que con cualquier otra reunión, lo mismo se aplica a las videoconferencias: ¡No haga esperar a los demás participantes! Por lo tanto, debe estar listo para la fecha especificada, haber verificado su tecnología y solo tiene que marcar.

Esto es aún más importante si está organizando la reunión digital. Aquí tienes que estar allí de antemano, hacer los preparativos necesarios y comenzar la videoconferencia.

Durante la videoconferencia

• mantener los tiempos

¡Comience siempre a tiempo, mantenga las reuniones cortas deliberadamente y regule el tiempo de una videoconferencia! Según lo que se conoce como Ley de Parkinson, el trabajo se expande en la medida en que se dispone de tiempo para realizarlo. Está comprobado que las mejores ideas solo surgen en los últimos minutos. Ahorre tiempo de laboratorio.

• Haz una ronda de presentaciones.

Dado que es posible que los participantes de una videoconferencia nunca se hayan conocido, debe presentarlos brevemente o darles a todos una breve presentación para que se presenten. Esto no solo es cortés, sino que también permite que se dirijan a usted directamente después. Esto a su vez conecta y previene conflictos. Lo que también ayuda: tarjetas de identificación de gran tamaño que aún se pueden leer en la pantalla.

• mantente natural

Al principio, puede resultar un poco extraño mirar a una cámara y no hablar con los compañeros cara a cara, sino a través del micrófono. Sin embargo, debe ser lo más natural posible en una videoconferencia y no comportarse de manera diferente.

Algunas personas de repente enfatizan palabras y oraciones de manera muy diferente en una videoconferencia o se comportan de manera extraña; no se preocupe por ellos, solo hable como lo haría en una reunión normal.

• Toma descansos cortos

Cuando haya dicho algo, dé a los demás más tiempo de lo habitual para responder. Esto también les da a los involucrados la oportunidad de hablar. Debido a ligeros retrasos en la transmisión, es importante que se hagan breves pausas, esta es la única manera de crear un diálogo.

• Centrar al grupo en el tema principal.

La videoconferencia debe seguir una línea clara para ser productiva. Si nota que la videoconferencia se está desviando en la dirección equivocada y se está alejando del tema, el moderador debe intervenir y encontrar el camino de regreso al hilo común.

Si dos participantes se atascan en un aspecto secundario, pueden cambiar a su propia videoconferencia para aclarar el punto en privado. De esa manera, el resto del grupo puede volver a la agenda.

Después de la videoconferencia

• Gracias

Al final de la videoconferencia, agradezca a todos los que asistieron. Mencione la puntualidad y el buen proceso en la implementación técnica de las ideas creativas de los miembros del equipo. Eso aumenta inmediatamente la motivación para la próxima vez.

• crear un protocolo

Resuma los resultados de la videoconferencia y páselos a los participantes como actas. Entonces, las decisiones, asignaciones, objetivos y tareas se registran nuevamente por escrito y se ponen a disposición de todos. Se evitan malentendidos y excusas posteriores.