Más allá de la conferencia telefónica: 4 tecnologías de reunión que todo equipo necesita

Publicación invitada de Elise Keith , cofundadora de Lucid Meetings.

Todos los equipos se reúnen. La mayoría dirige sus reuniones de la misma manera que lo hicieron sus abuelos y los abuelos de sus abuelos. Los registros de reuniones anteriores a los romanos describen a un líder pontificando, una breve discusión de ida y vuelta, y luego concluyendo con un poco de acuerdo entre dientes que no es concluyente. Las reuniones no han cambiado mucho en miles de años.

Luego, la invención del teléfono liberó las reuniones de los confines de la sala de conferencias. PowerPoint y proyectores nos liberaron de montones de informes impresos.

¿Qué hacen los líderes modernos con este progreso? Exactamente lo que hicieron sus ancestros, solo que ahora sus discursos llegan confusos a través de los teléfonos de las salas de conferencias.

Es hora de llevar la forma en que nos reunimos a la era moderna.

Junto con el auge de la tecnología, el siglo pasado ha visto avances asombrosos en nuestra comprensión de cómo podemos trabajar mejor juntos en grupos. Ahora sabemos cómo los grupos pueden colaborar, innovar, motivar y tomar decisiones juntos de manera efectiva. (Consejo: escuchar a alguien leer las viñetas, ¿no?)

Estos cuatro tipos de tecnología de reuniones aumentada se basan en esas revelaciones y hacen posible que su equipo lleve a cabo reuniones más exitosas.

1. Videoconferencia

Las videoconferencias siempre superan a las audioconferencias. La mayoría de los equipos corporativos tienen acceso a tecnología de grabación y videoconferencia, pero pocos la utilizan.

Nos hemos vuelto demasiado cómodos escondiéndonos en silencio, donde estamos fuera de la vista, fuera del alcance del oído y libres para poner nuestra atención en otra parte. De hecho, la investigación muestra que las personas a menudo prefieren las reuniones telefónicas precisamente porque significa que ya no tienen que fingir que están prestando atención. Hemos tomado el rendimiento mediocre de las reuniones de nuestros antepasados ​​y lo hemos empeorado.

Para mejores reuniones remotas, configure una buena videoconferencia y utilícela.

elsie keith

Sugerencia adicional: active también la grabación de videoconferencias para reuniones importantes en persona.

¿Finalmente encontraste un momento en el que todos los altos ejecutivos pudieran reunirse para hablar sobre tu gran proyecto? Configure su software de videoconferencia para grabar esa reunión. Luego obtenga el audio transcrito a texto. No vas a reunir a todas esas personas fácilmente, y de esta manera, obtendrás tantos detalles como puedas del tiempo que tienes. Podrá concentrarse mejor en la discusión y no tendrá que esforzarse tanto para tomar notas detalladas.

Por ejemplo, emparejamos el software de videoconferencia de Zoom con una cámara Meeting Owl para asegurarnos de obtener un buen video de 360° del orador actual.

Eso no quiere decir que las notas no sean valiosas. De hecho, tomar buenas notas es fundamental, por lo que los equipos necesitan:

2. Software de gestión de reuniones

El software de gestión de reuniones facilita que los equipos colaboren en las agendas de las reuniones y capturen las notas de las reuniones. Los equipos que colaboran para documentar sus decisiones y los próximos pasos juntos durante la reunión están más comprometidos, son más eficientes y están más comprometidos con esos resultados.

Más importante aún, los sistemas de gestión de reuniones muestran a todos la mejor manera para que los equipos de su organización lleven a cabo sus reuniones.

Históricamente, todos aprendieron a dirigir reuniones asistiendo a reuniones y luego copiando lo que habían visto hacer a otros. Entonces, mientras que la investigación ha descubierto cientos de técnicas brillantes para unir grupos, la mayoría de las personas nunca ven estas técnicas en la práctica. No tienen idea de lo que es posible.

Un sistema de gestión de reuniones hace que las instrucciones de las reuniones estén disponibles para todos. Nadie tiene que adivinar qué debe estar en la agenda, cuánto tiempo debe durar la reunión, cómo dirigir cada parte de la discusión o qué debe escribirse. El sistema explica todo eso, lo que hace posible que la organización traiga un excelente proceso de reunión y luego lo transmita rápidamente a cada miembro del equipo.

Teeming , BoardVantage y Lucid Meetings son ejemplos de tecnologías en esta categoría.

3. Colaboración visual y apoyo a la toma de decisiones

Dónde está la acción

Muchas de las técnicas de reunión más efectivas, atractivas y productivas aprovechan nuestra capacidad natural para procesar información visualmente. Los equipos pueden ver patrones más fácilmente cuando pueden mover datos, establecer conexiones e incluir imágenes.

Los equipos que desarrollaron estas técnicas utilizaron muchas notas adhesivas. Después de la reunión, pasaron tiempo escribiendo todos esos garabatos y limpiando la habitación, lo que significó que la mayoría de los equipos guardaron estas poderosas técnicas de colaboración para ocasiones especiales.

El software de colaboración visual y soporte de decisiones hace que las notas adhesivas sean digitales. Los equipos colaboran en tiempo real desde cualquier lugar y nadie tiene que escribir nada más tarde. Las mejores herramientas también brindan beneficios que no puede obtener fácilmente usando papel. Por ejemplo, al recopilar comentarios en una herramienta de soporte de decisiones, puede hacer que cada contribución sea anónima para aumentar las posibilidades de obtener comentarios honestos y útiles.

Las tecnologías de ejemplo incluyen MURAL , Stormz , GroupMap e iObeya .

4. Retroalimentación de la reunión y seguimiento del desempeño

Estimamos que hay más de 55 millones de reuniones todos los días solo en los EE. UU. En promedio, los ejecutivos pasan el 72% de su tiempo cada semana en reuniones.

Muy pocas organizaciones rastrean el desempeño de este tiempo. ¿Puede pensar en algún otro proceso comercial que consuma tantos recursos pero que no se rastree o mida de alguna manera?

La retroalimentación de las reuniones y la tecnología de seguimiento del desempeño brindan a las organizaciones información sobre esta inversión masiva. Algunas tecnologías calculan automáticamente los costos de las reuniones en función de los datos del calendario, creando los números concretos que los líderes necesitan al tomar decisiones sobre cómo reunirse. Otras tecnologías usan IA para analizar los comentarios de las reuniones y luego, en función de las emociones de los participantes y los patrones históricos, predicen si un proyecto tendrá éxito o si es probable que se cierre una venta.

Las tecnologías en esta categoría incluyen MeetingQuality , Gong.io e Inspirometer .

Mejores reuniones son posibles. Las grandes reuniones requieren cambiar la forma en que organizamos y llevamos a cabo esas reuniones, lo que en el pasado significaba que necesitaba mucha capacitación en facilitación y espacio en la pared en blanco.

Ya no. Con estas cuatro tecnologías, las grandes reuniones son posibles para todos los que trabajan desde cualquier lugar.

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elisa keith

Elise Keith es cofundadora de Lucid Meetings y autora de Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization . Para obtener más información, visite www.jelisekeith.com o www.lucidmeetings.com y conéctese con Elise en Twitter @EliseID8.