5 Problemas Comunes de Comunicación Empresarial (+Soluciones)

El panorama empresarial fue uno de los muchos elementos de la vida cotidiana que cambió completamente en 2020 por la pandemia de COVID-19. El coronavirus obligó a casi todos los miembros de la fuerza laboral a trabajar de forma remota en el futuro previsible. Sin saberlo, esto creó una serie de problemas de comunicación comercial.

Muchos lugares de trabajo que anteriormente tenían políticas estrictas con respecto a los empleados que trabajaban desde casa tuvieron que renunciar a esas reglas anteriores. Esto los colocó en un territorio completamente desconocido, lo que significó que las empresas tuvieron que aprender a comunicarse de una manera con la que antes no estaban familiarizadas. En este artículo, repasaremos algunos problemas comerciales comunes provocados por la pandemia de coronavirus y cómo resolverlos:

• Falta de estandarización
• Mala interpretación y ambigüedad
• Falta de señales no verbales en la comunicación escrita
• Estar demasiado conectado
• falta de retroalimentación

Falta de estandarización

En el futuro previsible, las reuniones en persona son cosa del pasado. La tecnología nos ha brindado una plétora de opciones sobre dónde pueden ir esas comunicaciones, pero ahora el problema es qué tipo de comunicación debe ir y dónde. Debe decidir cuándo y dónde se comunica sobre diferentes temas. La falta de estandarización puede generar silos de comunicación y confusión entre sus empleados. En general, perjudicará las operaciones diarias de su empresa.

La mejor manera de resolver este problema es estandarizar los procesos de comunicación en el lugar de trabajo para cada canal. Cree pautas claras sobre qué tipo de comunicaciones deben ir en qué canales. Por ejemplo, las tareas importantes deben documentarse en un correo electrónico a los miembros del equipo correspondientes.

Su sistema de mensajería instantánea entre oficinas, como Slack, debe reservarse para conversaciones específicas de proyectos y charlas informales. Los comentarios sobre las interacciones con los clientes deben reservarse para la solución de gestión de relaciones con los clientes de su equipo.

La estandarización firme de las comunicaciones internas traerá una gran cantidad de ventajas a su organización. Por un lado, tendrá un registro en papel formal de todas las interacciones. ¿Necesita verificar los comentarios de su informe directo sobre su último proyecto? Compruebe la holgura. ¿Desea revisar la información necesaria antes de una reunión con un cliente? Eche un vistazo a su CRM.

La implementación de la estandarización de la comunicación interna de su oficina generalmente también mantendrá las cosas organizadas. Si su equipo está enviando spam o correos electrónicos con cualquier cosa, desde información pertinente del cliente hasta las últimas tendencias de memes en Twitter, es probable que las personas comiencen a ignorar los mensajes que llegan. Al delinear qué tipo de mensajes deben ir a dónde, sus empleados sabrán exactamente qué esperar con cada notificación que llegue.

Mala interpretación y ambigüedad

Quizás el mayor beneficio de las reuniones en persona es que el contexto y las motivaciones detrás de las palabras intercambiadas en las conversaciones suelen ser bastante claros. Esto se debe a que las personas pueden hacer preguntas aclaratorias de seguimiento en el momento si las necesitan. Con la conversación escrita, esa oportunidad se pierde y ocurren errores de comunicación y fallas en la comunicación.

Pero dado que las comunicaciones en persona se han visto severamente limitadas debido a la pandemia de coronavirus, más personas optan por canales de comunicación de intranet como Slack y correo electrónico para comunicarse con colegas. Es simplemente más rápido y más eficiente que tener que coordinar videollamadas o llamadas telefónicas. Pero aquellos en el extremo receptor de slack o correo electrónico pueden no recibirlo en tiempo real. Eso puede generar algunos problemas para comunicarse con claridad y conversaciones potencialmente difíciles.

La conveniencia de esos canales es excelente para un empleado ocupado, pero tiene una serie de desventajas. Es fácil malinterpretar los pensamientos de alguien a través de la comunicación escrita. Las personas pueden sentirse demasiado intimidadas o carecer de tiempo para enviar un mensaje de seguimiento y esperar una respuesta. Entonces, esto significa que a veces los empleados operan bajo una idea ambigua o mal entendida de cuál se supone que es su tarea.

La solución a esto es simple: siéntese con un mensaje importante por unos momentos antes de enviárselo a un colega. Es mutuamente beneficioso para todas las partes involucradas asegurarse de que todas las comunicaciones organizacionales sean claras. Eso es especialmente importante durante la pandemia de coronavirus, ya que las personas trabajan con diferentes horarios en diferentes zonas horarias.

Enviar mensajes vagos y poco claros a los colegas puede retrasarlo en proyectos importantes, ya que pueden terminar requiriendo un seguimiento adicional. Para evitar esto, asegúrese de revisar los mensajes y, potencialmente, haga que un tercero también los revise si es apropiado.

Falta de señales no verbales en la comunicación escrita

Al igual que con el envío involuntario de mensajes ambiguos, depender únicamente de los canales de comunicación escritos puede causar algunos problemas de comunicación. Sin poder aprovechar las señales corporales, la expresión facial o el tono, es increíblemente fácil para los comunicadores malinterpretar las intenciones de alguien. La falta de claves verbales puede ser especialmente confusa en conversaciones en las que las diferencias culturales son un factor. La persona más amigable puede resultar diferente en una conversación escrita, lo que puede ser increíblemente molesto para algunas personas.

Puede utilizar múltiples métodos de comunicación para asegurarse de que su mensaje se envíe con el mismo tono que pretendía transmitir. Si desea enviar un mensaje más alegre, agregue un emoji o un signo de exclamación. Más empresas están comenzando a aprovechar los emojis como una herramienta innovadora de comunicación empresarial . Esto transformará un mensaje de un sonido severo a uno positivo y alentador. Le evitará obligar involuntariamente a un colega a preguntarse si está disgustado con él.

Por supuesto, siempre puede simplemente incluir lo que está tratando de transmitir en el mensaje con palabras sencillas. Es una de las formas más sencillas de asegurarse de que la persona a la que le envía un mensaje sepa exactamente lo que está tratando de decir.

Pero la forma más efectiva de evitar problemas relacionados con esto es realizar una videollamada. Con la pandemia de coronavirus que continúa asolando el mundo, las reuniones en persona no son una opción en este momento. Las videoconferencias son la siguiente mejor opción. Son la mejor manera de colaborar eficazmente con los colegas. Las expresiones faciales y el tono se expresan claramente en una videollamada.

Como informamos anteriormente , "el 87 % de los empleados remotos dicen que se sienten más conectados e involucrados con los equipos y proyectos cuando utilizan las videoconferencias". Sin duda, las videollamadas aumentan la eficiencia de las comunicaciones empresariales.

Estar demasiado conectado

Fuente: Gineris

Con casi todos los miembros de la fuerza laboral trabajando desde casa en el futuro previsible, las líneas entre el horario de oficina y la vida personal de los empleados se han desdibujado. Durante la pandemia se ha informado regularmente que una abrumadora mayoría de las personas pasan más tiempo en la oficina, ya que ahora está ubicada dentro de su hogar. Eso significa que los empleados corren el riesgo de estar sobreconectados.

La capacidad de estar tan fácilmente sobreconectado hace que las personas trabajen en exceso. Con la flexibilidad que ofrece un horario de trabajo desde casa, muchas personas sienten la presión de estar "activas" todo el tiempo. Eso significa que pueden estar enviando mensajes fuera de horario.

Eso puede llevar a las personas que anteriormente tenían límites establecidos a sentir la presión de hacer lo mismo. Trabajar mucho más allá del horario comercial normal puede provocar agotamiento, lo que hace que los empleados tengan un rendimiento inferior al esperado. En última instancia, esto puede afectar negativamente a su negocio y el compromiso de sus empleados también se verá afectado.

La mejor manera de evitar que esto les suceda a sus empleados es establecer reglas básicas. Deje en claro que no se espera que nadie trabaje más allá de su horario normal. Anime a los empleados a cerrar sesión en los dispositivos de trabajo una vez que hayan terminado por la noche; la mayoría de los mensajes pueden esperar hasta el día siguiente.

Una excelente manera de hacer cumplir este mensaje es que la alta gerencia siga estas reglas. Es menos probable que los empleados trabajen fuera del horario laboral si no ven que sus supervisores hacen lo mismo. Mantener su organización actualizada garantizará que opere de la mejor manera posible. En general, promoverá el trabajo en equipo saludable.

falta de retroalimentación

Fuente: Gran lugar para trabajar

Un negocio saludable y próspero necesita examinarse a sí mismo desde todos los ángulos. Si la gerencia no solicita la retroalimentación de sus empleados, la comunicación entre empleados entre oficinas se volverá ineficaz. Debe fluir en ambos sentidos para trabajar a favor de su empresa. La recopilación de comentarios de los empleados a través de métodos como el envío de encuestas muestra cómo les está yendo a sus empleados en este momento.

La retroalimentación de sus empleados es importante ahora más que nunca. Si bien la pandemia de coronavirus se ha extendido por todo el mundo durante la mayor parte del año, diferentes personas tienen diferentes reacciones. Es posible que algunas personas solo sientan el estrés y la ansiedad de la situación ahora. Las reacciones de sus empleados ante la pandemia evolucionarán constantemente.

La retroalimentación regular es la única forma de obtener información sobre cómo les está yendo a sus empleados dadas las circunstancias y qué puede hacer para apoyarlos. Esta información puede ayudarlo a adelantarse a los empleados que pierden la motivación para trabajar duro.

La retroalimentación también le da una idea de cómo le está yendo a la administración. Es posible que no se dé cuenta de que algo que está haciendo no está funcionando a menos que sus empleados se lo informen. Actuar sobre esa retroalimentación y ajustar los procesos en el futuro es la única manera de mejorar sus operaciones.

Conclusión: la buena comunicación hará que los empleados sean más felices

La pandemia de coronavirus ha cambiado la cara de la oficina en el futuro previsible. Es posible que trabajar en un entorno de oficina nunca vuelva a ser lo mismo. La fluida situación actual significa que su empresa tendrá que girar constantemente para evitar grandes desafíos de comunicación. Habrá obstáculos en el camino, pero se tomará el tiempo para resolver los problemas comunes de comunicación que puedan surgir.

El hecho de que la cara de su oficina se vea diferente en estos días no significa que sus trabajadores remotos no puedan ser felices . Como informamos anteriormente, el 90 % de los empleados remotos quieren seguir trabajando en un horario flexible por el resto de sus carreras. Al satisfacer las necesidades de sus empleados, se asegurará de que estén contentos, lo que beneficiará enormemente a su empresa a largo plazo.