Facturas telefónicas comerciales: navegación por tarifas ocultas y razones para considerar VoIP

Las empresas siempre buscan ahorrar dinero donde pueden. Un buen lugar para comenzar es examinar los costos de su factura. Puede ser fácil pasar por alto la cantidad de dinero que su empresa gasta en el servicio de teléfonos fijos y móviles. Con la pandemia de coronavirus empujando al mundo de los negocios a confiar en VoIP empresarial para mantenerse a flote, el servicio telefónico que seleccione es más importante ahora que nunca.

Las llamadas telefónicas son la forma más común en que los nuevos clientes interactúan por primera vez con una empresa y los teléfonos siguen siendo una opción para la atención al cliente. Dada esa necesidad, los proveedores de telefonía a menudo se sienten cómodos agregando varios cargos que pueden aumentar significativamente el costo de su factura mensual.

Algunos de los cargos pueden ser por servicios que rara vez (o nunca) usa, mientras que otros se denominan ambiguamente "tarifas de mantenimiento" y el favorito de todos: impuestos. No hay límite para el nivel de creatividad que muestran algunos proveedores de teléfonos comerciales cuando encuentran formas de ganar cinco centavos a sus clientes. A menos que ya haya auditado cuidadosamente la factura de su empresa, es muy probable que esté pagando más de lo necesario.

Si no está al tanto de cuánto le cuestan a su empresa los teléfonos tradicionales, hemos anotado algunos consejos sobre elementos que tal vez desee vigilar la próxima vez que llegue su factura. En este artículo, cubriremos las siguientes secciones:

• Cómo reducir su factura telefónica
• Mire su factura telefónica existente
• Considere las características que necesita
• Considere qué más puede obtener de una solución moderna de VoIP
• Revise sus elecciones

Cómo reducir su factura telefónica

Su factura puede ser un gasto comercial necesario, pero eso no significa que tenga que costarle un ojo de la cara a su empresa. Este costo puede ser especialmente difícil para los propietarios de pequeñas empresas. Una cosa a considerar es el costo total de operación de su sistema telefónico actual. Puede encontrar ese costo sumando cuánto le costó comprar el sistema telefónico con cuánto le cuesta operarlo.

Una vez que haya determinado ese costo, puede decidir si lo que pagó por el sistema telefónico de su empresa y lo que paga actualmente para operarlo vale la pena. Puede comparar ese precio con lo que sea su factura actual cada mes. De esa manera, puede ver qué aspecto de su configuración debe cambiar.

Mire su factura telefónica actual

La forma más fácil de ver cuánto debe reducir de los costos asociados con su servicio telefónico es mirar su factura actual. Por ejemplo, los proveedores suelen ofrecer un descuento para varios paquetes y pueden reducir los costos administrativos de su empresa al consolidar las facturas en un solo pago.

Eso hace que parezca que estás ahorrando dinero. Sin embargo, esto también conduce a una factura más complicada en la que los proveedores pueden incluir cargos adicionales que de otro modo no serían posibles con una factura más simple.

La FCC ha ido tan lejos como para crear páginas de preguntas frecuentes que cubren temas como la acumulación de facturas telefónicas para ayudar a informar a las personas sobre el hábito de las compañías telefónicas de realizar cargos no autorizados. La agencia señala que cuanto más su factura comience a parecerse a una factura de tarjeta de crédito, más debe preocuparse por si está pagando una cantidad justa.

“El engaño es el sello distintivo del cramming. Los crammers a menudo se basan en facturas confusas para engañar a los consumidores para que paguen por servicios que no autorizaron o recibieron, o que cuestan más de lo que el consumidor creía... La FCC ha estimado que el cramming ha dañado a decenas de millones de hogares estadounidenses.

Probablemente haya experimentado el impacto de recibir su primera factura de un nuevo servicio. Es probable que la cotización inicial de la compañía telefónica no mencionara los gastos de impuestos, recargos o que se le facturaría con un mes de anticipación en la primera factura (los proveedores a veces cobran a partir de la fecha de instalación y del mes siguiente en la primera factura).

Las compañías telefónicas generalmente tienen que pagar impuestos sobre las ventas por el servicio, por lo que no es una sorpresa que cobren esto de sus clientes. Sin embargo, debe asegurarse de que el porcentaje recaudado esté realmente en línea con sus impuestos locales sobre las ventas y no esté inflado.

Por otro lado, los recargos y otros elementos similares son completamente subjetivos y pueden brindar más margen de maniobra para negociar su factura.

Aquí hay algunos artículos en su factura a los que debe prestar mucha atención:

• Líneas transferibles : se encuentran en las líneas telefónicas PSTN tradicionales y le permiten a su empresa manejar varias llamadas a la vez, para que sus clientes no se encuentren con señales de ocupado. Estos no son baratos, ya que pueden costarle a su negocio hasta $30 por línea. Es importante tener en cuenta que puede obtener esta misma funcionalidad de un sistema IP sin ningún costo adicional.
• Mantenimiento de cables: una vez más, este es un elemento específico de las líneas fijas. Esta es una tarifa asociada con el costo del cableado de su oficina.
• Cargos de larga distancia y de larga distancia: no puede evitarlo si su empresa tiene que realizar una gran cantidad de llamadas de larga distancia y gratuitas. Pero puede reducir este costo cambiando esas comunicaciones por correo electrónico o un sistema telefónico IP.
• Usuarios y extensiones : los sistemas telefónicos tradicionales no solo cobran por las líneas transferibles, sino que también cobran por cada línea que necesita. Tenga en cuenta que los proveedores también tienden a cobrar por usuario, por lo que vale la pena comparar los precios de los diferentes proveedores aquí.

Algunos cargos se grabarán en piedra, pero es posible que tenga un poco de margen de maniobra en algunos. Si hay una tarifa en particular que le parece demasiado alta, vale la pena comunicarse con su proveedor e intentar negociar.

Considere las características que necesita

El siguiente paso para reducir los costos asociados con su factura es considerar todas las funciones que necesita en su sistema telefónico. Ya sea que esté o no en una PSTN o en un sistema telefónico IP, a menudo puede quedar atrapado en contratos costosos si ha agrupado funciones que no está utilizando.

Es importante considerar las funciones que necesita en su sistema telefónico para que pueda encontrar un plan que solo requiera que pague por lo que necesita. Aquí hay algunas características básicas y vitales a considerar en su próximo proveedor de sistema telefónico.

Desvío de llamadas : esta es una función básica que garantiza que sus clientes puedan comunicarse con usted sin importar nada. Entonces, si divide su tiempo entre trabajar en una oficina y en casa, puede desviar llamadas desde su número comercial a su dispositivo móvil. Muchos proveedores de VoIP, como RingCentral, ofrecen el desvío de llamadas remotas como una función básica para que pueda desviar llamadas sobre la marcha y garantizar que siempre esté disponible.

Extensiones : en un sistema telefónico PSTN tradicional, una extensión es otro número de teléfono conectado físicamente a un número principal. Cuanto más cableado haga, más costará. Los sistemas IP hacen esto virtualmente y muchos ofrecen una cierta cantidad de extensiones integradas en los planes básicos. Por ejemplo, Grasshopper ofrece un plan individual por $26 que incluye hasta tres extensiones.

Soporte remoto : sin duda, llegará un momento en el que necesite reparar su sistema telefónico. Pero a medida que la pandemia de coronavirus continúa manteniendo remota a la gran mayoría de la fuerza laboral, es posible que ya no sea factible que un empleado externo ingrese a su oficina para examinar su configuración.

Buscar un proveedor de telefonía que ofrezca soporte remoto es una opción más factible en estos días. Nextiva ofrece un sistema de soporte remoto para brindar esta oferta a sus usuarios.

Llamadas ilimitadas : gracias a la pandemia, las llamadas telefónicas son más vitales ahora que nunca. Como las reuniones en persona prácticamente se han detenido por completo, es probable que su empresa pase aún más tiempo al teléfono. Por lo tanto, un sistema telefónico que le ofrezca minutos de llamadas ilimitados debe ser una prioridad. Muchos proveedores de telefonía IP ofrecen llamadas ilimitadas, incluido Vonage Business.

Registros de llamadas : el registro de llamadas es una excelente manera de estudiar el desempeño de sus empleados, particularmente de su equipo de ventas, y medir la experiencia que brinda a sus clientes. Los registros de llamadas pueden brindarle detalles clave, como la fecha y la hora de la llamada, la duración, el identificador de llamadas y si la llamada fue aceptada o enviada al correo de voz.

Esta es una característica básica que muchos proveedores pueden ofrecer. 8×8 proporciona registro de historial de llamadas, capacidad para administrar registros de llamadas y métricas de registro de llamadas dentro de sus planes.

Considere qué más puede obtener de una solución moderna de VoIP

Dado que es probable que su empresa ya esté pagando por una conexión a Internet de banda ancha y que incluso haya construido una intranet completa, debería haber una fricción mínima y ahorros considerables al cambiar a un servicio de IP. No se necesita ningún hardware adicional excepto posiblemente un teléfono IP.

La mayoría de las empresas cobran alrededor de $20 al mes por una línea de VoIP comercial que incluye todo lo que esperaría de su línea telefónica estándar (saludos de correo de voz comercial, llamada en espera, etc.) junto con una larga lista de funciones que generalmente no están incluidas en ofertas de teléfonos tradicionales, o no están disponibles en absoluto.

Puede esperar funciones mejoradas de cualquier proveedor de VoIP que seleccione. Aquí hay algunos a tener en cuenta:

IVR : IVR alojado (respuesta de voz interactiva) es un menú de telefonía y un sistema de enrutamiento que ofrece un menú interactivo para las personas que llaman a fin de dirigirlas al departamento que necesitan. Como es un sistema inteligente, IVR puede realizar tareas que involucran respuestas de sí/no o relacionadas con números de las personas que llaman. Esta característica recupera el tiempo y la productividad de sus empleados, además de garantizar que sus clientes tengan un tiempo de espera más corto.

Asistente automático : esta característica puede ayudar a reemplazar el rol de recepcionista en su organización. Por lo tanto, en lugar de requerir que las personas que llamen hablen primero con una recepcionista para ser transferidos a la parte correcta, simplemente tendrán que presionar un número asociado con la extensión del departamento correcto. Al igual que con IVR, esta función también puede ahorrarle tiempo y dinero a su organización.

Videoconferencia : la mayoría de los proveedores de VoIP incluyen otros métodos de comunicación en sus planes telefónicos. La videoconferencia es una de las opciones más populares. Esta es simplemente una función que un sistema telefónico PSTN no puede proporcionarle.

Las funciones de videoconferencia para ciertos planes de telefonía IP incluso permiten que cientos de participantes se unan a la vez, acercándolo lo más posible a una reunión de empresa en persona durante la pandemia.

Aplicación móvil : la mayoría de los proveedores de telefonía VoIP tienen sus propias aplicaciones de softphone, lo que le permite atender sus llamadas comerciales mientras viaja. Las aplicaciones a menudo permiten chat de video y mensajería comercial SMS, además de una llamada de voz tradicional. Por lo general, puede alternar entre los medios de comunicación, con información de conversaciones anteriores guardada en cada uno de sus dispositivos.

Con una tendencia creciente hacia las comunicaciones unificadas, VoIP también permite una mayor centralización de sus operaciones comerciales en su conjunto. La mayoría de las plataformas de VoIP admiten la integración con plataformas externas como Salesforce, lo que le permite consolidar las comunicaciones y otras aplicaciones en una ubicación. Esto viene con una larga lista de beneficios que recientemente describimos en nuestra guía para principiantes sobre comunicaciones unificadas.

Revise sus elecciones

Si su servicio telefónico no proporciona mucho más que un tono de marcación y está pagando más de $20 o $30 por mes por eso, es probable que su empresa esté mucho mejor con un paquete de VoIP de cualquier número de proveedores. Aquí hay un desglose de los cinco proveedores de VoIP empresarial mejor calificados según las calificaciones de cientos de usuarios de GetVoIP:

Conclusión: VoIP es la mejor manera de reducir la factura telefónica de su empresa

Por todas las formas creativas en que las compañías telefónicas inflan sus facturas y por todas las formas en que podría negociar una tarifa más baja, VoIP puede ser la forma más fácil de ahorrar dinero en las necesidades de servicio telefónico de su pequeña empresa.

Además de ser simplemente más baratas que los servicios telefónicos tradicionales, las plataformas de comunicación basadas en la nube permiten una amplia gama de funciones que pueden tener un impacto considerable en la eficiencia operativa y la efectividad general de la capacidad de una empresa para comunicarse internamente y con los clientes.