Los mejores sistemas telefónicos para pequeñas empresas de julio de 2022

¿Listo para actualizar el sistema telefónico de su empresa?

Dadas las opciones aparentemente ilimitadas de hoy en día, elegir el sistema telefónico adecuado, revisar las estructuras de precios disponibles para determinar el mejor valor e incluso comprender qué hace que un proveedor sea mejor que otro sin duda resulta abrumador.

Siga leyendo para obtener más información sobre los diferentes tipos de sistemas telefónicos para pequeñas empresas, descubra las características clave que debe buscar y compare los mejores proveedores.

Descripción general de los sistemas telefónicos comerciales

La siguiente tabla proporciona una descripción general de los mejores sistemas telefónicos para pequeñas empresas que analizaremos con más detalle en la siguiente sección.

Los mejores sistemas telefónicos para pequeñas empresas

Con base en nuestra experiencia práctica, la calidad de las funciones, los comentarios de los clientes y nuestra experiencia en la industria, hemos clasificado los siguientes sistemas telefónicos comerciales para ayudarlo a tomar la decisión correcta.

Estos son los mejores sistemas telefónicos comerciales que debe considerar:

• Nextiva
• RingCentral
• Ir a conectar
• 8×8
• teclado
• Vonage
• zoom uno
• Ooma
• Avaya
• Saltamontes

Nextiva: el mejor sistema telefónico comercial para equipos remotos

Nextiva es una plataforma de comunicaciones basada en la nube que combina voz y llamadas VoIP, colaboración en equipo, herramientas de CRM y más en la interfaz de Nextiva Business Communication.

Las funciones clave del sistema telefónico incluyen:

• Funcionalidad de detección, estacionamiento, reenvío, enrutamiento y grabación de llamadas
• Buzón de voz visual y conversación a texto
• Llamadas de voz ilimitadas en Estados Unidos y Canadá
• Asistentes automáticos y menús de llamadas IVR
• Llamadas en conferencia con un solo clic para hasta 200 participantes
• Análisis de llamadas en tiempo real/histórico

Funciones principales

A diferencia de otros proveedores de servicios telefónicos comerciales, Nextiva incluye su propio paquete nativo de CRM para los equipos de ventas y atención al cliente. Los agentes pueden acceder a funciones como el enrutamiento inteligente de casos, la automatización del flujo de trabajo y Nextiva Call Pops , que muestran instantáneamente información clave de la cuenta del cliente durante las llamadas con los clientes.

La función Cospace de Nextiva es un espacio de trabajo virtual móvil y de escritorio incluido en todos los planes de comunicación empresarial de Nextiva.

Cospace es una aplicación unificada para compartir y editar archivos, mensajes de chat en tiempo real, llamadas de voz, audioconferencias y videollamadas.

Hasta 250 participantes también tienen acceso a un calendario de equipo, chat persistente, uso compartido de pantalla, administración de tareas y herramientas de programación de reuniones dentro de Cospace.

Confiabilidad de la red y atención al cliente

Nextiva se destaca por ofrecer soporte por teléfono, correo electrónico y chat las 24 horas del día, los 7 días de la semana, con todos los planes, no solo con los niveles de precios más caros.

También incluye un tiempo de actividad garantizado del 99,999 % con monitoreo de red 24/7, ocho puntos de presencia globales y cumplimiento con HIPAA, HITECH, SOC2 y PCI.

Planes y precios

Nextiva ofrece una prueba gratuita de 7 días y tres planes pagos. La imagen a continuación describe los precios para 20-99 usuarios.

Para obtener más información, consulte nuestra descripción general de los precios y planes de Nextiva.

Experiencia de usuario

La siguiente tabla describe la experiencia promedio del usuario de Nextiva.

RingCentral: lo mejor para las empresas que necesitan una plataforma todo en uno

RingCentral MVP es una solución unificada de comunicaciones de mensajería, teléfono y video diseñada principalmente para simplificar y agilizar los flujos de trabajo de los agentes, aumentando la productividad del equipo en todos los canales.

Las principales funciones de llamadas de voz para pequeñas empresas incluyen:

• Números de teléfono locales en más de 200 códigos de área, números internacionales en más de 100 países
• Llamadas ilimitadas en los EE. UU. y Canadá
• SMS, MMS y fax virtual ilimitados
• Supervisión de presencia de llamadas entre dispositivos
• Transcripciones automáticas de correo de voz, correo de voz a texto y correo de voz a correo electrónico
• Llamadas RingOut con un solo clic
• Grabación de llamadas bajo demanda y automática

Funciones principales

RingCentral es famoso por su análisis en tiempo real avanzado y altamente personalizable.

Los administradores pueden usar plantillas de informes prefabricadas que monitorean automáticamente más de 30 KPI relacionados con el desempeño del agente, las reuniones del equipo, la calidad del servicio y más. Las alertas en tiempo real notifican instantáneamente a los gerentes cuando los estándares de desempeño caen por debajo de los umbrales preestablecidos. Todos los datos de llamadas se pueden filtrar por tipo de llamada, rango de fechas, agente, colas de llamadas, departamentos y más.

Las pequeñas empresas que confían en el autoservicio para administrar la mayoría de las solicitudes de atención al cliente apreciarán que RingCentral permita hasta 250 menús y submenús IVR de uno o varios niveles.

Los administradores pueden editar rutas de flujo de llamadas en cualquier momento con el editor de planes de marcación visual de arrastrar y soltar de RingCentral, aprovechar numerosas estrategias de enrutamiento de llamadas y confiar en NLP e IA para evaluar y responder automáticamente a las solicitudes de los clientes.

Confiabilidad de la red y atención al cliente

RingCentral ofrece soporte telefónico y chat en vivo las 24 horas del día, los 7 días de la semana en todos sus planes, con opciones de soporte pagas mejoradas como administradores de cuentas dedicados, soporte prioritario e implementación personalizada y capacitación del equipo a través de los servicios profesionales de RingCentral.

RingCentral University, su programa gratuito de capacitación en línea, proporciona un alto nivel de autoayuda al cliente que es muy superior a las bases de conocimientos de la competencia.

Gracias a su redundancia geográfica , tiempo de actividad garantizado del 99,999 %, 7 capas de seguridad de red, cifrado de extremo a extremo, autenticación multifactor y herramientas de mitigación de fraude , RingCentral ofrece una seguridad sólida y una calidad de llamada alta constante.

Planes y precios

RingCentral ofrece una prueba gratuita de 15 días. La siguiente imagen describe los precios y los planes MVP de RingCentral para 1 a 20 usuarios , y hay más detalles disponibles en nuestra Descripción general de precios de RingCentral.

Experiencia de usuario

La siguiente tabla proporciona un resumen rápido de la experiencia de usuario estándar de RingCentral.

GoToConnect: el mejor sistema telefónico comercial para equipos de 10 o menos

GoToConnect es un sistema telefónico para pequeñas empresas con una aplicación de mensajería de chat, video y voz basada en la nube diseñada para equipos más pequeños que requieren soluciones escalables, pero que no necesitan funciones de llamadas especialmente avanzadas.

Viene con más de 100 funciones de llamadas, que incluyen:

• Extensiones ilimitadas y llamadas ilimitadas en EE. UU./Canadá
• Conferencias de audio para hasta 10 participantes
• Buzones de voz individuales y compartidos
• Retención de llamadas, colas de llamadas, grupos de timbre ilimitados, timbre simultáneo
• Música de espera personalizada, listas de reproducción, saludos y mensajes
• Asistencia de directorio

Funciones principales

GoToConnect es mejor conocido por su Dial Plan Editor , popular por su facilidad de uso general y las estrategias avanzadas de enrutamiento y flujo de llamadas que ofrece.

Los administradores pueden crear "nodos de servicios públicos" de acuerdo con los horarios de los agentes, el idioma preferido, el identificador de llamadas, los grupos de usuarios y más. Estos nodos cambian automáticamente según el volumen de llamadas y la disponibilidad de los agentes, lo que reduce la cantidad de llamadas perdidas y devoluciones de llamadas. Con asistentes automáticos y submenús ilimitados, plantillas de grabación prefabricadas y saludos personalizables, llamadas y personalizados.

GoToConnect también incluye herramientas de filtrado de llamadas que permiten a los usuarios incluir en la lista blanca números de alta prioridad para que los clientes VIP eviten esperar en espera.

Estos filtros también reenvían automáticamente las llamadas VIP a extensiones o planes de marcación preestablecidos específicos, y rechazan automáticamente los números en la lista negra.

Confiabilidad de la red y atención al cliente

Desafortunadamente, la atención al cliente de GoToConnect es criticada constantemente por los usuarios actuales y anteriores debido a la dificultad para conectarse con agentes en vivo y los lentos tiempos de respuesta. Incluso el chatbot de su sitio web no ofrece mucha asistencia de calidad.

Esto es especialmente frustrante ya que GTC anuncia en gran medida su supuesto "soporte 24/7", pero no especifica que solo está disponible para clientes Estándar y Premium.

Aunque GoToConnect ofrece SSO y 2FA, no proporciona cifrado de extremo a extremo. Sin embargo, tiene 10 centros de datos globales para mantener el rendimiento de la red constante, así como el cumplimiento de SOC 3, CCPA e HIPAA.

Planes y precios

GoToConnect ofrece una prueba gratuita de 14 días y la siguiente imagen describe los precios y los planes para 2 a 10 usuarios. Nuestro desglose de precios de GoToConnect proporciona información adicional.

Experiencia de usuario

La siguiente tabla proporciona información sobre la experiencia del usuario de GoToConnect.

8×8: el mejor sistema telefónico para pequeñas empresas con clientes internacionales

8×8 es un sistema telefónico empresarial PBX en la nube que ofrece llamadas locales y globales ilimitadas en 48 países, junto con SMS, chat de equipo y videoconferencias.

Es compatible con más de 25 operadores PSTN, y las principales características del teléfono incluyen:

• Grabación de llamadas+almacenamiento en la nube (o almacenamiento en Dropbox)
• Herramientas nativas de CRM
• Asistente automático de varios niveles
• Buzón de voz visual
• Cola de llamadas, supervisión de llamadas y grupos de timbre
• Identificador de llamadas, bloqueo de llamadas, no molestar
• Haz clic para llamar

Funciones principales

Una de las características principales de 8×8 es su herramienta de encuesta posterior a la llamada , que incluye preguntas basadas en IVR que facilitan a los clientes proporcionar comentarios rápidos, pero igualmente valiosos, sobre el desempeño del agente.

Estas encuestas pueden plantear preguntas simples de sí/no, solicitar calificaciones en una escala del 1 al 10 y permitir que los clientes dispuestos dejen grabaciones de voz más detalladas de sus comentarios. Los equipos que necesitan más comentarios basados ​​en conversaciones pueden transferir automáticamente a los clientes a colas de llamadas o canales de voz de encuestas posteriores a la llamada.

8×8 también incluye una variedad de patrones de timbre programables , que incluyen turnos rotativos, secuenciales, timbres simultáneos y más. Los miembros del grupo de llamada se pueden reordenar a través de un menú de arrastrar y soltar, y los administradores pueden establecer la cantidad de tiempo antes de que se transfiera una llamada al siguiente miembro.

Confiabilidad de la red y atención al cliente

El soporte telefónico 8×8 solo está disponible de lunes a sábado de 6:00 a. m. a 6:00 p . m., lo que significa que puede no ser ideal para empresas que operan fuera de la semana laboral estándar de lunes a viernes.

Sin embargo, el chat de soporte técnico en línea a través del chatbot de Otto está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Los usuarios también pueden crear formularios de solicitud de tickets de soporte en el sitio web de 8×8.

8×8 ofrece un tiempo de actividad garantizado del 99,999 % y cumple con GDPR, HIPAA, CPNI y FISMA, junto con cifrado TLS y SRTP . El proveedor también tiene 35 puntos de presencia globales para mantener la red funcionando sin problemas.

Planes y precios

8×8 ofrece una prueba gratuita de 30 días y la información de precios se muestra en la imagen a continuación . Nuestra comparación de 8×8 vs RingCentral ofrece más información sobre qué tan bien se compara el primero con sus competidores.

Experiencia de usuario

La siguiente tabla describe la experiencia de usuario promedio de 8 × 8.

Dialpad: el mejor sistema telefónico para pequeñas empresas para manejar grandes volúmenes de llamadas

El sistema telefónico de Dialpad proporciona un valor excelente a las pequeñas empresas con un alto volumen de llamadas pero sin el presupuesto actual para contratar agentes adicionales. Incluye llamadas de voz y video, chat de equipo, fax virtual y mensajes de texto SMS.

Las funciones de llamadas de voz incluyen:

• Grabación de llamadas y transcripción en tiempo real
• Detección automática de spam
• Enrutamiento de llamadas, desvío de llamadas, conmutación por error de llamadas
• Buzón de voz visual
• Llamadas ilimitadas a EE. UU. y Canadá
• Haz clic para llamar
• Asistente automático de varios niveles

Funciones principales

Una de las principales características de Dialpad es su asistencia de voz en llamadas impulsada por inteligencia artificial, Vi (abreviatura de "Inteligencia de voz").

Vi ofrece entrenamiento de agentes en tiempo real, captando elementos de acción potenciales y el sentimiento de la persona que llama de acuerdo con las palabras clave y frases desencadenantes. Cuando Vi "reconoce" algo que dice un cliente, extrae información relevante de la base de conocimientos interna y muestra información vital en la pantalla del agente. Esto evita que los agentes pongan a las personas que llaman en espera y aumenta las tasas de resolución en la primera llamada.

Los usuarios también pueden crear departamentos de teclado de marcación , que son esencialmente grupos de llamada más avanzados. Los departamentos son grupos de agentes que reciben llamadas específicas de clientes según criterios preestablecidos. Cada departamento puede contener hasta 30 números de teléfono.

Los operadores de departamento tienen privilegios de administrador, pero solo dentro de su departamento específico. Los operadores pueden ver las transcripciones de las llamadas en tiempo real, establecer los horarios de los departamentos, acceder a la grabación de llamadas y la intrusión de llamadas, y configurar números de conmutación por error en caso de una interrupción del servicio.

Confiabilidad de la red y atención al cliente

Dialpad ofrece una garantía de tiempo de actividad del 99,9 % a todos los clientes, excepto aquellos en el plan Enterprise, que tienen un tiempo de actividad garantizado del 100 %.

Con redundancia de red integrada, conmutación por error de números y copias de seguridad de datos automatizadas, Dialpad ofrece un alto nivel de confiabilidad. b convertirlo en una opción aún más atractiva.

Todos los usuarios de Dialpad Pro y Enterprise tienen soporte telefónico las 24 horas, los 7 días de la semana, y todos los demás planes incluyen chat las 24 horas, los 7 días de la semana y emisión de boletos en línea . Los complementos de soporte están disponibles para su compra e incluyen un administrador de cuenta dedicado y servicios de implementación profesional.

Planes y precios

Dialpad ofrece una prueba gratuita de 14 días, y la imagen a continuación describe los planes disponibles . Nuestro resumen de precios de Dialpad ofrece más detalles.

Experiencia de usuario

La siguiente tabla ofrece información sobre la experiencia del usuario de Dialpad.

Vonage: el sistema telefónico escalable para pequeñas empresas

Vonage ofrece dos opciones para los sistemas telefónicos de pequeñas empresas: el conjunto unificado de Vonage Business Communication (VBC) o las API de comunicación escalables que permiten a los usuarios agregar nuevos canales y funciones a la carta.

Vonage ofrece más de 50 funciones VoIP, que incluyen:

• Haz clic para llamar
• bloqueo de llamadas
• Directorio de agentes
• IVR y recepcionista virtual
• DCA
• Estacionamiento de llamadas, volteo de llamadas, cola de llamadas, llamada en espera
• Apariencia de línea compartida
• Llamar escudo antispam

Funciones principales

La función Call Announce de Vonage reproduce automáticamente las respuestas de los clientes a las indicaciones de IVR para los agentes antes de que se conecten con el cliente, evitando repeticiones y asegurando que el agente tenga la información que necesita para ayudar mejor a la persona que llama.

Se reproducen etiquetas de llamadas, resúmenes del problema del cliente, información de contacto y más, lo que permite al agente transferir la llamada a un agente con un conjunto de habilidades más apropiado si es necesario. Si un agente elige no aceptar la llamada, puede enviar llamadas al correo de voz o rechazarla directamente.

Conversation Analyzer es una herramienta impulsada por IA que utiliza NLP y Speech Analytics para transcribir conversaciones automáticamente, ofreciendo información sobre la calidad del soporte, la velocidad de resolución de llamadas y los niveles de satisfacción del cliente. Los administradores y propietarios de negocios pueden buscar transcripciones de palabras clave e incluso pueden conectarlo a su herramienta de CRM de terceros para un análisis de datos adicional.

Confiabilidad de la red y atención al cliente

La falta de atención al cliente adecuada de Vonage es una queja común de los usuarios , y los revisores mencionan el tiempo de respuesta lento y el hecho de que Vonage dificulta que los clientes se conecten con un agente en vivo para preguntas sobre facturación.

Además, hay información contradictoria sobre las horas de soporte. Aunque Vonage afirma ofrecer soporte las 24 horas, los 7 días de la semana, su sitio web indica que su equipo de soporte de chat en vivo no está disponible las noches y los fines de semana, y que el soporte telefónico es limitado por las noches.

Vonage cumple con HIPAA, PCI y GDPR, y utiliza encriptación AES de 256 bits. Tiene un tiempo de actividad garantizado del 99,999%.

Planes y precios

Al momento de escribir este artículo, Vonage no ofrece una prueba gratuita. La siguiente imagen describe los precios de la herramienta de comunicación comercial de Vonage para 1-30 usuarios . Nuestra extensa revisión de los precios de Vonage ofrece más detalles.

Experiencia de usuario

La siguiente tabla ofrece información sobre la experiencia del usuario de Vonage.

Zoom One: para usuarios actuales de Zoom que necesitan un sistema telefónico de oficina

Zoom One es una herramienta de comunicación y colaboración todo en uno que combina Zoom Phone, Zoom Meetings, mensajería de chat en equipo y herramientas de colaboración en una sola interfaz. Aunque hay un plan gratuito disponible, no ofrece ninguna función de llamadas de voz y se centra principalmente en las videollamadas.

Las funciones de Zoom One Phone incluyen:

• Calidad de llamada HD con cancelación de ruido y eco, además de supresión de ruido de escritura
• Buzón de voz visual
• Números gratuitos
• Llamada de conferencia ad hoc de 3 vías
• Grabación de llamadas automática y manual
• Apariencia de línea compartida
• Asistentes automáticos ilimitados y menús IVR

Funciones principales

La mayoría de los usuarios de Zoom One se actualizan al plan de comunicaciones unificadas de Zoom Meetings porque necesitan un sistema telefónico empresarial más avanzado. Por lo tanto, las características de colaboración en equipo que ofrece Zoom son generalmente el mayor atractivo.

Zoom One ofrece pizarras ilimitadas, llamadas ilimitadas, 10 GB de almacenamiento en la nube y capacidades de reunión de hasta 1000 participantes.

Zoom también es famoso por su gran cantidad de API e integraciones de terceros .

Aunque Zoom Phone en sí mismo es un poco más básico que la mayoría de las opciones de esta pieza, el hecho de que pueda integrarse con prácticamente cualquier herramienta de CRM, gestión de proyectos, marketing o gestión de la fuerza laboral lo convierte en una de las herramientas de comunicación más personalizables del mercado actual. .

Confiabilidad de la red y atención al cliente

Además del cifrado de 256 bits, Zoom ofrece inicio de sesión único, FEDRamp, SOC 2, GDPR y cumplimiento con HIPAA. Sin embargo, Zoom no ofrece (o al menos publicita) un tiempo de actividad garantizado. Sin embargo, sus puntos de presencia globales y su página de monitoreo de sistemas en vivo sugieren un alto grado de confiabilidad.

La atención al cliente de Zoom One es excelente y ofrece chat las 24 horas, los 7 días de la semana con un agente en vivo para todos los usuarios . Aunque el soporte telefónico 24/7 está disponible solo para los planes de nivel superior, el amplio conocimiento en línea de Zoom y la próspera comunidad de usuarios permiten un alto grado de autoservicio.

Planes y precios

La imagen a continuación describe los planes y precios de Zoom One disponibles, y nuestro artículo sobre Zoom Phone brinda más información sobre precios.

Experiencia de usuario

La siguiente tabla describe la experiencia del usuario de Zoom One.

Ooma: el mejor sistema telefónico para pequeñas empresas listo para usar

Ooma es uno de los sistemas telefónicos para pequeñas empresas más básicos de nuestra lista, pero es una opción sólida para los equipos que desean continuar usando su hardware analógico existente, necesitan una herramienta de llamadas en la nube asequible y desean evitar un extenso proceso de instalación y configuración.

Sus características de llamada incluyen:

• extensiones virtuales
• Grupos de llamada
• recepcionista virtual
• Análisis básicos y registros de llamadas
• Mantenga la música
• Aparcamiento de llamadas
• Grabacion de llamada

Funciones principales

Ooma es bien conocido por su aplicación móvil , que es sorprendentemente robusta para un sistema telefónico más básico.

Los usuarios móviles pueden transferir y voltear llamadas telefónicas desde una aplicación de escritorio de softphone, enviar mensajes a grupos, acceder a correos de voz, hacer llamadas telefónicas internacionales, conectarse con miembros del equipo a través de la marcación de extensiones en la aplicación y salas de conferencias, y actualizar las preferencias de los usuarios de Ooma.

Ooma también crea automáticamente una recepcionista virtual en el momento de la instalación, que se puede personalizar con opciones de menú de texto a audio, preferencias de idioma, grupos de llamada, estrategias de enrutamiento de llamadas y diferentes modos para las horas posteriores al trabajo.

Su función de coincidencia de información de llamadas funciona con su sistema CRM existente para proporcionar ventanas emergentes de llamadas con información de contacto del cliente, resúmenes de cuentas, historial de pedidos y más.

Confiabilidad de la red y atención al cliente

Ooma ofrece atención al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana a través de chat en vivo y soporte telefónico de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m., y sábados y domingos de 8:00 a. m. a 5:00 p . m. También incluye una base de conocimiento de usuario en línea algo torpe.

Desafortunadamente, Ooma ofrece poca información sobre la confiabilidad de su red y los procesos de seguridad, pero afirma explícitamente que no cumple con HIPAA y que tiene "múltiples conexiones" con operadores internacionales de nivel 1.

Ooma ofrece cifrado de extremo a extremo, pero solo cuando se realizan llamadas a otros usuarios de Ooma . Nuestra propia investigación encontró que Ooma tampoco ofrece autenticación de dos factores.

Planes y precios

La imagen a continuación proporciona un resumen de los precios disponibles de Ooma Office , y nuestra revisión de Ooma ofrece más información.

Experiencia de usuario

La siguiente tabla proporciona un resumen de la experiencia típica del usuario de Ooma.

Avaya: para pequeñas empresas en la oficina que priorizan hardware de calidad

Avaya Cloud Office es un sistema telefónico para pequeñas empresas con características como:

• Llamadas y SMS ilimitados en EE. UU.
• Reconocimiento de voz automático
• Texto a voz en 20 idiomas
• Efectos de voz para ajustar el tono, el tono, etc.
• Registros de llamadas
• Correo de voz visual y correo de voz a correo electrónico
• Reenvío de llamadas
• voz de alta definición
• Más de 200 integraciones de terceros
• Compartir y editar archivos
• Videollamada

Funciones principales

Dado que Avaya ha sido durante mucho tiempo un proveedor de hardware de telecomunicaciones establecido, no sorprende que ofrezca algunos de los equipos de la más alta calidad en la industria.

Los usuarios pueden conectar dispositivos inteligentes como Alexa a los sistemas telefónicos de su empresa y pueden elegir entre tres opciones de implementación para Avaya Rooms, el equipo de oficina físico del proveedor. Avaya Rooms ofrece una cámara HD CU-360 que muestra participantes remotos y en vivo en dispositivos móviles y de escritorio.

Avaya Spaces es otra característica destacada, que funciona como un espacio de colaboración y comunicación de equipo virtual que une voz, video, chat, administración de tareas y más en una sola plataforma.

Confiabilidad de la red y atención al cliente

Avaya cumple con HIPAA, GDPR y PCI, y tiene certificaciones de seguridad SOC 2 Tipo 2, ISO 27001 y HIGHTRUST. Ofrece un tiempo de actividad garantizado del 99,9 % .

Los equipos de atención al cliente son de primera categoría, resolviendo el 84 % de las solicitudes de soporte de chat en vivo en menos de una hora y resolviendo el 91 % de las interrupciones en menos de 2 horas. Sus Sistemas Expertos resuelven automáticamente los problemas antes de que afecten el servicio, manejando el 96% de los problemas menores sin necesidad de intervención humana. El soporte por teléfono, correo electrónico, video y chat en vivo las 24 horas, los 7 días de la semana, está disponible para todos los clientes.

Planes y precios

La siguiente imagen describe los precios disponibles de Avaya , y hay más información disponible sobre los precios de Avaya en nuestra descripción general de proveedores de servicios.

Experiencia de usuario

La siguiente tabla describe la experiencia típica del usuario de Avaya.

Grasshopper: el mejor teléfono comercial para emprendedores independientes y microempresas

Grasshopper es un proveedor de números de teléfono VoIP sencillo que ofrece funciones limitadas a un precio justo . Hay números locales y gratuitos disponibles, y cada plan incluye llamadas PBX ilimitadas dentro de los EE. UU. y Canadá.

Grasshopper es la mejor opción para empresas nuevas, emprendedores independientes o microempresas de 5 o menos empleados que realmente solo necesitan un número de teléfono comercial para mayor privacidad y credibilidad.

Sus características incluyen:

• Correo de voz y transcripción
• Números de teléfono gratuitos, locales y personalizados
• Extensiones ilimitadas por usuario, hasta 5 números de teléfono/usuario
• Desvío de llamadas, enrutamiento de llamadas, transferencia de llamadas
• Mensajes de texto SMS y fax en línea
• Registros de llamadas

Funciones principales

La función de respuesta instantánea de Grasshopper ayuda a capturar clientes potenciales al enviar automáticamente un mensaje de texto a las llamadas perdidas de números de teléfono no reconocidos. Estas respuestas le permiten a la persona que llama saber que su mensaje ha sido recibido y pueden incluir un enlace para que los clientes programen su tiempo de devolución de llamada preferido.

El complemento de recepcionista Ruby brinda a los usuarios de Grasshopper acceso a servicios de recepcionista virtual en vivo, lo que significa que los clientes hablarán con una "persona real", no con un menú IVR, si los miembros del equipo pierden una llamada. Para aquellos interesados ​​en funciones de operadora automática, Grasshopper ofrece un estudio de voz profesional para mensajes de voz y saludos de menú de llamadas de alta calidad subcontratados.

Su función de correo de voz visual incluye transcripciones y grabaciones MP3 de mensajes de correo de voz, que se pueden reenviar a hasta 15 destinatarios de correo electrónico.

Confiabilidad de la red y atención al cliente

Grasshopper ofrece asistencia por teléfono, correo electrónico, redes sociales y chat en el sitio web las 24 horas del día, los 7 días de la semana, junto con tutoriales prácticos y sugerencias para la resolución de problemas dentro de su base de conocimientos en línea. Aunque las características son básicas, Grasshopper es conocido por su soporte rápido y de alta calidad.

Sin embargo, Grasshopper no cumple con HIPAA, y su sitio web contiene información alarmantemente pequeña sobre tiempos de actividad garantizados, certificaciones de seguridad y estrategias generales de monitoreo de red.

Planes y precios

Grasshopper sigue un modelo de precios diferente al de los otros proveedores en este artículo, ya que los precios se estructuran de acuerdo con la cantidad deseada de usuarios, no con características específicas. Esto significa que todos los planes vienen con las mismas características y los complementos pagos están disponibles independientemente de la cantidad deseada de extensiones o líneas.

Hay disponible una prueba gratuita de 7 días. Aunque la imagen a continuación muestra los planes básicos de Grasshopper , nuestro artículo sobre los precios de Grasshopper ofrece más información sobre las características y los costos asociados.

Experiencia de usuario

La siguiente tabla describe la experiencia de usuario promedio de Grasshopper.

¿Qué es un sistema telefónico comercial?

Un sistema telefónico comercial es un software de teléfono VoIP multilínea que proporciona comunicaciones comerciales internas y externas escalables, flexibles y asequibles, además de funciones avanzadas que agilizan los procesos comerciales.

A diferencia de los teléfonos residenciales o los teléfonos celulares personales, los sistemas telefónicos para pequeñas empresas incluyen extensiones ilimitadas, opciones de flujo de llamadas y funciones de administración de llamadas que facilitan a los clientes comunicarse con varios departamentos, agentes o menús IVR a través del mismo número de teléfono (aunque varios teléfonos comerciales). Los números también están disponibles.)

Las soluciones de VoIP (Voice over Internet Protocol) también pueden brindar a las empresas acceso a múltiples canales de comunicación , no solo llamadas de voz. Las videoconferencias, los mensajes de texto SMS, los mensajes de chat en equipo y los faxes virtuales son parte de la mayoría de los sistemas telefónicos comerciales en la actualidad.

¿Cómo funciona un sistema telefónico comercial?

Los sistemas telefónicos comerciales funcionan mediante el uso de la tecnología VoIP para administrar llamadas virtualmente, a través de Internet, en lugar de mediante el cableado de cobre de la PSTN .

Como se muestra en la imagen de arriba, los sistemas telefónicos VoIP dividen el audio del altavoz saliente en paquetes de datos más pequeños, que luego viajan al dispositivo de destino a través de Internet, donde se vuelven a ensamblar en audio .

Debido a que las llamadas VoIP funcionan con Internet, los usuarios pueden realizar y recibir llamadas comerciales en cualquier lugar con una conexión a Internet de banda ancha estable y en cualquier dispositivo que se conecte a Internet.

Características del sistema telefónico comercial

Aunque existen más de 50 funciones estándar del sistema telefónico VoIP, a continuación destacamos las funciones más importantes para las pequeñas empresas.

Números de teléfono comerciales

Además de permitir que las pequeñas empresas transfieran sus números de teléfono comerciales existentes, los sistemas telefónicos virtuales ofrecen cuatro tipos de números de VoIP:

• • Los números locales brindan a las empresas una presencia local independientemente de dónde se encuentre físicamente su oficina. Estos números usan códigos de área vinculados a una ciudad o condado específico, ya que es más probable que los clientes trabajen con pequeñas empresas locales. Los números locales son especialmente populares entre las empresas totalmente remotas y las PYMES con múltiples ubicaciones en varias ciudades/estados.
  • Los números internacionales tienen prefijos numéricos específicos de un país, por lo que las empresas pueden proyectar una presencia global o ganarse la confianza de la clientela internacional.
  • Los números gratuitos , con prefijos numéricos como 1800, 888, 877, etc., aseguran que la empresa en sí, y no el cliente que llama a la empresa, pague el costo de la llamada telefónica.
  • Los números personalizados son números gratuitos que contienen palabras/frases relevantes para el negocio, lo que facilita que los clientes los recuerden. Los ejemplos comunes son (1)800-FLOWERS, 888-BESTBUY o (1)877-KARS4KIDS.

Enrutamiento de llamadas

El enrutamiento de llamadas distribuye automáticamente las llamadas a agentes específicos, grupos de llamada, departamentos o buzones de correo de voz de acuerdo con reglas preestablecidas y/o respuestas a indicaciones de IVR, sin poner al cliente en espera ni obligarlo a colgar y llamar a otro número.

Las estrategias de enrutamiento de llamadas populares incluyen el enrutamiento basado en listas, el enrutamiento basado en habilidades, el enrutamiento VIP/basado en relaciones, el enrutamiento basado en tiempo, el enrutamiento más inactivo y el enrutamiento por turnos.

Reenvío de llamadas

El desvío de llamadas envía (reenvía) automáticamente las llamadas no contestadas a números de teléfono comerciales adicionales en lugar de enviar estas llamadas al correo de voz, finalizar las llamadas o hacer que los clientes llamen a números de teléfono adicionales ellos mismos.

Por ejemplo, si pierde una llamada en su teléfono de escritorio, el desvío de llamadas desviará instantáneamente la llamada a su teléfono móvil. Si no responde en su celular, la llamada se desvía a su teléfono de casa, luego a su casilla de correo de voz, a otro agente o de regreso al menú principal. La configuración de desvío de llamadas se puede personalizar y editar en cualquier momento, y los administradores pueden establecer la cantidad de timbres antes de que la llamada se desvíe al siguiente número de la lista.

Comunicación omnicanal

La comunicación y el servicio de atención al cliente omnicanal combinan todos los canales de comunicación de su empresa (video, llamadas, SMS, etc.) en una interfaz unificada y sincronizada automáticamente.

Esto significa que los clientes y empleados pueden cambiar fácilmente entre canales durante una sola conversación o interacción de soporte sin perder el ritmo. Por ejemplo, un cliente podría iniciar una interacción de atención al cliente con una llamada telefónica y finalizar esa misma interacción en una videoconferencia con pantalla compartida para una mejor asistencia.

La comunicación omnicanal no solo reduce el cambio de aplicación, sino que también permite a los clientes elegir su forma preferida de conectarse con su empresa. Además, facilita que varios representantes trabajen en el mismo ticket de soporte sin que el cliente tenga que repetirse cada vez que habla con un agente diferente.

Buzón de voz visual

Visual Voicemail transcribe automáticamente los mensajes de correo de voz y luego envía estas transcripciones a los agentes como correos electrónicos, mensajes de texto o muestra el texto directamente en la interfaz del softphone.

De esta manera, los agentes no pierden tiempo escuchando mensajes más largos, pueden priorizar mejor las devoluciones de llamadas o enviar mensajes de texto de respuesta a las personas que llamaron con información relevante.

Devoluciones de llamadas automatizadas

Las devoluciones de llamadas automatizadas (también llamadas devoluciones de llamadas de clientes) permiten a los clientes seleccionar su fecha y hora preferidas para recibir una devolución de llamada de una empresa, lo que les permite evitar esperar en espera durante largos períodos de tiempo o tener que volver a llamar varias veces hasta que se comuniquen con un agente.

Una vez que el cliente programa su devolución de llamada, la llamada se coloca automáticamente en la cola de llamadas de un agente relevante, lo que acelera el proceso de resolución y mantiene altos los índices de satisfacción del cliente al reducir los tiempos de espera.

Integraciones de terceros

Las integraciones de terceros permiten a las pequeñas empresas conectar el software existente y otras aplicaciones que están utilizando actualmente al sistema telefónico de su empresa, eliminando la necesidad de cambiar entre ventanas para acceder a múltiples herramientas.

Las integraciones facilitan que los equipos accedan a funciones adicionales que quizás no ofrezca el proveedor de VoIP, mientras que las API permiten que los equipos de TI personalicen sus propias funciones y aplicaciones para integrarlas con su sistema telefónico.

Las integraciones comunes de terceros incluyen herramientas de marketing como MailChimp, aplicaciones de chat como Slack, aplicaciones de gestión de proyectos como Asana, software CRM como Salesforce y aplicaciones específicas de la industria como Canva, Curve Dental o Shopify.

Respuesta de voz interactiva (IVR)

IVR es un menú de llamadas interactivo que se reproduce automáticamente cuando un cliente marca el número de teléfono de su empresa, lo que proporciona indicaciones e información que permite un mayor nivel de autoservicio para el cliente.

Los clientes pueden ingresar sus respuestas a las indicaciones de IVR a través del tono táctil del teclado de marcación o pronunciar sus respuestas directamente en el teléfono. NLP (procesamiento de lenguaje natural) y rutas de flujo de llamadas editables analizan la respuesta del cliente, envían llamadas a agentes o departamentos relevantes o reproducen información útil pregrabada.

IVR aumenta las tasas de resolución en la primera llamada y mantiene a los agentes libres para ayudar con llamadas de mayor nivel o para trabajar en proyectos prioritarios.

Grabación de llamadas y monitoreo de llamadas

La grabación de llamadas registra todas las llamadas comerciales de forma automática o bajo demanda, guardando estas grabaciones en una base de datos de búsqueda que permite a los gerentes realizar evaluaciones de calidad, revisar los historiales de llamadas y protegerse en caso de una acusación falsa por parte de un cliente. Muchas herramientas de grabación permiten a los agentes y administradores pausar y reiniciar las grabaciones durante las conversaciones, protegiendo la información más confidencial de los clientes.

La mayoría de las grabaciones de llamadas también se transcriben, lo que permite revisiones de llamadas más rápidas y permite a los gerentes buscar palabras/frases específicas o revisar análisis de voz detallados.

El monitoreo de llamadas permite a los gerentes escuchar las conversaciones de los agentes con los clientes en tiempo real, mientras que el susurro de llamadas les permite dar consejos a los agentes durante las conversaciones en vivo (sin que la persona que llama escuche). llamada que claramente necesita una intervención superior.

Informes y análisis

Los proveedores de sistemas telefónicos para pequeñas empresas ofrecen plantillas de informes prefabricadas y personalizables que brindan información sobre el comportamiento de los clientes y agentes, el centro de llamadas y la actividad del centro de contacto, e incluso análisis impulsados ​​por IA.

Estos informes se pueden generar de forma automática o manual, y se pueden compartir y exportar a otros miembros del equipo.

Los KPI y métricas comunes para rastrear incluyen:

• Volumen de llamadas diario/semanal/mensual (número total de llamadas comerciales, llamadas por departamento, llamadas por agente, llamadas dentro de un rango de fechas específico, etc.)
• Ratio Llamadas salientes:Llamadas entrantes
• Porcentaje de llamadas perdidas, llamadas transferidas, llamadas que fueron al correo de voz
• Tasa de abandono de llamadas
• Costo por llamada
• Duración media de la llamada
• Índice de satisfacción del cliente (CSAT)
• Tasa de resolución de primera llamada (FCR)

Tipos de sistemas telefónicos comerciales

Aquí, explicaremos los tipos de sistemas telefónicos comerciales disponibles , centrándonos especialmente en las diferencias entre las soluciones basadas en la premisa y las basadas en la nube.

Sistemas telefónicos en las instalaciones

Un sistema telefónico comercial en las instalaciones (basado en las instalaciones) significa que todos los equipos y hardware de telefonía necesarios (servidores, teléfonos, cableado, etc.) están ubicados físicamente en las instalaciones de la empresa o la oficina.

También significa que el usuario final (también conocido como su empresa) es responsable de administrar la instalación, las actualizaciones, el mantenimiento y la seguridad del sistema telefónico comercial, no el proveedor del sistema telefónico en sí.

Sistemas telefónicos fijos para empresas

Aunque los teléfonos fijos estándar que funcionan a través de PSTN todavía están disponibles como soluciones locales, la mayoría de las empresas se han cambiado a sistemas PBX locales.

¿Por qué?

Porque no solo las líneas fijas y los teléfonos inalámbricos de la vieja escuela carecen de las funciones de los sistemas telefónicos VoIP basados ​​en la nube, sino que también son increíblemente costosos de operar. Sobre todo, los sistemas telefónicos estándar están en camino de volverse completamente obsoletos, y la mayoría de los expertos estiman que desaparecerán en su mayoría para 2025.

Sistemas PBX Tradicionales

Al igual que las líneas fijas, la PBX tradicional (Private Branch Exchange) también utiliza la PSTN para administrar las llamadas telefónicas comerciales entrantes y salientes.

Sin embargo, un PBX en las instalaciones esencialmente proporciona a su empresa su propia red privada de datos telefónicos, lo que significa que reducirá los costos de las líneas telefónicas adicionales.

Si bien esto le ofrece a su empresa un mayor control, tenga en cuenta que un sistema telefónico PBX estándar se fija en una sola ubicación (dentro de su edificio de oficinas, donde se encuentra el hardware).

También es accesible solo para dispositivos conectados , como teléfonos de escritorio, por lo que los agentes solo pueden usar sus teléfonos comerciales cuando están físicamente en la oficina. Finalmente, el gran costo de un sistema PBX en las instalaciones, que fácilmente puede costar hasta $ 20,000 para instalar, significa que simplemente no es una opción para las pequeñas empresas.

Sistemas telefónicos basados ​​en la nube

Un sistema telefónico basado en la nube utiliza VoIP (Voice over Internet Protocol) con tecnología de Internet para ofrecer comunicaciones telefónicas comerciales administradas por el proveedor alojadas fuera del sitio, dentro de la nube virtual.

Los sistemas telefónicos en la nube son mucho más asequibles que los sistemas locales, ya que pueden funcionar con equipos existentes, no requieren equipos de TI internos, ya que el proveedor administra el mantenimiento y las actualizaciones , y ofrecen planes de pago combinados escalables de mes a mes . La mayoría de las empresas que cambian de teléfonos fijos a sistemas telefónicos virtuales ahorran al menos un 50 % en costos de comunicaciones comerciales.

Nuestra comparación de VoIP vs teléfonos fijos ofrece información adicional.

VoIP

Debido a que VoIP (a veces llamado telefonía virtual o telefonía IP) no está conectado a la PSTN por cable, se puede acceder al sistema telefónico de su empresa desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo con una conexión a Internet. Esto significa que los agentes pueden recibir llamadas en sus computadoras de escritorio a través de una interfaz de softphone, en teléfonos móviles a través de aplicaciones móviles iOS o Android, o en tabletas.

Los sistemas de telefonía en la nube ofrecen flexibilidad, escalabilidad y el beneficio incalculable de numerosas funciones avanzadas de servicio de VoIP, todo por una fracción del costo de los sistemas locales.

Para obtener una explicación más detallada sobre las diferencias entre los sistemas telefónicos basados ​​en la nube y en las instalaciones, consulte nuestra comparación de VoIP frente a PBX.

Sistemas PBX en la nube

Los sistemas telefónicos PBX en la nube (PBX alojado o PBX virtual) también brindan a las empresas su propio sistema telefónico privado. Sin embargo, a diferencia del PBX en las instalaciones, el PBX en la nube está alojado en un centro de datos externo y es administrado por el proveedor de PBX externo, no por el usuario final .

Esto significa que las empresas evitan los gastos de compra de hardware, equipos de TI internos y mantenimiento . PBX alojado hace que sea mucho más fácil escalar líneas telefónicas hacia arriba o hacia abajo, ya que no requiere la instalación de cableado y cableado físico.

Lo mejor de todo es que los sistemas PBX en la nube brindan a los usuarios acceso a la movilidad y las funciones avanzadas de los sistemas telefónicos comerciales de VoIP. Nuestra descripción general de los sistemas telefónicos PBX virtuales proporciona detalles adicionales.

Enlace troncal SIP

SIP Trunking es una puerta de enlace que establece una conexión entre su sistema PBX local existente y la telefonía virtual VoIP , lo que le permite mantener simultáneamente su equipo PBX en el sitio y obtener los beneficios de VoIP.

El siguiente diagrama ofrece una explicación visual de las diferencias entre PBX alojado y SIP Trunking:

Sí, los usuarios de SIP Trunk siguen siendo responsables de comprar y mantener su propio equipo PBX. Sin embargo, SIP Trunking crea una conexión virtual a la PSTN que hace que agregar líneas telefónicas y canales de comunicación virtualmente ilimitados sea mucho más fácil, al tiempo que combina todas las soluciones de telefonía en una sola estructura.

Nuestra guía de Hosted PBX vs SIP Trunking explica con más detalle las diferencias entre estos dos tipos de sistemas telefónicos empresariales basados ​​en la nube.

Cómo elegir un sistema telefónico para pequeñas empresas

Encontrar el sistema telefónico adecuado para pequeñas empresas no debe ser solo cuestión de precios y funciones disponibles.

Tenga en cuenta los detalles más pequeños, como la duración de los contratos, el tiempo de actividad garantizado, los canales de soporte y la disponibilidad, y la facilidad de uso general . Piense en cuánto tiempo le llevará a su equipo adaptarse y aprender a usar el proveedor potencial, y si se ofrece o no capacitación en video a pedido o en persona. Recuerde asegurarse de que la plataforma sea compatible con cualquier hardware/equipo que planee seguir usando , así como la compatibilidad con su software de terceros preferido.

Sobre todo, investigue y no se apresure a tomar una decisión. Una vez que haya reducido su lista, consulte nuestras comparaciones directas (como esta de Avaya vs RingCentral) y confíe en nuestra página de revisión de VoIP comercial interactiva para obtener más información.

Preguntas frecuentes sobre sistemas telefónicos para pequeñas empresas

A continuación, hemos respondido algunas de las principales preguntas frecuentes sobre sistemas telefónicos para pequeñas empresas.