Automatización de procesos comerciales y cómo está impulsando la eficiencia empresarial
Publicado: 2022-01-13Cada empresa tiene cientos de tareas internas que se realizan manualmente. Las áreas se estructuran para cumplir con sus tareas y objetivos sin importar el tiempo que lleve, ni las funciones que desempeñe. Entonces, ¿por qué no lanzar la automatización de procesos y la transformación digital?
Ante la constante evolución del mercado y el cambio de tendencias, las empresas deben dejar de lado tareas que desperdician tiempo y recursos para automatizar procesos.
Hoy en día parece extraño que hablemos de empresas que realizan procesos extensos de forma manual, pero no es así. El 69% de las organizaciones en todo el mundo no han dado el salto a la transformación digital, quizás por desconocimiento o miedo a la innovación.
Lo cierto es que las empresas que no automatizan procesos dedican demasiado tiempo a tareas que podrían terminar con la ayuda de la tecnología.
¿Qué es la Automatización de Procesos de Negocio?
Cuando hablamos de automatización de procesos de negocio, nos referimos a tecnología para ejecutar tareas o procesos recurrentes en un negocio. Este uso le permite minimizar costos, aumentar la eficiencia y agilizar operaciones cada vez más complejas.
La transformación digital tiene mucho que ver con la automatización; describe la optimización de procesos de negocio con la ayuda de nuevas tecnologías.
Los procesos automatizados impulsan la eficiencia, crean estándares razonables y, en última instancia, ayudan a las organizaciones a ahorrar tiempo, dinero y recursos. También organiza tareas repetitivas y de gran volumen, ya que son más accesibles para las máquinas y conducen a las mayores ganancias de la organización.
¿Sabía que los equipos dedican casi el 20 % de su tiempo a tareas que podríamos automatizar, como analizar datos operativos y revisar informes de estado? Por eso, los CEOs han entendido que la automatización de procesos se ha convertido en una tendencia y están trabajando para incorporarla.
Por ejemplo, un agente de ventas que llama y realiza un seguimiento de una gran base de clientes se beneficiaría del uso de un sistema de control y automatización que establece llamadas, crea recordatorios y actualiza automáticamente un calendario o una base de datos de clientes. El mismo ejemplo también se aplica a las áreas de ventas o soporte técnico, considerando sus peculiaridades.
Pero no creas que la automatización solo beneficia a algunas áreas. La automatización de procesos es más eficaz para los aspectos multifuncionales, que abarcan todo el negocio y la integración de aplicaciones. Más adelante en esta guía, descubrirá todos los beneficios de la automatización de procesos.
Cómo las herramientas de automatización de procesos comerciales están revolucionando el lugar de trabajo
Cada empresa debe hacer un análisis minucioso para entender sus propias necesidades y así implementar la automatización en las áreas que reporten mayores beneficios.
En esta guía, hemos elegido los tipos de automatización de procesos más comunes en el mercado.
1. Base de conocimientos
Este tipo de automatización de procesos ha ganado relevancia en el mercado. Los millennials utilizan cada vez más un motor de búsqueda para encontrar respuestas antes de realizar una llamada de servicio al cliente. Además, Econsultancy descubrió que el 51 % de los clientes prefieren el soporte técnico a través de una base de conocimientos, ya que es más interactivo y fácil de usar.
Del mismo modo, el 67 % de los clientes millennials han aumentado sus expectativas en el último año con respecto al servicio al cliente (incluida la implementación de nuevas herramientas, como las bases de conocimiento), y el 78 % ha trasladado su negocio a otro lugar después de una sola mala experiencia con el servicio al cliente.
La realidad es que los clientes han cambiado sus hábitos de consumo y prefieren herramientas que les permitan ser más independientes.
2. Autocuidado
La revista Forbes reveló que el 40% de los clientes prefieren el autoservicio al contacto humano, ya que se sienten más cómodos resolviendo sus problemas en privado y no quieren parecer “tontos” con sus preguntas.
Self es la estrategia que utiliza canales digitales para que los clientes realicen pedidos, respondan sus preguntas y busquen atención o servicio sin la ayuda de un representante.
Es un sistema de atención al cliente que utiliza inteligencia artificial y ofrece a los consumidores autonomía, agilidad y eficiencia.
Llegados a este punto, puedes pensar que nos estamos refiriendo a una base de conocimiento, y que no hay diferencias entre ellas. Sin embargo, el autoservicio va mucho más allá porque se centra en la experiencia del cliente.
3. Gestión de la relación con el cliente
Cuando hablamos de la automatización de procesos en una empresa, no podemos olvidarnos de una de las grandes estrellas de esta categoría: el CRM en ventas.
En la guía sobre CRM en ventas definimos este tipo de software como “una herramienta tecnológica que se encarga de organizar todos los datos de los clientes en un solo lugar y permite a tu equipo de ventas automatizar tareas administrativas, organizar procesos y optimizar y gestionar el pipeline”.
La definición es clara y precisa. Aborda varios matices e indica que un CRM es una herramienta útil para ayudar a los representantes de ventas en el día a día.
4. Atención omnicanal
Omnichannel es la estrategia que puede utilizar para brindar a sus clientes una atención y un servicio de calidad.
Hablar de automatización omnicanal es hablar de otro tipo de automatización de procesos. Viene bajo el paraguas en el que todos optimizan el tiempo de los empleados y mejoran la experiencia del cliente.
Las estrategias omnicanal facilitan la automatización de los procesos de negocio, y cuando todos los canales están bien integrados, los usuarios se benefician de utilizar el que mejor se adapta a sus necesidades en ese momento.
Teniendo en cuenta los tipos de automatización de procesos mencionados anteriormente, podemos ver algunas características de la omnicanalidad y su importancia para dar el salto hacia la transformación digital. Cada uno juega un papel fundamental dentro de la estrategia omnicanal para optimizar el tiempo y los recursos del negocio.
5 razones por las que su empresa debe automatizar sus operaciones
La automatización de procesos trae consigo una serie de ventajas para las empresas que la implantan. A priori, podemos pensar que los grandes beneficiados serán los colaboradores y equipos de trabajo que evitarán algunas tareas que demandan una gran cantidad de tiempo.
Pero lo cierto es que la organización y los clientes también saldrán beneficiados. Aquí hay siete ventajas de la automatización de procesos.
1. Aumento de la productividad
El sueño de todos los gerentes es aumentar la productividad del equipo sin tener que extender la jornada laboral o invertir en más recursos. Algunas tareas requieren un esfuerzo innecesario y podrían aumentar la productividad al ser automatizadas.
Por ejemplo, los profesionales tardan una media de 18 minutos en localizar un documento de forma manual, lo que supone entre un 20% y un 40% de su tiempo, y dedican el 50% del día a buscar información.
¡Imagínese lo que podrían lograr al automatizar estos procesos!
Efectivamente, los equipos de trabajo harían mejor en ocupar su tiempo para dedicarse a otras actividades, como mejorar el servicio y atención al cliente y tener un espacio dentro de su jornada para realizar capacitaciones o ampliar sus conocimientos.
El 60% de las áreas de la empresa podrían ahorrar un 30% de su tiempo con la automatización de los procesos de negocio. Esta mejora se verá reflejada en una mayor productividad, ya que tendrán más tiempo para enfocarse en cumplir con los objetivos propuestos.
2. Salto hacia la transformación digital
La transformación digital puede parecer un objetivo complejo y abrumador para las organizaciones que no están en ese camino. Sin embargo, la automatización de procesos puede ser un paso fundamental para adoptar esa cultura de transformación continua que le permita a tu empresa reducir tiempos con tareas administrativas para enfocarse en mejorar en otros aspectos.
En principio, será posible automatizar procesos manuales que requieran una mayor disponibilidad de recursos y un cambio de rumbo debido a la demanda de los mismos. Una vez que se produzcan algunas diferencias, será más fácil automatizar los procesos para utilizar mejor el tiempo de su equipo.
3. Procesos más claros
La automatización requiere una cierta claridad y comprensión de cada proceso en la empresa. Si no conoce a las personas responsables de ejecutar los procesos y las tareas involucradas, no podrá diseñar y automatizar su flujo de trabajo de manera efectiva.
El mapeo de procesos puede servir como un recurso de capacitación y clarificar a todos los empleados. La información que se obtiene al analizar un proceso automatizado puede mostrar el desfase entre cómo se está desarrollando actualmente y su versión definitiva.
4. Procesos más ágiles
Parece una redundancia, pero uno de los grandes resultados de la automatización de procesos es la simplificación. La rendición de cuentas clara, el análisis de resultados, las notificaciones personalizables, los conocimientos valiosos y los plazos de entrega más rápidos facilitan la eliminación de actividades de bajo nivel y el enfoque en mejorar las tareas que agregan valor.
5. Registros del Cumplimiento de Tareas
Con la automatización de procesos, también existe el mantenimiento de registros de todos los detalles de una actividad en particular. Podemos presentar esta información para demostrar el cumplimiento durante auditorías o evaluaciones internas
Las 5 mejores soluciones de automatización de procesos comerciales para múltiples industrias
Los principales beneficios de la automatización de operaciones son la reducción de costos, el aumento de la productividad, la disponibilidad, la confiabilidad y el rendimiento.
1. Reducción de costos
La automatización tiene muchos beneficios, y este es uno de los principales. Toda empresa se enfrenta a la presión internacional para aumentar su rentabilidad. Un enfoque para lograr esto es la reducción de costos. Pero reducir las capacidades del centro de datos afecta negativamente a toda la empresa.
El software de automatización es un enfoque mejor y más innovador para contener y reducir costos. La oportunidad más significativa que presenta es aumentar el servicio al cliente (usuario final) mientras se reducen sistemáticamente los costos.
La gerencia a menudo pasa por alto este potencial de ahorro. La mayoría de los servidores modernos tienen costos operativos bajos, lo que significa que el costo total de propiedad es menor. El precio del personal de operaciones puede llegar al 71% del costo total.
2. Aumento de la productividad
El segundo gran beneficio de la automatización de procesos y tareas es un aumento significativo en la productividad. A medida que crecen las necesidades tecnológicas de una organización, la productividad se convierte en una preocupación importante. Por lo general, como algunas áreas comerciales tenían herramientas para aumentar su eficacia y productividad, las operaciones de TI pasaron a un segundo plano.
La proliferación de software de productividad de escritorio ha generado logros sustanciales en los entornos de oficina y Recursos Humanos. Pero en lugar de aliviar la carga de trabajo de los profesionales de TI, la expansión de la PC ha significado que deben hacer más.
A medida que las personas usan más las computadoras, también demandan más el sistema. Más usuarios generan más trabajos y la producción de impresión ha aumentado a pesar de la reducción de los informes impresos.
A pesar de la tendencia hacia las transacciones en línea y los sistemas cliente/servidor, las cargas de trabajo por lotes continúan creciendo. Los trabajos por lotes aún consumen la mayor parte del tiempo de la CPU y, en las grandes empresas, los trabajos se abren constantemente.
3. Disponibilidad
La disponibilidad es el tercer gran beneficio de la automatización de procesos. Las empresas dependen cada vez más de las computadoras. Las personas realizan negocios diarios a través de sistemas en línea: carga de órdenes de compra, reservas, instrucciones de ensamblaje, órdenes de envío y la lista continúa. Si la computadora no está disponible, la empresa sufre.
Hace años, era aceptable que la computadora no estuviera disponible durante algunas horas. En esta era, con el alto volumen de computación en la nube, la interrupción de los sistemas críticos puede costar millones de dólares en pérdidas de ventas y dañar la reputación de la empresa.
4. Confiabilidad
La productividad es un beneficio obvio de la automatización. Sin embargo, la fiabilidad es la verdadera joya de la corona. Es la piedra angular de cualquier buen departamento de operaciones de TI y, sin ella, se crea confusión, caos y usuarios descontentos.
Las operaciones de TI requieren dos conjuntos de habilidades opuestos: por un lado, una persona de operaciones necesita habilidades altamente técnicas, como comprender las complejidades de un sistema operativo y analizar y resolver problemas a medida que surgen. Por otro lado, esta misma persona debe conformarse con presionar botones y cargar papel.
Los procesos automatizados aseguran que los trabajos no se olviden o se queden sin secuencia, que los datos ingresados sean correctos y que ocurra cualquier procesamiento especial que sea necesario.
5. Rendimiento
El quinto beneficio de la automatización de procesos se relaciona con una marcada mejora en el desempeño. Toda empresa quiere que su entorno se desempeñe como un pura sangre.
Aunque los avances en computación los hacen más rápidos y menos costosos cada año, las demandas siempre los hacen trabajar a su capacidad total y eventualmente superan el nivel de capacidad que tiene la infraestructura informática. Eso deja a muchas empresas con ganas de mejorar el rendimiento de su sistema.
Dos opciones para mejorar el rendimiento son: actualizar su hardware o comprar un sistema más nuevo. Y ambas opciones son caras. También es posible ajustar y configurar un sistema para que funcione mejor, pero esto requiere el trabajo de una persona altamente calificada que generalmente no está disponible las 24 horas del día.
Y, una vez que configuramos un sistema para una determinada carga de trabajo, la configuración deja de ser óptima si cambia la carga de trabajo. El software de automatización puede resolver estos desafíos y ayudar a aumentar el rendimiento del sistema.
Conclusión
La automatización de procesos se ha convertido en tendencia, y las empresas deben adaptarse para no quedar relegadas al mercado. Por supuesto, cada organización tiene sus prioridades, pero es innegable que la tecnología es el medio para optimizar muchas tareas y aumentar la productividad de los equipos.
Piense en cómo la transformación digital ha revolucionado las tareas manuales y minimizado el error humano. Identificar los procesos a automatizar es fundamental para redefinir el camino de la empresa hacia la transformación digital. Los empleados tendrán más tiempo disponible para tareas más complejas y cruciales, mientras que las organizaciones disfrutarán de los beneficios.
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