15 consejos para optimizar los saludos del correo de voz comercial en 2019

Todos sabemos que cuando estamos más ocupados, independientemente de lo que hagamos para ganarnos la vida, no hay suficiente tiempo en el día para satisfacer las necesidades de todos. La mayoría de las personas entienden esto y se muestran complacientes, siempre que el mensaje de voz que reciben sea informativo y procesable. En 2019, donde las experiencias personalizadas son de suma importancia, es imperativo que las empresas prioricen la experiencia del cliente y construyan sus estrategias en torno al cliente.

También es importante asegurarse de que está creando saludos de correo de voz empresarial que animen a sus clientes a dejar un mensaje después del pitido. Hay muchas maneras de garantizar que esto ocurra; estamos aquí para compartir con usted quince consejos para optimizar los saludos del correo de voz de su empresa.

1. Identifique sus puntos débiles

Antes incluso de comenzar a redactar e implementar saludos de correo de voz empresarial, es necesario identificar sus puntos débiles. Por ejemplo, si está molesto porque los clientes no dejan suficiente contexto en un correo de voz, asegúrese de indicar claramente lo que debe estar en el correo de voz. Si sus clientes no están familiarizados con el funcionamiento de su negocio y siguen llamando fuera del horario laboral, identifique a qué hora es mejor llamar y diga que responderá a los mensajes a primera hora de la mañana.

Una forma de identificar sus puntos débiles puede ser tan simple como reunirse con su equipo para discutir qué hace que su día, y el día del cliente, sea más difícil. Al anticipar lo que sus clientes están luchando por encontrar por su cuenta, puede resolver sus problemas antes de que dejen un mensaje de voz o, al menos, orientarlos en la dirección correcta. Esto ayudará a aliviar su propio dolor al hacer que la experiencia sea más fácil de navegar para el cliente, lo que lleva a un proceso más organizado.

2. Identifique los puntos débiles del cliente

Una cosa para recordar es que no se trata solo de ti. Sí, debe reconocer qué hace que su vida sea más fácil, pero debe asegurarse de saber qué hace que la vida de sus clientes sea más difícil para poder determinar qué tipo de mensaje de voz útil necesita que escuchen. Esto, por supuesto, también hará tu vida más fácil.

¿Quieren sentarse a través de un menú IVR que puede o no dirigirlos a la persona adecuada? ¿Saben que eres un equipo de un solo hombre/mujer y que no hay razón para sentarse a ver un menú? Omita el menú por completo y permítales dejar un mensaje lo más rápido posible. No hay razón para agregar pasos adicionales o hacer que sus clientes pasen por pasos agigantados para dejar un simple mensaje de voz. Cuando identifica cuáles son los puntos débiles de sus clientes, hace que sea mucho más fácil determinar qué quiere que hagan para salvar a todos del estrés innecesario.

3. Identifique sus llamadas a la acción

Una vez que identifique sus puntos débiles, le resultará mucho más fácil identificar qué instrucciones deben estar presentes en los saludos de su correo de voz. Ya insinuamos esto antes, así que analicemos otro ejemplo. Si desea que sus clientes dejen un mensaje de voz, pero también desea que visiten su sitio web para obtener ayuda adicional con respecto a su problema, bríndeles un claro llamado a la acción, como una dirección de sitio web que puedan escribir fácilmente mientras escuchan su mensaje.

Tus llamadas a la acción deben ser simples de comprender y fáciles de realizar mientras la persona que llama escucha. Un consejo para usar llamados a la acción efectivos es probarlo usted mismo. ¿Puedes escribir la URL de un sitio web completo mientras lo escuchas por teléfono? Dependiendo de cómo vaya, determinará si está hablando demasiado rápido o si sus instrucciones son demasiado complicadas de seguir. Ajustar sus llamadas a la acción puede marcar una diferencia significativa en la eliminación de puntos débiles y la mejora de la experiencia del cliente.

4. Instruya a la persona que llama sobre el proceso

Ahora que sabe qué tipo de acción se debe realizar para optimizar la experiencia del cliente y garantizar que su día transcurra de la mejor manera posible, debe asegurarse de que sus clientes sepan cómo realizar cualquier acción que desee que realicen. Las llamadas a la acción deben estar al frente y al centro con un proceso fácil de seguir cuando las empresas optimizan sus saludos de correo de voz para garantizar una experiencia fluida. La gente quiere respuestas rápidas cuando se acerca una fecha límite y un equipo solo puede manejar una cantidad limitada de información desorganizada.

Si desea que dejen un mensaje de voz, dígales desde el principio: "Por favor, deje su nombre, el motivo de su llamada y la mejor manera de contactarlo". Si desea que le devuelvan la llamada durante el horario comercial normal, dígales: "Por favor, vuelva a llamar durante el horario comercial normal". Si desea que le devuelvan la llamada preparado para una conversación larga, puede decir algo como: "Consulte la página de preguntas frecuentes de nuestro sitio web" y luego proporcione la URL. El autoservicio nunca debe subestimarse.

5. Simplifique sus saludos

Ahora que sabe lo que quiere que hagan sus clientes cuando dejen un mensaje, debe asegurarse de que ese mensaje se transmita con claridad. Compruébelo con un par de sus colegas y pregúnteles si su saludo tiene sentido y ajústelo donde sea necesario. Si habla demasiado rápido, baje la velocidad. La contabilidad no es la profesión más atractiva.

Es más importante que las personas que llaman sientan que pueden pedirle ayuda sobre un tema que no conocen muy bien. Una manera realmente fácil de simplificar tus saludos es usando palabras más pequeñas. Imagínate explicándole lo que quieres a un niño de tres años. Sus clientes no son tontos, pero no siempre estarán familiarizados con la jerga comercial típica. Asegúrese de ajustar sus saludos para adaptarse a la falta de familiaridad, los detalles innecesarios y la información técnica.

6. Preste atención a la elección de palabras (verbos específicamente)

Hemos mencionado la importancia de transmitir un mensaje simple y fácil de entender en los saludos del correo de voz de su empresa, pero ahora debemos hablar sobre la elección de palabras. Preste mucha atención a su elección de palabras en los saludos del correo de voz de su empresa. Ciertas palabras desencadenan ciertas acciones antes de que una persona se dé cuenta de lo que realmente quiso decir. Aquí hay un ejemplo específico de cómo la elección de palabras puede generar confusión entre un cliente y un contador:

Una secretaria en el consultorio de un médico crea un saludo de correo de voz que dice: "Si tiene una reunión programada con nosotros, podríamos usar copias de todos sus documentos médicos del año pasado, así que venga preparado". El uso de la palabra “podría” da a los pacientes la impresión de que no necesariamente “necesitan” los documentos del año pasado. ¿Ves la diferencia entre "podría" y "necesitar"? Su elección de palabras puede tener un impacto significativo en una reunión futura. Si desea que un cliente realice una acción específica, debe prestar mucha atención a cómo expresa sus llamadas a la acción.

7. Habla claro

Si está grabando el saludo de su correo de voz durante un momento ocupado del día y hay mucho ruido de fondo, existe la posibilidad de que interfiera con la llamada a la acción que desea que realice su cliente. Si no está hablando directamente al teléfono y su voz se rompe, acerque el teléfono a su boca, hable despacio y lea un guión si es necesario.

Cuando está en el proceso de dejar un saludo de correo de voz de negocios procesable, no puede correr el riesgo de una posible falta de comunicación. Quieres pronunciar cada palabra con claridad. Tenga en cuenta dónde se encuentra y qué está haciendo cuando cree un saludo de correo de voz comercial. Si trabaja en el comercio minorista y está tratando de pensar en un saludo navideño, es posible que desee alejarse de las filas interminables para poder pensar y hablar con claridad.

8. Crea un guión

La práctica hace la perfección. Una vez más, otra obvia, pero hay que subrayarla. Si desea que los saludos de su correo de voz parezcan genuinos, debe practicar. Si simplemente lanza un saludo que suena y se siente apresurado, sus clientes no van a dejar que se salga con la suya. Dará la impresión de que no le importa, y eso no convencerá a nadie de que está priorizando la experiencia del cliente.

Si sus clientes sienten que no le importa, se llevarán su negocio a otra parte. Las experiencias son el factor diferenciador entre los negocios. Los grandes esfuerzos para mejorar la experiencia general en pequeñas formas mediante la elaboración de un guión de saludo de correo de voz pueden marcar una gran diferencia cuando sus amigos y familiares les preguntan a los clientes qué tan fácil fue trabajar con usted. Y se corre la voz rápidamente en la era de las redes sociales. Cuantas más experiencias positivas ofrezca, incluso cuando no esté disponible, es más probable que esas personas le devuelvan la llamada.

9. Evite los términos técnicos

A veces es difícil recordar que los clientes no tienen el conocimiento y la experiencia que usted y sus colegas tienen con respecto a su negocio. Nuevamente, la idea principal detrás de un saludo de correo de voz comercial es ofrecer un mensaje claro y procesable. Si usa términos técnicos que solo tienen sentido para usted y sus colegas, alienará al cliente en lugar de alentarlo a que deje un mensaje.

Una forma de evitar esto es escribiendo un script. Cuando esté escribiendo un guión para el saludo de su correo de voz comercial, asegúrese de revisarlo para ver si hay alguna jerga o jerga comercial que pueda significar dos cosas diferentes según su punto de vista. Si existe alguna posibilidad de confusión, revise el guión y simplifique el lenguaje. Siempre puede preguntarle a un amigo con el que no trabaja para ver si su mensaje también es claro.

10. Obtener estacional

Las vacaciones suelen ser la época más ocupada del año para cualquier negocio, especialmente el comercio minorista. Obvio, ¿verdad? Tan obvio como es, ¿qué confianza tiene usted, el empleado agotado o el gerente comercial, en la capacidad de la persona que llama para reconocer exactamente lo que eso significa para usted? ¿Crees que entienden la tortura de trabajar muchas horas día tras día y qué efecto tiene eso en tu estado mental y físico? Es posible que lo hagan, pero lo más probable es que estén más preocupados por recibir una experiencia personalizada.

De todos modos, debe recordarles a las personas que llaman que son las vacaciones, que las cosas están ocupadas y que para que pueda administrar su negocio sin problemas y llegar a la mayor cantidad de clientes posible, necesita que sus clientes dejen un mensaje detallado, y necesita su saludo de correo de voz para expresar que es la temporada navideña y que las cosas serán más lentas. Permanecer transparente al reconocer que es la época más ocupada del año permite a los clientes anticipar una espera. Esto ayuda a mejorar la experiencia del cliente y hacerlo sentir más bienvenido.

11. Supervisar la calidad del sonido

¿Qué tipo de servicio telefónico comercial utiliza su empresa? Si no se han actualizado recientemente, o si no se ha cambiado a un teléfono VoIP de gama alta que normalmente ofrece una mejor calidad de sonido, es hora de actualizarse. El equipo que utilice puede marcar la diferencia. Al final del día, las personas juzgan su negocio en función de pequeñas cosas como esa.

Podría crear el saludo de correo de voz empresarial perfecto, pero si la calidad es baja, lo que significa que hay estática, el volumen es demasiado bajo o demasiado alto, o las palabras se entrecortan, está alienando a sus clientes y permitiéndoles pensar que no me importa basado en una primera impresión muy importante. Y la solución es simple: llama a tu número desde tu celular. ¿Cómo suena el saludo del correo de voz de tu empresa?

12. Supervise los KPI específicos de las llamadas

Los KPI, como la cantidad de mensajes de voz que quedan, pueden ser un excelente indicador de qué tan bien incluso los cambios más pequeños marcan la diferencia en la cantidad de mensajes de voz recibidos. Si decide hablar más fuerte, realice un seguimiento del posible aumento o disminución para determinar si sus cambios tuvieron algún efecto.

Puede ajustar esto de manera similar a cómo las empresas hacen pruebas A/B de sus sitios web, anuncios, guiones de llamadas y cualquier otra cosa que requiera un cambio. Cuantos más elementos de una llamada mire, más probable será que pueda optimizar sus saludos de correo de voz. Si salta directamente al saludo sin decir "Hola", regrese y haga que su saludo sea más personal en el segundo intento.

13. Actualice su IVR (si tiene uno)

La mayoría de las empresas de hoy tendrán algún tipo de sistema IVR para dirigir a las personas que llaman al departamento al que necesitan comunicarse. Desafortunadamente, un problema común que enfrentamos es que los menús no se alinean con lo que está buscando o no se alinean con la estrategia comercial actual. ¿Cuántas veces se sentó a través de un menú esperando el número correcto para presionar solo para darse cuenta de que absolutamente necesita hablar con un agente?

Las personas que llaman no van a perder tiempo sentados en un menú que no les permite, al menos, dejar un correo de voz. Si una persona que llama conoce el número de extensión de su interlocutor, una opción puede y debe ser "Presione 1 para dejar un mensaje de voz", o algo por el estilo. De esa manera, los clientes pueden sentir que están expresando sus inquietudes sin necesidad de hablar con un agente, y sin que el agente se sienta arrepentido de no haber podido contestar mientras estaban trabajando en otra cosa.

14. Ayude a los clientes a venir preparados

Un punto de dolor importante para cualquier negocio es cuando los clientes no están preparados para una llamada telefónica o una reunión. Si, por ejemplo, eres abogado, necesitas que tus clientes vengan preparados con sus documentos listos. También sabe que hay una tonelada de documentos que deben organizarse y archivarse, a menudo también con plazos ajustados, y es imperativo que el cliente tenga todo accesible.

También es imperativo que transmita ese mensaje. Si un cliente no está preparado, sabe que perderá el tiempo tratando de solucionar un documento que falta. Para evitar esto, asegúrese de que el saludo de su correo de voz enfatice la importancia de llegar a una reunión preparado con cualquier información que acelere el proceso y le haga la vida más fácil. Resalte algunos de los documentos y piezas de información más comunes que un cliente deberá traer, para que comiencen con el pie derecho.

15. Exprese su accesibilidad

He aquí un dato divertido: los millennials no son perezosos, especialmente cuando se trata de adoptar el espíritu emprendedor de Estados Unidos. Son el grupo más grande de personas en la fuerza laboral y consideran esencial que las empresas les ofrezcan una experiencia personalizada. Si está tratando de dirigirse a clientes más jóvenes, los saludos de su correo de voz deben reflejar su deseo de trabajar con ellos.

Para hacer esto, simplemente puede decir: "Espero poder hablar con usted y resolver cualquier problema o inquietud que pueda tener lo más rápido posible". Esto implica que va a leer sus mensajes, va a responder a esos mensajes y va a resolver cualquier problema, independientemente de cuán grande o pequeño sea, que tenga el cliente. Actuar como mentor haciéndose más accesible es una excelente manera de mejorar la experiencia general del cliente. Hacer que los saludos del correo de voz de su empresa reflejen esto es una excelente manera de mostrar a los clientes dónde están sus prioridades, incluso si no puede comunicarse con el teléfono en este momento.

La última palabra

Los saludos del correo de voz empresarial no son nada difíciles de optimizar. Todo se reduce a estar preparado, saber lo que usted y sus clientes necesitan para que cada interacción funcione sin problemas, asegurarse de que su mensaje sea fácil de entender y exprese claramente sus intenciones, y permanecer abierto y optimista.

Los dueños de negocios y los clientes habituales saben que habrá momentos, como las vacaciones, en los que habrá mucho trabajo. Cuando eres transparente acerca de por qué no pudiste atender el teléfono, las personas generalmente entienden y están mucho más dispuestas a ser pacientes con tu negocio. Si el objetivo es alentar a más personas a dejar un mensaje de voz, sus saludos deben ser prácticos y dictar claramente lo que desea que haga la persona que llama. Hacer que una persona que llama vaya al correo de voz no es el fin del mundo; va a suceder, así que hay que aprovecharlo al máximo.

Estos quince consejos son solo el punto de partida. Algunos pueden aplicarse a su negocio; algunos podrían no hacerlo. Sin embargo, lo que hace que sea importante prestarles atención es lo fáciles que son de implementar. También se aseguran de que la experiencia del cliente sea siempre la prioridad número uno, lo que ya debería ser el caso si no lo es. Los momentos ocupados del día no son una excusa lo suficientemente fuerte como para ignorar las necesidades de sus clientes. Estos consejos beneficiarán enormemente a su empresa cuando se pongan en práctica de inmediato.