Las empresas desperdician 89 días al año en "materia oscura", revela un informe

Un nuevo informe producido por el proveedor de software de gestión de proyectos Wrike concluyó que la "materia oscura" del trabajo (actividades e información que los líderes de equipo no tienen visibilidad y son difíciles de rastrear) representa 89 días del tiempo promedio de una empresa cada año.

El auge del trabajo híbrido ha enturbiado las aguas cada vez más, con aplicaciones de videoconferencia y otras tecnologías que nos permiten comunicarnos desde diferentes ubicaciones, lo que aumenta la complejidad y la tecnologización de los roles basados ​​en el conocimiento.

Lo preocupante para las empresas es que esto no solo desperdicia tiempo, sino millones de dólares cada año, pero puede haber una solución en la centralización.

¿Qué es la “materia oscura del trabajo”?

El informe , que encuestó a 2.807 trabajadores de EE. UU. y el Reino Unido en empresas con más de 1000 empleados, define la "cuestión oscura del trabajo" como "actividad e información que no podemos ver de inmediato, pero que tiene una poderosa influencia en todo lo que nos rodea". eso."

Inspirado en la definición del CERN de la materia oscura presente en el universo, The Dark Matter of Work existe "en textos, aplicaciones, videollamadas, hojas de cálculo y conversaciones" y puede "llevar negocios y proyectos fácilmente en la dirección equivocada".

Fundamentalmente, es el tipo de trabajo no cuantificable, a menudo de naturaleza logística, organizativa o administrativa, que es difícil de rastrear y requiere un tiempo de trabajo valioso.

Los líderes empresariales están al tanto de esto: según el informe, creen que solo tienen visibilidad sobre el 54% del trabajo que ocurre, lo que significa que el 46% es "materia oscura". Los empleados, por otro lado, piensan que hasta el 55% de su trabajo no es visible.

El trabajo híbrido hizo que los trabajos fueran más complejos

Aunque la materia oscura en el lugar de trabajo existía mucho antes de la pandemia, el cambio masivo a arreglos de trabajo remotos e híbridos, de los cuales el 84% de los líderes de funciones comerciales piensan que es "irreversible", ha aumentado la complejidad de nuestras vidas laborales y ha reducido aún más la visibilidad laboral.

Un área clave donde esto se puede ver es en la adopción de nuevas aplicaciones.

Desde marzo de 2020, el equipo de marketing promedio ha visto agregar alrededor de 10 nuevas herramientas que no son de comunicación al arsenal de aplicaciones existentes que usan para el trabajo, además de tres nuevas herramientas de comunicación y colaboración.

Según el informe, las agencias creativas han tenido que enfrentarse a 12 nuevas aplicaciones que no son de comunicación en el mismo período de tiempo y, además, tres nuevas herramientas de comunicación como Microsoft Teams y Slack.

Hacer malabares con una mayor cantidad de herramientas lleva tiempo, especialmente cuando son herramientas desconocidas, pero los períodos de ajuste no fueron posibles para muchas empresas empujadas a escenarios híbridos y remotos por la pandemia.

Los equipos que hicieron el cambio tomaron un tiempo de transición promedio de solo 10,5 días, en comparación con un proceso que la mayoría de las empresas preveían que tomaría alrededor de 15 meses antes de la pandemia. Esto dejó poco tiempo para revisar el impacto de las nuevas aplicaciones necesarias para facilitar el trabajo desde casa.

No sorprende, entonces, que el 70 % de los trabajadores del conocimiento dijeran que están “estresados ​​por tener que hacer malabarismos con múltiples tareas, sistemas y aplicaciones”, mientras que el 60 % piensa que ya había demasiados antes de que ocurriera la pandemia.

Los líderes empresariales no son ingenuos ante el estrés que ha causado la explosión de aplicaciones: el 79 % sabe que hay demasiadas, pero no prevé ninguna otra forma de completar el trabajo.

Sin embargo, todavía hay cierta desconexión. Por ejemplo, los líderes empresariales creen que, en promedio, sus empleados usan 10 aplicaciones al día; los empleados informan que usan alrededor de 14.

La actividad de la propagación de la materia oscura

El cambio masivo al trabajo remoto ha facilitado la actividad de la materia oscura, respaldada por la creciente complejidad del trabajo realizado en espacios digitales.

Un buen testimonio de esto es el hecho de que un trabajador del conocimiento ahora envía un promedio de 295 mensajes al día, todos los cuales toman tiempo para escribir y serán esenciales para la colaboración en proyectos y otros trabajos, sin embargo, estos mensajes son completamente 'invisibles'. ', no cuantificable y difícil de rastrear contra el equipo o los objetivos comerciales.

Esto se puede clasificar como trabajo no estructurado, del cual “el propósito y los beneficios no son claros, documentados, comunicados o tangibles”.

Otro tema son las reuniones. Según el informe, los trabajadores del conocimiento dedican una media de 2,79 horas a la semana a las reuniones, mientras que el 78 % de las empresas encuestadas coincidieron en que "demasiadas de las reuniones a las que asisten podrían sustituirse fácilmente por un correo electrónico".

Trágicamente, el 69% de los líderes de funciones comerciales quieren reducir el tiempo que sus empleados dedican a las reuniones, pero no saben cómo.

Las consecuencias de la materia oscura: tiempo perdido, dinero perdido

Según Wrike, esta explosión de materia oscura en el lugar de trabajo significa que las empresas con trabajadores del conocimiento están desperdiciando alrededor de 13,7 horas a la semana, u 89 días al año. Por trabajador del conocimiento, ese tiempo perdido cuesta alrededor de $ 16.5k, pero los márgenes son aún más dramáticos a nivel comercial.

“El tiempo perdido en actividades, como repetir el trabajo que ya se ha hecho, asistir a reuniones improductivas o hacer un seguimiento de las acciones y los estados”, explica el informe, “le cuesta millones a la empresa promedio”.

Para las empresas con alrededor de 3200 empleados, el costo total promedio de tiempo perdido, proyectos retrasados/cancelados combinados y abandono de empleados (a menudo impulsado por problemas que vienen de la mano con aumentos en la materia oscura en el lugar de trabajo) es de alrededor de $60.76 millones por año. .

La solución: una “fuente única de la verdad”

Wrike sugiere que, para "aprovechar" la materia oscura del trabajo, los líderes empresariales deben crear fuentes únicas de verdad para sus organizaciones.

El informe concluye que dicha solución debe ser "lo suficientemente robusta para administrar y orquestar flujos de trabajo complejos, y al mismo tiempo lo suficientemente simple para que la usen los empleados regulares".

La propia plataforma de Wrike sería, por supuesto, su sugerencia, pero independientemente del proveedor, existe una clara necesidad de que las empresas adopten algún tipo de " sistema operativo de trabajo " para reducir el tiempo y el dinero perdidos.

Cualquiera que sea la cura a largo plazo, está claro que la materia oscura no rastreada en el lugar de trabajo se ha descontrolado y, tanto por el bien de las empresas como de los empleados, es necesario abordarla.