Chaos Control: un administrador de tareas personales basado en GTD

La gestión de tareas es imprescindible para administrar su flujo de trabajo profesional y personal. Le ayuda a realizar un seguimiento de sus tareas y ver el progreso de las mismas. Por lo tanto, puede marcar el ritmo de sus procedimientos en consecuencia. Para ayudarlo a administrar tareas, existen aplicaciones de administración de tareas (o administradores de tareas) disponibles en forma de aplicaciones y software para diferentes sistemas operativos. Estas herramientas le permiten establecer tareas pendientes y recordatorios para sus diferentes tareas, de modo que pueda planificar sus proyectos de manera efectiva.

La mayoría de las aplicaciones y el software de administración de tareas siguen un enfoque algo similar para administrar proyectos y tareas. Sin embargo, el que estamos comentando aquí (Chaos Control) se basa en lo que se denomina la metodología GTD (Getting Things Done), que se sabe que es eficaz a la hora de gestionar tareas.

control del caos

Chaos Control es un software de gestión de proyectos basado en GTD. Al usarlo, puede administrar sus objetivos y planificar sus acciones en consecuencia, tanto en su vida profesional como personal. Chaos Control está disponible para todas las plataformas principales: macOS, Windows, Android e iOS.

¿Qué es GTD?

GTD o Getting Things Done es un sistema de gestión del tiempo creado por David Allen. Ha ganado popularidad en los últimos años y muchas personas han adoptado esta metodología. Al centrarse en las metas, en lugar de las tareas, el sistema de Allen ayuda a las personas a lograr lo que quieren hacer en la vida, en lugar de dedicar tiempo a lo que no quieren hacer. Los siete pasos para lograr tus objetivos con GTD son:

1. Captura,
2. Aclarar,
3. Organizar,
4. Reflejar,
5. Revisar,
6. hacer, y
7. Completar.

Para reiterar, Chaos Control se deriva de la metodología GTD, cuya idea es sacar todos sus proyectos, tareas e información relevante de su cabeza a un sistema que ayuda a optimizar sus acciones y socava cualquier sensación de desorden. Básicamente, el propósito es priorizar los objetivos antes de intentar cumplirlos. Cada objetivo se puede ver como un Proyecto de Control del Caos y se puede atribuir a una combinación de metas y acciones.

Funciones de control del caos

Chaos Control contiene un conjunto similar de funcionalidades tanto en su computadora como en sus aplicaciones móviles. Esencialmente, hay cuatro secciones en la aplicación: Chaos Box, Plan diario, Proyectos y Contextos. Echemos un vistazo más de cerca a estos para que pueda usarlos de manera efectiva.

1. Caja del caos

Chaos Box es una sección de Chaos Control donde residen todas sus ideas, pensamientos y notas. Puede usar esto para anotar todos los pensamientos entrantes en su cabeza, que luego puede procesar más tarde mientras organiza una tarea o un proyecto. Y una vez hecho esto, puede borrar las entradas en Chaos Box para mantenerse organizado.

Básicamente, la idea detrás de Chaos Box es recopilar rápidamente sus pensamientos e ideas en un búfer vagamente definido y luego moverlos a otras secciones a medida que sus ideas se solidifican.

Una de las mejores cosas de Chaos Box es que no hay una estructura o tema específico que deba seguir para agregar sus entradas. Para que puedas escribir las ideas que se te ocurran sin preocuparte por organizarlas.

2. Plan Diario

El nombre es casi un regalo aquí: la sección Plan diario le permite planificar y organizar lo que está en su agenda para un día. También es el hogar de todas las tareas en su lista de tareas con fechas límite, para que nunca se pierda las tareas programadas. También puede seleccionar un día del calendario a la izquierda para ver y editar su agenda para el día seleccionado.

Todas tus listas de tareas diarias constan de tres secciones: tareas con fecha límite en un día, la sección también disponible y tareas completadas. De las tres, la primera y la tercera sección se explican por sí mismas: contienen las tareas programadas y las tareas completadas, respectivamente. Por otro lado, la segunda sección, también disponible, incluye tareas sin fecha de inicio. O bien, puede pensar en ellas como tareas que tienen una fecha límite establecida en una fecha futura y una fecha de inicio en el pasado.

Para evitar que sus tareas terminen en la segunda sección, para las tareas que deben completarse en un día específico: configure el inicio y la fecha límite en la misma fecha; para tareas que se pueden realizar antes de una fecha límite: solo mencione la fecha límite y evite especificar una fecha de inicio.

3. Proyectos

Proyectos es la sección principal donde viven todos sus proyectos. Ofrece tres carpetas de muestra de forma predeterminada: Personal, Proyectos paralelos y Negocios, que puede usar para organizar sus proyectos por categorías. Y si es necesario, también puede agregar nuevas carpetas a la mezcla. Chaos Control también le permite agregar subcarpetas a sus carpetas para que pueda dividir un proyecto complejo en segmentos más pequeños.

Las carpetas mejoran la organización de proyectos y tareas y aportan claridad a un proyecto. Básicamente, la idea es dividir las grandes tareas en pasos simples y claramente definidos que sean fáciles de seguir y mantenerse al día. De esa manera, siempre tendrá claridad sobre el progreso de un proyecto, con una visión clara de las tareas completadas y las próximas.

4. Contextos

Los contextos en Chaos Control son etiquetas o notas sobre una tarea que puede agregar a sus proyectos para agregar metainformación como lugar, herramienta, persona, etc. El uso de contextos se considera un componente crucial en la metodología GTD, y se sabe para reducir el estrés y mejorar el enfoque con respecto al trabajo y seguimiento de proyectos.

Al incluir contextos como parte de sus tareas, puede ayudarse a sí mismo y a otros que trabajan en un proyecto a comprender qué se debe hacer y cómo. Un enfoque ideal para agregar contexto a las tareas es identificar primero las actividades que se realizarán y evaluarlas para obtener toda la información esencial requerida para realizarlas. Y por último, proporcionando información contextual sobre las tareas.

Otras funciones de control del caos

1. Al igual que puede organizar sus tareas, acciones y proyectos en diferentes categorías, Chaos Control también le permite marcar los elementos que necesita con más frecuencia como favoritos para que pueda acceder a ellos fácilmente. Puede usar esto cuando quiera enfocarse en elementos específicos en sus proyectos y no quiera buscar lo mismo en la carpeta Chaos Box o Projects.

2. Si usa Chaos Control en más de un dispositivo para administrar sus tareas y proyectos, puede usar Cloud Sync para sincronizar todas sus entradas en esos dispositivos. La mejor manera de utilizar esta función es realizar entradas en su computadora y acceder a ellas en su teléfono móvil. De esa manera, puede mantenerse actualizado con sus tareas sobre la marcha.

3. Dado que Chaos Control se trata de administrar tareas y proyectos, es probable que desee agregar recordatorios o alertas de reuniones para un día específico. Para tales situaciones, el software le ofrece la posibilidad de exportar automáticamente las tareas del calendario de Chaos Control a su aplicación de calendario preferida entre Google Calendar y iCloud Calendar.

4. Para evitar el acceso no solicitado a sus datos de Chaos Control, también puede agregar un código de acceso de la aplicación, que será necesario cada vez que inicie la aplicación en su computadora o teléfono móvil.

Precios de control del caos

Chaos Control está disponible como servicio gratuito y de pago. Con la versión gratuita, puede crear 10 proyectos, 75 tareas y 5 contextos. Si recién está comenzando, este plan debería satisfacer sus necesidades. Sin embargo, si usa el software con más frecuencia, puede eliminar las restricciones actualizando al plan premium por una tarifa de licencia anual de (USD 23.59) Rs 1876. Actualmente, están ejecutando un acuerdo de por vida en AppSumo por solo $49.

Chaos Control como administrador de tareas personales

Al usar el conjunto de características y funcionalidades de administración de proyectos de Chaos Control, como Chaos Box, Daily Plan, Projects y Contexts, debería poder administrar sus proyectos y sus tareas y operaciones de manera más efectiva y eficiente. Eso también, tanto en su computadora como en sus teléfonos móviles. Y como resultado, esto debería ayudar a reducir el desorden y la ansiedad y permitirle concentrarse mejor en lo que es importante en su agenda.

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