Elegir la plataforma de viajes corporativos adecuada para el tamaño de su empresa

Publicado: 2024-05-20

Elegir la plataforma de viajes corporativos adecuada puede afectar significativamente la eficiencia y rentabilidad de la gestión de viajes. Una plataforma adecuada agiliza la reserva de viajes, el seguimiento de gastos y el cumplimiento de políticas, lo que genera ahorros sustanciales de tiempo y costos.

Esto significa menos carga administrativa, mejor control de los gastos de viaje y mayor satisfacción de los viajeros para las empresas. La plataforma de gestión de viajes adecuada ofrece información valiosa a través del análisis de datos, lo que ayuda a las empresas a optimizar las estrategias de viajes y negociar mejores tarifas con los proveedores.

Este blog explica cómo la empresa de gestión de viajes adecuada afecta la eficiencia operativa de la empresa y proporciona pasos para elegir una.

Impacto de las plataformas de viajes en la eficiencia de la gestión de viajes

Procesos de reserva optimizados: una plataforma de viajes sólida simplifica el proceso de reserva, lo que permite a los empleados reservar viajes rápidamente y de acuerdo con las políticas de la empresa. Los flujos de trabajo automatizados reducen la necesidad de intervención manual, minimizando errores y ahorrando tiempo.

Seguimiento e informes de gastos: la plataforma eficiente de gestión de viajes integra la gestión de gastos, lo que permite el seguimiento en tiempo real de los gastos de viaje. Esta integración ayuda a las empresas a controlar los gastos, hacer cumplir los límites presupuestarios y obtener información sobre los costos de viaje.

Cumplimiento de políticas: una buena empresa de gestión de viajes garantiza el cumplimiento de las políticas de viajes corporativas incorporándolas en los procesos de reserva y aprobación. Esto reduce el riesgo de reservas que no cumplen con las normas y ayuda a mantener estándares consistentes.

Análisis de datos e informes : las plataformas de viajes avanzadas brindan capacidades de análisis e informes detallados. Estos conocimientos permiten a las empresas identificar patrones de gasto, evaluar el retorno de la inversión de las actividades de viajes y tomar decisiones basadas en datos para optimizar las políticas de viajes.

Negociaciones con proveedores: con datos completos de viajes a su disposición, las empresas pueden negociar mejores tarifas con aerolíneas, hoteles y agencias de alquiler de automóviles. Los descuentos por volumen y los programas de fidelización se vuelven más accesibles, lo que genera aún más ahorros de costos.

Satisfacción del viajero: una plataforma intuitiva y fácil de usar mejora la experiencia del viajero al ofrecer opciones de reserva convenientes, soporte 24 horas al día, 7 días a la semana e integración perfecta con dispositivos móviles. Los viajeros satisfechos son más productivos y comprometidos, lo que genera mejores resultados comerciales.

Diferentes necesidades de diferentes tamaños de empresas

Pequeñas empresas: las pequeñas empresas a menudo requieren soluciones rentables que ofrezcan funcionalidades básicas como reservas, seguimiento de gastos e informes sencillos. Estas empresas se benefician de plataformas de gestión de viajes que son fáciles de implementar y escalar a medida que crecen. El control de costos y la facilidad de uso son factores críticos.

Medianas empresas: a medida que las empresas crecen, sus necesidades de viaje se vuelven más complejas. Las medianas empresas pueden necesitar funciones adicionales como aprobaciones de varios niveles, integración con los sistemas financieros existentes y herramientas de generación de informes más sofisticadas. La escalabilidad y la personalización se vuelven más importantes para adaptarse a los crecientes volúmenes de viajes y los diversos requisitos.

Grandes empresas: las grandes empresas suelen tener necesidades de viaje amplias y variadas, lo que requiere soluciones integrales de gestión de viajes. Estas plataformas deben manejar grandes volúmenes de reservas, integrarse perfectamente con múltiples sistemas (RRHH, finanzas, cumplimiento) y ofrecer análisis avanzados para la toma de decisiones estratégicas. Las características de seguridad mejoradas, el soporte global y la aplicación estricta de políticas también son cruciales para gestionar eficazmente las operaciones de viajes a gran escala.

8 pasos para elegir la plataforma de gestión de viajes adecuada para el tamaño de su empresa

Paso 1: evalúe las necesidades de su negocio

Identifique patrones y volumen de viajes: evalúe la frecuencia y el tipo de viajes que realiza su empresa, incluidos los destinos comunes y las duraciones típicas de los viajes.
Determine los requisitos específicos: considere si las necesidades de su negocio incluyen viajes internacionales, programas de viajero frecuente o alojamiento específico.
Comprenda las necesidades de cumplimiento: asegúrese de que la plataforma pueda respaldar las políticas de viajes y los requisitos de cumplimiento de su empresa.

Paso 2: definir las características clave

Funciones esenciales: busque funcionalidades básicas como automatización de reservas, seguimiento de gastos y actualizaciones en tiempo real.
Funciones avanzadas: las empresas más grandes pueden necesitar funciones como informes personalizados, información basada en inteligencia artificial e integración con otro software empresarial.
Escalabilidad: asegúrese de que la plataforma de gestión de viajes pueda crecer con su negocio, acomodándose a volúmenes de viajes cada vez mayores y ampliando funcionalidades.

Paso 3: evaluar la usabilidad y la experiencia del usuario

Interfaz fácil de usar: elija una plataforma que sea intuitiva y fácil de usar para los empleados.
Incorporación y capacitación: considere la facilidad de incorporar nuevos usuarios y la disponibilidad de recursos de capacitación.
Atención al cliente: asegúrese de que el proveedor ofrezca una sólida atención al cliente para ayudar con cualquier problema o pregunta.

Paso 4: comparar costos y retorno de la inversión

Modelos de precios: comprenda las diferentes estructuras de precios, ya sean basadas en suscripción, tarifas por transacción o híbridas.
Costo total de propiedad (TCO): evalúe todos los costos asociados con la plataforma, incluida la configuración, el mantenimiento y las posibles actualizaciones.
Retorno de la inversión (ROI): considere cómo la plataforma puede ayudar a reducir los costos de viaje y mejorar la eficiencia para justificar la inversión.

Paso 5: Verifique las capacidades de integración

Compatibilidad: asegúrese de que la plataforma de gestión de viajes pueda integrarse con sus sistemas existentes, como el software de gestión de gastos, finanzas y recursos humanos.
Sincronización de datos: busque plataformas que ofrezcan una sincronización de datos perfecta entre varias aplicaciones.
Estudios de casos: revise estudios de casos o testimonios que demuestren integraciones exitosas.

Paso 6: Priorizar la seguridad y el cumplimiento

Seguridad de los datos: asegúrese de que la plataforma cumpla con estrictos estándares de seguridad de datos para proteger la información confidencial de los viajeros.
Regulaciones de privacidad: verifique el cumplimiento de regulaciones como GDPR, CCPA y otras leyes de protección de datos relevantes.
Aplicación de políticas: elija una plataforma de gestión de viajes que pueda hacer cumplir las políticas de viajes de su empresa y mantener pistas de auditoría para el seguimiento del cumplimiento.

Paso 7: Investigar la reputación y el soporte de los proveedores

Reseñas de proveedores: lea reseñas y calificaciones de otras empresas para evaluar la reputación de plataformas potenciales.
Servicio al cliente: Evaluar la calidad y disponibilidad del servicio de atención al cliente, incluidos los tiempos de respuesta y las capacidades de resolución de problemas.
Confiabilidad: considere el historial y el historial del proveedor en la prestación de servicios estables y confiables.

Paso 8: realizar una prueba piloto y recopilar comentarios

Prueba piloto: implemente una prueba de la plataforma con un pequeño grupo de usuarios para probar su funcionalidad y su adecuación a su negocio.
Recopile comentarios: recopile comentarios detallados de los usuarios sobre su experiencia con la plataforma, incluidos los desafíos o beneficios.
Ajustar y finalizar: utilice los comentarios para realizar los ajustes necesarios antes de la implementación a gran escala para garantizar que la plataforma satisfaga sus necesidades comerciales.

Opte por la plataforma de gestión de viajes adecuada

Elegir la empresa de gestión de viajes adecuada es una decisión estratégica que requiere una cuidadosa consideración de las necesidades y objetivos únicos de su empresa. Si sigue estos ocho pasos, puede asegurarse de seleccionar una plataforma que no solo reduzca los costos de viaje y mejore la eficiencia, sino que también se adapte a su negocio y respalde a sus empleados de manera efectiva.

Adoptar un enfoque exhaustivo y estructurado le ayudará a tomar una decisión informada que beneficie a su empresa a largo plazo.