ERP basado en la nube: la guía definitiva a seguir

A medida que las empresas integran sus sistemas y crecen, tener software importante incorporado en la nube se está volviendo popular. Aquí es donde brilla el ERP basado en la nube y puede ser valioso para una empresa.

Los sistemas basados ​​en la nube incluyen aplicaciones, servicios y recursos a los que se puede acceder a través de Internet en lugar de servidores de datos locales. ERP significa Planificación de recursos empresariales, que son sistemas de gestión que incluyen varios servicios que ayudan a una empresa, como fabricación, cadena de suministro, contabilidad, interpretación de datos, marketing y otros.

Alojar estos sistemas en la nube puede ayudar con la eficiencia operativa, la automatización de análisis y generación de informes y la mejora de la funcionalidad comercial.

• Definición de ERP basado en la nube
• ¿Cómo funciona?
• Tipos
• Ventajas del ERP basado en la nube
• Desventajas del ERP basado en la nube
• Cómo elegir el mejor software ERP basado en la nube
• Estrategias de implementación de ERP en la nube
• ERP basado en la nube para pequeñas empresas
• Diferencia entre el ERP local y el ERP basado en la nube

¿Qué es un ERP basado en la nube?

El ERP basado en la nube ayuda a automatizar y ayuda a la eficiencia de conectarse y colaborar con equipos en toda la empresa. Ayuda a cerrar las brechas entre estos equipos, ya que los sistemas están optimizados para facilitar el acceso. Esto crea una perspectiva coincidente con todos los equipos de una empresa, lo que les permite acceder a una perspectiva de los datos que pueden ayudarlos con sus tareas.

Al permitir que este sistema viva en la nube, esto puede liberar servidores de datos locales en la empresa para otra información que es más vital y sensible para el negocio. Al usar la nube, esto puede permitir que los empleados accedan a estos sistemas de forma remota y en cualquier momento, lo que les brinda una ventaja al momento de tomar decisiones informadas rápidamente.

¿Cómo funciona el software ERP basado en la nube?

El ERP basado en la nube funciona como un servicio que ayuda a las empresas a brindar a sus empleados acceso a aplicaciones de software que operan en recursos compartidos en línea. Es un sistema que ayuda a los equipos a comunicarse mejor sobre los procesos y agilizar las operaciones de la empresa en su conjunto. Todas las empresas suelen tener su propio software especializado que es único para ellas, sin embargo, tener un ERP que sea universal y accesible para todos los empleados puede ser importante.

¿Quién debería cambiar a un ERP basado en la nube?

Mejorar el negocio de uno siempre es importante y debe ser una prioridad, sin embargo, no todos los procesos son correctos para todos los equipos. Para el ERP basado en la nube en general, hay muchos beneficios para casi todas las empresas.

Un sistema ERP en línea es efectivo para empresas que concentran una gran parte de sus ingresos en tecnología. Dado que el sistema ERP está en línea, ofrece crecimiento potencial y soluciones rentables para las empresas. Siempre que la integración de un ERP basado en la nube ayude con el costo, la eficiencia y se planifique en consecuencia, puede ser beneficioso para la mayoría de las empresas.

Tipos de ERP basados ​​en la nube

Para los ERP basados ​​en la nube, una empresa puede implementar un servicio completamente en línea. Al pasar por un tercero, otra empresa proporcionará aplicaciones para que las utilice una empresa. Esto proporcionará a una empresa aplicaciones únicas que son las mejores para las operaciones.

Otro tipo de ERP basado en la nube es un híbrido, que implementa un ERP local y basado en la nube juntos para obtener lo mejor de ambos mundos. Esto puede ser útil para las empresas que ya tienen implementado un plan local y buscan mover algunos recursos a la nube según su operación y equipos. Esto también es útil para los equipos que tienen suficientes recursos para implementar ambos y aún así ser rentables para su empresa.

¿Qué es el sistema ERP basado en la nube?

Al implementar un sistema ERP basado en la nube, es importante planificarlo cuidadosamente, ya que agregarlo a un ecosistema empresarial no es una forma fácil de salir de ciertos aspectos comerciales. El retorno de la inversión de un sistema ERP basado en la nube puede ser increíblemente beneficioso, sin embargo, requiere un plan de juego bien pensado con objetivos en mente.

Tener sistemas accesibles a través de Internet y de forma remota es un aspecto al que hay que acostumbrarse; sin embargo, aprender todas estas aplicaciones es otra área que debe abordarse. Traer a los compañeros de equipo a la idea de la integración basada en la nube también puede ser algo que se debe discutir entre la empresa. Lo que es más importante, tener un plan de gestión del cambio organizacional es importante para preparar a los empleados para este cambio en la operación.

¿Qué es el software ERP basado en la nube?

Al ser un software basado en la nube al que se accede a través de Internet, el servicio en sí ya no lo proporcionan los servidores locales de una empresa. Por lo tanto, se utilizará SaaS (Software as a Service) para obtener acceso.

Hay muchas soluciones diferentes de ERP basadas en la nube disponibles para las empresas. La diferencia más importante entre todos ellos es que todos se adaptan a diferentes aspectos de sus sistemas o aplicaciones. Tener el mejor software no garantiza el éxito de una empresa.

Aunque cada sistema tiene diferentes fortalezas y debilidades, es importante identificar cuáles son y cómo afectan la eficiencia de una empresa. En última instancia, la configuración de este software para servir a su negocio está destinada a aumentar la organización y la productividad. Dependiendo del negocio y su estructura operativa, se requiere un software diferente para que la empresa tenga éxito. Investigar el mejor software conducirá a una perspectiva valiosa sobre la integración y la importancia de un ERP basado en la nube.

Beneficios del ERP basado en la nube

El ERP basado en la nube tiene una multitud de beneficios cuando se implementa correctamente en una empresa.

• Rentable

  Ir con un sistema en la nube suele ser más barato que crear un servidor de datos local porque no hay un costo inicial para este servicio. Los pagos se realizan con un método de suscripción (generalmente mensual) por lo que es más fácil de administrar.

• Reducción del costo/infraestructura de soporte de TI

  Además de menores costos iniciales para integrar el sistema, una reducción del personal de TI también ayudará a ahorrar costos. El servicio es administrado por un proveedor externo, lo que reduce la necesidad de personal de TI en ese departamento.

• Solo los recursos necesarios

  Al analizar un determinado ERP basado en la nube, es importante observar qué aplicaciones se requieren para el negocio. Cuando se encuentran estos, ayudará a utilizar los recursos que necesita la empresa y no pagar nada que sea innecesario.

• Una plataforma/Accesibilidad

  Al integrar todos los servicios y aplicaciones en una plataforma basada en la nube, los empleados pueden acceder fácilmente a todos los servicios en un área, lo que reduce la necesidad de más programas o software. Esto también puede ayudar a crear una base de datos central para que los equipos obtengan información sobre otros equipos y funcionen juntos de manera eficiente.

• Mejora de la calidad del producto

  En última instancia, la integración de un sistema para ayudar con la eficiencia conducirá a un aumento en la calidad de los servicios y productos. Esta es una estrategia que puede ayudar a un equipo a trabajar en conjunto y desarrollar un seguimiento en tiempo real de su trabajo. Esto ayudará a administrar todos los sistemas más fácilmente y generar crecimiento en sus productos y servicios.

• Automatización de análisis

  Recibir y comprender los datos es vital para el éxito de una empresa, ya que les brinda información y perspectiva sobre su trabajo. Con un ERP basado en la nube, acceder a una aplicación para ayudar con el análisis puede ayudar a todos los equipos a comprender sus responsabilidades y trabajar para mejorar su trabajo. Esto conducirá a la eficiencia y mejorará las operaciones dentro de los equipos y, en última instancia, el negocio.

• Creación de un entorno de trabajo móvil

  Siendo increíblemente importante en 2020 y más allá, dar a los empleados acceso a herramientas de forma remota es valioso. Tener un sistema de trabajo móvil al que se pueda acceder desde cualquier lugar puede ayudar a conectar equipos en cualquier lugar y en cualquier momento.

• Acceso 24/7

  Además de trabajar de forma remota, tener acceso a este software en la nube significará que no es necesario estar conectado a servidores de datos locales. El trabajo se puede realizar las 24 horas del día, los 7 días de la semana y con equipos de todo el mundo, lo que brinda más oportunidades para el éxito.

• Mejorar las experiencias de los usuarios

  Al implementar este servicio en una empresa, se requerirán sesiones de capacitación para que todos se sumen a este nuevo sistema. Una vez que esté completamente capacitado, será más fácil capacitar a los empleados más nuevos y también comprender el flujo de trabajo de cada equipo. Esto conducirá a la creación de más líderes y les dará a todos una idea del trabajo de cada equipo.

• Seguridad

  Este beneficio se puede ver desde ambos lados, sin embargo, el mayor beneficio de tener estos sistemas accesibles a través de la nube es que no se accederá a ellos en los servidores de datos locales. Tener ambos puede ayudar a almacenar cierta información en diferentes lugares, creando una sensación diferente de seguridad con la posibilidad de un ataque cibernético. Mantener la información en la nube puede ser seguro en lugar de en servidores locales.

• Recuperación

  Además de la seguridad, también puede ser beneficioso poder recuperar datos en la nube ante la posibilidad de un ataque local. Ver el ERP basado en la nube como un sistema de respaldo puede ser valioso para una empresa con mucha información confidencial.

• Actualizaciones

  Al optimizar SaaS a través de un proveedor externo, una empresa no necesitará manejar ninguna actualización de aplicaciones o software por su parte. Esto puede ayudar a marcar una cosa en una larga lista de tareas y concentrarse en la capacitación para estas nuevas actualizaciones a fin de mantenerse al día con su servicio.

Desafíos en ERP basado en la nube

El ERP basado en la nube también tiene su serie de desafíos.

• Costo constante

  Aunque más barato a corto plazo, un método basado en suscripción podría resultar costoso a largo plazo. Como los servicios se actualizan constantemente, existe la posibilidad de que los costos aumenten y se mantenga un cierto costo durante un período de tiempo más largo.

• Menos control

  Dado que el software es administrado por un proveedor externo, si hay problemas de su parte, eso también afectará a las empresas que lo utilizan. Con menos control sobre los tiempos de inactividad, actualizaciones deficientes y sistemas de soporte, esto puede conducir a una reducción en la eficiencia que, en última instancia, puede dañar a una empresa sin que sea su culpa.

• Sesiones de entrenamiento

  Capacitar a los empleados en nuevas habilidades siempre es un aspecto positivo e importante de un negocio, sin embargo, enseñar a los trabajadores un sistema que no fue creado localmente por un equipo que conoce sus necesidades a veces puede resultar difícil. Es importante saber qué sistema está utilizando y traer expertos en ese sistema para crear un entorno más fácil para que los empleados aprendan.

• Opciones de personalización

  La mayoría de los ERP en la nube se pueden personalizar; sin embargo, las opciones tienden a ser menores que cuando se crean en un servidor de datos local. Dado que estos servicios son proporcionados por un tercero, tendrán más control sobre qué opciones son personalizables o no.

• Cuestiones de cumplimiento

  Algunas empresas, debido al cumplimiento, no pueden almacenar ni alojar información confidencial en la nube, por lo que tener esta opción no es viable para todas las empresas.

• acuerdo de los empleados

  Tener un gran personal de TI puede resultar beneficioso no solo para el éxito interno sino también para más puestos dentro de una empresa. Asegurarse de que toda la empresa/todos los equipos estén de acuerdo con un ERP basado en la nube es importante para la moral del equipo y la retención de los empleados.

Cómo elegir el mejor software ERP basado en la nube

Hay muchos softwares ERP basados ​​en la nube diferentes disponibles para las empresas. La mejor parte de la variedad es que las empresas tienen la opción de elegir empresas que les brinden el mejor servicio exclusivo para sus necesidades comerciales. Algunos brindan mejor seguridad y otros brindan más aplicaciones que pueden ayudar a agilizar los procesos operativos.

Al realizar una investigación sobre diferentes soluciones ERP, es mejor crear una lista de prioridades para reducir mejor la mejor opción para un negocio.

( Lea también: 3 software ERP para hacer crecer su negocio )

Planificación estratégica para la implementación de ERP en la nube

Es importante planificar la implementación de Cloud ERP antes de la ejecución para no perder tiempo y recursos. Es importante sopesar los beneficios y los contras de implementar este sistema.

Es importante echar un vistazo a los diferentes costos de alojar un sistema de software local y tener un sistema ERP en línea. Algunas empresas pueden beneficiarse de un híbrido de ambos o pueden beneficiarse simplemente de tener uno, según el tamaño y las operaciones de la empresa.

Para implementar correctamente un sistema ERP en línea en una empresa o equipo, es importante que todos los equipos y socios se pongan al día con esta actualización. Ya sea que sea nuevo para la empresa o que se extienda por toda la empresa, es importante ser transparente sobre el proceso.

La identificación de líderes clave dentro de los equipos puede ayudar a implementar correctamente un sistema ERP basado en la nube. Los líderes clave pueden ayudar a capacitar a otros miembros de los equipos en caso de que no exista un sistema de capacitación ya implementado.

Soluciones ERP basadas en la nube para pequeñas empresas

Para muchas pequeñas empresas, optar por un ERP basado en la nube puede resultar enormemente beneficioso. Al optimizar el software ERP para un equipo más pequeño, esto puede ayudar a brindar a todos una perspectiva y una visión no solo de otros equipos, sino de la empresa en su conjunto.

Esto reunirá a todos los equipos e impulsará la organización, ya que las operaciones estarán disponibles para todos fácilmente. Si los equipos conocen los flujos de trabajo y los sistemas de los demás, esto puede ayudar a los equipos a colaborar mejor y mejorar la eficiencia de los demás.

Aunque es una opción más económica que un servidor de datos local en las instalaciones, el costo de suscripción mensual de un sistema ERP aún puede ser demasiado alto para una empresa más pequeña. Existen algunos sistemas de software ERP gratuitos, por lo que las empresas más pequeñas deben aprovecharlos y hacer crecer su negocio antes de expandirse aún más.

Además de encontrar servicios más baratos o gratuitos, es importante que las empresas hagan su debida diligencia investigando estos servicios de software. No existe un sistema ERP perfecto para todas las empresas, por lo que es importante investigar qué es necesario y tener en cuenta los posibles costos de suscripción. La mayoría de los ERP tienen una versión de prueba gratuita, por lo que es importante tenerlos en cuenta y aprovecharlos si están disponibles.

¿Qué es el software ERP en las instalaciones?

El software ERP en las instalaciones es esencialmente una nube privada que se basa en servidores de datos locales. Con servidores de datos locales, las posibilidades de un ciberataque se reducen ya que la fuente de información y recursos es más segura. Además, el software local suele ser más personalizable ya que el sistema se implementa internamente.

ERP local frente a ERP basado en la nube

Al considerar la implementación de un ERP basado en la nube, es importante tener en cuenta las diferencias entre el ERP en la nube y el local.

Cuando se utiliza un ERP local, se pueden crear más módulos para ayudar a los diferentes equipos a cumplir con sus responsabilidades fácilmente. Tener sus propios servicios disponibles para acceder localmente ayuda a equipos específicos a trabajar con precisión en sus posiciones.

Los sistemas ERP a los que se puede acceder localmente también se pueden personalizar, ya que los ERP tienden a requerir actualizaciones constantes a medida que crecen las empresas. Dado que los ERP locales tienden a servir a los equipos específicamente, esto puede ayudar a que los sistemas se actualicen fácilmente y satisfagan las necesidades únicas de sus equipos.

Los ERP en las instalaciones tienden a requerir un gran pago por adelantado, mientras que los servicios basados ​​en la nube suelen ser un pago basado en suscripción. Algunos proveedores suelen ofrecer una combinación de los dos métodos; sin embargo, normalmente se ve que los servicios basados ​​en la nube requieren menos dinero por adelantado.

Además de los pagos iniciales más grandes, los ERP en las instalaciones requieren infraestructura y personal de TI, lo que se suma al costo total del sistema. Se accede a SaaS en la nube y por un proveedor externo, por lo que las propias empresas no necesitarán financiar esa parte de su sistema.

La seguridad es el principal punto de diferencia para ambos tipos de servicio. Los servidores de datos locales son más seguros ya que son administrados por la propia empresa y nadie más tendrá acceso. Los ERP en la nube, dado que se accede a ellos en la web, se consideran más vulnerables a los ataques cibernéticos, ya que hay menos control por parte de la empresa. Los sistemas internos también son susceptibles a los ataques, sin embargo, eso también se basa en el personal de TI y la infraestructura de la empresa.

Pensamientos finales

Hay muchos beneficios y desafíos cuando se busca un ERP basado en la nube. La parte más importante es encontrar el software adecuado que mejor se adapte a las necesidades de la empresa. Ya sea que se trate de servidores de datos locales en las instalaciones o utilizando los servicios de software de un tercero, encontrar el mejor método para una empresa ayudará a los equipos a mejorar el rendimiento y generar más ingresos para una empresa.

Las empresas SaaS también son empresas, por lo que es importante elegir el socio adecuado para crear una relación que beneficie a ambas partes. Ambos negocios buscan mejorar sus propios servicios y software, y esto se puede hacer juntos. Una vez que se encuentre la asociación adecuada, la eficiencia y la productividad aumentarán exponencialmente.

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Miguel Pobre es un creador de contenido independiente con sede en Portland, OR. Se graduó de la Universidad de Oregón con una Licenciatura en Artes en Periodismo y una especialización en Administración de Empresas. Además de escribir, Miguel tiene una pasión por la fotografía y el diseño. Conéctate con él en LinkedIn.

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