Un marco de ahorro de costos en la nube para CIO

Como propietario o líder de una empresa, hay algunos factores que debe tener en cuenta y poner en práctica para que las operaciones diarias de su empresa sean fluidas. Algunos de estos factores incluyen la facilidad de acceso para peatones y vehículos, la calidad y cantidad de sus productos y/o servicios, la solicitud y revisión de los clientes, la seguridad de su entorno y la información de los clientes, entre varios otros factores.

Sin embargo, hay un aspecto importante que los dueños de negocios generalmente descuidan, y este es el marco de control de costos y ahorro de costos que guía a la organización en el gasto. Esto explica por qué muchas organizaciones gastan mucho dinero en suscripciones y herramientas innecesarias y luego no tienen nada que gastar o invertir cuando surge una necesidad más importante.

No existe una regla que guíe o regule su costo, básicamente operan un sistema de "gastar a voluntad". La razón por la que descuidan Cost Governance es porque en realidad no tienen un conocimiento convincente de sus muchos beneficios, y si usted es una de esas personas que está leyendo este artículo en este momento, está en el lugar correcto. Tranquilícese mientras lo llevamos a través de su importancia, paso a paso, en palabras de Gartner.

Es vital para todas las empresas que los CIO sigan un marco de optimización de costos que ayudará a determinar las áreas necesarias para reducir los costos comerciales y de TI debido a las consecuencias económicas provocadas por la pandemia de 2020, señaló Gartner.

Gartner, que produjo este análisis, concluyó que la pandemia de COVID-19 ha aumentado la presión regular sobre los CIO en un 50 % para hacer más con lo poco que tienen y tomar decisiones difíciles.

César Lozada, analista principal senior de investigación de Gartner, señaló en un artículo sobre el marco de trabajo de seis pasos(1) que, “las ideas de optimización de costos generalmente se evalúan casi exclusivamente en función de sus posibles ahorros de costos, sin considerar los efectos que tales ahorros de costos propuestos pueden tener. en el negocio” y esto es particularmente cierto para las grandes organizaciones.

Dijo y citamos:- “Esto es equivalente a priorizar nuevas iniciativas basándose únicamente en sus beneficios potenciales sin preocuparse por su impacto. Usar el beneficio potencial como el único criterio de decisión podría dar como resultado una lista priorizada de iniciativas que podrían generar ahorros, pero también podrían ser riesgosas, tener impactos negativos en el negocio o muy probablemente fracasar”.

Chris Ganly, director senior de investigación de Gartner, también señaló: “Para que las empresas logren los resultados comerciales más sostenibles(2), los ejecutivos deben asegurarse de que la gestión de costos vaya más allá de la mera reducción de costos, la congelación de gastos o la reducción de personal, ya que esto es por lo general, pensando a corto plazo”, afirmó además: “Las organizaciones deben abordar la gestión de costos como un esfuerzo expansivo que puede tener una importancia inmediata y a largo plazo para el desempeño comercial. La gestión de costes exige una combinación de enfoques y mejoras que afecten a cada parte de la organización, si es que realmente sirve a la empresa”.

Gartner ha recomendado que los CIO y los líderes de TI deben poner énfasis y enfocarse en seis áreas centrales siempre que necesiten evaluar costos, beneficios, eficiencia y viabilidad de diferentes iniciativas de optimización de costos. Estos seis factores son las razones por las que debe crear y mantener un marco para su gobierno de costos.

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¿Por qué debería crear un marco de gobernanza de costos?

• Beneficio económico potencial

  Debe considerar en qué medida (ya sea pequeño, mediano o grande y positivo o negativo) las iniciativas de costos afectarán el resultado final. Se espera que el CEO y la gerencia hagan preguntas vitales como:

  
  1. ¿Cuánto ahorrará la empresa si se implementa la acción?
  2. ¿Cómo afecta la acción al flujo de efectivo de la empresa?
  3. Si se toma esta medida, ¿cuánto tendrá disponible la empresa para invertir?

• Impacto de negocios

  Le ayudará a determinar el nivel de impacto (ya sea pequeño, mediano o grande) que tendrá una iniciativa en todos sus empleados y en las actividades comerciales diarias. Entonces, básicamente está en un replanteo para ver si esa iniciativa tendrá un impacto negativo o positivo en la productividad o en el lanzamiento de un producto.

• Requisito de tiempo

  Las cosas buenas a menudo toman tiempo y la gobernanza de costos también lo hace. Tenga en cuenta que le llevará tiempo a la empresa darse cuenta de los ahorros de costos y el valor comercial mejorado de las iniciativas de optimización de costos, independientemente del método que se utilice. La pregunta importante que deben hacerse los CIO es cómo se ve ese marco de tiempo (semanas, meses o incluso si es a lo largo de varios años).

  Aunque la mayoría de las organizaciones prefieren meses, se ha demostrado que un marco de tiempo que involucra años generalmente genera más ganancias y beneficios a largo plazo.

• Grado de riesgo organizacional

  ¿Sabe que la eficacia y eficiencia de la iniciativa de optimización de costes depende en parte de la capacidad de los equipos para cambiar y adaptarse a la nueva realidad? Si la gerencia de la empresa es capaz de articular los beneficios de una iniciativa sólida de optimización de costos con cambios mínimos en los procesos organizacionales, podrá demostrar cuán impactantes podrían ser los resultados comerciales y proporcionar una base para el éxito.

• Grado de riesgo técnico

  ¿Qué pasa con los riesgos técnicos inevitables? El riesgo, incluso en su forma más pequeña, siempre estará ahí, pero para mitigar el riesgo técnico, los CIO deben considerar seriamente cómo se integrará una iniciativa de optimización de costos dentro de las operaciones actuales y la arquitectura empresarial.

  Cualquier tipo de retraso causado por la iniciativa o atribuido a ella probablemente podría resultar en una pérdida de la prestación del servicio, un servicio al cliente deficiente o un resultado y una productividad terribles.

• Requisito de inversión

  Antes de embarcarse en cualquier proyecto o iniciativa de optimización de costos, la junta ejecutiva debe sentarse, hablar, apoyar y acordar financiarlo. Los CIO deben asegurarse de presentar un caso comercial que muestre cómo la iniciativa de optimización de costos mejorará los procesos comerciales, la productividad, el tiempo de comercialización y similares, en lugar de simplemente continuar con el status quo regular.

  Es importante que se evalúe el nivel de inversión requerido antes de que se puedan realizar ahorros reales.

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Pensamientos finales

Para cualquier empresa que esté dispuesta, no solo a sobrevivir, sino a prosperar durante esta crisis económica que se ha apoderado del mundo entero, estos seis factores deben estar en la parte superior de su lista cuando estén considerando construir un marco de gobernanza de costos.

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