Errores en la nube: 3 grandes errores que se deben evitar al pasar a la nube

Es muy fácil ver la nube como la respuesta a todos los problemas de TI de su empresa. Después de todo, cuando se trata del servicio telefónico VoIP empresarial y otros servicios alojados, el proveedor se encarga de todo el trabajo pesado. Como usuarios finales, su negocio obtiene un buen portal web para personalizar todo, muchas funciones e incluso ahorros de costos. Pero, al final del día, es posible que la nube no sea el principio y el final de todas las situaciones.

Una y otra vez, las empresas se encasillan en muchas trampas de la nube, lo que genera más problemas que soluciones. Ya sea que su empresa haya puesto todos sus huevos en una canasta o haya hecho una transición apresurada sin una planificación adecuada, existen innumerables errores en la nube en los que cualquiera puede caer. Queríamos ayudar a resaltar algunos de esos errores comunes y cómo su empresa puede trabajar para evitarlos. Como introducción, centrémonos en algunos de los errores más básicos de la nube que se cometen a menudo durante la introducción de una empresa a las soluciones en la nube.

1. Asumir que todas las plataformas en la nube son iguales

Ahora, uno de los aspectos más desalentadores de una transición a la nube se reduce a la gran cantidad de opciones que existen. Centrándose simplemente en VoIP empresarial: una empresa puede quedarse con una solución local, adoptar una solución exclusivamente alojada en la nube o incluso crear un híbrido de las dos. Para cada opción organizacional, hay aún más opciones para elegir cuando se trata del proveedor. Incluso entonces, diferentes proveedores ofrecerán diferentes niveles de servicio con diferentes limitaciones.

Sería fácil simplemente suponer que todos los proveedores de la nube son iguales; después de todo, generalmente ofrecen las mismas funciones y tipos de servicio. Pero, como puede ver en algunos de nuestros resúmenes de proveedores y comparaciones directas, diferentes proveedores ofrecen plataformas muy diferentes. Esto incluso se extiende más allá de las simples listas de funciones o las limitaciones de servicio que encontrará en diferentes puntos de precio. Los proveedores también diferirán en algunos aspectos muy importantes:

• Disponibilidad del servicio : específicamente para VoIP, esto es crucial. Diferentes proveedores pueden ofrecer números de teléfono de diferentes ubicaciones o extender el servicio internacionalmente. Otros simplemente no siempre tienen el mismo alcance nacional o internacional. Los proveedores locales pueden ser excelentes para un negocio local, pero no tanto para las ventas fuera del estado.
• Características y limitaciones : por supuesto, una de las mayores diferencias son los planes de precios y los niveles disponibles. Estos niveles y planes generalmente incurren en diferentes limitaciones. Mientras que un proveedor puede permitir minutos gratuitos ilimitados en su plan más barato, otros pueden requerir que una empresa actualice su plan primero. Simplemente asumir que todos los proveedores ofrecen el mismo servicio al mismo precio es una forma fácil de decepcionarse. Por ejemplo, si observa nuestra lista de alternativas de Nextiva, notará que los diferentes proveedores generalmente ofrecen un enfoque diferente.
• Infraestructura de red : similar a la disponibilidad del servicio es la infraestructura de red en la que un proveedor construye su plataforma. En general, la mayoría de los proveedores admitirán al menos más de un centro de datos para la redundancia, pero diferentes ubicaciones pueden proporcionar diferentes niveles de servicios. Si su negocio está en la costa este y todos los servidores del proveedor están en la costa oeste, la calidad puede verse un poco afectada.
• Servicio al cliente : para algunos, el aspecto más crucial es el servicio al cliente. Algunos proveedores de la nube son conocidos específicamente por su servicio al cliente y se esfuerzan por ofrecer el mejor servicio posible. Los representantes de soporte con sede en EE. UU. se están volviendo más comunes, pero aún no son el estándar. Si su solución solo está alojada, el servicio al cliente es absolutamente clave. Las cosas no deberían salir mal, pero cuando lo hacen, su empresa necesita apoyo en el que pueda confiar.
• La plataforma en sí : por lo general, las soluciones basadas en la nube se crean a partir de aplicaciones de navegador web. Desde aquí, los usuarios pueden interactuar con la plataforma, utilizar funciones o personalizar y configurar configuraciones. La plataforma en sí es lo que importa al final del día: si una aplicación es confusa o difícil de usar, o incluye funciones innecesarias y una interfaz inflada, simplemente reducirá la productividad y generará más problemas. ¿Por qué pagar por algo que nadie usará?

Ya sea que compare funciones, integraciones admitidas, planes de precios, ubicaciones de centros de datos, disponibilidad global o simplemente el antiguo servicio al cliente, estas plataformas simplemente no son lo mismo. Comprender lo que su negocio necesita lo ayudará a tomar una decisión hacia una plataforma que funcione mejor para su negocio, no un lío decepcionante y costoso de funciones no utilizadas.

2. Pruebas inadecuadas

Entonces, supongamos que su empresa ya comprende la diferencia entre los proveedores y ha reducido sus opciones a dos o tres plataformas diferentes. Reconocer las diferencias en estos proveedores ayuda a señalar las diferencias manifiestas. Por ejemplo, si un proveedor limita las videoconferencias a tres usuarios, pero su empresa requiere cinco usuarios, puede tachar ese proveedor de su lista. Pero las diferencias más matizadas no son obvias en las comparaciones superficiales.

Durante nuestras comparaciones cara a cara, intentamos hacer más que enumerar diferentes funciones. Al final, no todas las soluciones comparan manzanas con manzanas, y tendemos a recomendar diferentes proveedores por diferentes razones. Nuestra comparación directa entre RingCentral y Vonage es un sólido ejemplo de esto: dos proveedores comparables ofrecen servicios que tienen enfoques drásticamente diferentes. Cuando se trata de diferentes aplicaciones de chat, como la siempre popular Slack, profundizamos en las soluciones y probamos cada pequeña característica. Este es un paso muy importante en el proceso de migración a la nube que a menudo se puede pasar por alto. Una empresa puede ver a un proveedor como una opción perfecta en el papel, pero en la práctica la solución simplemente no funciona del todo, y solo hay una forma real de averiguar si el zapato le queda bien. Después de todo, no compramos un automóvil sin hacer una prueba de manejo.

Cuando se trata de plataformas en la nube, la mayoría, si no todos, los proveedores ofrecerán algún tipo de período de prueba. Esto podría ser una prueba flagrante de 14 días o una garantía de devolución de dinero de 30 días. Alentamos a su empresa a aprovechar al máximo estas oportunidades. Al ejecutar un período de prueba para una plataforma en la nube, sería una buena idea centrarse en algunos puntos:

• Tome nota de todas las características que utilizó su equipo y en qué medida se basó en ellas.
• ¿Qué o cuántas características terminó ignorando su equipo?
• ¿La experiencia del usuario fue adecuada, simple y fluida para mejorar la eficiencia? ¿O fue confuso y consumió mucho tiempo?
• ¿La plataforma resuelve los problemas que su equipo ya experimentaba antes de adoptar una solución en la nube?

Estas son preguntas que solo puede responder después de usar la plataforma. Una gran lista de características puede sonar muy bien en papel, pero si su equipo solo usa la plataforma para complementar un caso de uso específico, entonces la inversión podría no valer la pena. O, en algunos casos, obligar a sus empleados a usar una solución específica puede incluso ralentizar el trabajo, lo que requiere pasos innecesarios en lo que de otro modo sería un proceso fluido. ¿Por qué alguien se molestaría en usar la videoconferencia cuando están todos en la misma oficina, por ejemplo?

3. Demasiada o muy poca personalización

Todo en la vida se trata de equilibrio, y esto también se extiende a su plataforma en la nube. Parte de la belleza de las soluciones en la nube es que permiten una intensa personalización. Con aplicaciones web y portales en línea, estas plataformas ponen todos los controles y la personalización al alcance de la mano de la empresa. En lugar de llamar a un proveedor para que venga e instale una nueva línea telefónica, establezca un nuevo troncal SIP o active la grabación de llamadas, los usuarios pueden manejar todo esto directamente dentro de la plataforma en la nube.

Para las soluciones de centro de contacto en la nube, los gerentes generalmente pueden configurar todo su IVR y sistemas de enrutamiento en profundidad directamente en la aplicación en la nube. Es absolutamente genial tener este nivel de personalización, pero al mismo tiempo, también puede ser una desventaja por una razón principal: la falta de equilibrio. Si su empresa hace todo lo posible, enciende todo y establece una estructura organizativa confusa, bueno, esto simplemente puede atascar a los usuarios.

Las características innecesarias, como se mencionó anteriormente, pueden dañar el ROI de una solución y, lo que es peor, confundir a quienes usan la plataforma. ¿Por qué comprar un Ferrari si todo lo que haces es conducir tu coche a la estación de tren todos los días? Demasiada personalización puede provocar una sobrecarga de funciones, lo que tendría un impacto adverso.

Por otro lado, muy poca personalización puede frenar drásticamente un negocio al mismo tiempo. Sin ninguna forma de personalización o configuración, su empresa podría perderse el paquete completo en su conjunto. Por ejemplo, una suscripción a RingCentral business VoIP brinda a todos los usuarios acceso a su software de colaboración en equipo, Glip. Pero si su equipo ni siquiera enciende o usa Glip, se está perdiendo un aspecto masivo de la plataforma RingCentral, uno que lo eleva por encima de la competencia. Al final, ambas situaciones pueden incluso conducir al surgimiento de Shadow IT, con equipos que adoptan sus propias soluciones para llenar los vacíos.

Planifique con anticipación para evitar los primeros errores

Es posible que haya notado que uno de los temas comunes en la discusión es planificar con anticipación. Infórmese a sí mismo y a los responsables de la toma de decisiones en su negocio para llegar a la mejor solución posible. Dotar a su empresa de una comprensión de lo que hace que los proveedores y las plataformas sean diferentes, el conocimiento de qué es exactamente lo que su equipo necesita y no necesita, y cómo aprovechar esas características son pasos cruciales para encontrar la solución adecuada.

Simplemente sumergirse de cabeza, buscar el proveedor más barato, registrarse y ejecutarlo generalmente conducirá a una decepción en la solución. Al igual que cualquier compra, uno debe ser educado sobre lo que está comprando. Seguir una guía de transición básica y recopilar conocimientos es el primer paso para evitar errores masivos en la nube o dolores de cabeza que los acompañan. Cambiar a la nube debería ser fácil, y lo será con una planificación adecuada.