Cómo colaborar en Pages, Numbers y Keynote

Si bien Microsoft Office es el paquete de aplicaciones de oficina para la mayoría de las personas y equipos para la colaboración, si es un usuario de Apple, probablemente use el paquete de oficina iWork para todas sus necesidades de procesamiento de textos, hojas de cálculo y presentaciones. En cuyo caso, aprender a colaborar en estas aplicaciones para generar ideas con su equipo o amigos es una buena idea.

Para ayudarlo con lo mismo, aquí hay una guía con instrucciones para colaborar en Apple Pages, Numbers y Keynotes en su Mac, iPhone o iPad.

requisitos previos

Todas las aplicaciones de la suite ofimática de iWork, incluidas Pages, Numbers y Keynote, vienen preinstaladas en iPhone, iPad y Mac. Para poder colaborar en cualquiera de estas aplicaciones, asegúrese de que su iPhone y iPad estén ejecutando al menos iOS 14 y iPadOS 14, respectivamente, y su Mac esté en macOS Big Sur o posterior. Además, dirígete a la App Store para asegurarte de que estas aplicaciones estén actualizadas a la versión más reciente.

Del mismo modo, si desea colaborar con Apple Pages, Numbers o Keynote en línea, necesitará Safari 9.1.3 o posterior o la versión más reciente de Google Chrome en su Mac. En Windows, necesitará la última versión de Chrome o Edge.

Invitar a otros a colaborar en un archivo

Para colaborar en un documento, hoja de cálculo o presentación con otras personas, primero debe enviar su enlace a los participantes. Dependiendo de si está en iPhone/iPad o Mac, siga los pasos en las siguientes secciones para hacer esto.

Cómo invitar a otros a colaborar desde Mac

En Mac, puede invitar a otras personas a colaborar en sus archivos de Apple Pages, Numbers o Keynote, como se demuestra en los pasos a continuación:

1. Inicie sesión en su cuenta de iCloud en su Mac.
2. Ve a Preferencias del Sistema y haz clic en ID de Apple .
3. Toque el botón Opciones junto a iCloud Drive y marque las casillas de verificación junto a Keynote , Pages y Numbers . Presiona Listo .
4. Abra Pages, Numbers o Keynote y el documento que desea compartir.
5. Haga clic en el botón Colaborar en la barra de herramientas.
   
6. En el mensaje Compartir archivo , haga clic en el menú desplegable junto a Quién puede acceder y elija entre Personas a las que invite y Cualquiera con el enlace para establecer los derechos de acceso al archivo.
   
7. Toque el botón desplegable junto a Permisos y seleccione entre Puede hacer cambios y Ver solo para controlar lo que los participantes pueden hacer con el archivo.
   
8. Si desea evitar que los participantes existentes inviten a más personas a colaborar en el archivo, desmarque la opción Cualquiera puede agregar más personas .
9. Según su preferencia, haga clic en la aplicación adecuada y presione Compartir .
10. Posteriormente, agregue al participante en la siguiente pantalla y presione Enviar / Compartir para enviar el enlace.

Una vez que comparte un archivo de Pages, Numbers o Keynote, los destinatarios deben aceptar la solicitud para unirse antes de poder acceder a él o modificarlo, según los permisos de acceso. Cuando un participante se une, el icono de Collaborate aparece en la parte superior del documento con una marca de verificación.

En el futuro, si desea agregar más participantes, haga clic en el ícono Colaborar y toque Agregar personas . A continuación, configure el permiso y seleccione una aplicación para compartir el enlace del archivo. Finalmente, seleccione el contacto y comparta el enlace.

Cómo invitar a otros a colaborar desde iPhone o iPad

Si tiene un iPhone o iPad, puede invitar a los participantes a colaborar en su archivo de Apple Pages, Numbers o Keynote siguiendo estos pasos:

1. Abra Configuración y toque su nombre en la parte superior.
2. Selecciona iCloud y activa los interruptores para Pages , Numbers y Keynote .
3. Abra la aplicación Pages, Numbers o Keynote en su iPhone o iPad.
4. Abra el archivo en el que desea colaborar.
5. Haga clic en EDITAR y toque el icono Colaborar .
6. En el mensaje Compartir archivo , toque Opciones para compartir para expandir las opciones para compartir el archivo.
   
7. Elija entre Solo las personas que invite y Cualquiera con el enlace para QUIÉN PUEDE ACCEDER para establecer los derechos de acceso a su archivo.
   
8. De manera similar, para PERMISO , seleccione entre Puede hacer cambios y Solo ver , según sus requisitos.
9. Desactive la opción Cualquiera puede agregar personas para evitar que los participantes existentes agreguen más personas para la colaboración.
10. Toque el botón Compartir archivo en la parte superior izquierda para volver al indicador Compartir archivo .
11. Seleccione una aplicación para compartir el enlace del archivo.
12. En la siguiente pantalla, elige el contacto con el que quieres compartir el archivo y pulsa Enviar / Compartir para enviarlo.

Para agregar más participantes al archivo, presione el ícono Colaborar y haga clic en Agregar personas . Seleccione una aplicación para compartir el enlace y configure las Opciones de compartir en la siguiente pantalla. Finalmente, seleccione el contacto que desea agregar como colaborador al archivo y envíe el enlace.

Cómo invitar a otros a colaborar desde iCloud

Si está en una computadora con Windows o Linux, puede usar el navegador web para enviar el enlace de invitación para el archivo a través de iCloud. Estos son los pasos para hacer esto:

1. Visite iCloud en Chrome o Edge en su computadora con Windows. Si estás en Mac, puedes usar Safari.
2. Inicie sesión en su cuenta de iCloud.
3. Toque la aplicación iWork (Pages, Numbers o Keynote) y abra el archivo que desea compartir.
4. Haga clic en el botón Colaborar en la barra de herramientas.
5. Establezca restricciones y permisos de acceso para el archivo.
6. Elija una aplicación para compartir el enlace del archivo y presione Compartir .
7. Seleccione el destinatario y presione Enviar / Compartir para enviar el enlace del archivo.

Usando el enlace de colaboración, los participantes pueden unirse al archivo de Pages, Numbers o Keynote en cualquiera de sus dispositivos y comenzar a contribuir de inmediato.

Cambiar opciones para compartir

En cualquier momento, si desea cambiar la configuración de Opciones para compartir en el futuro, puede hacerlo en su Mac o iPhone/iPad, como se demuestra en las siguientes secciones.

Cómo cambiar las opciones de compartir en Mac

1. Haga clic en el icono Colaborar y toque en Opciones para compartir .
2. Pulse los botones desplegables junto a Acceso y Permiso para modificar su configuración.

Cómo cambiar las opciones para compartir en iPhone o iPad

1. Toca el botón Colaborar .
2. Seleccione Opciones para compartir en la pantalla Colaboración y cambie las opciones para QUIÉN PUEDE ACCEDER , PERMISO y AGREGAR PERSONAS según sus preferencias en la siguiente pantalla.

Eliminar un colaborador del archivo

En caso de que ya no desee que un participante colabore en su archivo de Apple Pages, Numbers o Keynote, puede eliminarlo siguiendo los pasos que se detallan en las siguientes secciones.

Cómo eliminar un Collaborate en Mac

1. Haga clic en el icono Colaborar en la barra de herramientas.
2. Presiona el ícono de tres puntos junto a la persona que deseas eliminar, selecciona Eliminar acceso y presiona Continuar .
   

Cómo eliminar un Collaborate en iPhone o iPad

1. Abra la aplicación que tiene el documento en el que está colaborando con otras personas en su iPhone o iPad.
2. Presiona el ícono Colaborar en la parte superior.
3. En la pantalla Colaboración , haga clic en el participante que desea eliminar de la colaboración en tiempo real.
4. Presione Eliminar acceso en la siguiente pantalla para eliminar al usuario del archivo.
   

Dejar de compartir un archivo de Pages, Numbers o Keynote

Si ha terminado de colaborar en un archivo de Apple Pages, Numbers o Keynote o si ya no desea que otros colaboradores lo modifiquen, es mejor que deje de compartirlo con otras personas.

Según el dispositivo en el que esté, siga los pasos de las siguientes secciones para hacerlo.

Cómo dejar de compartir un archivo de Pages, Numbers o Keynote en Mac

1. Abra la aplicación y el archivo que desea dejar de compartir en su Mac.
2. Toque el icono Colaborar en la barra de herramientas.
3. Haga clic en Compartir opciones para expandir sus opciones.
4. Presiona el botón Dejar de compartir y presiona Aceptar .
   

Cómo dejar de compartir un archivo de Pages, Numbers o Keynote en iPhone o iPad

1. Abra la aplicación con el archivo que desea dejar de compartir en su iPhone o iPad.
2. Presiona el ícono Colaborar .
3. En la pantalla Colaboración , toque el botón Dejar de compartir y presione Aceptar para confirmar.

Establezca una contraseña para el archivo para evitar el acceso no autorizado

Si está trabajando en un archivo de Apple Pages, Numbers o Keynote que contiene información/datos confidenciales, es posible que desee protegerlo con contraseña para evitar el acceso no autorizado. Si lo hace, será necesario que usted, así como los participantes que colaboran en el archivo, ingresen la contraseña del archivo para acceder a él y realizar cambios.

A continuación se enumeran las instrucciones para hacerlo en Mac y iPhone/iPad.

Cómo establecer una contraseña de archivo en Mac

1. Abra la aplicación y el archivo (que desea proteger con contraseña) en su Mac.
2. Haga clic en Archivo y seleccione Establecer contraseña .
   
3. Cree una contraseña en el siguiente mensaje y presione Establecer contraseña .

Cómo establecer una contraseña de archivo en iPhone o iPad

1. Abra la aplicación y el archivo (que desea proteger con contraseña) en su iPhone o iPad.
2. Haga clic en el botón Más en la parte superior y toque Establecer contraseña .
   
3. Cree una contraseña para el archivo en la siguiente pantalla y presione Listo .
4. Si desea utilizar FaceID/TouchID, habilite la opción después de configurar la contraseña del archivo.

Ver qué participantes están trabajando en un archivo

Para saber qué participantes se han unido al archivo y están colaborando, siga los pasos a continuación. Estos pasos son comunes para Mac, iPhone y iPad.

1. Abra el archivo y haga clic en el icono Colaborar .
2. Si hay un punto junto al nombre de un participante, significa que está editando el archivo en ese momento. Haga clic en el punto junto a su nombre y aparecerá un indicador (del mismo color que el punto), resaltando su posición en el documento.

Colaboración iWork simplificada con iCloud

iCloud facilita la colaboración con colegas, compañeros de equipo y amigos en archivos de Apple Pages, Numbers y Keynote directamente en su Mac, iPhone o iPad. Si siguió esta guía de cerca, debería poder compartir enlaces a archivos de iWork con otros y colaborar con ellos en tiempo real en esos archivos.

Además, puede editar un documento compartido incluso cuando está en línea. Los cambios que realiza en el documento mientras está sin conexión se guardan durante al menos 30 días y se cargan en iCloud automáticamente cuando vuelve a estar en línea. Sin embargo, tenga en cuenta que ciertas funciones de Pages, Numbers y Keynote no están disponibles en colaboración, por lo que no podrá usarlas cuando esté colaborando en un archivo con otros participantes.

Preguntas frecuentes sobre la colaboración en Apple Pages, Numbers o Keynote