10 funciones esenciales de colaboración en equipo y qué herramientas las tienen todas

El software de colaboración en equipo ayuda a los empleados a comprender sus responsabilidades y permite a los gerentes de proyectos monitorear los informes de progreso del proyecto.

Sin embargo, la mayoría de los equipos no aprovechan las funciones de colaboración adicionales que proporciona este software, como tableros Kanban, listas de verificación, seguimiento del tiempo y dependencias de tareas.

Estas funciones de colaboración y las que se describen a continuación permiten a los líderes de proyectos llevar la gestión de tareas al siguiente nivel y proporcionar a los empleados un flujo de trabajo más optimizado y equilibrado.

¿Qué características de colaboración en equipo deben buscar los gerentes de proyecto?

Las funciones de colaboración en equipo más importantes para los administradores de proyectos son aquellas que brindan información en tiempo real sobre el progreso del proyecto y los flujos de trabajo generales del equipo.

Las características a continuación mejoran el rol de un líder de equipo como supervisor y facilitan la comunicación con los empleados de forma individual, en todo el equipo y en toda la empresa.

Las herramientas de colaboración en línea del equipo adecuadas ofrecen características que permiten a los gerentes de proyectos abordar rápidamente los obstáculos y equilibrar las cargas de trabajo de los empleados. También mantienen a los miembros del equipo conscientes de sus responsabilidades a corto y largo plazo.

Asignación de tareas

La función de colaboración en equipo más esencial que debe buscar es la creación y asignación de tareas.

Los líderes de equipo pueden dividir proyectos más grandes en múltiples tareas más pequeñas y más manejables, tanto de forma individual como para todo el equipo, que es uno de los mejores consejos de productividad.

Las tareas se pueden crear en un formato de lista de verificación de "cosas por hacer", y los empleados pueden marcarlas cuando estén completas. La creación de subtareas dentro de estas tareas evita que se escapen detalles importantes.

Por ejemplo, supongamos que el proyecto en su conjunto es "Fiesta navideña de la empresa" y está asignado al departamento (equipo) de recursos humanos.

Algunas tareas pueden ser asegurar un lugar, seleccionar entretenimiento, elegir una fecha y contratar una empresa de catering. Se puede asignar a un empleado específico la tarea de encontrar el lugar, con subtareas relevantes de verificar el límite de multitudes del lugar y hacer un pago inicial por el espacio.

Algunas plataformas de colaboración permiten que solo se asigne un miembro del equipo a una tarea específica, lo que es un punto de frustración para los gerentes de proyecto. Los líderes de equipo que asignan tareas con frecuencia, no solo proyectos en su conjunto, que requieren la colaboración entre varios empleados y equipos deben elegir un software que no limite la cantidad de personas asignadas a una tarea.

Además de las características estándar de colaboración del equipo de asignación de tareas, considere también las herramientas de software que permiten las dependencias de tareas. Esto evita que los empleados trabajen en una tarea o avancen con los planes del proyecto antes de que se complete una tarea relacionada. Para continuar con nuestro ejemplo anterior de planificación de eventos, establecer dependencias de tareas significa que los miembros del equipo no pueden decidir sobre el entretenimiento hasta que se asegure un lugar.

Informe de estado del proyecto

Una vez que a un empleado se le ha asignado una tarea o subtarea, los líderes del equipo deben supervisar el progreso general para garantizar que se cumplan los plazos.

Busque funciones de colaboración que permitan a los miembros del equipo actualizar el progreso de la tarea con etiquetas como "en progreso", "no iniciado", "atascado" o "esperando aprobación".

Estas actualizaciones permiten a los administradores de proyectos y otros miembros del equipo abordar rápidamente un problema, completar una tarea dependiente o tener una mejor idea de cuándo se terminarán las cosas. Esto aumenta la productividad y evita que los líderes de equipo tengan que controlar constantemente el progreso del proyecto, lo que los libera para tareas más importantes.

Estas simples actualizaciones de estado reemplazan las horas pasadas en una sala de reuniones o en llamadas telefónicas discutiendo problemas o fechas límite.

Integración con otro software de colaboración en equipo

No importa cuán completa sea una herramienta de colaboración de equipo remoto, los empleados y los gerentes de proyecto seguirán usando software adicional y herramientas de comunicación de equipo.

Si bien la plataforma de colaboración en equipo adecuada puede reemplazar muchas de estas herramientas, los empleados se sienten más cómodos al usar el software con el que ya están familiarizados o que simplemente prefieren.

Para evitar una gran curva de aprendizaje y frustraciones de los empleados, asegúrese de que cualquier software de colaboración en equipo seleccionado se integre con las aplicaciones y herramientas esenciales.

Las integraciones populares incluyen:

• Slack y alternativas de Slack
• Zoom y otro software de conferencias web
• G Suite y Microsoft 365
• Documentos de Google
• Fuerza de ventas
• skype
• Gmail y Outlook
• mailchimp
• Zapier
• Plataformas de redes sociales
• Otras herramientas de colaboración en equipo

Funciones de gestión del flujo de trabajo

Más del 25% de los empleados estadounidenses dicen que se sienten sobrecargados de trabajo muy a menudo, pero los estudios también muestran que el trabajador de oficina promedio es realmente productivo solo unas 3 horas al día.

Las funciones de colaboración de administración de contenido y flujo de trabajo corrigen este desequilibrio al mostrar las cargas de trabajo actuales de los empleados, los próximos plazos y más. Esto evita que los empleados se agoten y se sobrecarguen con las tareas, por lo que los gerentes de proyecto pueden distribuir mejor la carga de trabajo entre los miembros del equipo.

Esto evita el agotamiento de los empleados y también ayuda a los gerentes de proyectos a evaluar la productividad de empleados específicos.

Las herramientas de seguimiento del tiempo también permiten a los miembros del equipo realizar un seguimiento exacto de cuánto tiempo les tomó completar una tarea o proyecto. Esto hace que establecer plazos para proyectos futuros sea mucho más realista.

Plantillas de proyectos

Las plantillas de proyecto actúan como hojas de ruta de flujo de trabajo, conectando diferentes equipos, gerentes de proyecto, empleados individuales e incluso clientes o trabajadores autónomos fuera de la organización.

Una vez que los líderes de equipo hayan decidido un formato de plantilla específico, no deberían tener que volver a crear esa misma plantilla cada vez que tengan un nuevo esquema de proyecto. Una de las principales características de colaboración que debe buscar es la capacidad de guardar plantillas de proyectos para uso futuro.

Además, las plataformas ágiles de colaboración en equipo deben proporcionar una serie de plantillas de proyectos prefabricadas para cosas como campañas de marketing, la ruta para crear un seminario web de capacitación, actualizaciones del sitio web y argumentos de venta.

¿Qué funciones de colaboración en equipo impulsarán la productividad de los empleados?

Si bien los gerentes de proyecto deben centrarse en las funciones de colaboración en equipo que facilitan el seguimiento del progreso del proyecto, también deben considerar cómo la herramienta beneficiará a los empleados.

Las siguientes características son esenciales para impulsar la productividad de los empleados y la colaboración en general.

Funciones de mensajería pública y privada

La comunicación y la colaboración exitosas en equipo comienzan con una herramienta de mensajería instantánea que permite a los empleados y gerentes conectarse entre sí en tiempo real.

Las funciones de mensajería deben incluir:

• Canales de equipo/proyecto
• Menciones directas y etiquetas.
• chats privados
• chats grupales
• Mensajes públicos
• Mensajes fijados
• Hilos de mensajes
• Historial de chat que se puede buscar
• Capacidades para compartir archivos
• Foro de discusión de toda la empresa

Recuerde que las funciones de mensajería de chat pueden ser nativas de la herramienta de colaboración en equipo o pueden integrarse con ella.

Aunque las videollamadas no suelen ser una característica nativa de las aplicaciones de colaboración en equipo, la mayoría se integrará con herramientas como Zoom y otras alternativas populares de Zoom.

Uso compartido y edición de archivos en la aplicación

La capacidad de compartir archivos y editarlos son algunas de las partes más importantes de la colaboración en equipo. Sin embargo, compartir archivos a menudo también causa muchos problemas de comunicación, pérdida de tiempo y frustración de los empleados.

Por ejemplo, supongamos que su equipo de recursos humanos está creando documentos de incorporación para enseñar las habilidades de los agentes del centro de llamadas de la empresa a los nuevos empleados.

El uso compartido de archivos en la aplicación debe proporcionar una ubicación central wiki para cada archivo relacionado con este proyecto, como guiones de argumentos de venta y estándares de servicio al cliente. Sin una ubicación central, los empleados perderán el tiempo buscando los archivos que necesitan en sus correos electrónicos o en el historial de mensajes de chat.

También corren el riesgo de realizar cambios en una versión obsoleta de esos archivos.

El control de versiones y la gestión de documentos dentro del uso compartido y la edición de archivos evitan que esto suceda. Esto garantiza que cada miembro del equipo vea la versión más actual de un archivo, así como cualquier edición en tiempo real.

Finalmente, evalúe la cantidad de espacio de almacenamiento que ofrecen las herramientas de colaboración en equipo, así como las eliminaciones automáticas de archivos que ocurren después de un cierto período de tiempo.

Múltiples vistas del tablero

Si bien todas las herramientas de colaboración en equipo ofrecen una vista predeterminada específica, permitir que los empleados personalicen y cambien esas vistas de acuerdo con sus preferencias visuales es una característica importante a tener en cuenta.

Las vistas de panel populares incluyen:

• Tableros Kanban
• Vista de lista de verificación/lista de tareas pendientes
• Diagramas de Gantt/línea de tiempo
• Vista de calendario
• Vista basada en la ubicación

Organización de tareas

Además de seleccionar su vista de tablero preferida, los miembros del equipo también se beneficiarán al poder personalizar la forma en que organizan las tareas.

Las tareas de codificación por colores y etiquetado de palabras clave permiten a los empleados filtrar rápidamente las tareas relevantes para sus proyectos específicos, mientras que la posibilidad de priorizar tareas permite que otros miembros del equipo sepan qué cosas abordar primero.

Las tareas también se pueden organizar por plazos, costo general, ubicación, tiempo estimado requerido y estado de progreso actual.

Notificaciones en tiempo real

Si bien hay muchos beneficios del trabajo remoto, una de las desventajas es que este nivel de flexibilidad puede obstruir las bandejas de entrada de correo electrónico, lo que facilita que las notificaciones importantes queden ocultas. Además, los miembros del equipo que trabajan en diferentes zonas horarias y horarios opuestos hacen que la comunicación en tiempo real sea un desafío.

Las notificaciones automáticas y de escritorio para dispositivos móviles facilitan el trabajo desde cualquier lugar y permiten que otros miembros del equipo y administradores de proyectos aprueben o comenten rápidamente las tareas para mantener el flujo de trabajo en marcha.

¿Cuáles son las principales herramientas de colaboración en equipo?

Las siguientes herramientas tienen todas las funciones de colaboración esenciales cubiertas anteriormente, así como una interfaz única y opciones personalizables que serán el factor decisivo en su proceso de selección.

ásana

Asana es una herramienta de colaboración en equipo basada en navegador con una interfaz compuesta principalmente de listas de verificación, tareas y subtareas. Permite a los usuarios etiquetarse entre sí en los comentarios de las tareas, establecer actualizaciones de estado de tareas y cambiar a vistas Kanban o Gantt.

Los planes y precios de Asana son ideales para empresas más pequeñas o aquellas con un presupuesto limitado, ya que ofrece el mejor y más completo plan gratuito de todas las herramientas que hemos descrito.

Aunque se pueden asignar varios usuarios a un proyecto, Asana solo permite que un solo miembro del equipo se asigne a una tarea a la vez. Por lo tanto, no es ideal para tareas que requieren un alto nivel de colaboración entre varios empleados. Se adapta mejor como una herramienta que se utiliza para ayudar a los empleados individuales a realizar un seguimiento de sus funciones y responsabilidades únicas dentro de proyectos más grandes.

lunes.com

Monday.com es una herramienta de gestión de proyectos SaaS basada en la web que ofrece el más alto nivel de personalización de proyectos e interfaces de todas las opciones de esta lista.

Los usuarios pueden ver las tareas en formatos Kanban, lista de verificación, línea de tiempo y calendario mientras aprovechan funciones como el seguimiento del tiempo, la priorización de tareas y la automatización del flujo de trabajo.

Sin embargo, el precio de Monday.com es un punto de discusión, ya que es una de las pocas aplicaciones de colaboración en equipo que no ofrece un plan gratuito. Es una opción ideal para empresas con una gran cantidad de personal que maneja numerosos proyectos detallados simultáneamente.

Es probable que los equipos más pequeños se vean abrumados por las características de personalización algo excesivas.

wrike

Wrike es un software de gestión de proyectos en línea basado en tableros que es ideal para proyectos que requieren una comunicación frecuente entre los jefes de proyecto y los empleados.

Wrike es mejor para equipos y gerentes de proyectos que necesitan proporcionar informes de progreso a sus superiores, ya que tiene excelentes funciones de análisis de datos y gráficos de productividad.

Sin embargo, solo se puede acceder a algunas de las funciones de colaboración esenciales con el complemento Wrike Proof, lo que significa que los usuarios deberán pagar más para comentar las tareas y trabajar a través de la colaboración de documentos en tiempo real.

Campamento base

Basecamp es una plataforma de administración de trabajo basada en tablero Kanban que es mejor conocida por su función de mensajería de chat en tiempo real incorporada y su herramienta de registro automatizado. Los equipos que requieren una comunicación frecuente, aunque no demasiado detallada, entre sí se beneficiarán más de esta herramienta.

Sin embargo, Basecamp carece de importantes funciones de colaboración como diagramas de Gantt, actualizaciones de estado de tareas, comentarios de tareas y creación de subtareas.

Por lo tanto, es mejor para equipos pequeños y medianos que necesitan una visión clara y ordenada de las próximas tareas y asignaciones. También es una buena opción para proyectos que requieren colaboración interdepartamental, ya que permite la creación de juntas en equipo y para toda la empresa.

Trello

Al igual que Basecamp, Trello también es una solución de colaboración en equipo basada en un tablero Kanban. Cada proyecto se compone de un tablero de todo el equipo, que luego se llena con tarjetas y listas de verificación para crear y monitorear tareas.

Los "power-ups" o integraciones de Trello permiten a los usuarios personalizar aún más sus flujos de trabajo con funciones de colaboración adicionales como seguimiento de tiempo, diagramas de Gantt y uso compartido de archivos.

Es especialmente beneficioso para los equipos que desean automatizar la mayor parte posible de su flujo de trabajo, ya que su función "Mayordomo" proporciona el nivel más alto de automatización de tareas de cualquier otra opción en esta lista.

Sin embargo, es posible que la interfaz básica no proporcione suficientes funciones nativas para satisfacer las necesidades de empresas más grandes con proyectos muy detallados.

AnilloCentral Glip

RingCentral Glip es un software de gestión de tareas que ofrece usuarios, integraciones y almacenamiento de archivos ilimitados, lo que lo convierte en una buena elección para equipos grandes.

Sin embargo, Glip de RingCentral carece de la mayor cantidad de funciones básicas de colaboración de todas las demás herramientas enumeradas aquí. No ofrece vistas Kanban o Gantt, sino que solo proporciona formatos de vista de lista de verificación y calendario.

Aún así, es una de las pocas plataformas que tiene su propia herramienta de mensajería de chat nativa, por lo que es una buena opción para las empresas que requieren una comunicación frecuente en tiempo real.

hacer clic

ClickUp ofrece la lista más completa de funciones de colaboración nativa de todas las plataformas que hemos mencionado en esta publicación.

Proporciona Kanban, Gantt, calendario y vistas de lista de verificación, lo que ofrece un alto nivel de personalización de la interfaz. También incluye herramientas de seguimiento de tiempo, dependencias de tareas y funciones de priorización de tareas.

El único inconveniente real de usar ClickUp es que requiere integración con Google Drive para compartir y editar archivos. Aparte de eso, es difícil encontrar algo malo que decir al respecto.

Los equipos de cualquier tamaño que necesiten una herramienta de colaboración gratuita para siempre que no comprometa las funciones que ofrece deben optar por ClickUp.

¿Qué características de colaboración ofrecen las herramientas de administración de flujo de trabajo?

La siguiente tabla interactiva proporciona una descripción general clara de las características y limitaciones que ofrecen las herramientas de colaboración en equipo anteriores.

¿Qué herramientas de colaboración en equipo vale la pena usar?

Nuestra investigación muestra que Asana y ClickUp son las mejores herramientas de colaboración en equipo en términos de características y precios.

Tienen altas calificaciones de satisfacción del cliente, son fáciles de usar, son ideales para una variedad de casos de uso y tienen todas las funciones de colaboración esenciales para optimizar la gestión del flujo de trabajo.

Ambos también ofrecen planes integrales gratuitos además de planes pagos que permiten una mayor personalización.

Además de usar herramientas de colaboración en equipo para conectar empleados remotos y locales, considere cómo el software de conferencias web permite la comunicación cara a cara entre los gerentes de proyectos, los miembros del equipo y los clientes.

Nuestro desglose de las herramientas de videoconferencia más populares puede ayudarlo a saber qué buscar en una plataforma para videollamadas y cómo funciones como compartir pantalla, audio VoIP y herramientas de pizarra beneficiarán a su equipo.

Le daremos una idea clara de qué plataformas vale la pena usar y cuáles deben dejarse atrás.