Qué es una llamada de puente de conferencia: guía para conectar equipos remotos

La comunicación es una de las cosas más importantes de nuestra era, y la comunicación efectiva es la fuerza impulsora detrás de cada negocio exitoso. Según Bluesource, la productividad mejora hasta un 25% en organizaciones con empleados conectados. Afortunadamente, hubo muchos avances en este campo en los últimos años. Gracias a eso, ahora es más fácil que nunca comunicarse de forma remota y conectarse con varios miembros del equipo mediante una simple llamada de conferencia.

Pero, ¿qué es una llamada puente de conferencia y por qué es tan importante hoy en día?

Vamos a explorar este tema en profundidad y cubrir todo lo que necesita saber aquí.

¿Qué es una llamada de puente de conferencia?

Un puente de conferencia es simplemente una forma de conectar a las personas en una sola llamada. Permite que un grupo de personas seleccionadas participen en una sola llamada telefónica que los conecta virtualmente.

Pero, ¿por qué una llamada de conferencia se llama puente? El puente es simplemente un término que usamos cuando nos referimos al equipo o software que une a las personas.

¿Cómo funciona un puente?

El puente de llamada de conferencia por lo general permite a los participantes acceder a una sala de reuniones virtual, donde pueden comunicarse con el equipo de forma remota. Según el puente, los participantes pueden elegir el mejor lugar o dispositivo para unirse a la reunión. Muchos de los sistemas telefónicos comerciales actuales vienen con potentes funciones de software, hardware y complementos para conferencias.

La mayoría de los sistemas de conferencias actuales admiten varias salas de conferencias, y cada una de ellas puede albergar a varios participantes. Es una forma moderna y eficiente de comunicarse con el equipo, especialmente cuando se considera la flexibilidad de estos sistemas. Tanto los administradores como los participantes tienen acceso a múltiples funciones que permiten conferencias modernas y eficientes.

También es posible configurar un rico estudio de conferencias con todo el equipo necesario para tener reuniones de la mejor calidad. Si desea saber qué más hay disponible, no dude en consultar nuestro artículo de confrontación de videoconferencias.

¿Por qué las llamadas de conferencia Bridge son más populares que nunca?

Un conjunto decente de herramientas de colaboración puede ayudar a las pequeñas empresas a minimizar el tiempo perdido en comunicaciones ineficientes y maximizar la productividad. Es por eso que las conferencias telefónicas puente son cada vez más populares.

Las conferencias web permiten que las personas se reúnan virtualmente, independientemente de la hora o el lugar. Dedica menos tiempo a programar reuniones cara a cara y gasta menos dinero en hacer arreglos para que equipos completos se reúnan juntos en una sala de juntas. El software de conferencias web le permite controlar con quién se comunica, así como el cuándo, el dónde y el cómo de la comunicación empresarial.

Hoy en día, casi todos los principales proveedores de sistemas telefónicos comerciales ofrecen algún tipo de software de colaboración como bonificación. Esto permite a las empresas organizar reuniones virtuales en cualquier parte del mundo mediante una simple conferencia telefónica. Cuando parte del equipo está en la oficina, alguien más está en un aeropuerto, mientras que otro grupo está en el sitio del cliente, la reunión aún puede realizarse.

Se pueden superar varios obstáculos de comunicación, como el tiempo y la distancia, utilizando un puente de conferencia. La tecnología está diseñada para proporcionar una conexión perfecta con varias personas en la misma sala de reuniones virtual. Las pequeñas empresas también pueden emplear algunas herramientas adicionales para mejorar la experiencia previa y posterior a la reunión.

Productividad

Con la configuración y el equipo correctos, las conferencias de audio pueden ahorrar mucho tiempo para todos. En lugar de perder el tiempo organizando, programando y organizando una reunión, simplemente puede hacer que todos se unan a la llamada de conferencia en un momento específico, independientemente de su ubicación. La mayoría de las herramientas de conferencia modernas también admiten múltiples dispositivos diferentes.

La versatilidad de las llamadas de conferencia puente no se puede enfatizar lo suficiente. La opción de programar reuniones en torno a las necesidades de las pequeñas empresas en lugar de la disponibilidad de los participantes es un gran ahorro de tiempo. Además, no olvidemos que los equipos y socios remotos finalmente pueden unirse a la conversación comercial.

Costo

Si está buscando minimizar los gastos de VoIP de su pequeña empresa, la colaboración en equipo en línea es una obviedad. En lugar de gastar dinero en administración, lugares o costos de viaje, puede invertir en una herramienta puente simple y hacer que todos participen. Funciona aún mejor con equipos remotos y puede realizar reuniones periódicas con poco o ningún costo.

Por supuesto, el software de conferencias también tiene un costo, pero no es nada comparado con lo que cuestan las reuniones reales. Vale la pena mencionar que las conferencias en línea también ahorran tiempo y puede minimizar las molestias de la planificación de eventos cambiando a una llamada de conferencia. En general, es un enfoque rentable para las reuniones de equipo y la colaboración.

Seguridad

La mayoría de las empresas valoran la seguridad y ciertamente hay mucho que ganar con las llamadas de conferencia encriptadas. Las reuniones en vivo requieren mucha planificación y organización, y a veces se puede filtrar información importante. Con las llamadas puente de conferencia, existe poco o ningún riesgo de fuga de información y la seguridad es siempre una prioridad principal con estos productos.

Las llamadas de conferencia generalmente están protegidas con contraseñas, PIN y comandos de visibilidad para que los administradores controlen. Un servicio de conferencia decente también ofrece encriptación de datos, y si un pirata informático obtiene acceso, la información de la llamada se ocultará. Algunos sistemas también proporcionan "códigos de acceso largos" para garantizar que la llamada sea siempre segura.

Como podemos ver, hay muchas razones por las que las conferencias telefónicas son cada vez más populares, y podemos esperar que las empresas inviertan aún más recursos en estos sistemas.

Tendencias en conferencias telefónicas

Las conferencias web todavía son algo nuevas para las empresas, pero las funciones son cada vez mejores. Cada empresa tiene algo único que ofrecer, ya sea relacionado con el hardware o el software. Entonces, ¿cuáles son algunas de las últimas tendencias en conferencias telefónicas?

Videoconferencia

La videoconferencia no es el último invento, pero es un importante paso adelante en lo que respecta a la colaboración en equipo. Las reuniones telefónicas estándar siempre dependían de la voz, principalmente porque la tecnología de video no estaba a la altura. Sin embargo, ahora es seguro decir que las videoconferencias de alta definición finalmente se han convertido en el estándar de la industria.

Hay muchos beneficios al ver a las personas con las que está hablando en tiempo real durante una videoconferencia. Es una característica importante que debe tener cuando realiza reuniones grandes que invocan emociones y requieren la toma de decisiones. Las conferencias con audio y video HD de alta calidad son el camino a seguir para todas las empresas que buscan maximizar la productividad del equipo.

Almacenamiento en la nube

El almacenamiento de datos basado en la nube es quizás una de las mejores tendencias actuales en la industria. La capacidad de mantener toda su información en un solo lugar, accesible en todo momento, es un verdadero cambio de juego. También hay un beneficio oculto en las soluciones comerciales basadas en la nube, y es el hecho de que habilitan muchas otras características útiles.

Transferencia de archivos

Una organización ocupada siempre está llena de archivos y documentos que requieren atención constante, y siempre es una buena idea mantener todo en un solo lugar. Se pasa mucha más información durante las reuniones, y la transferencia de archivos es una gran característica para tener a mano. Con capacidades de transferencia de archivos, los miembros del equipo pueden pasarse fácilmente documentos importantes entre sí y no se perderán.

La transferencia de archivos es una de las tendencias importantes en las conferencias web y solo está mejorando gracias a la tecnología y el almacenamiento en la nube.

Compartir pantalla

Compartir la pantalla era algo difícil de lograr durante las reuniones de equipo tradicionales. Por lo general, un miembro del equipo tendría que conectar su computadora portátil a un proyector para mostrar su trabajo.

Ahora, todo el equipo puede simplemente conectarse mediante una llamada de conferencia y compartir su pantalla para mostrar en qué están trabajando. Compartir pantalla es una adición de colaboración bienvenida que está aquí para quedarse.

Grabar reuniones

Las empresas siempre podían grabar sus reuniones, aunque requerían equipo y mano de obra adicionales. Ahora, puede simplemente hacer clic en el botón de grabación y toda la reunión del equipo se graba y almacena en la nube.

Casi todos los proveedores están comenzando a ofrecer esta característica y hay una buena razón para ello. Siempre es una buena idea tener ese archivo almacenado en caso de que alguien se haya perdido la reunión para volver a tratar el tema más tarde.

Acceso a múltiples dispositivos

Si bien la mayoría de las empresas ofrecen acceso web estándar a las conferencias telefónicas, la última tendencia parece ser el acceso móvil. Los proveedores están trabajando arduamente para habilitar el acceso a las videoconferencias tanto en tabletas como en dispositivos móviles, y es un cambio muy bienvenido.

Las reuniones en la oficina son importantes, pero hoy tenemos la opción de realizar una conferencia telefónica con alguien usando su teléfono en el aeropuerto o en la playa. Las aplicaciones móviles permiten a los usuarios conectarse en cualquier lugar y en cualquier momento que deseen, y su popularidad va en aumento.

Automatización de IA

Algunos proveedores han comenzado a experimentar con la tecnología de inteligencia artificial para mejorar la experiencia del usuario.

Actualmente, la IA se usa para cosas como la transcripción de voz y la automatización, pero será interesante ver qué más se puede mejorar con un poco de inteligencia artificial.

Informes posteriores a la llamada y más

Las soluciones de conferencias con tecnología de almacenamiento en la nube también pueden producir excelentes informes y análisis posteriores a la llamada. Esto incluye ciertos datos recopilados de la llamada, incluida la calidad de audio/video y otras métricas útiles. Y no olvidemos todas las demás funciones posteriores a la llamada, como recordatorios que impulsan la productividad.

Hay algunas tendencias más en las llamadas de conferencia, pero por ahora, es difícil predecir si estas tendencias se mantendrán o no. La integración de las redes sociales parece ser cada vez más popular, así como las encuestas y los sondeos. Será interesante ver qué se les ocurrirá a los proveedores a medida que avancemos.

Los mejores servicios de conferencias telefónicas para 2019

A partir de 2019, las empresas podrán aprovechar los servicios de conferencias para aumentar drásticamente su productividad y reducir costos. Los proveedores siguen presentando nuevas funciones y ya hay muchas excelentes opciones de conferencias para elegir.

UberConferencia

Si está buscando un producto decente para comenzar, UberConference by Dialpad parece ser una excelente opción. UberConference se esfuerza por hacer que las llamadas de voz sean simples y fáciles, sin necesidad de PIN. El servicio básico para recibir llamadas también es gratuito, por lo que puede probarlo antes de contratar un plan.

El producto completo tiene un costo de $ 15 / mes con un conjunto completo de herramientas de conferencia web que incluyen cosas como video en vivo, pantalla compartida e incluso transcripción y automatización de IA.

Ir a la reunión

Si las conferencias telefónicas son algo habitual en su empresa, GoToMeeting debería ofrecerle lo suficiente para satisfacer sus necesidades. GoToMeeting es una herramienta de reunión popular para empresas de todos los tamaños, y hay características como la mensajería comercial y el asistente de reuniones que a los propietarios de negocios les encantarán. Este servicio es conocido por su compatibilidad con diferentes dispositivos, mensajería y una experiencia general fácil de usar.

Los planes comienzan en $ 18 / mes y suben hasta $ 47 / mes para funciones más avanzadas, como transcripciones de IA, grabación ilimitada y algunas herramientas adicionales para usuarios dedicados.

Zoom

Zoom.us es un jugador nuevo en el espacio de conferencias telefónicas, pero la empresa está aquí para competir. Zoom le permite configurar una llamada de conferencia gratuita, y a los usuarios les encanta por su simplicidad y facilidad de uso.

Los planes gratuitos ofrecen una gran cantidad de funciones básicas y, al invertir $ 15 / mes , puede deshacerse de todas las limitaciones y disfrutar de una experiencia de conferencia perfecta.

Reuniones de RingCentral

Como mencionamos anteriormente, muchos proveedores de sistemas telefónicos están trabajando para desarrollar herramientas de colaboración en equipo, y ese es exactamente el caso de RingCentral. RingCentral Meetings es un software de conferencias con herramientas de colaboración en equipo y una excelente opción para aquellos que ya están trabajando con la plataforma Office de RingCentral.

Este servicio de llamada de conferencia también es gratuito, pero hay un costo de $15/mes para acceder a las funciones premium y eliminar las limitaciones.

Estos son algunos de los principales proveedores de puentes de llamadas de conferencia, pero hay muchas más opciones exclusivas, como Skype, Google Hangouts, Join.me, ClickMeeting y ReadyTalk. Depende de cada empresa decidir cuál de las opciones funciona mejor para sus necesidades particulares.

La tecnología Conference Bridge está aquí para quedarse

Vimos exactamente qué tipo de beneficios se obtienen con las llamadas puente de conferencia y las reuniones en línea, y ahora es el momento perfecto para hacer un cambio. La mayoría de las empresas más grandes ya están aprovechando al máximo el software de colaboración en equipo, y usted también debería hacerlo. Hay una gran cantidad de servicios de llamadas de conferencia puente para elegir, por lo que todo se reduce a encontrar la opción adecuada.

Si está buscando mejorar la eficiencia comercial y explorar los sistemas telefónicos de oficina con software de colaboración en equipo, no dude en consultar nuestra revisión completa de los 7 mejores sistemas telefónicos de oficina en 2019.