8 Beneficios de la Transcripción de Llamadas de Conferencia + Mejores Soluciones

Aunque las herramientas de comunicación empresarial, como la mensajería instantánea de chat y el software de videollamadas, se han convertido en la nueva normalidad en el lugar de trabajo, las conferencias telefónicas semanales siguen siendo la piedra angular de la comunicación empresarial.

Estudios recientes muestran que el empleado promedio asiste al menos a cinco conferencias telefónicas cada semana.

Con tantas reuniones que reúnen a miembros del equipo geográficamente diversos, varios departamentos internos y, a veces, clientes, hacer un seguimiento de lo que sucedió en cada llamada de conferencia es un desafío.

El software de transcripción de llamadas de conferencia utiliza inteligencia artificial y NLP para transcribir automáticamente sus reuniones en tiempo real, lo que significa que tendrá un registro escrito de sus llamadas de conferencia para consultar y compartir con otros. Además, ya no es necesario subcontratar transcriptores humanos.

Pero, ¿por qué debería usar herramientas de transcripción de llamadas de alta calidad y cuáles son las mejores plataformas a considerar?

Siga leyendo para averiguarlo.

Tabla de contenido

• ¿Cuáles son los beneficios de la transcripción de llamadas de conferencia?
• ¿Cuáles son los principales servicios de transcripción de llamadas de conferencia?
• trinte
• Nutria
• Sonix
• Escriba feliz
• Software de grabación de llamadas con funciones de transcripción

¿Cuáles son los beneficios de la transcripción de llamadas de conferencia?

(Fuente de imagen)

Hay varios beneficios obvios de las herramientas de transcripción comercial.

Saber que habrá registros para consultar en el futuro significa no tomar notas más furiosamente durante la reunión, aumentar el enfoque en las llamadas y la responsabilidad tanto para los empleados como para los clientes.

Cuando puede sacar más provecho de sus reuniones en persona y en línea, y cuando puede consultar fácilmente lo que cubrió en ellas, también puede reducir la cantidad de reuniones que necesita tener.

Dado que el 45% de los miembros del equipo dicen que están abrumados por el volumen de reuniones semanales en el trabajo, cuantas menos reuniones, y más eficientes sean las que tiene, mejor.

Pero hay muchas otras razones por las que tener transcripciones de sus conferencias telefónicas es un gran beneficio. A continuación, discutiremos cuánto pueden ayudar las transcripciones.

Encuentre rápidamente información esencial

Las llamadas en conferencia son una forma efectiva de generar ideas, actualizar o capacitar a departamentos completos y realizar reuniones esenciales con los clientes y la alta gerencia.

Pero dado que la llamada de conferencia promedio dura entre 45 y 60 minutos, tener que escuchar grabaciones para encontrar información específica puede consumir toneladas de tiempo valioso (sin mencionar que causa una frustración infinita).

Tener una transcripción de sus llamadas hace que sea más fácil encontrar el punto exacto de la conversación que necesita consultar. Puede usar la barra de búsqueda para buscar por palabras clave o usar una función de detección de orador para ordenar según la persona que habla.

Esto no solo ahorra tiempo, sino que también significa que los detalles importantes, especialmente los elementos de acción y las tareas que requieren un seguimiento, no se pasan por alto.

SEO mejorado del sitio web

SEO, abreviatura de Search Engine Optimization, es lo que ayuda a que el sitio web de su empresa obtenga una clasificación más alta en los resultados de búsqueda y obtenga más visitas al sitio de las personas que tienen más probabilidades de comprar su producto o servicio.

Dado que cerca del 70 % de todas las experiencias en línea comienzan con una entrada en un motor de búsqueda como Google o Bing, el SEO juega un papel muy importante en el éxito de su empresa.

Una forma de mejorar su estrategia de SEO es subir sus transcripciones al sitio web de su empresa. La lectura de contenido más largo como este no solo mantiene a los visitantes en su sitio web durante más tiempo (aumentando su puntaje de SEO), sino que también brinda la oportunidad de incluir más palabras clave en su sitio web.

Además, los clientes potenciales obtendrán una visión interna de cómo opera exactamente su empresa.

Un enfoque único para la evaluación de empleados

Los análisis de llamadas y los KPI brindan información importante sobre el comportamiento y la productividad de los empleados.

Los gerentes pueden ver la cantidad de llamadas que recibe un agente por día, cuántas se pierden, cuánto tiempo pasan al teléfono y otra información esencial.

Pero los datos por sí solos rara vez cuentan la historia completa.

La revisión de las transcripciones de las reuniones proporciona una visión más subjetiva de sus empleados y recoge detalles que los números por sí solos simplemente no pueden.

Por ejemplo, un representante de atención al cliente puede tener una tasa de resolución en la primera llamada más baja de lo que le gustaría, pero podría compartir ideas excelentes y ofrecer comentarios importantes durante las reuniones. Las transcripciones de llamadas son una forma eficaz y única de identificar a los líderes de su empresa que, de otro modo, podrían haber pasado desapercibidos.

Del mismo modo, puede usar transcripciones para ver quién no está hablando, de modo que pueda alentarlos a compartir sus ideas en el futuro o evaluar si están o no tan comprometidos como deberían.

Mayor transparencia

Aproximadamente el 66% de los consumidores de hoy en día dicen que la transparencia de la marca es una de las principales cosas que buscan cuando deciden con quién hacer negocios.

Cuando tenga a mano transcripciones de llamadas para compartir, puede enviarlas fácilmente por correo electrónico a las partes interesadas, miembros de la junta, clientes y otros empleados. Esto no solo mejora la reputación de su empresa, sino que también hace que sus consumidores se sientan más valorados e incluidos en sus operaciones diarias.

Este nivel de transparencia le permite prevenir o aclarar rápidamente errores de comunicación.

Por supuesto, la transparencia y el cumplimiento van de la mano.

Cumplimiento de las Regulaciones de la Industria y Protección Legal

Dependiendo de la industria específica en la que trabaje, es posible que su empresa esté legalmente obligada a grabar y proporcionar transcripciones de todas sus llamadas de conferencia. Esto es especialmente común en las industrias financiera y legal, así como en algunas plataformas de informes y periodismo.

Pero incluso si no está obligado a transcribir sus llamadas, hacerlo ofrece una excelente capa de protección legal.

Por ejemplo, un cliente afirma que usted proporcionó un contrato verbal, prometiéndole que un proyecto costaría una cantidad fija de dinero o se completaría en una cierta cantidad de tiempo. Ahora, el cliente afirma que no cumpliste con tu parte del trato, aunque sabes que nunca hiciste las promesas que dicen que hiciste.

Para evitar una posible demanda, multas o interminables idas y venidas con los clientes, todo lo que tiene que hacer es mostrarle al cliente la transcripción (y si se le solicita, también proporcionar la grabación en sí).

Solo asegúrese de estar familiarizado con las leyes de grabación de llamadas en su estado antes de decidir grabar y transcribir llamadas con terceros.

Accesibilidad

En el mundo actual, es importante que sus materiales promocionales, sitio web, videoconferencias y más sean lo más accesibles posible.

Al transcribir sus llamadas y conferencias comerciales, se asegura de que las personas sordas o que no pueden asistir a las reuniones debido a una discapacidad aún puedan participar.

Pero no se trata solo de la accesibilidad para las personas con discapacidad.

Un acceso deficiente a Internet debido a la ubicación o al proveedor puede significar que las videoconferencias o las audioconferencias se entrecortan, lo que hace que los participantes se pierdan información clave. La transcripción ayuda a llenar los vacíos y asegura que todos estén en la misma página.

Recuerde que algunas personas simplemente aprenden y recuerdan mejor leyendo que escuchando. Aquellos que podrían "distraerse" en una llamada de conferencia podrían tener un enfoque láser al revisar las transcripciones. Aunque pueda parecer un pequeño detalle, satisfacer una variedad de estilos de aprendizaje puede tener un gran impacto en la satisfacción de los empleados y la productividad general.

Las transcripciones también brindan accesibilidad al brindarles a los empleados y clientes que no pudieron asistir a la reunión inicial una forma de revisar lo que se discutió.

Además, debido a que pueden buscar por palabra clave, aquellos que no tienen tiempo para leer la transcripción completa pueden encontrar fácilmente las secciones más relevantes para sus intereses.

Perspectivas de clientes más detalladas

Además de proporcionar a la gerencia información sobre los empleados, las transcripciones también son una excelente manera de obtener más información sobre sus clientes.

Revisar las transcripciones de las reuniones con los clientes o incluso las reuniones internas con su equipo de investigación de mercado lo ayuda a comprender los puntos débiles recurrentes de los clientes, los productos o servicios deseados y lo que esperan de su marca.

Estas transcripciones también pueden ofrecer información valiosa en lo que respecta a la previsión de tendencias, la demografía de los clientes y la mejora de sus argumentos de venta y la formación de los empleados.

Para fines de archivo

Finalmente, las transcripciones de las conferencias telefónicas lo ayudan a desarrollar una sólida documentación y archivos de la empresa.

Estas transcripciones pueden ser revisadas por funcionarios de cumplimiento, consultores, la alta gerencia y durante una revisión de fin de año o reuniones de la junta. Sus empleados pueden revisar su desempeño ellos mismos leyendo las transcripciones, identificando sus propias fortalezas y debilidades.

También es fácil compartir instantáneamente las notas de la reunión y los aspectos más destacados cuando se le solicite extrayéndolos directamente de la transcripción.

Además, el tamaño de los archivos de transcripción suele ser mucho más pequeño que los archivos de video, por lo que cargarlos en la nube o en su sitio web ocupará mucho menos espacio.

¿Los mejores servicios de transcripción de llamadas de conferencia?

A continuación, describimos algunos de los software de transcripción de llamadas más potentes, que incluyen:

• trinte
• Nutria
• Sonix
• Escriba feliz

trinte

Trint es un software de transcripción de audio de IA en el que confían The Washington Post, Airbnb, Nike y Associated Press.

Utiliza reconocimiento de voz automatizado (ASR) y procesamiento de lenguaje natural (NLP) para garantizar que las transcripciones tengan un tiempo de respuesta rápido y proporcionen transcripciones con un 99 % de precisión. La función de transcripción en tiempo real ofrece transcripciones de voz a texto en vivo en tan solo 3 segundos en 15 idiomas diferentes. Estas transcripciones en tiempo real funcionan con varios formatos de transmisión, incluidos RTSP, RTMP y HLS. Es fácil verificar que su transcripción sea correcta escuchando una lectura de audio mientras las palabras aparecen en su pantalla.

Trint también viene con una herramienta de creación de vocabulario, que permite a los usuarios hacer listas de frases y palabras personalizadas que la transcripción de AI podría no detectar. Estos generalmente incluyen cosas como nombres de empleados, nombres de marcas, jerga y jerga de la empresa, diferentes ortografías de palabras y más. Esto significa menos errores en las transcripciones.

Las herramientas del Editor facilitan la edición de transcripciones, la corrección de errores y faltas de ortografía, el nombre de oradores y más. Los usuarios pueden buscar y reemplazar palabras, tacharlas, pausar y resaltar con la herramienta de edición. Además, los clientes mencionan con frecuencia su facilidad de uso en reseñas y testimonios.

Otras características incluyen:

• Transcripción en 31 idiomas
• Nombres de los oradores
• Agregue comentarios, resaltados y marcas a las transcripciones
• Transcripciones que se pueden buscar
• Espacios de trabajo para que solo los usuarios con permisos puedan acceder/editar una transcripción
• Códigos de tiempo ajustables para que coincidan con el archivo de origen
• API e integraciones con Zoom, Zapier y Adobe Premiere Pro
• Certificación de cumplimiento ISO 27001 y cumplimiento PCI DSS
• Cargue transcripciones como archivos .mp3, .aac, .mp4, .avi, .mov, .wma y .wav
• Exporte transcripciones como .docx, .txt, .stl, .html, .cvs y más formatos de archivo
• aplicación móvil para iPhone

Trint tiene una prueba gratuita y tres planes pagos: Individual, Team y Enterprise. Los precios no están disponibles públicamente en el sitio web de Trint.

Mejor para: Trint es la herramienta de referencia para organizaciones de noticias y periodistas individuales que tienen horas de entrevistas y reuniones para transcribir casi a diario. Esto significa que también es ideal para equipos remotos con un alto volumen de reuniones semanales que publican o comparten transcripciones de reuniones con frecuencia (una vez por semana o más).

Nutria

Otter.ai es una herramienta de transcripción y asistente impulsada por inteligencia artificial y Ambient Voice Intelligence en la que confían The Verge, la Universidad de Columbia, IBM, Dropbox y ProPublica.

Una de sus funciones principales es el Resumen de aspectos destacados, que ayuda a los usuarios a realizar un seguimiento de los elementos de acción y los puntos clave de la reunión. Cada usuario puede resaltar las partes más importantes de la reunión directamente en la transcripción en vivo, eliminando la necesidad de notas. Los puntos destacados elegidos por cada usuario se comparten con todos los asistentes a la reunión en tiempo real y se sincronizan automáticamente. Al final de cada conferencia, los participantes obtienen un resumen hecho de notas destacadas para leer o compartir.

Los usuarios pueden compartir grabaciones de conferencias telefónicas en vivo o posteriores a la reunión de forma privada a través de correo electrónico o con un enlace para compartir.

También se integra con Google G Suite y Microsoft Office 365 para sincronizarse con su calendario comercial y proporcionar una lista de participantes, agendas de reuniones y títulos de reuniones.

Otter tiene tres planes disponibles: Básico, Pro y Business. El plan Básico es gratuito, el plan Pro cuesta $8.33/usuario al mes y el plan Business cuesta $20.00/usuario al mes. También tiene una prueba gratuita de planes pagos.

Todos los planes de Otter, incluida la versión gratuita, tienen las siguientes características:

• Transcripción en tiempo real
• Aplicaciones para teléfonos inteligentes iOS y Android
• Grabación y reproducción en velocidades de .05x, 1x y 2x
• Transcripción en tiempo real
• Identificación del hablante
• Buscar por palabras clave
• Resumen de palabras clave y generación de nube de palabras
• Edite, resalte, comente y agregue imágenes a las transcripciones
• Exportar archivos de audio y texto (formato TXT)
• Sincronizar grabaciones en la nube de Zoom
• Organizar transcripciones por carpeta

La siguiente tabla describe las diferencias entre los tres planes y las características adicionales.

Mejor para: Otter es especialmente popular en el sector de la educación, particularmente porque el aprendizaje remoto se ha vuelto cada vez más común. Los estudiantes lo usan para revisar conferencias y notas, mientras que los profesionales de la educación empresarial pueden revisar el desempeño del profesor. También es ideal para empresas en una variedad de industrias que necesitan una cuenta gratuita con necesidades de grabación para reuniones más cortas. Además, es una buena opción para aquellos que usan videoconferencias Zoom pero necesitan funcionalidades de transcripción adicionales.

Sonix

Sonix es un software de transcripción automatizada que, según su sitio web, ha sido revisado de forma independiente como el servicio de transcripción en vivo más preciso.

La herramienta es especialmente celebrada por sus integraciones avanzadas con plataformas populares de conferencias web. Se integra con:

• Zoom
• Ir a la reunión
• Reunión de Google
• Cisco WebEx
• RingCentral
• Equipos de Microsoft
• azuljeans
• UberConferencia

Sonix también tiene transcripción avanzada, audio y video compartido, lo que significa que puede compartir más que solo la transcripción.

Los usuarios pueden resaltar fácilmente secciones de video o audio para crear clips más pequeños, cargar URL de transcripciones completas en su sitio web o usar el reproductor multimedia integrado que se puede personalizar para que coincida con su sitio web. El análisis de medios le permite realizar un seguimiento de sus vistas, la cantidad de descargas y más. Además, puede compartir fácilmente transcripciones en Twitter, Instagram, LinkedIn y Facebook.

Para una mejor organización, los usuarios pueden crear carpetas personalizadas con permisos específicos, buscar transcripciones individuales por palabra, crear etiquetas personalizadas e incluso buscar todas las transcripciones almacenadas por palabra o frase.

También es una herramienta única que ofrece subtítulos automáticos para grabaciones de video, lo que la convierte en una opción accesible.

Sonix ofrece una prueba gratuita que incluye 30 minutos de transcripción gratuita. Tiene tres planes pagos, incluida una opción de pago por uso. Todos los planes de Sonix incluyen características como:

• Más de 40 idiomas de transcripción, incluidos dialectos y acentos
• Editor en el navegador
• Etiquetado de altavoces para hasta 6 altavoces
• Transcripciones que se pueden buscar
• Carpetas y archivos personalizados
• Marcas de tiempo palabra por palabra
• Notas en la transcripción y comentarios
• Unir archivos de audio a la transcripción existente
• Diccionario
• Exporte transcripciones en formatos de archivo como MS Word, DOCX, TXT y PDF
• Exportaciones de subtítulos (formatos SRT, VTT)
• Clips que se pueden compartir al instante y enlaces de transcripción que se pueden compartir
• Reproductor multimedia integrado
• Uso compartido de transcripciones de solo lectura
• SSL y autenticación de dos factores

La siguiente tabla describe las diferencias entre los planes Estándar, Premium y Enterprise.

Mejor para: Sonix es una excelente opción para las PYMES que solo tienen una necesidad ocasional de transcribir reuniones y, por lo tanto, se beneficiarían más de un plan de pago por uso. También es ideal para aquellos que buscan una solución de transcripción rica en funciones que les permita incrustar grabaciones de audio y transcripciones directamente en su sitio web. Esto lo convierte en una buena opción para minoristas en línea, anfitriones de podcasts, estudiantes y abogados, así como para empresas con una fuerte presencia en las redes sociales.

Escriba feliz

Happy Scribe es un software de transcripción automática y una herramienta de subtítulos en la que confían más de 300 000 clientes, incluidos la BBC, USA Today, las Naciones Unidas y Forbes.

Una de las características más útiles es la función de ayuda de revisión. En lugar de tener que leer transcripciones completas en busca de posibles errores, esta función señala automáticamente dónde tuvo problemas el software para identificar correctamente las palabras. También tiene una herramienta de puntuación avanzada para determinar automáticamente dónde se deben incluir comas, puntos, signos de interrogación y puntos. Happy Scribe también inserta automáticamente saltos de párrafo cuando se detecta un nuevo orador.

Se tarda menos de 20 minutos en obtener el primer borrador de las grabaciones de una hora, además de las transcripciones automáticas en vivo.

La API de Happy Scribe se integra con numerosas aplicaciones de terceros, que incluyen:

• Flojo
• buzón
• Hojas de cálculo de Google y Documentos de Google
• Zapier
• Trello
• Youtube y Vimeo
• Mesa de aire
• Caja
• Gmail

Happy Scribe ofrece una prueba gratuita y es un plan totalmente de pago por uso (lo que significa que no hay planes escalonados, solo horas incrementales de tiempo de grabación/transcripción). Puede comprar horas individuales o establecer incrementos de 1 hora, 25 horas , 50 horas o 75 horas. Sus horas no tienen fecha de vencimiento y puede configurar recargas automáticas cuando su saldo es bajo.

Otras características incluidas en un Plan Happy Scribe son:

• Resaltado de texto
• Comentar en las transcripciones
• Código de colores
• Velocidad de grabación de reproducción ajustable
• Buscar y reemplazar palabras
• Gestión de código de tiempo
• Vocabulario personalizado
• Reproductor de transcripciones integrable
• Compartir enlace
• Transcripciones disponibles en más de 119 idiomas
• Acceso del equipo y colaboración en las transcripciones
• Exporte transcripciones en formato PDF, texto sin formato, HTML interactivo y Microsoft Word

La siguiente tabla describe los precios por hora.

Mejor para: Happy Scribe es mejor para las PYMES que buscan una herramienta de transcripción con una estructura de precios flexible que haga una buena cantidad de colaboración en equipo en las transcripciones. Las empresas que necesitan grabaciones de audio integrables con subtítulos y transcripciones en una variedad de idiomas también se beneficiarán de Happy Scribe.

Software de grabación de llamadas con funciones de transcripción

La transcripción de llamadas de conferencia es una manera fácil de hacer que las reuniones sean más productivas, de realizar un seguimiento de los elementos de acción y las nuevas ideas, y de proteger a su empresa en caso de un problema legal.

El software de grabación de llamadas graba tanto llamadas telefónicas individuales como reuniones de grupos más grandes y, a menudo, incluye servicios de transcripción de grabaciones. Al igual que con las aplicaciones de transcripción, los usuarios pueden ver, compartir y editar instantáneamente estas transcripciones de grabaciones.

¿Querer aprender más?

Nuestra guía fácil para comprender las plataformas de grabación de llamadas lo ayuda a conocer las mejores herramientas del mercado, qué buscar en un proveedor y qué características se destacan.