La guía del comprador de herramientas de programación de salas de conferencias

Pasamos una parte sólida de nuestro tiempo en el trabajo en reuniones y salas de conferencias, para colaborar y hacer las cosas. La naturaleza de las salas de conferencias permite un espacio abierto para una rica colaboración entre grupos de cualquier tamaño. Pero, ¿alguna vez su equipo programó accidentalmente dos reuniones en la misma sala sin una comunicación clara de quién estará, dónde y cuándo? ¿O su reunión fue interrumpida por un golpe en la puerta preguntándose cuánto tiempo más estará su equipo, o incluso tropezó con una sala de conferencias "ocupada", sin nadie en ella?

Sin un cronograma claro y una organización, puede ser fácil encontrarse con conflictos de programación incómodos. Por supuesto, todo esto podría hacerse en papel, o a través de cadenas de correo electrónico o una sala de Slack dedicada a la programación de salas de conferencias, pero ¿y si hubiera una solución, una que funcionara de manera muy similar a las otras aplicaciones de colaboración de su equipo? Afortunadamente, con el auge de las soluciones basadas en la nube, parece que todas las oportunidades para aprovechar una plataforma flexible y siempre conectada se hacen realidad, incluso para la programación de salas de conferencias.

¿Así que qué es lo?

Las herramientas de programación de conferencias son prácticamente eso, plataformas flexibles basadas en la nube para que todo su equipo reserve, programe, cancele, actualice o realice un seguimiento de la disponibilidad y la programación de la sala de conferencias. Estas soluciones generalmente incluyen la aplicación "homebase" donde se ingresa la información, como qué salas de conferencias hay en el edificio, cuál está ocupada para qué reunión y por cuánto tiempo.

Programación simplificada
Dado que están basadas en la nube, se puede acceder a estas aplicaciones desde su teléfono, computadora o tableta en cualquier momento, siempre que el dispositivo esté conectado a Internet. También podrá ver exactamente la misma información sin importar en qué plataforma abra la aplicación o la hora del día. Estas aplicaciones de "base" también permitirán la integración con muchas aplicaciones de calendario populares para que su equipo realmente pueda mantenerse al día y nunca perderse una reunión importante o un cambio de programación. De esta manera, puede simplemente programar salas directamente en su calendario al crear un evento, y actualizará su solución de programación de salas de conferencias para mostrar la hora y la información de ubicación correctas.

Conviértase en una oficina inteligente con salas de conferencias inteligentes
Pero más allá de instalar la aplicación en su computadora de trabajo o teléfono celular, el segundo aspecto de las herramientas de programación de salas de conferencias es la capacidad de integrarse con pantallas de hardware fuera de cada sala de conferencias.

Con una inversión inicial, su equipo puede equipar cada sala de conferencias de la oficina con un iPad o una tableta Android para mostrar toda la información de programación configurada en sus aplicaciones, como la programación del día completo de las reuniones que habrá en esa sala, qué reunión, o casi cualquier otra información que su equipo considere relevante. Ese es el poder de la nube que aparece nuevamente, con todos sus dispositivos de visualización conectados a la red y su solución de programación de salas de conferencias, la información se actualizará sobre la marcha y de forma remota, incluso si está atrapado en su casa o en el Metro funcionando. tarde. De esta manera, cualquier persona que se acerque a la puerta de su sala de conferencias puede simplemente echar un vistazo a la pantalla montada y averiguar rápidamente si la sala está en uso y cuándo estará libre.

¿Cuales son los beneficios?

1. Fácil programación de salas de conferencias

Con una plataforma centralizada, que se integra directa y perfectamente con cualquier calendario con el que ya esté familiarizado, estas herramientas tienen como objetivo hacer que el proceso de programación y mantenerse al día sea relativamente simple. Ya no son los días de buscar una sala vacía o las molestas interrupciones que distraen a su equipo con las pantallas montadas en la pared fuera de cada sala de conferencias. Con algunas soluciones, los usuarios pueden incluso registrarse para anunciar su asistencia, o si su equipo termina temprano, la aplicación puede actualizarse instantáneamente para mostrar la sala como vacante. Y, por supuesto, debido a que todo está basado en la nube, puede mantenerse actualizado desde cualquier lugar, incluso de forma remota.

2. Un impulso en la productividad

La eficiencia es clave absoluta en la productividad. Reducir el tiempo de inactividad y eliminar las limitaciones o los dolores de cabeza al tratar de buscar información perdida es una pérdida absoluta de tiempo. Con una solución para manejar toda la información de programación de su sala de conferencias en la nube, su equipo puede estar seguro de que todo está actualizado y correcto. Las pantallas montadas hacen que sea muy fácil encontrar rápidamente el horario del día o ubicar una habitación vacía, y menos interrupciones significa distracciones y tiempo de inactividad. Ciertas soluciones de software incluso permitirán que los usuarios actualicen, cambien o reserven una sala de conferencias directamente desde la pantalla montada en la pared, y los miembros del equipo pueden registrarse cuando lleguen para saber quién falta antes de comenzar la reunión.

3. Aprovechando la Nube

Al igual que con todas las aplicaciones basadas en la nube, estas soluciones de programación de salas de conferencias aprovechan al máximo la red en la nube que utilizan, lo que permite obtener información persistente sin importar dónde o cómo se conecte. Siempre que su dispositivo tenga una conexión a Internet, podrá iniciar sesión y ver el horario más reciente o realizar los cambios necesarios. Si su equipo decide aprovechar al máximo e integrar pantallas de hardware fuera de las salas de conferencias, utilizar la red en la nube es la clave absoluta para que este tipo de sistema funcione. Incluso sus trabajadores remotos estarán al tanto, y los administradores pueden realizar cualquier cambio en las pantallas de hardware de forma remota. Gracias a la nube, si una reunión se acorta y la sala se abre, simplemente actualice la información en la pantalla o en su teléfono y todos los demás en su red lo sabrán de inmediato.

Identificando sus necesidades

Por supuesto, con cada solución viene un caso de uso o escenario específico que estaba tratando de resolver. Sin embargo, en el caso de estas herramientas de programación de salas de conferencias, casi cualquier equipo que dependa de reuniones y tenga un volumen de salas que podría beneficiarse de una gestión y programación adecuadas puede aprovecharlas al máximo. Por supuesto, si su equipo es pequeño y su oficina está limitada a solo una o dos salas de conferencias, entonces este software puede parecer un poco innecesario. Sin embargo, diría que incluso si usted es un equipo pequeño con una sola sala de conferencias, una solución de esta naturaleza puede beneficiar a su oficina; de esta manera, varios equipos no tienen que competir o preocuparse por quién está en la sala.

El mejor caso de uso para una solución de programación de salas de conferencias probablemente sería en organizaciones grandes con equipos grandes. Ya sea que su oficina tenga solo 5 o 100 salas de conferencias, cualquier herramienta que su empresa pueda usar para ayudar a mantener toda la oficina organizada y sincronizada ayudará a reducir enormemente el tiempo de inactividad. Si tiene una gran cantidad de personas y no muchas salas, estas soluciones pueden hacer maravillas para reducir las interrupciones o enganchar esa apertura de última hora en la Sala de conferencias B. Si su equipo es grande y tiene una gran cantidad de salas de conferencias, estas soluciones ayudarán a su equipo a mantenerse actualizado y saber dónde estar y cuándo.

¿Qué buscar al comprar?

1. Compatibilidad de dispositivos

Por supuesto, con una solución en la nube, sería mejor adoptar una solución disponible en la mayor cantidad de dispositivos. Ya sea que incluya tabletas (tanto Apple como Android), computadoras de escritorio tanto PC como Mac, así como teléfonos Android y Apple, no querrá descartar que una buena parte de su fuerza laboral utilice una nueva solución. Las oficinas con una naturaleza BYoD harán todo lo posible para asegurarse de que la solución que elijan esté disponible en la mayor cantidad de plataformas.

2. Soporte de pantalla de hardware

Si bien estas soluciones ofrecen una aplicación robusta para simplemente programar y organizar información en la nube y sobre la marcha, el poder real proviene de equipar sus salas de conferencias con estas pantallas de hardware. Al igual que la compatibilidad con dispositivos, debe ocupar un lugar destacado en la lista para buscar una solución que admita estas pantallas de hardware y una que admita la mayor cantidad de pantallas, ya sean iPads de diferentes generaciones o diferentes estilos de tabletas Android.

3. Hardware incluido

Esto puede ser un poco más complicado, pero algunas soluciones pueden ofrecer paquetes de hardware con su software para que la adopción sea un proceso de una sola tienda. El precio de comprar 20 iPads nuevos puede ser costoso por sí solo, sin mencionar el hardware de montaje o los estuches necesarios para colocar correctamente las pantallas fuera de cada sala de conferencias respectiva. Algunos proveedores pueden estar dispuestos a incluir un paquete de hardware con una suscripción a su servicio.

4. Informes analíticos avanzados

La recopilación de datos es un recurso poderoso que se puede utilizar para mejorar o eliminar cualquier problema o punto débil. Algunas plataformas aprovecharán al máximo la información que vierte en la solución, como los horarios de programación, las salas más utilizadas, la duración común de las reuniones, y brindarán acceso a esta información para formular una idea más sólida de cómo aumentar realmente la productividad y reducir el tiempo de inactividad.

5. Pantallas y configuraciones personalizables

Si todo lo que hacen estas pantallas de hardware es simplemente mostrar el nombre de la sala de conferencias, la hora y si la sala está ocupada o no, el mismo trabajo podría completarse con una solución mucho menos intensa. Sin embargo, si su pantalla es completamente personalizable y configurable, eso abre un nuevo mundo de posibilidades: muestre el programa del día completo, los participantes de la reunión, una breve reseña sobre la discusión, cualquier cosa que su equipo pueda considerar relevante. Algunas soluciones incluso permiten a los administradores bloquear funciones en estas pantallas de tabletas, por lo que nada se cambia por accidente.

6. Integración de calendarios de terceros

Con la capacidad de integrarse directamente en una de las muchas aplicaciones de calendario populares, las soluciones de programación de salas de conferencias se abrirán paso en su vida laboral diaria a través de una transición sin problemas, proporcionando a su equipo la información necesaria en el lugar correcto, para que Todd no se perdió esa reunión porque se olvidó de consultar su segundo calendario específico de programación.