El costo de las reuniones ineficientes y cómo identificar los problemas

¿Alguna vez salió de una reunión sintiendo que no se había logrado nada? Puede recordar estar sentado en una reunión y revisar constantemente su teléfono, discutiendo las mismas cosas una y otra vez, o preguntándose por qué estaba allí en primer lugar. Bueno, no estás solo.

En el clima de negocios actual, es difícil encontrar a alguien que disfrute de las reuniones informales y rutinarias que siguen ocurriendo con tanta frecuencia. Muchas personas trabajadoras afirman que casi nada se logra en estas reuniones y que se desperdicia más tiempo de reunión que productividad. Dejas estas reuniones ineficientes sintiéndote aún más desconcertado que antes.

Se supone que las reuniones mejoran la productividad y ayudan a que todos estén en sintonía y, sin embargo, la mayoría de los participantes afirman que se desperdicia mucho tiempo de reunión durante estas malas reuniones. Aún así, las reuniones eficientes con una agenda clara son el pan y la mantequilla de todo negocio exitoso.

Las reuniones son necesarias para que el negocio siga avanzando con la coordinación adecuada del equipo y la organización del flujo de trabajo. Cuando se realizan correctamente, siempre conducen a una ganancia neta positiva para todos los involucrados, y eso es lo que todos los negocios quieren lograr. Entonces, ¿por qué exactamente hay tantos problemas de eficiencia aquí y qué se puede hacer exactamente al respecto?

Hay una epidemia de reuniones ineficientes en empresas de todo el mundo, y provocan enormes pérdidas tanto para las empresas como para las personas involucradas. Ya es hora de que abordemos este problema y existen suficientes recursos que pueden ayudarnos a resolverlo de una vez por todas.

• ¿Cuál es el costo real de las reuniones ineficientes?
• Consecuencias de la ineficiencia
• ¿Qué causa las malas reuniones?
• Cómo mejorar la eficiencia de las reuniones
• Cuatro beneficios de las aplicaciones de conferencias web
  1. Ahorro de costes
  2. Ahorro de tiempo
  3. Compromiso y productividad mejorados
  4. Seguridad
• Las 3 mejores soluciones de videoconferencia
  • Skype para empresas
  • Reunión de Google Hangouts
  • Zoom
  • Comparación de precios
• Las reuniones ineficientes son costosas pero evitables

¿Cuál es el costo real de las reuniones ineficientes?

Según un estudio publicado en el European Journal of Work & Organization Psychology, las reuniones ineficaces en los EE. UU. cuestan a las empresas hasta $ 37 mil millones por año. Eso es $37 mil millones perdidos cada año debido a reuniones ineficientes que resultan en una disminución de la productividad laboral, y todos sabemos que tiempo = dinero. Las empresas aquí tienen una pérdida monetaria que de otro modo podría evitarse.

El número puede parecer absurdo, pero considerando todas las cosas, se vuelve muy real.

Las reuniones ineficientes disminuyen la productividad durante los días de trabajo, los participantes terminan desperdiciando su valioso tiempo que de otro modo podría dedicarse a tareas más productivas. El 50% del tiempo dedicado a las reuniones no genera ningún resultado positivo, y así es como se pierde la productividad y el dinero.

Los profesionales pierden 31 horas de productividad en reuniones todos los meses según HR Digest, y puede imaginar lo que sucede con las empresas más grandes que albergan a cientos de empleados. La investigación realizada por Wolf Management Consultants mostró que el 95 % de los asistentes a las reuniones se pierde partes de las reuniones y el 39 % afirma que se queda dormido en la sala de reuniones. Estos costos potenciales deben tenerse en cuenta al programar su próxima reunión.

Consecuencias de la ineficiencia

Tras la disminución de la productividad provocada por reuniones ineficaces, algunas de las principales consecuencias son:

• Interrupción del flujo de trabajo
• Ciclos de decisión prolongados
• Baja la moral de los empleados
• peor trabajo en equipo
• tiempo de trabajo ineficiente
• Y por último, la necesidad de más reuniones.

Todas estas consecuencias conducen a grandes pérdidas para las empresas, ya sea de tiempo o de dinero. Los costos de las reuniones ineficientes no se pueden calcular exactamente, pero está claro que existen algunos aspectos negativos importantes en tales casos. Los costos se pueden resumir en pérdidas de tiempo y dinero, una reducción en el compromiso de los empleados, la moral del equipo y la química general del equipo.

La buena noticia es que este problema probablemente tenga solución. Es hora de identificar la causa principal de este problema para que podamos hacer algo al respecto. Muchos factores conducen a reuniones ineficientes, así que avancemos y exploremos algunos de ellos.

¿Qué causa las malas reuniones?

Muchos factores hacen que las reuniones sean ineficientes para los miembros del equipo.

Organizar una reunión ya es bastante difícil por sí solo, tenemos que correr la voz, idear un plan de acción, reunir a todos en la misma sala, todo requiere tiempo y esfuerzo. Y eso es solo el comienzo, ya que hay problemas aún más complejos cuando se trata de reuniones de negocios.

Probablemente te hayas encontrado con algunos de estos problemas con las reuniones:

• gente que llega tarde
• Esquema de reunión no estructurada
• Falta de un objetivo claro
• Actividades de pérdida de tiempo como comer y revisar el teléfono
• Repetición de tema
• Falta de comunicación o exceso de comunicación.
• Argumentos y peleas en el equipo

Todos estos problemas ocurren a diario y todos conducen a reuniones ineficientes.

Algunos participantes incluso sienten que no deberían estar allí ya que no tienen nada o muy poco que aportar al tema. Otra queja popular es lo difícil que es mantenerse al día con algunos temas, especialmente cuando hay muchos documentos de los que hacer un seguimiento. Y aún así, es necesario hacer exactamente eso para aprovechar al máximo cada reunión.

Hemos llegado al punto en que estos problemas incluso se consideran normales, después de todo, siguen ocurriendo una y otra vez. Casi parece un problema cultural en este punto, sin embargo, los estudios muestran claramente que la mayoría de las reuniones ineficientes se reducen a problemas de gestión.

Si podemos cambiar la forma en que abordamos estas reuniones, podemos obtener mejores reuniones como resultado.

Cómo mejorar la eficiencia de las reuniones

Hay años de investigación dedicados a maximizar la comunicación comercial y existen algunos métodos probados que pueden aumentar la productividad. Sin embargo, hoy tenemos algo completamente diferente en nuestras manos, y es eso que llamamos tecnología.

¿Qué pasa si podemos usar la tecnología para deshacernos de las molestas e ineficientes reuniones?

Bueno, si consideramos cómo se organizan las reuniones estándar, parece que la tecnología puede ayudar a resolver muchos de los problemas que enfrentamos hoy. Por un lado, puede reducir drásticamente el tiempo necesario para organizar la reunión e involucrar a todos. Parece que la solución más lógica es utilizar toda la increíble tecnología para organizar reuniones. Puede requerir que todos usen cierto hardware y software, pero ya estamos aquí usando nuestros teléfonos todo el tiempo.

Docenas de personas involucradas en una reunión por teléfono, ¿cómo podría funcionar eso?

Pero funciona, y muchas empresas ya lo están utilizando en su beneficio. Simplemente puede organizar una reunión, notificar a todos con un mensaje simple, informar a todos sobre el esquema, el objetivo y compartir documentos importantes a los que todos pueden acceder usando su teléfono. Cuando llega el momento, los participantes reciben una notificación anticipada para participar en una llamada con su dispositivo favorito.

Podemos llamar a esta tecnología software de telefonía VoIP, Video o Web Conferencing, no importa.

Es un proceso que resuelve muchos problemas y todo lo que se requiere es una conexión a Internet estable.

Hay toneladas de aplicaciones de videoconferencia VoIP desarrolladas para mejorar la comunicación comercial y permitir que los miembros del equipo colaboren usando nada más que Internet. Puede conectarse con su teléfono, computadora portátil, tableta y cualquier otra cosa que tenga un micrófono, una cámara y acceso a Internet.

Exploremos algunas de las formas en que estas aplicaciones pueden ayudarlo a organizar reuniones eficientes.

Cuatro beneficios de las aplicaciones de conferencias web

Entonces, ¿cómo pueden las aplicaciones de conferencias web ayudarnos a deshacernos finalmente de las reuniones ineficientes?

Muchas ventajas vienen con estas aplicaciones, y algunas de ellas ni siquiera están directamente relacionadas con la eficiencia. Aún así, con el mundo cada vez más acostumbrado a operar en línea, estas aplicaciones están configuradas para convertirse en el método estándar de comunicación comercial.

Hay cuatro beneficios simples con el uso de aplicaciones de conferencias web:

1. Ahorro de costos

La rentabilidad es quizás lo más importante que ofrecen las aplicaciones de conferencias web. En lugar de gastar dinero en lugares, administración y otros gastos de reuniones, todo lo que tiene que hacer es invertir en una aplicación simple, capacitar a sus empleados sobre cómo usarla... ¡y eso es todo!

Aunque esto funciona para todo tipo de empresas, es aún mejor para aquellas que en su mayoría operan de forma remota, ya que evita los enormes costos de organizar una reunión fuera del espacio de su oficina.

El ahorro de costos es excelente, pero el ahorro de tiempo es donde estas aplicaciones realmente brillan.

2. Ahorro de tiempo

Si aún no se ha dado cuenta, las conferencias web le ahorrarán su valioso tiempo. Además de encontrar un lugar con una conexión a Internet decente, no hay otros requisitos para unirse a una reunión con los miembros de su equipo.

Conectarse a las reuniones es simple y también recibe notificaciones oportunas para que no se olvide. Además de eso, la mayoría de las aplicaciones permiten enviar mensajes y compartir archivos para que pueda mantenerse al día con información y documentos importantes relacionados con la reunión.

Si buscas ahorrar tiempo, no hay mejor manera de hacerlo.

3. Compromiso y productividad mejorados

Los estudios han demostrado que las características de las conferencias web, como compartir la pantalla, se traducen en una mejor participación y una mayor productividad. También hay otras funciones, como compartir la pantalla que mencionamos anteriormente, que también ayudan a facilitar la productividad.

Esto no es una sorpresa: las aplicaciones de conferencias web se crearon teniendo en cuenta la productividad y no hay duda de que solo mejorarán con el paso del tiempo.

Con tecnología como la computación en la nube en aumento, esperamos ver un gran aumento en la administración y productividad en línea, y todas las empresas deben estar atentas a eso.

4. Seguridad

La seguridad es una gran prioridad para muchas empresas, y VoIP es una forma de tecnología mucho más segura en comparación con las formas tradicionales, como el correo electrónico o las llamadas telefónicas.

La mayor parte de la comunicación compartida a través de estas plataformas es segura y existen opciones adicionales que pueden garantizar una seguridad aún mayor cuando se trata de información ultrasecreta.

Estos son solo cuatro beneficios básicos de las conferencias web que pueden ayudarlo a mejorar la eficiencia de las reuniones y hacer avanzar su negocio, y todavía hay muchos otros beneficios más pequeños que también pueden ser muy útiles.

Para colmo, hay muchas opciones que puede elegir al decidir sobre su proveedor de VoIP.

Aquí hay una lista rápida de algunos de los software más populares utilizados para conferencias web en la actualidad:

Las 3 mejores soluciones de videoconferencia

Hay muchas opciones cuando se trata de conferencias web eficientes, y las empresas son libres de elegir la que mejor se adapte. La mayor parte del software de conferencias web se ofrece individualmente, sin embargo, algunas opciones vienen como una bonificación con las plataformas de comunicación empresarial de servicio completo.

Skype para empresas

Skype para empresas, también conocido como Office 365, es el producto estrella de Microsoft para la comunicación empresarial en línea.

Es una poderosa herramienta de colaboración en línea con soluciones modernas que permiten una comunicación empresarial eficiente. Con Office 365, los usuarios obtienen acceso a las aplicaciones de Office, mensajería, llamadas, almacenamiento en línea y la capacidad de realizar reuniones de equipos grandes con funciones como compartir pantalla y archivos.

Skype para empresas es una solución popular para las empresas que buscan ingresar a las conferencias web, especialmente porque la mayoría de los usuarios ya están algo familiarizados con la plataforma.

El plan estándar comienza en $ 8.25 / mes por usuario, y hay aún más opciones con el plan premium que tiene un precio de $ 12.50 / mes. En general, usar Skype para reuniones en línea parece una opción segura y es una excelente solución para las empresas que buscan deshacerse de las reuniones ineficientes para siempre.

Reunión de Google Hangouts

Google Hangouts Meet es la solución oficial de conferencias web de Google, que se ofrece como parte del popular sistema de herramientas basado en la nube llamado G Suite.

Como siempre, Google prefiere mantenerlo simple y eso es exactamente lo que es Meet.

Cada usuario tiene la opción de programar una reunión que se sincroniza automáticamente con Google Calendar, y cualquiera puede unirse usando una URL de enlace de reunión simple. Todo el sistema está sincronizado con otras herramientas de Google, por lo que todos reciben notificaciones oportunas sobre las reuniones.

Para las empresas que prefieren operar en una sola plataforma, Google Hangouts Meet es una excelente opción si la empresa ya utiliza la popular plataforma G Suite. Curiosamente, Meet también permite a los usuarios que usan aplicaciones similares (como Skype Empresarial) unirse a la reunión sin sacrificar su interfaz de usuario favorita (en este caso, Skype).

Las tarifas iniciales dependen de su plan de G Suite, a partir de $6/mes por usuario.

Zoom

Zoom es una poderosa solución de videoconferencia que se ofrece individualmente en comparación con Skype o Meet de Google que vienen con sus respectivas plataformas.

Esto le da a Zoom ciertas ventajas cuando se trata de brindar el mejor servicio de videoconferencia. Zoom proporciona videos HD, herramientas de colaboración como compartir pantalla, chat en equipo, grabación y transcripciones, seguridad sólida e integración basada en la nube.

Zoom es una aplicación de conferencia moderna a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo que brinda a las empresas toda la flexibilidad adicional para reuniones eficientes. Los usuarios pueden unirse a las reuniones desde sus teléfonos, automóviles o computadoras personales. En general, Zoom ofrece muchas herramientas adicionales y parece ser una excelente opción para los equipos que dependen en gran medida de las videoconferencias para funcionar.

El Plan Básico es gratuito ($0), pero existen ciertos límites para realizar reuniones eficientes. El Plan Pro viene con la mayoría de las funciones y cuesta $14.99/mes por usuario. Las empresas también pueden actualizar a Business Plan para obtener una funcionalidad completa por solo $ 19.99 / mes por usuario.

Otras opciones populares incluyen soluciones como GoToMeeting, Zoho o plataformas de comunicaciones comerciales de servicio completo como RingCentral.

Comparación de precios

Google Hangouts Meet es la opción más económica si excluimos la versión gratuita de Zoom que se puede usar para algunos propósitos. Cuando se trata de herramientas y funcionalidades adicionales, Zoom es el producto superior, pero tiene un rango de precios más alto.

En general, las empresas que buscan soluciones simples pueden confiar con seguridad en Skype o Google, y las empresas que dependen más de la tecnología de videoconferencia pueden invertir en soluciones más avanzadas como Zoom, RingCentral, Zoho u otras.

Las reuniones ineficientes son costosas pero evitables

Cuando las cosas van mal, los miembros del equipo en reuniones y tareas improductivas encuentran que es una pérdida de tiempo tratar de mantenerse al día con cosas que no son útiles para su trabajo. Toda empresa debe esforzarse por eliminar estos problemas, y la comunicación VoIP parece ser una gran solución aquí.

Las soluciones de conferencias web pueden ayudar a las empresas a realizar reuniones en línea más eficientes, con funciones como programación simple, notificaciones, herramientas de colaboración, acceso a múltiples dispositivos, chat, uso compartido de archivos basado en la nube y protocolos de seguridad de primer nivel. Estas herramientas incluso facilitan la programación de un seguimiento.

Mientras considera la gestión del tiempo y la cantidad de reuniones, también considere las herramientas que utiliza para realizar reuniones. Nuestra tabla de comparación interactiva de herramientas de conferencias web puede garantizar que aproveche al máximo su próxima reunión.