Puntos de datos cruciales para evaluar en los informes de llamadas VoIP de su empresa

Casi todos los proveedores de Business VoIP en estos días hacen que sea muy sencillo personalizar y adaptar sus líneas telefónicas a través de portales de administración en línea. Cuando los gerentes y administradores están increíblemente ocupados y atascados con otras responsabilidades, el acceso a una vista rápida de lo que sucede en la oficina, e incluso fuera de la oficina, será increíblemente beneficioso.

Al utilizar estos portales de administración en línea, los usuarios pueden agregar o eliminar líneas, cambiar extensiones, jugar con diferentes funciones y, lo que es más importante, incluso acceder a algunos registros de informes y análisis de llamadas muy detallados. Estos registros de informes de llamadas son una excelente manera de ver la actividad de llamadas de una empresa, comprender la dirección que está tomando la empresa o, en una escala más pequeña, comprender qué líneas telefónicas tienen un volumen más alto que otras.

El poder de rastrear sus datos

Con estos registros de informes de llamadas, los usuarios pueden obtener de un vistazo una gran cantidad de información sobre su sistema telefónico y cómo se utiliza dentro y fuera de la oficina. Los gerentes pueden rastrear métricas como la cantidad de llamadas entrantes y salientes, ya sea de un rango de fechas específico o en general, la duración de cada llamada individual, cuántas llamadas se responden o se pierden, los mensajes de voz que quedan en su sistema, cuántos faxes en línea se envían o reciben y a dónde, así como incluso acceder a las grabaciones de cada llamada individual directamente en el mismo portal en línea.

Con una cantidad tan grande de información sobre su sistema y cómo se está utilizando, disponible con solo hacer clic en un botón, comprender cómo aprovechar esta información para mejorar sus resultados de todos modos puede ser un punto de inflexión absoluto. Estos registros de informes de llamadas son una excelente manera de ver la actividad de llamadas de una empresa, comprender la dirección que está tomando la empresa o, en una escala más pequeña, comprender qué líneas telefónicas tienen un volumen más alto que otras. Los registros de llamadas incluso se pueden usar para medir el progreso y la eficiencia, lo que ayuda a los gerentes a reconocer cuándo podrían necesitar crecer o incluso reducir sus equipos.

Información crucial para vigilar

La mayoría de los registros de informes de llamadas recopilarán información de llamadas similar y directa y ofrecerán puntos de datos similares para rastrear. Dependiendo de su proveedor o plan de servicio específico, los puntos de datos pueden diferir ligeramente, pero deben incluir la mayoría, si no toda, la información común más importante. Por ejemplo, si su servicio no incluye el envío de faxes en línea, sus registros, por supuesto, lo representarán.

• Registros de llamadas: por supuesto, estos registros incluirán una lista completa de todas y cada una de las llamadas realizadas con su sistema telefónico. Estos registros rastrearán no solo las llamadas entrantes y salientes, sino también a veces las llamadas perdidas o respondidas. Los usuarios pueden ver una lista completa de todas las llamadas realizadas o elegir un intervalo de fechas específico para reducir los resultados.
• El método de contacto: comenzando con lo básico, la mayoría, si no todos los registros de informes de llamadas, incluirán una lista general de las transacciones realizadas en su sistema y cómo se realizaron. Estos informes registrarán todas las llamadas, faxes, comunicaciones internacionales y mensajes de texto comerciales, si corresponde.
• Quién está siendo contactado: más allá de las llamadas y los faxes realizados, estos registros generalmente incluirán información más detallada para mostrar qué números de teléfono están llamando o están siendo llamados por su sistema. Si su servicio incluye el envío de faxes en línea, los usuarios también pueden monitorear desde dónde se envían y reciben los faxes.
• Seguimiento de toda la actividad telefónica : los usuarios pueden reducir estos informes de llamadas a una línea telefónica específica y observar en profundidad a qué números están llamando sus líneas telefónicas, qué números de teléfono están llamando, la duración de cada llamada y incluso el volumen de llamadas para comprender qué línea hace o recibe la mayor cantidad de llamadas en un período de tiempo determinado.
• Administre y escuche llamadas telefónicas grabadas: nuevamente, según su proveedor y el nivel de servicio, la grabación de llamadas a menudo se puede activar o desactivar desde estos portales de administración en línea, y los registros de informes de llamadas incluso permitirán a los usuarios acceder a la grabación de cada llamada directamente desde los propios registros. Si nota que un agente tuvo una llamada increíblemente larga o corta, puede escuchar la grabación para ver cómo fue.

Además, algunos proveedores pretenden simplificar las llamadas internacionales e incluir planes internacionales ilimitados, mientras que otros cobrarán por minuto según una tarifa específica para cada país individual. Estas tarifas y minutos utilizados podrían reflejarse en sus registros de informes de llamadas según el nivel de servicio que utilice su empresa. Muchos registros de informes en línea también permiten a los usuarios realizar un seguimiento de su facturación, administrar funciones y otros gastos relacionados.

¿Cómo puede su equipo aprovechar estos nuevos datos?

Los registros de informes de llamadas tendrán un gran beneficio para cualquier empresa que confíe en su sistema telefónico para un gran porcentaje de sus comunicaciones. Muchas empresas operan únicamente sobre la base de su comunicación con los clientes, clientes y prospectos potenciales. Dependiendo de su negocio y caso de uso específico, los factores más importantes a los que debe prestar atención pueden diferir. Ya sea que ejecute un contacto o un centro de llamadas, el poder real de estos informes de llamadas es estar atento al uso de su teléfono.

Ventas:

Si su empresa se enfoca en las ventas, un gran uso para los registros de informes de llamadas sería realizar un seguimiento de la frecuencia de las llamadas, cuántas llamadas se realizan en un día, cualquier tiempo de inactividad entre llamadas y, por supuesto, la duración de cada llamada. Si nota que un agente realiza una gran cantidad de llamadas por día, pero solo duran 30 segundos a la vez, esto puede brindarle una mejor comprensión de cómo se está desempeñando ese agente.

Aprovechar la información para comprender cómo se están desempeñando sus empleados puede ayudar a una empresa a adaptar mejor sus prácticas para mejorar de cualquier manera posible. Si las llamadas salientes y el alto volumen son su prioridad, realizar un seguimiento de los registros de llamadas de su sistema es una forma muy útil de realizar un seguimiento de la productividad y administrar las cuotas para establecer objetivos más realistas.

Servicio al Cliente:

De manera similar a las ventas, utilizar una mirada profunda a la actividad de llamadas de sus agentes ayudará a su empresa a adaptar sus prácticas para funcionar con el más alto nivel de eficiencia. Nuevamente, dependerá de su caso de uso específico, ya que la cantidad no siempre equivale a calidad, pero con la capacidad de rastrear la actividad de cada línea telefónica individual, puede aprovechar esa información para mejorar el resultado final.

Si un agente está en la línea telefónica durante un período de tiempo inesperadamente corto para cada llamada, y esos números terminan llamando nuevamente para hablar con otro agente, un administrador puede usar esa información para ayudar a mejorar la capacitación o trabajar con una persona. agente para mejorar su eficiencia.

Uso general :

Si su empresa no depende de comunicaciones externas, entrantes o salientes, como Ventas y Servicio al cliente, su equipo aún puede beneficiarse enormemente al comprender y utilizar los datos recopilados por estos registros de informes de llamadas. Por supuesto, a nadie le gusta microgestionar y tener un ojo vigilante sobre su hombro, pero con los informes de llamadas, los gerentes pueden observar más profundamente la actividad de sus trabajadores y aprender más sobre el uso de su teléfono. Si los empleados están al teléfono durante horas con llamadas personales, la productividad se verá claramente afectada, y el poder de estos registros de informes permite a los gerentes observar más de cerca esta actividad específica.

Más allá de las estadísticas de llamadas telefónicas, los usuarios pueden incluso echar un vistazo a la facturación, los minutos utilizados, las funciones más utilizadas, así como otros gastos, incluso cuántos faxes se envían ya dónde. Si su empresa realiza una gran cantidad de llamadas internacionales, estos registros de informes ayudarán a obtener una mejor comprensión de los países con los que se contacta más y a realizar un seguimiento de las tarifas individuales si su proveedor no incluye llamadas internacionales en un paquete simple.

Con los registros de llamadas, los gerentes pueden:

Planifique y adapte estratégicamente a su equipo

Realice un seguimiento de todas sus transacciones, llamadas, faxes y cualquier gasto, facturación y métrica comercial general. Con una estrecha vigilancia sobre sus informes de llamadas, es fácil realizar un seguimiento del flujo de su negocio y mantener las expectativas y garantizar el más alto nivel de eficiencia.

Manténgase al tanto de sus datos, en cualquier momento y en cualquier lugar

Con la capacidad de iniciar sesión en portales web desde cualquier dispositivo conectado a Internet, incluso si está fuera de la oficina o en el otro lado del país, los gerentes pueden estar al tanto de su negocio y la actividad de su equipo con un ojo vigilante.

Muchos registros de llamadas incluso permiten a los usuarios descargar sus datos en formatos Fire de Microsoft Excel y, a veces, programar envíos por correo electrónico de estos registros de llamadas para acceso sin conexión e incluso un análisis más sólido.

Ordene los registros según sus necesidades

Los usuarios pueden ordenar los registros según la hora, el rango de fechas o líneas telefónicas específicas. Con la capacidad de obtener una amplia perspectiva general, o acercarse a un rango increíblemente específico de métricas, los gerentes pueden utilizar esta información a gran escala de la empresa o ayudar a administrar un equipo o agente específico. Mejore su resultado final con la capacidad de concentrarse en los baches de la carretera que deberán suavizarse.

Su único recurso para todas sus necesidades de llamadas

Con sus portales de administración en línea y acceso a registros de informes de llamadas en línea, los usuarios pueden utilizar esta plataforma no solo para recopilar y observar más de cerca sus estadísticas, sino incluso para actuar en consecuencia. Con la capacidad de devolver o realizar llamadas directamente desde la web gracias a los softphones, cualquier llamada corta o desconectada puede recuperarse rápidamente directamente desde su navegador web. Las grabaciones de llamadas también son increíblemente fáciles de acceder, justo dentro del contexto de sus registros de llamadas con toda la información necesaria disponible de inmediato.