Deshazte de la máquina de fax: la guía completa para el envío de faxes en línea

Sí, en 2017, la gente todavía envía faxes. Lo que es más impactante es que todavía juega un papel importante en las operaciones diarias de muchas empresas. Los documentos legales, documentos médicos y cualquier cosa que necesite una firma deben enviarse por fax. Sin embargo, la tecnología ha recorrido un largo camino, brindando a las empresas una nueva forma de enviar faxes que ahorra tiempo y dinero.

Su empresa ya no necesita una máquina de fax regular para enviar y recibir documentos importantes que requieren firmas, y enviar faxes ya no requiere marcar números, con o sin códigos de área, para funcionar. ¡Así es! Ahora puede enviar faxes como lo haría con un correo electrónico: a través de Internet.

¿Qué es el envío de faxes en línea?

El envío de faxes en línea es la versión modernizada del envío de faxes regular. El fax en línea envía faxes en formato digital a través de su conexión a Internet desde su computadora o dispositivo móvil, mientras que el fax regular requiere una línea telefónica y alguien parado frente a su propia máquina de fax esperando que su mensaje, quizás, se imprima.

En pocas palabras: es mucho más cómodo de usar, lo que lo convierte en un accesorio necesario para empresas de todo tipo. Además, hay una serie de proveedores para elegir.

Beneficios del envío de faxes en línea

El uso del fax en línea tiene muchos beneficios en comparación con el envío de fax regular, por lo que vamos a desglosar los que pueden parecer obvios, pero deben mencionarse.

Sin hardware o software independiente:
El envío de faxes en línea elimina la necesidad de tener una máquina de fax con su propia línea telefónica dedicada. Menos hardware significa menos problemas; menos problemas significa menos tiempo y dinero gastado en arreglarlos.

Costos telefónicos reducidos:
Los costos telefónicos inevitablemente disminuirán gracias a que ya no se depende de una máquina de fax con una línea telefónica dedicada. El único costo aparte de su suscripción mensual sería su servicio de Internet, que ya debería tener. De hecho, muchos proveedores de Business VoIP ofrecen fax virtual como complemento o parte de su servicio. Vea los diez principales proveedores de PBX alojados aquí.

Confidencialidad añadida:
Los faxes en línea se pueden enviar directamente a su correo electrónico en lugar de a la máquina de fax de la oficina a la que todos tienen acceso. Muchos faxes contienen documentos legales con detalles confidenciales que deben permanecer confidenciales. Tener faxes enviados directamente a su correo electrónico elimina este riesgo potencial. Para obtener más información sobre cómo proteger su red VoIP, haga clic aquí.

Correo electrónico enfocado:
El envío de faxes en línea mantiene las cosas privadas, organizadas y reduce los costos de papel. Los faxes se pueden hacer a través de un correo electrónico. Todo lo que tiene que hacer es enviar un correo electrónico con el número de teléfono del destinatario y el nombre de dominio proporcionado en la línea de dirección. Esta es nuestra guía rápida sobre cómo enviar un fax directamente a través de Gmail.

Fax internacional:
Debido a que el envío de faxes en línea no requiere una línea telefónica dedicada, sus datos no se transfieren a través de la PSTN, por lo que no hay costos adicionales ni dolores de cabeza. Al igual que el correo electrónico, los faxes en línea se pueden enviar a cualquier lugar y en cualquier momento. Asegúrese de consultar los mejores servicios de fax en línea de 2017 para obtener más información.

Desglose de características

Dependiendo del proveedor, el envío de faxes en línea viene con toneladas de funciones útiles que las empresas pueden aprovechar. Estas son algunas de las características importantes que realmente no querrá perderse:

Entrega grupal:
La entrega en grupo conducirá a un aumento significativo en la productividad de la oficina al permitir que las empresas envíen faxes a veinte direcciones diferentes simultáneamente. Los destinatarios recibirán un mensaje en su bandeja de entrada.

Movilidad:
La capacidad de programar, enviar y recibir faxes fuera de la oficina permite una movilidad intensa. Siempre que tenga una conexión a Internet, puede enviar y recibir faxes. Si los empleados están de viaje o en movimiento, ya no será necesario perder tiempo buscando una máquina de fax solo para enviar o recibir un solo documento. Incluso puede enviar un fax desde su teléfono.

Firmas Electrónicas:
Dado que el fax todavía se utiliza como método principal para intercambiar documentos o contratos legales y vinculantes, es imperativo contar con la función para firmar digitalmente cualquier formulario que deba enviar o recibir. Con el envío de faxes en línea, los usuarios pueden firmar digitalmente o importar su firma manuscrita con facilidad.

Detección de fax no deseado:
No importa qué utilice principalmente su empresa, ya sea el teléfono, el correo electrónico o el fax, el spam siempre hará notar su presencia. El envío de faxes en línea ayuda a eliminar el problema al permitir que su empresa filtre las direcciones buenas de las malas utilizando la función de lista blanca o negra.

Uso compartido de archivos grandes:
Cuando su empresa utiliza estrictamente el correo electrónico para enviar archivos, es posible que le resulte imposible enviar archivos que superen un determinado límite de tamaño. Con el envío de faxes en línea, ahora es posible enviar archivos de más de 100 páginas, así como videos, imágenes de alta resolución, archivos de audio y hojas de cálculo. En combinación con la entrega en grupo, se pueden enviar a varias personas con poca dificultad.

Para un análisis más profundo de las funciones de envío de faxes en línea, consulte este artículo que enumera diez potentes funciones de envío de faxes en línea.

Lista de proveedores

Para ver cuáles son las opciones de su negocio, vamos a desglosar lo que ofrece cada proveedor para que pueda determinar qué se adapta mejor a las necesidades de su empresa.

Proveedor
Costo mensual del plan más económico	$4.95	$7.99	$6.63	$9.17	$14.13
Establecer los costes	Ninguna	Ninguna	Ninguna	Ninguna	Ninguna
Límite de envío y recepción de faxes	500 páginas compartidas	500 páginas compartidas	500 páginas compartidas	200 Recibidos – 100 Enviados	150 Recibido – 150 Enviado
Tarifa por exceso de límite por fax	0.03/centavos/página	0.06/centavos/página	0.03/centavos/página	0.10/centavos/página	0.10/centavos/página
Longitud de almacenamiento	Ilimitado	Ilimitado	Ilimitado	Ilimitado	Ilimitado
Prueba gratis	30 dias	30 dias	30 dias	30 dias	30 dias
Opción mes a mes	sí	No	sí	sí	sí
Descuento anual de prepago	No	sí	Sí, ahorra $15	Sí, 1 mes gratis	Sí, 2 meses gratis
Aplicación movil	sí	sí	sí	sí	sí
Aplicación de escritorio	sí	sí	sí	sí	sí
Acceso al navegador web	sí	sí	sí	sí	sí
Número de fax gratuito	sí	sí	sí	sí	sí
Programar entrega	sí	sí	No	sí	sí
firma electronica	No	sí	sí	No	sí
Integración de correo electrónico	sí	sí	No	sí	sí
Más información	Nextiva VFax	Fax de RingCentral	metrofax	MiFax	eFax

Como puede ver, la mayoría de estos proveedores ofrecen muchas de las mismas características; sin embargo, ninguno de estos proveedores ofrece todo lo que podría estar buscando. Siempre hay una compensación. Una vez más, depende de usted, el propietario de la empresa, decidir qué es lo mejor para su empresa.

nuestra toma

En este punto, no hay razón para continuar usando una máquina de fax normal. El costo de configurar el envío de faxes en línea es inexistente con los proveedores mencionados anteriormente, y sus planes más baratos no superan los $ 15 por mes; algunos proveedores incluso permiten a los clientes agregar el envío de faxes en línea a sus servicios de UC existentes.

Si su empresa tiene una conexión a Internet segura, entonces también podría cambiar al envío de faxes en línea. La nueva tecnología abre la puerta a nuevos tipos de amenazas, pero los proveedores de VoIP se mantienen al tanto. Si esto es una preocupación con respecto a sus documentos importantes, lea este artículo para obtener más información sobre el Informe de mitad de año de 2017 de Cisco con respecto a la ciberseguridad.

Todos los beneficios, sin desventajas

Se está ahorrando tiempo, su privacidad permanece intacta, está pagando menos y puede compartir archivos de gran tamaño con varias personas simultáneamente que los correos electrónicos tal vez no puedan manejar.

Las máquinas de fax ocupan espacio, su reparación cuesta dinero, no filtran el spam, alguien tiene que estar de pie para asegurarse de que el destinatario reciba el fax y solo puede enviar un documento por fax a la vez, todo lo cual se elimina. si su negocio está dispuesto a ir en línea.

Parece que la única razón por la que la gente todavía usa el fax regular es que no saben que el fax en línea existe. No veo beneficios reales en tener una máquina de fax dedicada en la oficina. Encuentre el proveedor que mejor se adapte a las necesidades de su empresa y aproveche lo que el fax en línea tiene para ofrecer, y nunca tendrá que mirar hacia atrás.

Cuando haya terminado de leer este artículo, lea nuestra guía de cinco pasos para enviar un fax desde Gmail. Verá lo fácil que es enviar faxes en línea y se lamentará por no haber cambiado antes.

Lectura adicional:

Fax Nextiva