Las 7 mejores herramientas de colaboración de documentos en tiempo real en 2022

El software de gestión de proyectos como Basecamp y Asana permite a los miembros del equipo crear listas de tareas pendientes, recibir asignaciones de proyectos y comentar los archivos cargados.

A pesar de usar las herramientas anteriores, un estudio reciente de Nintex encontró que el 39 % de los empleados todavía tienen dificultades con la colaboración y edición de archivos en vivo.

Las mejores herramientas de colaboración de documentos en 2020 permiten que varios miembros del equipo escriban y editen borradores en tiempo real. Estas herramientas ayudan a evitar la falta de comunicación al tiempo que permiten un proceso de creación de documentos más rápido y optimizado.

Características esenciales a buscar

Además de la edición en línea en tiempo real, busque funciones de herramientas de colaboración de archivos como:

• Guardado automático
• Historial de versiones
• Control de versiones
• Cambio de camino
• Nuevas notificaciones de cambios
• Múltiples formatos de archivo
• Comentando
• Etiquetado de usuarios
• Chat de mensajería instantánea
• Plantillas de archivos prefabricadas
• Integración de aplicaciones
• Accesibilidad de dispositivos móviles
• Control de acceso a archivos
• Acceso en línea y fuera de línea
• Espacio de almacenamiento de archivos escalable

Las principales herramientas de colaboración de documentos

Las siguientes herramientas de administración de documentos incluyen las características anteriores y tienen las mejores reseñas de usuarios en 2020.

Documentos de Google

Con más de 800 millones de usuarios activos en todo el mundo, Google Docs es el software de colaboración de documentos más conocido de esta lista.

Sin embargo, muchos no se dan cuenta de que, además de agregar comentarios y editar un borrador terminado, es posible colaborar en línea en tiempo real con Docs.

Hasta 200 personas pueden ver simultáneamente un documento y 10 usuarios pueden realizar ediciones simultáneas en tiempo real.

Todas las ediciones se actualizan automáticamente en el mismo documento maestro y se guardan en la nube, por lo que no es necesario crear un nuevo documento para cada borrador. Esta función de control de versiones evita que los equipos realicen ediciones en borradores obsoletos.

Los documentos se comparten por correo electrónico o a través de una URL, y los líderes de equipo pueden seleccionar qué empleados específicos pueden editar directamente, sugerir ediciones o tener acceso de solo lectura.

La función "Ediciones en vivo" muestra actualizaciones codificadas por colores en tiempo real que varias personas han realizado en un archivo. Los usuarios pueden realizar un seguimiento de los cambios para ver versiones de archivos anteriores sin los nuevos cambios, aprobar o denegar ediciones. También pueden hacer comentarios en la barra lateral, etiquetarse entre sí en estos comentarios o comunicarse a través de mensajes de chat.

Docs también permite a los usuarios guardar archivos en múltiples formatos, incluidos PDF, texto sin formato, página web y texto enriquecido. Es una buena elección para los equipos que se centran en el software fácil de usar o para las empresas más pequeñas que necesitan una herramienta de edición gratuita.

Precios y Planes

Google Docs se puede comprar como parte del paquete de productos de G Suite o solo. La siguiente tabla compara los precios y los planes del plan personal gratuito de Google Docs y el plan comercial de pago de Google Docs.

microsoft 365

Microsoft 365 (anteriormente Microsoft Office 365) permite a los usuarios crear y editar documentos simultáneamente a través de SharePoint Online y OneDrive for Business.

Una vez que se ha creado y guardado un documento en la nube, los usuarios pueden invitar a otros miembros del equipo a colaborar con ellos enviándoles un enlace al archivo o por correo electrónico.

Al igual que en Google Docs, cada usuario tiene permisos de archivo específicos para acceder a la base de conocimiento, establecidos por el creador del archivo. El acceso también se puede controlar a través de 365 Groups, que divide a todos los usuarios en equipos. A cada equipo se le puede otorgar o denegar el acceso a documentos específicos, lo que acelera el proceso de colaboración.

Los cambios en los documentos nuevos se sincronizan automáticamente y se pueden mostrar en línea o en la barra lateral. Los revisores pueden realizar un seguimiento de los cambios realizados solo por empleados específicos o ver un resumen de todos los cambios nuevos realizados por un equipo. Se puede obtener una vista previa de las marcas antes de que se acepten los cambios sugeridos, y los revisores pueden aceptar los cambios en forma masiva o individual.

Además de realizar ediciones directas en tiempo real, los autores pueden comunicarse entre sí mediante comentarios, etiquetas de usuarios y mensajes de chat en la aplicación Microsoft Teams. Lo mejor de todo es que, debido a que viene con Microsoft Teams, es una de las pocas herramientas aquí que permite realizar videoconferencias mientras se editan archivos.

Microsoft 365 permite hasta 99 editores simultáneos por documento.

Es una buena opción para los equipos que quieren cambiar a la actualización de Microsoft Teams desde Skype y otras herramientas de comunicación empresarial, y para aquellos que necesitan dividir equipos más grandes en grupos de edición más pequeños.

Precios y Planes

Microsoft 365 tiene tres planes empresariales de pago, que se pueden facturar de forma anual o mensual. Como se muestra a continuación, las únicas diferencias reales entre los tres planes están relacionadas con la seguridad y el almacenamiento, por lo que la mayoría de las empresas pueden arreglárselas con la versión Business Basic.

Zoho WorkDrive

Writer de Zoho WorkDrive es una plataforma de edición y creación de documentos en línea en tiempo real ideal para empresas que tienen numerosos archivos que requieren colaboración frecuente entre dispositivos.

Su interfaz de "página en blanco" está diseñada para eliminar las distracciones al escribir o editar. Para los revisores que deben realizar ediciones especialmente detalladas, el "Modo de enfoque" de la herramienta resalta solo una línea de texto a la vez.

Zoho también viene con un asistente de escritura virtual, Zia, que escanea documentos en busca de errores gramaticales y legibilidad.

Se integra con Microsoft Word y WordPress y viene con una biblioteca de plantillas para redactar documentos como políticas de recursos humanos e invitaciones a eventos. Zoho WorkDrive incluye una función de "Máscara de contenido" que permite a los administradores ocultar información confidencial o partes específicas de un documento de los revisores seleccionados. Su "Bloqueo de contenido" le permite al creador del documento seleccionar qué partes del texto no desea que se cambien.

Las características adicionales de Zoho WorkDrive incluyen:

• Herramienta de mensajería de chat rápido
• cursores en vivo
• Edición sin conexión
• Acceder a los recibos de los colaboradores
• Comentarios y etiquetado de usuarios
• Cambio de camino
• Fusión de documentos
• Firmas digitales

Precios y Planes

Zoho WorkDrive ofrece tres planes pagos que se pueden pagar mensual o anualmente. El almacenamiento adicional está disponible para la compra.

Caja

Box es una herramienta segura de creación colaborativa para compartir documentos y vidas utilizada por las principales empresas como Coca-Cola, General Electric y Olympus.

En el pasado, Box era exclusivamente un sistema de almacenamiento y uso compartido de archivos, pero ahora permite a los usuarios crear y editar documentos simultáneamente en Microsoft 365 y Google Docs.

Proporciona edición de documentos internos y externos, no tiene un número máximo de usuarios y ofrece almacenamiento ilimitado de documentos en Box Drive. Las ediciones se guardan automáticamente y cada editor tiene anotaciones y comentarios codificados por colores.

En comparación con las otras herramientas de esta lista, Box tiene la mayor cantidad de integraciones de aplicaciones de terceros.

Funciona con Salesforce, Zoom, alternativas populares de Zoom, Slack, Microsoft 365 y más de 1400 otras plataformas de colaboración en equipo. Esto lo convierte en una excelente opción para los equipos que necesitan comunicarse por video o compartir sus pantallas cuando realizan ediciones en tiempo real juntos.

También es una de las pocas herramientas en esta lista capaz de hacer videollamadas cuando se integra con Zoom.

Las características adicionales incluyen:

• Barras de búsqueda de archivos y unidades
• Bloqueo y desbloqueo de archivos
• Control de versiones de documentos
• Edición y acceso a documentos sin conexión
• Autenticación de dos factores
• Cumple con HITECH y HIPAA

Precios y Planes

Box tiene cuatro planes comerciales pagos, cada uno de los cuales se paga de forma anual o mensual. La mayoría de las empresas estarán mejor atendidas por el plan Business Plus.

Papel de buzón

Dropbox Paper es similar al sistema de colaboración de Box en que, en el pasado, Dropbox era únicamente una herramienta para almacenar y compartir archivos.

Dropbox Paper es una herramienta de edición de documentos completamente gratuita que permite a usuarios simultáneos realizar ediciones y sugerencias en tiempo real. Al igual que con Zoho WorkDrive, la interfaz de Dropbox Paper está ordenada y libre de distracciones como menús y barras de herramientas, que solo están disponibles cuando se resalta un texto específico.

Además de realizar ediciones de línea en vivo, los usuarios pueden usar las funciones de comentarios y etiquetado para hacer sugerencias en la barra lateral. También pueden marcar comentarios como no leídos y editar y eliminar comentarios anteriores. El historial de comentarios también está disponible.

Si bien es principalmente una herramienta de edición de archivos, Dropbox Paper también ofrece cronogramas de proyectos. Esto permite a los administradores gestionar los plazos, utilizar funciones de gestión de tareas y establecer hitos del proyecto para garantizar que las responsabilidades sean claras.

Es una buena opción para las empresas que requieren esquemas de documentos específicos, tienen una gran cantidad de personas que colaboran en archivos y aquellas que dependen en gran medida de imágenes y direcciones URL al crear contenido.

Las características adicionales de Dropbox incluyen:

• Notificaciones de comentarios en tiempo real
• Barra de búsqueda
• Biblioteca de plantillas prefabricadas
• Métodos abreviados de teclado para formatear documentos
• Reacciones de comentarios emoji
• Inserción de imágenes de arrastrar y soltar
• Creación automática de galería de imágenes
• Incrustación de enlaces
• Posibilidad de conectar varios documentos

El papel es 100% gratuito.

bit.ai

Bit.ai es una plataforma de colaboración de archivos de un extremo a otro con usuarios en más de 100 países, incluidas empresas conocidas como Canon, MIT y Accenture.

Además de la edición en tiempo real, los documentos inteligentes integrados de Bit.ai permiten a los usuarios agregar contenido desde Google Drive, archivos en la nube, enlaces web, SharePoint, Box y más. Los documentos de Bit son compatibles con numerosos tipos de archivos, incluidos PowerPoint, Excel, Word y más.

Los usuarios también pueden interconectar documentos para una mejor organización de archivos y acceder al seguimiento inteligente de documentos durante el proceso de revisión. Esto proporciona información sobre los niveles de compromiso de los colaboradores externos. Para mayor seguridad, los usuarios pueden establecer fechas de vencimiento para archivos internos y externos.

Los archivos se organizan por espacio de trabajo y se organizan en carpetas y subcarpetas. Las páginas wiki facilitan la búsqueda de contenido anterior y la respuesta a preguntas comunes. También están disponibles el historial ilimitado de versiones de documentos y el seguimiento de cambios.

Tenga en cuenta, sin embargo, que no ofrece una herramienta de mensajería de chat como las alternativas de Slack como Chanty y Twist.

Bit.ai funciona bien para equipos que reutilizan y reutilizan con frecuencia contenido anterior, así como para empresas que colaboran con frecuencia con editores fuera de su organización.

Las características adicionales incluyen:

• Coautoría
• Edición de línea en vivo
• Integración con Github, Miro y plataformas de redes sociales
• Biblioteca de plantillas prefabricadas
• Subir contenido anterior a nuevos documentos
• Notificaciones de edición codificadas por colores
• Menciones
• Funciones de comentarios

Precios y Planes

Noción

Notion es una aplicación de colaboración en tiempo real diseñada para reemplazar una variedad de herramientas populares de administración de flujos de trabajo como Trello, Confluence y Asana.

Tiene la interfaz más personalizable de cualquier herramienta en esta lista, lo que permite a los usuarios crear su propio sistema de organización de archivos de barra lateral, agregar elementos de acción y crear etiquetas y etiquetas para archivos.

Además de las funciones estándar, como la coautoría y la edición en vivo, Notion proporciona un historial de versiones, acceso ilimitado a los documentos por parte de los miembros del equipo y múltiples opciones de visualización.

Es ideal para las empresas que necesitan consolidar la cantidad de programas de software de colaboración que utilizan actualmente, pero que aún necesitan funciones de colaboración en proyectos.

Las características adicionales de Notion incluyen:

• Interfaz sin distracciones
• Versiones móviles y de escritorio
• Atajos de teclado
• Etiquetado de usuarios
• función de comentarios
• Fechas de vencimiento
• Notificaciones
• Organización de contenido de arrastrar y soltar
• Formatos de lista de tareas y tablero Kanban
• Biblioteca de plantillas

Precios y Planes

Notion ofrece un plan gratuito y tres planes pagos, facturados mensual o anualmente. Las herramientas de colaboración de archivos más importantes vienen con los planes Team o Enterprise.

Uso de software de video para realizar ediciones en tiempo real

Además de las herramientas de colaboración de documentos anteriores, el software de conferencias web también se puede utilizar para editar archivos en tiempo real.

Funciones como compartir pantalla, una herramienta de pizarra y control de escritorio remoto permiten que docenas de empleados accedan y editen archivos simultáneamente con el beneficio adicional de la comunicación cara a cara.

Nuestras comparaciones en paralelo de herramientas populares como Zoom vs WebEx facilitan la evaluación de la herramienta de videollamadas adecuada para su equipo.