Software de gestión documental y sus beneficios

Los datos son la parte más crucial de su negocio en cualquier negocio. Atrás quedaron los días en que las empresas guardaban sus datos en libros; por eso existen bases de datos seguras para almacenar sus documentos.

Cada día se procesan muchos datos en una empresa; por eso necesita un software eficiente que se adapte a las necesidades de su empresa. Aquí tienes una lista de software de gestión que puede resultar útil para tu negocio.

Software de gestión de datos que se adaptará a su empresa

Software de gestión de documentos legales

Los despachos de abogados no se quedan fuera del software de gestión documental. Los abogados pueden mantener sus documentos organizados y buscarlos fácilmente utilizando LexWorkplace. Este producto basado en la nube ayuda a los despachos de abogados con diferentes documentos.

Todo bufete de abogados debería tenerlo porque

• Ofrece mejores soluciones que las carpetas de ventana.
• Es un mejor sistema para que un despacho de abogados gestione documentos que S:Drive
• Proporciona soluciones mejoradas de almacenamiento en la nube.
• Es ideal para bufetes de abogados de todos los tamaños.

Archivos M

M-Files es una herramienta DMS que combina seguridad, automatización y eficiencia. Combina todos sus archivos comerciales de diferentes departamentos en un archivo electrónico sólido. Su equipo puede acceder fácilmente a la información de cualquier departamento al instante.

El software almacena los documentos más actualizados garantizando que se pueda acceder al documento más relevante. También ayuda a implementar acceso avanzado y cifrado para controlar los archivos más confidenciales.

Aunque es sofisticado, es excelente para la automatización del flujo de trabajo. Los usuarios pueden compartir, editar y revisar documentos para su aprobación según las pautas de su lugar de trabajo.

Templafy

Templafy no sólo es decente, sino que es un DMS muy eficiente. Almacena los archivos de la empresa en una biblioteca coherente donde los usuarios pueden acceder a ellos fácilmente. Además, permite al equipo realizar un seguimiento de los cambios en tiempo real.

Con Templafy, puedes crear fácilmente varios documentos comerciales utilizando plantillas personalizadas. La herramienta automatiza la creación de archivos esenciales, como contratos de recursos humanos, NDA y correos electrónicos de servicio.

Este software también es inteligente ya que puede optimizar todo el proceso de creación utilizando sus herramientas y funciones de ajuste. Puede detectar errores e inconsistencias en un archivo y corregirlos automáticamente con la intervención del usuario.

Ahorro de papel

Papersave es otra herramienta innovadora y fácil de usar que permite a las empresas, independientemente de su tamaño, administrar sus archivos de manera más eficiente. El software también puede capturar características del documento en cualquier momento.

Es mejor en soluciones ERP y CRM ya que permite a los usuarios capturar el archivo desde la interfaz de usuario. Gracias a su función de búsqueda intuitiva, podrás recuperar el documento que necesitas.

Debido a su sólida seguridad de datos, puede realizar un seguimiento del archivo y monitorear todos los cambios que se realizan en el archivo, al mismo tiempo que le permite delegar permisos específicos a su equipo.

Factores a considerar antes de elegir un software de gestión de documentos

Hay varias cosas que debes considerar antes de elegir un DMD;

• Usabilidad : Primero, debes considerar cómo usarás el software. Asegúrese de que tenga una interfaz fácil de usar, fácil de navegar y comprender.
• Funciones : la mayoría de estas herramientas ofrecen a los usuarios funciones excelentes, como compartir archivos. Esta es una gran característica ya que permite al equipo ver el archivo simultáneamente, editarlo y trabajar juntos.
• Seguimiento de cambios : un buen software le permitirá realizar un seguimiento del archivo en tiempo real. El software también debería archivar las versiones anteriores del documento para que puedas volver a versiones anteriores.
• Asegúrese de que la herramienta utilice reconocimiento óptico de caracteres : puede digitalizar rápidamente el archivo para acceder fácilmente al utilizar OCR. El software también debería permitir escanear fácilmente los archivos.

Ventajas de utilizar un software de gestión documental en su empresa

Vale la pena invertir en DMS ya que proporciona una base empresarial que ayuda a optimizar el flujo de trabajo. También mejora la productividad empresarial. Estos son los principales beneficios del DMS en tu negocio

Reducir el espacio de almacenamiento

Los costos de los locales comerciales son altos, por lo que tener un almacén para sus documentos puede costar más. Las herramientas DMS son cruciales ya que reducen el espacio que habría utilizado para arreglar los archivadores. Por lo que estos DMS son una excelente alternativa de almacenamiento y te ayudarán a ahorrar espacio en tu oficina. Si su empresa debe tener copias impresas, puede guardarlas en otro lugar menos costoso, como una bóveda.

Mejorar la seguridad

La seguridad de los documentos es crucial para cualquier empresa porque los datos confidenciales necesitan protección. En comparación con las copias impresas, DMS proporciona una mayor seguridad para archivos confidenciales, ya que puede controlar el acceso a dichos documentos.

Además, el DMS deja un rastro de quién vio el archivo, cuándo lo revisó y si fue modificado. También puede etiquetar alertas automáticas para documentos confidenciales.

Fácil de recuperar el documento

Buscar y recuperar un archivo puede ser un desafío, especialmente si está buscando en una pila de archivos. La mayoría de los trabajadores dedican su tiempo a buscar y organizar el documento impreso adecuado. Esto afecta la productividad y limita el crecimiento, ya que el empleado puede incluso perder el documento extraviado.

Sin embargo, con DMS, es posible que no tenga que preocuparse por la pérdida o el extravío de documentos. El software le ahorra tiempo ya que se necesita un comando para recuperar un archivo. También puedes acceder a los documentos de forma remota si tienes una conexión de red.

Mejor copia de seguridad en caso de desastre

La mayoría de los DMS tienen planes de recuperación y respaldo de datos en caso de un desastre. Con una copia de seguridad digital, sus documentos estarán a salvo de incendios, inundaciones u otros desastres. Puede rastrear fácilmente sus documentos cuando utiliza una herramienta de gestión de documentos. Con la función de seguimiento de documentos, no hay posibilidad de perder o extraviar documentos esenciales después de verlos.

Aumentar la productividad

Ahorrará mucho tiempo con DMS, lo que se traduce en una mayor productividad. Dado que rastrear estos documentos es fácil, aumentará la moral de sus trabajadores y mejorará la satisfacción del cliente. Un DMS ofrecerá a su negocio estos beneficios.

• Competitividad
• Tranquilidad de espíritu
• Mejores relaciones con los clientes
• Flexibilidad

Conclusión

Debería obtener un DMS personalizado para su empresa que le ayude a simplificar la gestión de archivos en su empresa. Si desea aumentar la productividad, elevar la moral de sus trabajadores y seguir siendo competitivo, obtenga soluciones de gestión de documentos rentables que se adapten a sus necesidades empresariales. Le ayudará a optimizar las necesidades de su negocio, garantizando que siga siendo productivo y rentable.