Zoom Rooms: un caso convincente para impulsar el futuro de las reuniones

El mes pasado me senté con el director de Zoom Rooms, Jeff Smith, para hablar más a fondo de las capacidades de la solución. Anteriormente había escrito sobre las características de Zoom que 'aumentan' la productividad y quería aprovechar esa noción, ya que me doy cuenta de que lo que Zoom está haciendo tiene mucho valor para permitir el futuro del trabajo híbrido.

Smith arrojó mucha luz sobre algunas de las intenciones detrás de muchas funciones de Zoom Rooms, una oferta que permite la colaboración de video HD en cualquier espacio, ya sea una oficina en el hogar; o una reunión híbrida. Incluso podría ser un salón de clases. El objetivo explícito de la solución: facilitar las interacciones en tiempo real de los participantes en persona y a distancia.

Es el tipo de solución de sala de reuniones que simplifica hacer cosas como iniciar una reunión con solo presionar un botón, encontrar los momentos más óptimos para reservar una sala y compartir archivos, enlaces, contenido, etc.

Smith dijo que es la naturaleza nueva y asíncrona de la comunicación creada durante la era de la COVID-19 lo que llevó al proveedor de UCaaS a necesitar resolver algunos de los nuevos problemas del mundo asociados con estar en múltiples zonas horarias y ubicaciones.

Los conceptos básicos de la pizarra Zoom

Funciones como Zoom Whiteboard se han vuelto: “mucho, mucho, más centrales para la forma en que colaboramos”, señaló Smith. Y las pizarras de hoy en día son mucho más avanzadas de lo que podríamos haber imaginado. Si observa lo que puede hacer la tecnología de pizarra de Zoom, creo que se sorprenderá gratamente.

“La pizarra se convierte en ese espacio donde se puede vincular y visualizar todo el contenido de nuestra comunicación, desde una sesión de lluvia de ideas al comienzo de ese flujo de trabajo”.

Entonces, ¿cómo lograr que las empresas adopten esta tecnología? Esa pregunta, una de las muchas barreras potenciales para la penetración, otra es: ¿Cómo hace que dicha tecnología sea consumible? Con mil millones de casos de uso sin explotar para la tecnología de Zoom Rooms, Smith y yo nos sumergimos en ese agujero de gusano.

"Lo primero que observamos cuando desarrollamos nuestra tecnología de pizarra es si hay casos de uso específicos y pragmáticos en los que pueda usar esta herramienta en mi equipo".

Hay muchas implicaciones de la tecnología, la capacitación en recursos humanos, la capacitación general de los empleados, la orientación de nuevos empleados para los empleados virtuales, la colaboración interna en las reuniones e incluso el tipo en el que se reúne con asistentes externos para sesiones de lluvia de ideas y mapeo. Incluso hay un caso de uso si necesita chatear con su equipo de ventas y visualizar/graficar para aumentar la comprensión.

Cada usuario de Zoom obtiene acceso gratuito a estas funcionalidades básicas durante cuarenta minutos. Si quieres más que eso, tendrás que gastar un poco de dinero y convertirte en un suscriptor pago. Una vez que haga esto, obtendrá una funcionalidad completa. Los usuarios de Zoom Whiteboard que no pagan tienen algunas otras restricciones, además de ese límite de tiempo de 40 minutos.

"Entendemos que no todos lo aprovecharán, pero creo que una cantidad significativa de personas que entienden las implicaciones de la tecnología y la implementarán en sus pilas".

The Deal listo para hacer que Zoom Whiteboard sea futurista

Programado para estar disponible a principios de 2022, Facebook y Zoom anunciaron que se unirían en Zoomtopia 2021. Pero para comprender la relación del dúo: primero debe conocer un poco de historia.

Facebook realizó lo que muchos llaman el "lanzamiento sorpresa" de una nueva aplicación llamada Horizon Workrooms a fines de agosto de 2021. La aplicación amplía una colaboración virtual al reunir a los usuarios de VR (realidad virtual) y los participantes del chat de video, lo que lleva al gigante de las redes sociales más profundo en el mercado de la colaboración.

El objetivo de la pareja: permitir que los usuarios accedan a las pizarras de Zoom y a las reuniones de Zoom desde entornos de salas de trabajo virtuales aprovechando las salas de trabajo de Horizon disponibles en Oculus Quest de Facebook. Esto es lo que aprendí. Para empezar, Zoom no busca perder el tiempo o ingresar a la realidad virtual sin ningún motivo, y Smith agrega:

“Zoom no solo busca ingresar a la realidad virtual; pero queremos resolver problemas del mundo real. ¿Qué pasa si no tengo una pantalla grande? ¿Qué sucede si no puedo visualizar el contenido en la pizarra?”.

Aquí es donde entra la realidad virtual para Zoom y se convierte en una herramienta que puede ayudar a los usuarios a visualizar grandes cantidades de contenido sin el uso de una pantalla grande. “Es un problema simple que estamos tratando de resolver, y coincidió de manera oportuna con Oculus y su desarrollo de Horizon Workrooms”, resumió Smith.

Hotdesking del futuro

Otro problema que Zoom busca resolver es encontrar el lugar óptimo para sentarse en la oficina. Disponible más adelante este año, una nueva función de hotdesking permitirá a los empleados reservar escritorios y otras áreas en sus oficinas con la ayuda de un mapa interactivo.

El objetivo de Zoom es comprender mejor su historial de comunicación, con quién se reúne y con qué frecuencia se reúne para lograrlo. El análisis intenta responder: ¿Con quién chateas mucho? ¿Qué tan profundos son esos compromisos que tienes con esas personas? Luego puede hacer sugerencias sobre dónde debe sentarse a través del cliente de Zoom y también en función de otros factores.

Los usuarios incluso tienen un mapa visual de sus opciones de asientos y saben quién más está en ese espacio, habitación o vecindad compartida.

“Si voy a estar en nuestras oficinas de San José y no he estado en San José antes; Puedo tener una idea de cómo es el diseño del espacio e incluso hacer un recorrido por ese edificio”.

Lo mismo ocurre con la reserva de una sala de conferencias. En cuanto a la experiencia, es como una recepción virtual o un quiosco para Zoom Rooms, donde los usuarios pueden hacer reservas. También puede avisarte cuando alguien está en el vestíbulo y puede guiarlo hacia ti sin tener que abandonar el espacio en el que ya te has instalado.

Los usuarios de Zoom simplemente se someten a una autenticación rápida para llevar su experiencia personal de Zoom a cualquier dispositivo Zoom Rooms o Zoom Phone a través de un código QR. La experiencia requiere que Zoom aproveche los datos de los clientes, pero los usuarios pueden optar por participar o no como mejor les parezca. Me dicen que no se utilizan datos de conversaciones privadas.

Zoom espera eliminar esa sensación genérica asociada con el hotdesking. Si tiene que moverse, su experiencia debe ser la misma en todas las estaciones de trabajo: la filosofía de Zoom.