Técnicas y trucos de Google Sheets que debes conocer

Hojas de cálculo de Google es una de las mejores herramientas jamás creadas para uso personal y comercial. Este software simple ofrece una variedad de servicios como combinación de correspondencia, fórmulas complejas y mucho más. Siempre que conozca todos los entresijos del programa , puede utilizar esta herramienta en toda su extensión.

Google Sheets es también uno de los programas más versátiles. Puede hacer casi cualquier cosa que desee más allá de crear hojas per se. Numerosos propietarios de archivos pueden crear, compartir y editar cálculos e informes.

Si está colaborando con un equipo repartido en varias regiones del mundo, se puede acceder y ver las hojas de cálculo de Google, en cualquier momento, con bastante facilidad. Cuando se encuentra con una aplicación nueva e interesante como Hojas de cálculo de Google, le gustaría conocer tantos consejos y trucos como sea posible para aprovechar al máximo esta experiencia. Por lo tanto, cuanto más rápido aprenda estos trucos y trucos, más eficiente será su experiencia.

Hojas de cálculo de Google tiene una amplia gama de funcionalidades y tiene una inmensa aplicabilidad, sin importar cómo desee usarlas. Son fáciles de comenzar, sin embargo, hay una amplia gama de trabajo que puede hacer con los datos a medida que continúa aprendiendo más características y funciones de esta increíble aplicación.

De todos los muchos beneficios que las hojas de cálculo de Google pueden brindar, le interesaría mucho saber cómo usarlas para su ventaja. De lo contrario, se perderá todas las grandes ventajas que puede brindarle a usted y a su negocio en general.

Estos son algunos de los mejores trucos y trucos de las hojas de cálculo de Google que debe conocer

1. Enviar un correo electrónico a través de un comentario

En las hojas de cálculo de Google , puede resaltar celdas específicas e insertar sus comentarios en ellas. Además, también puede enviar automáticamente un correo electrónico a través de este comentario.

Por lo tanto, las hojas de cálculo de Google han ofrecido una de las mejores funciones para la colaboración con todo su equipo. Con esta función de correo electrónico automático, puede actualizar el destinatario en tiempo real.

Para enviar un correo electrónico a través de un comentario esto es todo lo que tienes que hacer:

• Haga clic en la celda a la que desea agregar un comentario y seleccione la opción Agregar comentario.
• Cuando aparezca el cuadro de comentarios, agregue un signo más (+) y luego la dirección de correo electrónico del destinatario.
• Cuando agregue su comentario, el destinatario también recibirá el correo electrónico de inmediato.

2. Agrupe las celdas en un orden particular

Puede agrupar las celdas en sus hojas de cálculo de Google de muchas maneras. En general, esto puede depender de la función específica de la hoja de cálculo creada o de su preferencia personal. Aquí, una de las mejores técnicas que puede aplicar es usar ARRAYFORMULA().

Para simplificar aún más las cosas, una matriz se refiere a una tabla de valores. Cuando ARRAYFORMULA se aplica a sus datos, sus datos también se procesan en un solo lote. Al usar esta fórmula, puede realizar cambios inmediatamente en un solo lugar, luego estos cambios se aplican automáticamente a todo el rango de datos.

3. Crear mapas de calor

Los mapas de calor son la función que le permite llamar la atención sobre ciertas partes importantes de sus tablas. Especialmente cuando trabaja con datos grandes, hojas grandes y varias tablas, será muy confuso para el lector señalar de inmediato las principales áreas de interés. Más allá de simplemente resaltar, un mapa de calor es la mejor manera de crear capas de importancia en sus hojas.

Por ejemplo, los reflejos rojos más claros son para información menos importante, los reflejos rojos medios son datos bastante importantes, sin embargo, el rojo intenso constituye la información más importante que podría necesitar más atención.

Para crear mapas de calor, puede usar la función de formato condicional en Hojas de cálculo de Google, a través de los siguientes pasos:

• Seleccione las celdas en las que desea aplicar las reglas de formato
• Haga clic en Formato, luego en Formato condicional
• Cree una regla utilizando la función de escala de color

4. Usar tablas dinámicas

Las tablas dinámicas en las hojas de cálculo de Google son útiles, especialmente cuando trabaja con un gran conjunto de datos que desea resumir.

Con las características de las tablas dinámicas, su tabla bidimensional se puede girar, lo que le permite obtener una tercera dimensión de su tabla. Este tipo de función lo ayuda a responder preguntas como las siguientes:

• ¿Cuántas rockeras se vendieron en cada tienda o sucursal, para el cuarto trimestre de 2019?
• ¿Qué representante de ventas contribuyó más en términos de ingresos para el mes de mayo?

De ahora en adelante, para crear tablas dinámicas, puede seguir estos pasos:

• Resalte todas las celdas que le gustaría usar para sus datos
• En el menú superior, haga clic en Datos, luego seleccione la opción Tabla dinámica
• Cree una tabla dinámica personalizada, como desee

5. Aplicar diferentes filtros

Sí, los filtros también se pueden aplicar en su documento de hojas de cálculo de Google, y estos filtros están en su lugar, de modo que puede comprender y analizar mejor ciertos grupos de datos de sus hojas.

Con los filtros, ahora puede ver solo las filas o columnas de sus hojas que son de particular interés. Este truco puede ser útil, especialmente cuando usa sus hojas de cálculo ahora durante un informe.

Para aplicar un filtro en sus hojas de cálculo, estos son los pasos que debe seguir:

• Seleccione el icono o botón Filtrar
• Elija los valores que desea incluir en sus filtros

6. Utilice la función de validación de datos

Otra función que hace que sus hojas de cálculo de Google sean más eficientes es la función de validación de datos. Esta función le permite restringir todos los valores que se ingresan en sus hojas de cálculo.

Para utilizar la función Validación de datos, tenga en cuenta los siguientes pasos:

• Elija "Datos" en el menú superior
• Haga clic en "Validación de datos"
• Después, puede elegir entre "Lista de un rango" o "Lista de elementos"

A través de esto, cuando uno ingresa datos que no coinciden con ninguno de los elementos de la lista que ha creado, aparecerá una advertencia. Con esta función, incluso puede restringir a las personas, por lo que quien vea o tenga acceso a sus hojas ahora solo podrá ingresar elementos que provengan de su lista.

7. Proteja los datos en sus hojas

Esta técnica es muy útil cuando hay muchos usuarios del mismo documento de hoja de cálculo de Google. Cuando hay información que tiene que ser definitiva, especialmente aquellos datos que son muy importantes, es posible que desee bloquear estas celdas. Al hacerlo, los datos dentro de las celdas que ha bloqueado no se modifican accidentalmente.

Esto se puede hacer accediendo a la pestaña "Permisos de edición de rango". Luego, elige la opción “solo tú”.

Ultimas palabras

Esta hoja de trucos de las hojas de cálculo de Google le permite maximizar la utilidad y las funciones de las hojas de cálculo de Google. En general, el objetivo es beneficiarse de las hojas de cálculo de Google de la mejor manera posible. Sí, puede tomar algo de tiempo y esfuerzo de su parte dominar estas técnicas. Pero, una vez que lo domines, te darás cuenta de que en realidad te has estado perdiendo de mucho simplemente porque aún no has estado usando Google Sheets para tu ventaja. Ahora, sigue adelante y comienza a aplicar estas técnicas.

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