¿Contratar nuevos empleados? Una guía de mejores prácticas de incorporación virtual
Publicado: 2021-09-01La incorporación de los empleados es fundamental para ganar la lealtad de los nuevos empleados. Los informes han demostrado que la incorporación adecuada aumenta la retención de empleados hasta en un 69 %.
El giro reciente de los acontecimientos ha obligado a muchas organizaciones a recurrir a la incorporación virtual. Las empresas se ven obligadas a mantenerse al día con las interrupciones que cambian rápidamente al aprender las mejores prácticas de incorporación virtual.
La incorporación virtual es la manera perfecta de mostrar la capacidad tecnológica de su empresa. Estas son las mejores prácticas de incorporación virtual para garantizar una transición sin problemas.
¿Qué es la incorporación virtual?
La incorporación virtual es más como la incorporación en persona. Pero en este caso, los procesos se llevan a cabo de manera virtual utilizando recursos en línea como videoconferencias y seminarios web.
La incorporación virtual se ha convertido en la norma, especialmente con el aumento de trabajadores remotos. Le permite conectarse e interactuar con las nuevas contrataciones, independientemente de su ubicación. A cambio, promueve la flexibilidad al permitirle atender todos los arreglos de trabajo.
Si desea adoptar la incorporación virtual de empleados, se le anima a incorporar seminarios web, videoconferencias, mensajes de texto y otros programas interactivos a los que los nuevos empleados pueden acceder a través de sus dispositivos inteligentes.
Veamos las mejores prácticas.
Primeros preparativos
El trabajo remoto significa que es posible que los nuevos miembros del equipo no tengan acceso a la mayoría de los recursos de su empresa. Por ejemplo, no tendrán una oficina y una computadora dedicadas, por mencionar algunos recursos críticos.
Depende de usted improvisar y configurar esas herramientas para ellos lo antes posible. Esperan que usted les siente las bases antes de que se unan oficialmente a la organización para garantizar una integración exitosa en sus roles.
Si bien la mayoría de los empleados nuevos tienen el equipo y los materiales necesarios para trabajar desde casa, es posible que algunos dependan de usted. Puede cerrar esta brecha a través de una comunicación previa para descubrir qué recursos podrían necesitar.
Esta es también la mejor oportunidad para educarlos sobre los recursos necesarios. Estos incluyen una computadora confiable, WiFi, cámara web y herramientas de videoconferencia, VPN y auriculares de calidad.
La planificación y la comunicación temprana ayudan a evitar inconvenientes de última hora. Sería un desperdicio si planea la incorporación de un grupo virtual, solo para darse cuenta de que solo dos de cada cinco empleados pueden acceder a zoom u otras plataformas de videoconferencia.
Desarrolle una hoja de ruta de incorporación virtual
Un proceso de incorporación exitoso comienza con una hoja de ruta. Idealmente, una hoja de ruta es la base de su estrategia de incorporación virtual. Garantiza que tanto usted como sus empleados se mantengan al día durante el viaje de incorporación.
Al desarrollar una hoja de ruta de incorporación, preste atención a la línea de tiempo. Establece la duración ideal para el proceso de onboarding de cada empleado, que es de 90 días en promedio.
También debe incluir las actividades clave que se llevarán a cabo durante la incorporación. Estos incluyen el aprendizaje y la capacitación de los empleados para ayudarlos a comprender la cultura de su empresa.
La hoja de ruta debe resaltar los hitos, que muestran las actividades completadas y los resultados esperados después del proceso de incorporación.
Las actividades clave incluyen presentar a los trabajadores los objetivos y la cultura de su empresa. Conozca a su nuevo equipo y configure su lugar de trabajo digital. Permítales establecer metas personales antes de presentarles a sus amigos asignados.
Comience por desarrollar un cronograma de incorporación y asegúrese de que se adapte a los períodos de prueba. A medida que los nuevos empleados progresan, puede asignarles tareas más específicas para completar y crear tiempo para guiarlos a través del alcance de su trabajo.
Luego debe ingresar las actividades y relacionarlas con los hitos que los nuevos empleados deben alcanzar. Suponga que desea que dominen el horario de trabajo de su empresa en las dos primeras semanas. Deberías incluir eso en tu programa de entrenamiento.
Esfuércese por garantizar eso y esfuércese por garantizar que su hoja de ruta cubra todos los aspectos necesarios para ayudar a los empleados a poner en marcha sus funciones.
Incorporar software de incorporación
El uso de software para la incorporación de empleados virtuales es el truco para atraer nuevos miembros a su organización de forma remota sin disminuir el compromiso. Los sistemas son seguros y de fácil acceso.
El software adecuado permite que los nuevos empleados conozcan la cultura y la historia de su empresa desde sus computadoras.
Además, el software de incorporación promueve la precisión y la responsabilidad. Esto es diferente a la incorporación basada en papel, que puede ser un poco difícil de monitorear. El software de incorporación le facilita el seguimiento del progreso de los trabajadores sin reuniones cara a cara.
Aún mejor, puede olvidarse de imprimir cientos de páginas para distribuir información de incorporación. El software de incorporación facilita las reuniones virtuales y la distribución de información con unos pocos clics.
El software de incorporación maximiza el tiempo cara a cara. Le permite transferir toda la información crítica a los nuevos empleados.
A cambio, puede pasar la mayor parte de su tiempo teniendo discusiones impactantes. Y ahorre el tiempo que habría dedicado a responder las preguntas de los empleados.
Además de ahorrar tiempo, la incorporación de software minimiza el riesgo. Al mismo tiempo, reduce el tiempo necesario entre la formación de los trabajadores y su puesta en producción.
Además, invertir en software de incorporación aumenta la credibilidad de su empresa. Los nuevos empleados sentirán que te tomas tu negocio en serio. Estarán encantados de unirse a su equipo.
Tómese su tiempo para buscar un software de incorporación de empleados confiable y modernice sus procesos. El software simplifica el proceso de contratación. Lo hace al permitir que los nuevos empleados completen formularios desde su computadora en la comodidad de sus hogares.
Con esto, los gerentes de contratación pueden concentrarse en tareas productivas. Pueden dejar que el software maneje todos los procesos tediosos. Estos incluyen verificar la precisión de los datos y recordar a los empleados los plazos.
Desarrollar un nuevo paquete de bienvenida para empleados
Un paquete de bienvenida hace que sus nuevos empleados se sientan valorados y apreciados. Además, es una forma perfecta de ofrecerles toda la información necesaria para empezar. Además, les ayuda a instalarse y establecerse mientras esperan las reuniones oficiales de incorporación.
Los paquetes de bienvenida brindarán a los nuevos empleados información sobre su cultura empresarial. Esto hará que se sientan entusiasmados por unirse a su empresa.
Considere diseñar paquetes de bienvenida que pueda distribuir electrónicamente rápidamente a los empleados desde casa. Debe enviar los paquetes de bienvenida antes del primer proceso de incorporación de los empleados.
Tenga en cuenta que los paquetes de bienvenida no deben usarse para compartir información confidencial, como contraseñas. Debe incluir lo básico, como las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono de los colegas.
Los paquetes de bienvenida tienen como objetivo proporcionar a los nuevos trabajadores información general sobre su empresa. La información los guía durante sus primeras semanas o meses en su empresa. Puede ser un video detallado dándoles la bienvenida y dándoles un sentido de pertenencia.
Incluya hojas de información como correo electrónico e inicios de sesión en la computadora. También ayudará agregar listas de tareas pendientes y agendas para el primer día de incorporación virtual para prepararlas.
Haz que el video sea divertido e interesante. Evite ser demasiado formal, ya que desea que los nuevos trabajadores se sientan cómodos en su nuevo lugar de trabajo.
Si es posible, cree seminarios web de capacitación para una parte importante de la capacitación. Esta es otra forma de hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y apreciados al responder todas las preguntas en tiempo real.
Asignar amigos
Traer nuevos empleados a bordo es emocionante. Pero también puede ser súper estresante y llevar mucho tiempo.
Los gerentes de contratación juegan un papel crucial en dar la bienvenida y formar a los nuevos trabajadores en sus primeras semanas y meses. Pero, ayudará si tiene un equipo más amplio para facilitar el proceso.
No puede equivocarse con los compañeros de incorporación para garantizar una incorporación exitosa. Para empezar, los compañeros de incorporación ofrecen contexto. Esto ayuda a los nuevos empleados a adaptarse rápidamente a sus funciones.
Con contexto, los trabajadores entienden precisamente cómo contribuir al éxito de sus equipos.
Los compañeros de incorporación ofrecen el tipo de contexto que no puede encontrar en los manuales. Ayudarán a los nuevos trabajadores a identificar a las partes interesadas relevantes. También pueden navegar a través de diferentes aspectos de su organización.
Gracias a los avances tecnológicos, ahora puede integrar herramientas de videoconferencia durante la incorporación virtual. Las herramientas hacen posible tener interacciones de amigos cara a cara que se sienten como interacciones en persona.
Puede conectar a los empleados y amigos asignados por correo electrónico. Permítales usar medios de comunicación adecuados según las preferencias de los amigos. Además, la incorporación de compañeros mejora la productividad.
En la mayoría de los casos, los nuevos empleados pueden tardar en adaptarse al entorno de trabajo. Necesitan algo de tiempo para aprender las descripciones y los requisitos de su trabajo. Y los compañeros de incorporación vienen para acelerar el proceso de aprendizaje.
El aprendizaje rápido significa que pueden volverse productivos rápidamente en sus funciones. Por lo tanto, contribuirán al éxito de su empresa.
Además, la asignación de compañeros de incorporación mejora la satisfacción de los nuevos empleados. La razón es que les resulta más fácil superar los desafíos cuando se unen a organizaciones complejas.
Planifique reuniones fuera del sitio de vez en cuando
Entre los desafíos más importantes que enfrentan tanto los nuevos empleados como los empleadores durante la incorporación virtual se encuentra la falta de interacciones. En la mayoría de los casos, las llamadas telefónicas y las videoconferencias no son suficientes.
En algunos casos, los empleados pueden sentirse aislados. Y no hay mejor manera de abordar estos problemas que organizando reuniones fuera del sitio para los nuevos trabajadores. También es recomendable mantener las reuniones fuera de las oficinas de su empresa.
Las reuniones fuera del sitio fortalecen las relaciones entre los empleados virtualmente abordados y otros miembros del equipo. Si se ejecuta correctamente, puede aumentar la tasa de rotación de empleados.
Estamos en una era en la que casi todo gira en torno a la tecnología. Pero las interacciones cara a cara son fundamentales para mejorar las conexiones.
La comunicación está hecha significativamente de lenguaje corporal. Y las llamadas telefónicas, skype y correos electrónicos solo pueden llegar hasta cierto punto.
Organizar una reunión de todos es la mejor manera de transmitir sus puntos. Además, anima a los empleados a expresarse.
Las reuniones fuera de la oficina bien planificadas y personalizadas también son una excelente manera de mostrar agradecimiento a los nuevos miembros del equipo. Demuestra que estás emocionado de tenerlos a bordo. En consecuencia, usted está seguro de su lealtad y trabajo duro.
No obstante, las reuniones en persona solo son posibles si los empleados son de su área local. Si son de lugares geográficamente distantes, puede que te cueste movilizarlos. Pero aún puede organizar reuniones sociales en la web.
El objetivo es conectar profundamente y hacer que los nuevos miembros del equipo se sientan parte de su organización.
Registros regulares
Los controles regulares lo ayudan a determinar el progreso de los empleados. Además, te ayuda a establecer la eficacia de tu estrategia de onboarding.
Realizar controles semanales. El objetivo es ver el hito cubierto y determinar si está dentro del plazo establecido. Verificar el desempeño de los trabajadores. Cuando sea necesario, solucione cualquier problema antes de que se acelere.
Esta también es una oportunidad para que obtenga comentarios de los empleados sobre el proceso de incorporación. A continuación, puede utilizar los comentarios para mejorar la estrategia. La idea beneficia a su empresa y al futuro de los trabajadores.
La mejor parte de la incorporación virtual es que los registros son tan fáciles como enviar correos electrónicos o planificar reuniones de zoom. Pregunte si los nuevos empleados tienen algún problema para adaptarse a su cultura. También puede confirmar si es demasiado rápido y necesita ralentizar el proceso.
Cree una cultura amigable para los trabajadores remotos
Mucho se ha dicho sobre la creación de una cultura empresarial en general. La mayoría de los gerentes de contratación y los dueños de negocios no se dan cuenta de que los trabajadores remotos no comparten experiencias similares a las de los que trabajan desde la organización.
Se recomienda que cree una cultura que atienda a sus trabajadores remotos. Esto los hace sentir apreciados e incluidos sin importar desde dónde trabajen.
El no hacerlo puede hacer que los trabajadores remotos sientan que son solo una ubicación temporal. Con esto, no pondrán todo su potencial para llevar su negocio a alturas más altas.
Comience por comprender el valor del trabajo remoto. Comunique la cultura de su empresa y anime a los trabajadores remotos a expresarse libremente cuando enfrenten problemas.
Mejores prácticas y consejos de incorporación virtual
El teletrabajo se ha convertido en una norma. En los próximos años, casi todas las organizaciones tendrán al menos un trabajador remoto.
La incorporación virtual tiene como objetivo ayudar a los trabajadores a integrarse en su organización sin problemas. Además, les hace sentir que son parte de su equipo. Puede parecer difícil al principio. Pero las mejores prácticas de incorporación virtual anteriores lo ayudarán a hacerlo bien con sus nuevas contrataciones.
¿Tiene alguna idea sobre esto? Háganos saber a continuación en los comentarios o lleve la discusión a nuestro Twitter o Facebook.