Resolviendo los 6 desafíos de implementación de PBX alojados más comunes

Adoptar una solución PBX alojada puede ser una de las formas más fáciles de reducir costos y mejorar la infraestructura de comunicaciones y telefonía de su empresa. Con todo el trabajo pesado manejado en la nube, por parte del proveedor de servicios, un PBX alojado le brindará una gran cantidad de funciones sólidas, flexibilidad inigualable y llamadas de voz de alta calidad. Sin embargo, como cualquier tecnología, la adopción de un PBX alojado no está exenta de inconvenientes o contratiempos.

Muchos problemas con las soluciones de VoIP y PBX alojadas se pueden solucionar con una comprensión básica del sistema o la cooperación con su proveedor de servicios de VoIP. Familiarizarse con las soluciones VoIP, la terminología y los puntos débiles comunes puede ahorrarle a su empresa una serie de dolores de cabeza al cambiar de teléfonos heredados a VoIP, o incluso comenzar de nuevo con un nuevo proveedor de PBX alojado.

El problema

El primer paso para mantener un alto nivel de calidad con su solución PBX alojada es asegurarse de que su negocio esté equipado con una conexión a Internet adecuada. Muchos de los problemas comunes relacionados con la calidad de las llamadas de VoIP se remontan a la conexión a Internet en la que se basa el servicio. Con un PBX alojado, todo se maneja directamente a través de su conexión a Internet y sus llamadas telefónicas se transfieren como datos a través de esta conexión. Una interrupción del teléfono o incluso un ligero contratiempo durante sus llamadas puede disminuir fácilmente la imagen profesional de su empresa, y es posible que algunos usuarios simplemente no toleren una mala experiencia de comunicación.

La solución

Afortunadamente, VoIP se ha vuelto mucho más confiable en los últimos años, pero la falta de confiabilidad aún puede ser un problema clave, pero puede estar en sus manos mejorar esta confiabilidad. Al adoptar una solución PBX alojada, el primer lugar para comenzar es probar su conexión a Internet y reconocer los cuellos de botella que pueda tener. Un sistema es tan robusto como su punto más débil. Por supuesto, cuando se trata de su conexión a Internet, la conexión por cable siempre es mejor que la inalámbrica. Los cables permiten un flujo constante de datos y no pueden ser interrumpidos por factores externos como lo sería una conexión inalámbrica. Incluso con el enrutador más poderoso del mundo, una señal WiFi se bloqueará y debilitará por cualquier barrera que deba atravesar, y puede ser interrumpida o recibir interferencias. Si es posible, asegúrese de que su conexión no se limite a una configuración de solo Wi-Fi para garantizar la conexión más fuerte disponible. Un buen lugar para comenzar sería probar la velocidad de su conexión a Internet para comprender con qué está trabajando y cómo actualizar.

Dado que los datos de sus llamadas se transfieren a través de Internet, también es imperativo asegurarse de que su oficina tenga el nivel adecuado de ancho de banda disponible para manejar no solo esta información, sino también cualquier otro dato que se transfiera desde el uso estándar de Internet en toda la oficina. Una llamada típica de VoIP consumirá aproximadamente 85 kilobits (kbps) de ancho de banda de carga y descarga, pero la velocidad de carga es clave para la calidad de su llamada telefónica. Sin el ancho de banda adecuado y la velocidad de carga para enviar los datos, sus llamadas pueden sufrir fluctuaciones o interrupciones.

El problema

Incluso con la conexión a Internet más robusta, el ancho de banda más alto y la velocidad de carga más rápida disponible en su oficina, existe la posibilidad de que la calidad de su servicio se vea afectada. Como se indicó anteriormente, el nerviosismo o las interrupciones, las llamadas caídas, el habla confusa debido a datos extraviados o retrasados ​​e incluso los problemas de seguridad pueden afectar las conexiones de VoIP si no mantiene y administra las herramientas implementadas para garantizar la más alta calidad de servicio disponible. Sin el hardware o las provisiones adecuadas, puede ser imposible mantener un alto nivel de calidad de las llamadas, lo que puede afectar negativamente la presencia de su empresa y la capacidad de realizar el trabajo.

La solución

El primer paso para administrar su calidad de servicio sería adoptar un proveedor de PBX alojado que pueda brindarle a su empresa un acuerdo de nivel de servicio. Común entre la mayoría de los proveedores, estos acuerdos ayudarán a garantizar que todo en el backend del proveedor no solo funcione, sino que siga funcionando lo mejor posible sin ningún problema. Pero el resto volverá a recurrir a sus prácticas implementadas para administrar la calidad del servicio que experimenta al hacer o recibir llamadas. Con una conexión a Internet adecuada para alimentar el sistema PBX alojado, no debería notar ningún problema con sus llamadas, pero si todo va bien por parte de su ISP, todavía hay puntos de enfoque dentro de su propio negocio que pueden tener un impacto.

Establecer una conexión VoIP aún requiere el uso de enrutadores e incluso posibles conmutadores para dirigir los datos a donde deben ir y permitir que el hardware se comunique con su red. Los enrutadores y conmutadores habilitados para QoS específicos tienen funciones integradas para priorizar su tráfico de VoIP sobre el uso estándar de Internet, dando esos datos a la autopista mientras que todo lo demás se delega a las calles laterales. Reducir la cantidad de puntos de acceso a través de los cuales debe viajar su información también mejorará la calidad del servicio. Si los datos deben pasar por dos enrutadores individuales, puede afectar negativamente la transferencia de datos y ralentizar todo. Muchos firewalls también proporcionarán una lista de filtros para bloquear o permitir el tráfico entrante, y estos se pueden configurar caso por caso para garantizar que los datos de VoIP tengan el ancho de banda y los permisos que necesitan.

El problema

Uno de los mayores culpables de interrumpir o restringir su servicio VoIP es el temido enrutador, o incluso cualquier otro hardware incompatible. Muchos enrutadores antiguos simplemente no pueden admitir VoIP y la transferencia de datos que se produce (consulte los mejores enrutadores para VoIP). Otro hardware de red, como los conmutadores (como se mencionó anteriormente) pueden tener problemas de compatibilidad, y no solo con los protocolos VoIP, sino también con ellos mismos. Cualquier red obsoleta que aún utilice hardware antiguo, o incluso hardware inadecuado, puede hacer que la transición a la introducción de una solución PBX alojada sea un gran dolor de cabeza y continúe produciendo problemas en el futuro. Los enrutadores no solo pueden ser incompatibles, sino que incluso pueden programarse incorrectamente. Si está utilizando teléfonos heredados más antiguos, o incluso teléfonos de un proveedor de PBX alojado diferente cuando cambia a uno nuevo, también existe el problema de aprovisionar sus teléfonos.

La solución

Actualizar, actualizar y actualizar. Si su empresa recién está cambiando a un PBX alojado pero aún funciona en una red de 5 años, ahora podría ser el momento de cambiar todo ese equipo por enrutadores, conmutadores, cables o cualquier otro nuevo y moderno. otro hardware y puntos de acceso, incluso sus teléfonos antiguos. Muchos proveedores incluirán o venderán teléfonos que vienen provistos y listos para conectarse, por lo que la configuración se realiza por usted; de lo contrario, puede pasar horas intentando abrirse camino a través de portales web obsoletos tratando de buscar las direcciones IP y los nombres de cuenta necesarios para aprovisiona tus viejos teléfonos a tu nuevo servicio. Cuando se trata de actualizar el hardware, la inversión inicial ni siquiera necesita ser enorme, ya que no siempre es necesario contar con el equipo más avanzado, sino más bien asegurarse de que el hardware que elija sea compatible con su caso de uso. Muchos proveedores suministrarán o venderán sus propios enrutadores y conmutadores compatibles con VoIP, o pueden obtenerse de minoristas independientes. Una vez más, lo importante no es lo más caro, sino asegurarse de tener la herramienta adecuada para el trabajo. Aunque no espere escatimar en un enrutador y esperar llamadas de alta calidad, cualquier enrutador de nivel de entrada disponible al azar de Best Buy podría causarle aún más dolores de cabeza.

También es importante asegurarse de que su hardware esté correctamente configurado para el uso que tiene en mente. Muchos enrutadores tienen una lista gigante de características, funciones, permisos y excepciones que se pueden configurar directamente a través de un portal de Internet fácil de usar. Por supuesto, la tarea puede parecer desalentadora para aquellos que no están familiarizados, pero la ayuda de su proveedor de VoIP y la selección de hardware enfocado en VoIP pueden hacer que la tarea de abrir los puntos correctos sea simple y fácil. Incluso la compra de un dispositivo enfocado o habilitado para VoIP debería ser suficiente para garantizar que sus conexiones estén configuradas correctamente. Reducir la cantidad de puntos entre su red y el PBX alojado también es clave, como se mencionó anteriormente: menos enrutadores significa menos restricción en los datos y la red. Como se indicó anteriormente, traer nuevos teléfonos para su nuevo servicio puede ayudar a reducir el dolor de cabeza de aprovisionar sus teléfonos existentes, aunque el servicio de atención al cliente para los proveedores también debería ayudarlo, ya que el proceso se trata principalmente de conectarse. la información correcta en el campo correcto, si la actualización no es una opción.

El problema

Las computadoras, las redes e incluso VoIP pueden parecer abrumadores al principio para aquellos que no están familiarizados con lo que parece ser un sistema complejo. Con su propia terminología, abreviaturas y requisitos únicos, la naturaleza desconocida de VoIP puede resultar un desafío incluso para el administrador de centros de datos o de TI más experimentado. Ejecutar un centro de datos o configurar la red para su oficina es una tarea diferente a la implementación de una solución de VoIP, y muchos administradores de red pueden no estar seguros de cómo funciona VoIP o un PBX alojado. Con una falta de conocimiento e incluso de comprensión básica, puede parecer casi imposible hacer la transición a una solución VoIP, o al menos improbable tomarse el tiempo para recopilar los conocimientos necesarios para saltar. E incluso una vez que establezca una solución PBX alojada para su oficina, quién lo configura y sabe cómo mantener el sistema?

La solución

Afortunadamente, la mayor parte del trabajo pesado y la configuración de un PBX alojado está a cargo del proveedor, a través de la nube. Como el servicio está alojado en el back-end y los centros de datos del proveedor, y no necesariamente se requiere una infraestructura adicional para establecerse en las instalaciones, la configuración puede ser tan simple como instalar un nuevo enrutador. Debido a la naturaleza de las soluciones alojadas, puede tener su nuevo sistema telefónico en funcionamiento en cuestión de minutos.

Si realiza los pasos anteriores para garantizar una conexión a Internet lo suficientemente fuerte y hardware compatible, la configuración debería ser tan simple como llamar a un proveedor, conectar todo su hardware y estará listo para hacer llamadas. Atrás quedaron los días de descifrar la jerga tecnológica, tener que decidir qué códec funcionaría mejor para su sistema y el complicado aprovisionamiento de hardware. Por supuesto, configurar todo es la mitad de la batalla, y configurar su sistema telefónico es más que simplemente conectar un teléfono a un enrutador. Con las listas masivas de funciones proporcionadas con una solución PBX alojada, es posible que deba tomarse un tiempo para configurar todo de la manera que desee, pero nuevamente quedaron atrás los días de hojear los manuales de usuario para comprender los portales web complicados. Generalmente incluido con el servicio, muchos proveedores de PBX alojados incluirán acceso a un portal web súper fácil de usar, utilizando técnicas de hacer clic y arrastrar para que cualquier persona de cualquier nivel de habilidad pueda adaptar rápidamente su sistema telefónico a su caso de uso. La formación de sus empleados debería ser cosa del pasado.

El problema

Por supuesto, incluso con toda la planificación del mundo, si algo falla por parte de su proveedor de servicios, su empresa queda indefensa hasta que se resuelva. Todos entienden las molestias de llamar a una línea de servicio al cliente solo para tener que esperar en espera a un agente, pero cuando se trata de sus líneas telefónicas, estar sin servicio incluso por un minuto puede significar un desastre para su negocio. Ya sea que su servicio telefónico se caiga por completo, note interrupciones o nerviosismo, pero todo esté bien, o simplemente desee activar o desactivar una nueva función, un proveedor sin los canales de comunicación adecuados y con un soporte deficiente puede convertir los minutos de inactividad en horas. , o incluso días.

La solución

Hoy en día, es casi imposible encontrar una empresa que no coloque el servicio al cliente en un pedestal muy alto. Se ha demostrado que los clientes abandonarán fácilmente a un proveedor o negocio si sienten que la atención al cliente proporcionada no está a la altura. Afortunadamente, muchos, si no todos, los proveedores han tomado nota de esto y han escuchado. Aunque se acuerda que el servicio al cliente es la clave del éxito, no todos los proveedores se crean de la misma manera y no todos los proveedores abren los mismos canales. Es fácil presumir de un servicio al cliente de calidad, pero si solo permite que sus clientes llamen a su línea de soporte en horas muy específicas del día, esto no le hará ningún bien a nadie cuando sus teléfonos se corten en medio de la noche.

Cuando se comparan proveedores de PBX alojados, uno de los aspectos más importantes a comparar y considerar es el nivel de servicio y las vías de comunicación que se brindan. Algunos proveedores mantienen líneas telefónicas de servicio al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana, direcciones de correo electrónico e incluso chat web en vivo para que pueda ponerse en contacto de todos modos en cualquier momento. Muchos proveedores incluso harán todo lo posible para garantizar que su servicio al cliente esté 100% basado en los EE. UU. para que los clientes no tengan que preocuparse por una posible barrera del idioma que puede hacer que una llamada de 5 minutos dure 50 minutos. También es importante tener en cuenta que algunos servicios de PBX alojados proporcionarán diferentes niveles de servicio al cliente según el nivel de servicio al que se suscriba su empresa, e incluso limitan el soporte telefónico 24/7 a los clientes que pagan más. Elegir un proveedor que haga que comunicarse con ellos cuando algo sale mal sea lo más fácil posible hará que toda la transición sea mucho más simple.

El problema

La seguridad en cualquier empresa de cualquier tamaño debe ser una preocupación importante al establecer una red, ya sea que su empresa planee o no adoptar un PBX alojado. Con la adición de una solución PBX o VoIP alojada, no solo se transfieren sus datos escritos a través de su red, sino que ahora todas sus llamadas y comunicaciones de voz también se manejarán a través de la misma red. Debido a la naturaleza de VoIP, es posible que una parte que busca infiltrarse en su red obtenga los datos de las llamadas que se envían a través de su red e intercepte las comunicaciones, permitiéndoles esencialmente escuchar su llamada telefónica. Con la mayor parte del marco de su sistema telefónico fuera de sus manos, ¿cómo puede estar seguro de que todo está bajo llave y seguro?

La solución

Bueno, de hecho, mover su servicio telefónico a la nube incluye inherentemente una serie de beneficios de seguridad simplemente debido a la naturaleza del sistema. Los administradores tendrán acceso al portal web que no solo proporciona información analítica útil, acceso a las funciones de su servicio, sino también funciones de seguridad. Los administradores pueden establecer niveles de acceso específicos por usuario para que solo el personal al que se le otorgue el permiso pueda administrar sus funciones más poderosas u obtener acceso a la información en línea. Los administradores generalmente pueden deshabilitar de forma remota un teléfono para que no use su servicio PBX alojado directamente desde ese mismo portal, por lo que si un empleado descontento se va pero tiene un teléfono en casa, puede asegurarse de que ya no tenga acceso a la red o al servicio. Este mismo portal también hace que el seguimiento del uso del teléfono sea una tarea rápida y fácil, incluso puede grabar llamadas y escucharlas más tarde.

Pero, ¿qué pasa con los intrusos no deseados que ingresan a su red y escuchan sus llamadas privadas? Afortunadamente, todos los servidores que operará su PBX alojada están protegidos por encriptación líder en la industria y controladores de borde de sesión, para no garantizar que los datos que se recopilen sean un lío de información codificada, sino que también actúen como un firewall dedicado solo para su teléfono. llamadas Agregar una puerta de enlace de cifrado en la nube y solicitar contraseñas para todos los dispositivos y conexiones a su red también ayudará a evitar la mayoría de los ataques. Además de esto, como se mencionó anteriormente en la sección del enrutador, el hardware que emplea puede ayudar a bloquear su red, ya que la mayoría de los enrutadores actuarán como un firewall con la capacidad de restringir el acceso a la red, pero también emplearán su propio software. cortafuegos Cualquier cerradura adicional que puedas poner en la puerta hará que sea mucho más difícil para alguien entrar.